ERP项目文档管理办法.docx
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ERP项目文档管理办法.docx
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ERP项目文档管理办法
文档编号:
XX01-001-04-20090923
密级:
XXXX有限公司
XXERP项目
ERP项目文档管理办法
金蝶—XXERP项目组
2009-9-23
文档控制
更改记录
日期
作者
版本
参考版本
备注
2009-9-23
1.0
审校
日期
作者
版本
参考版本
备注
1引言
1编写目的
1.1设立统一的文档管理办法及格式(标注格式见附件一),给项目过程中产生的项目有关资料提供规范,便于在今后项目开展过程中对各项资料的查找和相互交流,以利项目开发及进展;
1.2制订项目组推进过程中的评审和查阅规范,明确相应的管理人员责任;
2任务概要
2.1工作内容:
项目发展的过程中,随着项目逐步展开,会产生大量的编码、会议记
录及培训资料等内容,对这些内容进行分类整理归档;同时根据项目需要,对有关文档在项目网站(XXOA办公系统)上发布。
2.2工作要求:
建立相适应文档,根据要求适时添加文档并与相关人员合作及时将文件归档,注意对项目信息的及时更新,以帮助小组人员获得最新信息。
2.3工作程序
注:
所有文档有项目文档管理人管理,审批流程如下:
3文档管理
3.1总则
3.1.1所有重要文档集中管理,维护档案的安全与完整。
3.1.2所有存档文件根据需要归档。
3.1.3各项目小组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或项目负责人整理后报文档管理人员存档。
3.1.4所有人员都有承担按时提交文档的义务和职责。
3.1.5由专人负责项目文档管理工作。
(管理责任人见《XXERP项目组人员分工及职责》)
3.2范围
文档收集文档分类
文档归档
编码及编码规则
数据文档
会议及培训
文档发布
注:
各类文件提交由项目实施小组副经理审核再上报项目经理。
文档审核
3.2.1项目准备阶段
a.与本项目有关的上级主管部门下达的规划和工作计划;
b.有关项目的审批文件、合同书、专家建议;
c.可行性方案及批准文件;
3.2.2项目实施阶段
a.各种报告和数据;
b.各种培训资料及技术资料;
c.各种考题及答卷;
d.各种管理制度及办法;
e.每次会议纪要;(包括所有讨论会)
f.阶段性成果交付。
3.2.3其它有关材料:
a.每周计划和实施阶段总结;
b.项目例会会议记录和专业会议文件;
c.同ERP实施有直接关系的重要材料。
3.3文档分类
3.3.1文档分为管理制度文档、培训文档、实施文档、通知文档、交付文档和其他;
3.3.2文档编号按照总编号、项目编号、年代、类型原则分配;
3.3.3文档的编号方式:
项目编号+年代序列号+类型序列号到+分序列号;
3.3.4编号规则
文档编号例如:
HM01-001-00-20090923为目录编号;
项目编号为:
HM;
文档版本号:
01
本文档编号为:
001;
文档类型编号:
00
年代编号:
20090923
3.3.5配置文档类型编号规则
培训文档00
通知文档01
实施文档02
交付文档03
管理制度文档04
其他(根据情况添加)
3.4存档规范
3.4.1基线:
事件发生后一周内归档。
3.4.2完整性:
是否成套、缺页和涂改;
3.4.3准确性:
所收集的材料是否同它反映的对象相一致;
3.4.4文件材料属性的鉴别:
是否为同一类;
3.4.5所有文档两个月整理一次,按照不同类型保存;
3.5目录建设与管理
3.5.1所建目录要求符合明确方便的原则
3.5.2查阅者能够迅速的查阅所要文档,了解文档简单的相关信息;
3.5.3文档用EXCEL软件进行管理;
3.6文档的提交、保存及使用
3.6.1文档提交
(1)文档的提交时间根据具体规定执行,原则上应在规定时限内提交,如有特殊情况,可向项目副经理提出申请,批准方可执行;
(2)项目文档由文档作者提交,按照《ERP项目组标准文档格式》形式(要求使用office2003版本);
(3)会议纪要提交(要求会议后两小时内提交,主要由赵晟旻负责,若工作有交叉,由其他小组成员接替);
(4)通知文档提交(要求会议的前一天发出通知,发出通知前由项目副经理审批);
3.6.2文档归档
(1)归档的原则
a.检查文件是否完整,如有短缺,应督促补充齐全;
b.文档资料移送交接手续必须完备;
c.移交与保管文档无关的资料,要退回经办人员或部门;
(2)存档格式
a.word和excel文件可分为office文档和pdf文档两种,具体归档办法参照企业管理部相关规定。
b.演示文档只保存ppt格式或pdf格式(视演示的具体格式确定)。
3.6.3文档保存
(1)文档保存遵循的原则
在各个实施阶段,按规定格式建立项目文档一览表,标注文档的状态。
文档保存可用页面和电
子文档两种方式保存,所有文档全部为受控文档;
a.归档的文件材料,根据归档要求及文件内容特征进行归档;
b.按归档要求进行目录编辑及备查表;
c.对文档作统一排列;
(2)档案资料的整理
a.收集的word和excel文档由文档管理人员处理成pdf的格式。
b.文档资料按文件项目编号次序整理;
c.文档资料每周备份一次,如有文件损坏及时补充齐全;
(3)文档密级管理
在文档使用中有部分文档根据要求,需暂时保密,在此期间,由文档管理人员进行保存,不得对外发布。
注:
除非ERP项目组双方负责人授权同意,否则不得发布。
3.6.4文档使用
项目组成员均可查阅发布在网站或发布在公共空间ERP文件夹里的文件。
3.6.5文档修改
(1)项目实施过程中,随着对项目进一步的深入及推进,将会产生一些需要修正的文档,对文档的修改需经过项目文档管理员与项目副经理的审核,方可进行。
(2)文档修改则文档目录和编号也同时进行修正;
(3)文档修改后需在相关目录中标注修改;
4、附则
4.1ERP项目参照本办法执行。
4.2本办法由企业管理部ERP项目组制定。
4.3本办法即日生效。
附件一:
《ERP项目组文档标准格式》
附件二:
《XXERP项目组人员分工及职责(暂行)》
附件一:
文档编号:
密级:
XXXX有限公司
XXERP项目
ERP项目文档标准格式
金蝶—XXERP项目组
2009-XX-XX
文档控制
更改记录
日期
作者
版本
参考版本
备注
2009-9-23
1.0
审校
日期
作者
版本
参考版本
备注
附件二:
文档编号:
密级:
XXERP项目
XXERP项目组人员分工及职责
金蝶—XXERP项目组
2009-9-22
文档控制
更改记录
日期
作者
版本
参考版本
备注
2009-9-22
1.0
审校
日期
作者
版本
参考版本
备注
一、XXERP小组实施人员分工
XX方ERP小组实施人员分工确认如下:
进销存及成本:
人员名单
财务:
人员名单
HR:
人员名单
ERP相关文档管理:
人员名单
具体相关部门流程协调负责如下:
采购部------人员名单
营销部------人员名单
生产安技部------人员名单
各事业部人员安排如下:
硅片---人员名单
电池---人员名单
组件---人员名单
二、XXERP小组在系统实施过程中的职责
1、根据金蝶的要求协助完成相关业务部沟通协调,准备沟通场所、通知相关人员、所需设备、记录沟通关键结果;
2、协助金蝶完成业务流程梳理以及业务需求分析;
3、协助完成XX各业务部门ERP实施解决方案沟通与确认;
4、协助金蝶完成各业务部门ERP系统上线后操作辅导;
5、收集ERP上线后业务部提出的需求与问题,做好金蝶与业务部的沟通工作.
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- 关 键 词:
- ERP 项目 文档 管理办法