办公设备的使用.docx
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办公设备的使用.docx
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办公设备的使用
办公设备的使用
教学目的
通过学习,了解打印机、传真机、复印机、扫描仪的使用与维护方法,掌握常用办公设备的使用与管理方法。
教学方法
该课程属于“专业岗位为中心、能力实训为中心和问题引导为中心”的课程范型,采用叙述教学、录像教学、实训法教学的方法组织教学。
教学重点
打印机的种类、安装和维护
传真机的操作、维护和故障处理
复印机的操作和维护
扫描仪的操作和维护
教学难点
打印机的操作和故障排除
传真机的操作和故障排除
复印机的操作和常见问题与处理
扫描仪的操作和故障处理
教学内容
第一节打印机的使用与维护
一、提问式:
打印机分为几类?
各有哪些有缺点?
1.针式打印机
针式打印机已有很长的历史,针式打印机通过打印头中的钢针打击色带,在打印纸上以点阵形式构成字符。
针式打印机的优点是耐用,牦材(包括打印色带和打印纸)便宜,可以扣印多种类型的纸张,如穿孔纸、多层纸,蜡纸等。
它的缺点是打印速度慢、精度不高并且噪音大。
—般适合于打印报表、程序清单等。
2.喷墨打印机
喷墨打印机是在针武打印机之后发展起来的,采用非击打的工作方式,将墨水直接喷到纸上实现印刷。
它的优点是价格低,打印效果优于针式打印机,噪音小。
喷墨打印机有宽行和窄行之分,还可以打印彩色图像。
缺点是打印速度较慢,耗材较贵。
喷墨打印机适合打印单页纸,其打印质量很大程度上取决于纸张的质量。
由于其可输出彩色图案,常用于广告和美术设计。
3.激光打印机
激光打印机是激光技术与电子照相技术相结合的产物,主要是利用电子成像技术进行打印。
当调制激光束在硒鼓上沿轴向进行扫描时,根据点阵组字的原理,使鼓面感光,构成负电荷阴影,当鼓面经过带正电的墨粉时,感光部分就吸附上墨粉,然后将墨粉转印到纸上,纸上的墨粉经加热熔化形成永久性的字符和图形。
激光打印机的优点是噪声低、分辨率高、打印速度快,在各种打印机中打印效果是最好的。
激光打印机也有宽行、窄行、彩色、黑白之分。
其缺点是价格高。
激光打印机分页输出,所以常用十:
文档的打印,也可以产生高质量的图像及复杂的图形输出。
目前广泛应用于办公系统和桌上印刷系统。
二、提问式:
怎样安装打印机?
打印机的安装主要有两个步骤,一是进行硬件连接,二是进行软件安装。
1、硬件连接
打印机有信号电缆线与电源线两条连接线。
信号电缆用于与计算机的连接。
目前打印机的接口方式主要是Centronics并行口和USB接口两种,都可以很方便地与计算机连接。
Centronics口并行口的一端是36芯插头,应插在打印机的36芯插座上。
另一端是25针插头,应插在计算机主机背板上的25孔插座上。
连接之前要确认打印机和计算机的电源都已经关闭,否则容易造成设备的损坏。
接好信号电缆后,再把电源线连接到打印机上。
(2)软件安装
硬件连接好后,还必须在计算机上安装打印机驱动程序才能正常使用打印机。
具体安装步骤如下:
第一步,单击WindowsXP的“开始”菜单,选择“打印机和传真”选项,出现“打印机和传真”窗口。
第二步,单击窗口左侧“打印机任务”栏下的“添加打印机”,出现“添加打印机向导”对话框。
第三步,单击对话框中的“下一步”按钮。
单击选择“本地打印机”单选项,取消选择“自动检测并安装即插即用打印机”复选框,然后单击“下一步”按钮,显示选择打印机端口对话框。
第四步,在“打印机端门”对话框中,选择“使用以下端口”单选项,然后选择LPTI端口。
单击“下一步’’按钮,显示设置打印机类型对话框。
第五步,在“厂商”列表中选择欲安装的打印机制造厂商,然后在“打印机”列表中选择打印机的型号。
如果不知自己打印机的型号,可以单击“从磁盘安装”按钮,显示“从磁盘安装”对话框,然后将安装盘插入软盘驱动器或光盘驱动器,使用“浏览”找到驱动程序即可。
第六步,根据打印机型号选择好软件后,单击“下一步”按钮,出现“命名打印机名称”对话框。
输入一个打印机名,单击“下一步”按钮,屏幕显示“是否打印测试页”对活框。
第七步,选择好后,然后单击“下一步”,出现“打印设置完成”对话框,标明了打印机设置状况,单击“完成”按钮即完成了驱动程序的安装。
除上述手动安装打印机驱动程序的力法外,用户还可以使用系统自动检测安装本地打印机。
三、打印机的维护
为了使打印机保持良好的上作状态,定期检查和清洁打印 机是很重要的,虽然打印机不需要周期性维护,但为了打印机的使用寿命和保持在最佳工作状态,有几点是必须要注意的:
(1)打印机的安放要合适,周围空间充足。
打印机要远离灰尘多、有液体的地方,灰尘和液体对打印机的寿命有很大影响。
另外,打印机放置地应避免阳光直射,避免放置在有磁铁或能产生磁场的装置附近。
(2)经常保持打印机的清洁和环境清洁,不要在打印机上堆放重物,比如一摞书,这样会妨碍热的散发以及可能对打印的机械部分造成压力。
(3)较长时间不用打印机时,应把电源线拔下来。
(4)使用针式打印机时,为了防止对打印头的损害,没有纸或色带时,不要打开打印机;不要重复地使用同一根针打印;正在打印时,不要用手摸打印头。
(5)激光打印机的感光鼓在整个激光打印过程中起着重要作用,价钱也较高,因而要注意保养。
感光鼓中的墨粉将用完时必须马上加粉或更换感光鼓,否则打印出来的文件将不清晰。
第二节传真机的使用与维护
一、提问式:
什么是传真机?
传真机是一种结合光学影印技术与电话传输技术将一份文件传送到另一端的一种设备。
它先是对送入的文件通过图像传感器逐行地扫描,利用光电转换原理,将黑白字迹变成数字脉冲,并将其调制后转换为音频信号,通过标准电话线路的传送,进入接收方的传真机。
接收方的传真机再利用还原解调装置将信号恢复成数字脉冲,该数字编码信号被解码后就可以重新得到图像元素原始的形式,由记录部件记录在专用的记录纸上。
当接收机收到全部数据并完成记录工作后,即可获得与发送机原稿相同的传真副本。
目前,用于传真机通信的设备主要是三类传真机,它采用了先进的平面扫描和光电转换技术以及数据传输技术。
二类传真机的通信任务主要由传真发送机、传真接受机与电话线路(模拟信道)等3个部分共同完成。
在传真通信过程中,要求每台机器既能发送图文信息,也能接收图文信息。
对一台机器而言,不能同时发送和接收图文信息。
所以,当两台传真机进行通信时,若其中一台传真机进行发送操作,则对方的传真机便讲行接收操作。
二、提问式:
传真机的操作步骤包括哪些?
不同类型的传真机除了控制面板、电路结构和外形不同外,它们的操作步骤也有所不同,因而各种传真机的使用均应按其说明书进行。
1.发送传真的准备工作
(1)调整传真机的工作状态
在传真通信前要根据发文要求和传输信道质量对传真机工作状态进行调整。
传真机和电话机使用的是同一条电话线路,当开展传真业务时,若传真机后板上有“传真/电话”开关的,必须将开关拨向“传真”的位置。
当传输信道质量好时,应调整机内开关使传真机采用高传输速率,并应用自动纠错功能。
这样,既可保证通信质量,又可缩短传输时间。
当传输信道质量较差时,可选择较低的传输速率,是否使用自动纠错功能视情况而定。
若线路质量非常差时,就不应使用。
(2)装入记录纸
装纸时要注意以下问题:
①记录纸的幅宽必须符合规格要求,纸卷两端不要卡得太紧。
①记录纸卷要卷紧后再安放到机内,运输前要将纸卷取出。
③注意记录纸的正反。
纸的止面应对着感热记录头(没有经验的操作者,可用指甲或硬物在纸的两面划几下,有划痕的一面为止面)。
④记录纸的纸头应按说明书上的规定装到指定的位置。
(3)检查原稿
一台传真机收到文件的质量部分地取决于发送的原文件质量,选择原稿文件时最好使用打印机打印的或用黑墨水书写的原稿,并且使用白色或浅色的纸作为介质。
凡出现下列情况之一的原稿都不能使用:
①大于技术规格规定的最大幅面的原稿。
②小于最小幅面(两侧导纸板之间的最小距离),或小于文件检测传感器所能检测到的最小距离的原稿(对于以上两种情况最好用复印机进行缩小复印或放人复印,使之成为能够传送的文件)。
③有严重皱折、卷曲、破损或残缺的原稿。
④过厚(大于0.15mm)或过薄(小于0.06mm)的原稿(这两种情况可先将原件用复印机复印后再传送)。
⑤纸头有大头针、回形针或其他硬物的原稿(在装入待传真的文件之前请取下,并确认纸张上的胶水、墨水或涂改液已经变干)。
总之,若将不符合要求的原稿进行传输的话,则会在传真过程出现卡纸、轧纸、撕纸等故障现象。
(4)放置文件
放置文件要注意以下事项:
①一次放置的文件页数不能超过规定页数。
②将待发送的文稿按传真机所示方向,放人传真机的进纸槽,并按尺寸调整导纸器,使之紧挨文件边缘。
③文件顶端要推进到能够启动自动输纸机构的地力。
④发送多页文件时,两侧要排列整齐,靠近导纸器,前端要摞成楔形。
2.试运—-复印
为了检查传真机是否能够正常工作,常采用复印(COPY)方式。
因为传真机的复印过程实际上是自发自收,若复印的文件图像正常,就表明机器的各种技术性能也基本正常。
反之,说明传真机有故障,需要修理。
复印的具体操作步骤如下:
(1)接通电源开关,观察液晶显示屏是否出现“准备好”(READY),或检查指示灯亮否,若处于READY状态或灯亮则表明机器可以发送或接收。
(2)将欲复印的原稿字面朝F放在原稿台导板上。
(3)选择扫描线密度的档次。
一般置于“精细”级,此档的主扫描线密度为8点/mm,副扫描线密度为7.7线/mm。
也可选择“标准”级或“超精细”级,不管选用那个档次,均有液晶显示或指示灯显示。
(4)原稿灰度调整。
当原稿图文灰度非常黑时,将“原稿深浅”键置于“浅色”位置,若图文灰度较淡时,就将该键调至“深色”位置。
(5)最后按复印(COPY)键,再根据输出复印件(副本)的质量就可判断机器的好坏。
3.发送传真
发送传真方首先要拨通对力传真机的号码,发送端传真机通过检测回音信号来建立传真通信线路。
当接收端确认了传真机已做好接收数据的准备后,会向发送端发送—个证实信号。
具体操作步骤如下:
(1)检查机器是否处寸:
“准备好”(READY)状态。
(2)放置好发送原稿。
(3)摘取话机手柄,拨通对方电话号码,并等待对方回答;
如果不进行通话,可跳过(4),(5)两步。
(4)双方进行通话。
(5)通话结束后,由收方先按启动键。
(6)当听到收方的应答信号时,发方按启动键,文稿会自动进入传真机,开始发送文件。
(7)挂上话机,等待发送结束。
若发送出现差错,则会有出错信息显示,应重发,若传输成功,此时将会显示“成功发送”信息。
发送操作时应注意:
(1)若按下“停止”(STOP)键时,发送马上停止,这时卡在传真机中的原稿,不能用手强行抽出,只能掀开盖板取出。
(2)在发送传真期间,不允许强抽原稿,否则会损坏机器和原稿。
(3)当出现原稿阻塞时,要先按“停止”(STOP)键,然后掀开盖板,小心取出原稿。
若原稿出现破损,一定要将残片取出,否则将影响机器的正常工作;
(4)若听到对方的回铃音,而听不到机器的应答信号时,不要按启动键,应打电话问明情况后再做处理。
4.接收传真
传真机的接收功能有两种方式:
一种是自动接收;一种是手动接收。
(1)自动接收
凡具有自动接收功能的传真机都能按此方式操作。
在接收前首先要检查接收机内是否有记录纸,各显示灯或液晶显示是否正常,只有当接收机处于“准备好”状态时才能接收。
自动接收时,无需操作人员在场。
过程如下:
①电话振铃若干声后,机器自动启动转入自动接收状态,液晶显示“RECEIVE'’接收状态或接收指示灯亮,表示接收开始。
②接收结束时,机器自动输出传真副本,液晶显示“RECEIVE'’消失或接收指示灯熄火。
③机器自动回到“准备好”(READY)状态。
(2)手动接收
操作步骤如下:
①使机器处于“准备好”(READY)状态。
②当电话振铃后,拿起话机手柄回答呼叫。
③按发方要求,按“启动”键(START),开始接收。
④挂上话机。
①接收完毕,若成功,则会有通信成功的信息显示;若不成功,则会有出错信息显示或警告,可与发方联络,要求重发,直至得到满意的传真副本。
三、提问式:
传真机的维护具体包括哪些内容?
1.选择安装场所
选择传真机的安装场所应注意以下问题:
(1)一定要用匹配的、标准化的交流电源插头和插座,插头在插座中不能松动,勿与产生噪声的电器(如空调机、电传打字机等)共用电源,而且接地一定要好,否则会造成误码率高、传真质量差的不良现象。
如果漏电或烧坏芯片会严重危害人身安全。
(2)避免阳光的直射和灰尘的侵害,远离火炉等热源,以保证机器良好的散热和热敏纸不会变质。
(3)放置于水平平稳的工作台上,避免倾斜而影响正常工作。
2.传真机的使用注意事项
(1)除待传送的文稿之外,不要在传真机上放置任何其他东西。
(2)传真机在发送、接收或复印时,绝不可打开传真机的机盖。
(3)在打开机盖取出机内任何东西之前,一定要拔掉交流电源的插头。
3.操作和清洁
对于传真机的操作与清洁,要注意以下几点:
(1)清洁传真机的外表面只能使用干布或特殊清洁剂。
在清洁透镜时最好使用专门的镜头纸(可用照相机用镜头纸)擦试。
(2)扫描的视窗玻璃由于连续不断的使用可能会造成灰尘的积聚,因此要经常清洁扫描的视窗玻璃。
(3)透镜与CCD的相对位置通常是用专门仪器调试以后点漆固定的,维护人员千万不要擅自去移动。
(4)使用CCD作为图像传感器的传真机,具有复杂的光路系统。
无论工作环境如何完善,K期使用后,在光路系统的透镜上总会堆积许多灰尘,具后果是使传真的图像不清晰。
这时,就需请专门的技术人员,将传真机拆开:
对系统加以清洁。
4.传真纸的保管和使用
传真机使用的记录纸有普通纸和热敏纸两种,热敏纸的保管和使用要注意以下事项:
(1)热敏纸的一面涂有化学物质,当受热时(温度在60°C 以上)则呈现出颜色。
而且当其与酒精、稀料、汽油、氨接触或长期暴露在紫外线下都会变化。
所以在保管时不要与这些物质混存。
(2)未开封的热敏纸在温度为24°C,湿度为65%的状态下,货架寿命不低于5年。
(3)热敏纸打印的稿件及已开封的纸应保存在40°C以下的阴暗干燥的地方。
(4)不宜将两张复印件的画面相接触重叠存放,因为这样会使图像模糊或倒印在另一个图像上。
(5)热敏纸打印的稿件不能久存(一般一个月后就开始褪色),所以不能作为档案资料。
四、提问式:
传真机常见故障有哪些?
怎样处理?
故障1:
“卡纸”问题
“卡纸”是传真机容易出现的故障,普通纸传真时尤其容易“卡纸”。
为减少“卡纸”现象的发生,对传真机应该定期保养,定期进行全面的清洁保养,可以减少“卡纸”率。
另外,要选好纸张。
纸张的好坏对传真机的“卡纸”率及及使用寿命都会产生至关重要的影响。
有下列情形者,不要选用。
(1)同一包纸厚薄不均,尺寸不一,甚至有缺损。
(2)纸的边缘有毛茬。
(3)纸毛太多,在干净的桌面上抖过后会留下一层白屑,纸毛太多的纸会影响机器内部清洁,加速机件磨损。
当出现“卡纸”后,在取纸时只可扳动传真机说明书上允许动的部件,不要盲目拉扯上盖;尽可能一次将整纸取山,不要把破碎的纸片留在机器内。
故障2:
复印或接收文件中有一条或数条竖白线
这通常是因为热敏头断丝或沾有污物造成的。
传真机有专门测试热敏头的程序,若有断丝,则应更换相同型号的热敏头。
若有污物可用棉球清除。
一般情况下,断一条丝不会影响使用。
故障3:
不能自动进稿
可能的原固有两个 —是进稿器部分有异物阻塞,原稿位置扫描传感器失效,进纸滚轴间隙过大等:
二是电路的问题,可检查发送电机是否转动,如不转动则须检查与电机有关的电路及电机本身是否损坏。
故障4:
记录纸输送走斜
检查内容:
—是托纸盘,看其是否转动灵活;二是检查排纸滚两端是否均匀地与记录纸导轨接触;三是检查感热头与记录纸接触是否良好。
故障5:
传真机接通电源后,报警声响个不停
出现报警声通常是主电路板检测到整机有异常情况,可按下列步骤处理:
(1)检查纸仓里是否有记录纸,且记录纸是否放置到位。
(2)纸仓盖、前盖等是否打开或合上时不到位。
(3)各个传感器是否完好。
(4)主控板是否有短路等异常情况。
故障6:
开机后液晶显示器无任何显示,电源指示灯也不亮
这种情况可作如下分析处理:
(1)首先应检查电源保险丝是否烧毁。
(2)电源全主板的连接线是否插好。
(3)如各组电压正常,线路也连接完好,则有可能是液晶显示器本身损坏。
另一个可能是主板有故障。
故障7:
复印、发送文件中有一条(或几条)竖黑线
采用线状电耦台器件(ccD)的机器一般为反射镜头上有脏物;采用接触式图像传感器(CIS)的机器是其透光玻璃上有脏物。
出现这种情况用棉球或软布蘸酒精清洁即可。
第三节复印机的使用与维护
一、提问式:
使用复印机的具体操作步骤包括哪些?
1、预热
打开电源开关,此时复印机进入预热状态,操作面板上指示灯亮,出现预热等待信号。
操作面板上相应的指示灯亮或发出声音,表示机器预热结束,接下来便可以进行复印。
如果机器没有装入纸盒、纸盒没有纸或机器有卡纸等故障时,复印机将不能进入待机状态。
操作面板将显示相应的符号或故障代码。
2、检查原稿
拿到复印原稿后,应当检查原稿的纸张尺寸、质量、数量、装订力方式等,做到心中有数。
检查原稿的装订方式,可以拆开的原稿应当拆开,这样复印时不会产生阴影。
3、放置原稿
(1)原稿放置在原稿台玻璃板上
不同型号的复印机有不同放置原稿的方法。
一般有两种:
一种是将原稿放置在稿台的中间,另一种是靠边放置在定位线上。
复印前应对复印机的放稿方式进行了解。
原稿正面朝下向着玻璃板放置,轻轻盖紧原稿盖板,以防漏光而出现黑边。
(2)使用原稿自动输送装置
原稿自动输送装置是用来自动输送原稿的器材,它可以连续地逐一将原稿输送盒内的原稿送入复印机,提高复印效率。
使用原稿自动输送装置,首先要将原稿对齐放置于原稿输送盒,如果原稿被夹着或钉着,则应先取下订书钉。
将原稿正面向上,完全推入输送盒,并根据原稿的尺寸调整侧边导板。
选择自动输送模式。
4、选择复印纸尺寸
一般复印机具有自动选择纸张模式,在这种模式下,若将原稿放置在原稿输送装置或玻璃板上,复印机会自动检测到原稿的尺寸,并选用与原稿相同的纸张。
这种模式只适用于按实际尺寸复印。
当复印尺寸不规则时,例如复印报纸、杂志时,不能自动检测到纸张尺寸时,可以指定所要的尺寸。
方法是:
根据所需复印件的尺寸要求,将纸装入相应的纸盒里,按纸盒选择键,选中所需复印纸尺寸的那个纸盒即可。
5、缩小与放大
通常复印机都带有复印缩放功能,复印机的复印倍率有以下方式:
(1)固定的缩放倍率,缩放只有固定的几档,很容易地将一种固定尺寸纸上的稿件经过放大或缩小后印到另一种固定尺寸的纸上去。
例如A4一A3,即将A3规格的原稿复印到A4纸上。
(2)使用无级变倍键进行无级变倍复印。
使用这种方式,可对原稿进行50%一200%.级差为1%的无级变倍缩放。
(3)使用自动无级变倍键,实行自动无级变倍。
使用这种模式,机器会根据原稿和供纸盒内的纸尺寸自动设置合适的复印倍率。
6、调节复印浓度
根据原稿纸张、字迹的色调深浅,适当调节复印浓度。
可以选择自动浓度选择方式进行调整,当采用自动方式仍不能满足复印的要求时,可以用手动的方式进行调整:
原稿纸张颜色较深的,应将复印浓度调浅些;字迹浅条细、不十分清晰的,则应将浓度调深些。
7、设定复印份数
用数字键输入所需要的份数,可以将一份原稿复印多份。
设置完成,按下复印键即可开始复印。
8、开始复印
按下复印键,复印机开始复印操作,自动复印出设定数量的复印件。
复印数量显示屏的数值将逐渐递增或递减计数,直至复印结束,显示复位。
在连续复印过程中,需暂停复印或需插入新的文件复印时,可以按下暂停键或插入键,这时机器将在完成一张复印的伞过程后停止运转。
二、提问式:
复印机的维护具体有哪些内容?
静电复印机的维护保养是提高复印质量、保证复印设备正常运转和延长设备使用寿命的重要前提。
1.复印机定期保养
静电复印机经过一段时间的使用后,其显影部件产生的粉尘飞扬、机件的污染和磨损以及橡胶和塑料的疲劳或老化等都会影响到复印机的稳定运转,并使复印品的质量下降,严重时甚至造成机器停机。
因此,必须对复印机进行定期保养维护,也就是定期对静电复印机的感光鼓、电晕器、显影装置、光学系 统、供输纸机构等进行检查,清洁、润滑、调整或更换。
排除故障隐患,确保复印机运转的可靠性。
2.复印机的清洁保养方法
清洁、保养复印机时应关上机器主电源开关,拔下电源插头,避免金属头接触,使机器短路。
清洁时要严格按要求操作,不能用溶剂清洁不耐腐蚀的零部件。
清洁结束时,一定要等部件表面完全干燥后再装到机器上试机,否则会使其短路甚至击穿。
使用润滑剂时,要按说明的要求进行。
一般塑料、橡胶零件不得加油,否则将会使其老化。
清洁的内容主要有:
(1)清洁原稿台玻璃板、原稿盖、送稿机皮带等。
用柔软的湿布来擦拭机器,然后再用干布蘸水擦干。
(2)清洁反光镜和镜头。
用镜头纸从一端到另一端向着一个方向擦拭。
(3)清洁复印机内部。
先拔掉电源,然后再打开机器前门,轻转拉出充电电极、转印电极和消电电极,取出显影器、定影器、纸盒等,最后把感光鼓轻轻取出。
清洁机器内部,擦干后再装机。
①清洁感光鼓。
要将感光鼓从机上取下来,首先取下周围部件之后再拿着感光鼓两端取下,不要用手直接接触触表面。
用柔软的湿布朝一个方向擦去表面上的墨粉,可以用酒精或专用剂擦拭,晾干后再使用
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