内审员培训(全).ppt
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内审员培训(全).ppt
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内部管理体系审核员培训讲义,THETECHINGMETERIALSOFCULTIVATINGASSESSORS,第一部分审核概念,审核审核准则审核范围审核计划审核发现审核证据审核结论审核类型,审核,为获得审核证据并对其进行客观的评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统、独立的并形成文件的过程。
审核准则,用作依据的一组方针程序或要求,审核范围,审核的内容和界限(注:
审核范围通常包括对实际位置、部门、活动和过程以及审核所覆盖的时期的描述),审核计划,对一次审核活动和安排的描述针对特定时间段所策划并具有特定目的的一组(一次或多次)审核审核方案包括策划、组织和实施审核的所有必要的活动,审核发现,将收集到的审核证据对照审核准则景象评价的结果,审核证据,与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其它的信息。
审核结论,审核组考虑了审核目标和所有的审核发现后得出的最终审核结果,审核类型,根据体系标准分类管理体系审核可分为质量管理体系审核、环境管理体系审核等;根据对象可分为管理体系审核、过程审核、和产品审核三种形式;根据性质分类可分为第一方审核、第二方审核和第三方审核三种类型。
第一方审核,是内部管理体系审核,是组织对其自身管理体系所进行的审核。
第二方审核,一般是由顾客对组织的审核,第三方审核,是由第三方认证机构对组织的审核,第二部分审核目的,第一方审核目的第二方审核目的第三方审核目的,第一方审核目的,依据某一管理体系标准来评价组织自身管理体系的符合性和有效性;作为一种监视和测量手段及自我改进的机制,及时发现问题,采取纠正或预防措施,使管理体系不断完善、不断改进。
第二方审核目的,当有建立合同关系的意想时,对供方初步评价;在有合同关系的情况下,验证供方的管理体系是否持续满足规定的要求;作为制定和调整合格供方的名单依据之一;沟通供需双方对质量要求的共识。
第三方审核目的,确定受审核组织的管理体系的符合性和有效性;确定受审核组织的管理体系是否能被认证、注册;为受审核的管理体系提供改进的机会;提高组织声誉,增强竞争能力。
第三部分内部审核策划,制定年度内审计划成立内审小组准备审核工作文件编制检查表通知审核,制定年度内审计划,明确对一个或几个部门或过程进行审核(可按月展开),一年内应把所有部门、所有过程都覆盖至少一次。
其中对重要的或问题较多的部门的审核频次可适当增加。
计划需经批准。
成立内审小组,在进行内审前,管理者代表任命审核组长及审核员,组成审核组。
准备审核工作文件,审核所依据的标准和文件、现场审核记录、不合格报告等;标准和文件必须是有效版本,已在现场实施。
编制检查表,检查表是内审员进行审核时的一种工具,通知审核,提前35日与受审核部门领导约定具体审核时间,安排好工作,迎接审核。
第四部分内部审核准备,确定审核准则确定审核范围确定审核目的指定审核组长选择审核员,确定审核准则,。
管理体系标准组织的管理体系文件适用的法律、法规合同、顾客的特殊要求和行业规范等,确定审核范围,对管理体系的过程和场所进行审核。
例如:
实际位置、组织单元、受审核的活动和过程以及审核所覆盖的时期。
确定审核目的,评价组织本身的管理体系的符合性和有效性;识别管理体系潜在的改进方面。
指定审核组长,资格必须经组织领导任命、通过培训的内审员;工作经验应有较丰富的审核经验;组织能力应有组织管理整个审核工作的能力。
选择审核员,资格必须经组织领导任命、通过培训的内审员;业务范围了解被审核部门业务情况,与被审核部门无直接责任关系;工作协调应考虑在工作中协调配合,团结合作。
第五部分内部审核实施,编制内审实施计划审核组工作分配准备工作文件编制检查表检查表的作用检查表的设计召开首次会议首次会议议程,审核方法信息的收集和验证形成审核发现汇总分析审核结果召开末次会议末次会议议程审核报告的编制、批准和分发,编制内审实施计划,审核目的审核准则审核范围现场审核活动的日期和地点现场审核活动预期的时间和期限包括审核组会议和每位成员的作用和职责,例:
XXXX有限公司内部审核计划一、审核目的1.确认公司XXXX管理体系的符合性和有效性;2.提供进一步改进的机会。
二、审核范围上海浦东新区张江路XX号;各类XXX公司注册商标授权产品的和售后服务过程。
三、审核准则1.GB/T19001-2008、GB/T24001-2004GB/T28001-2001标准;2.公司的管理手册、体系文件;3.适用的法律、法规和其他要求。
四、审核时间2009年2月25日26日五、审核组成员组长:
XXX组员:
A组XXX、XXXB组XXX、XXX,六、审核日程安排,审核组工作分配,审核组长应将审核职责分配给审核组每位成员;工作分配应考虑审核员的能力、专业知识的需要安排不同作用和职责,可随着审核的进展作必要的调整。
准备工作文件,审核组长应当编制一份审核实施计划,便于活动的日程安排和协调;审核计划一般应提前通知各相关部门和人员。
编制检查表,检查表是内审员进行审核的一种自用工具,检查表的作用,使审核程序规范化,减少审核工作的随意性和盲目性;使审核目标始终保持明确;保持审核进度;作为审核记录存档。
检查表的设计,根据审核准则的要求;结合受审核部门的特点;抽样应具有代表性;应有可操作性(按部门进行审核时要包括该部门涉及的所有过程,按过程进行审核时要包括该过程涉及的所有部门)。
召开首次会议,确认审核计划简要介绍审核活动如何实施确认沟通渠道向受审核方提供询问的机会管理层与受审核的职能或过程的负责人应参加首次会议,首次会议议程,会议应当是正式的,并保存出席人的记录,会议由审核组长主持;与会者签到;人员介绍;重申审核目的、范围和准则实施审核所用的方法和程序,包括声明在审核中存在不确定的因素。
审核方法,顺向追踪、逆流追溯、按过程(要素)审核、按部门审核。
信息的收集和验证,通过适当的抽样进行收集并验证与审核目的、范围和准则有关的信息;只有可证实的信息方可作为审核证据;审核证据应当予以记录;审核证据基于可获得的信息样本。
从收集信息到审核结论的过程图,信息源,通过适当抽样收集和验证,审核证据,对照审核准则进行评价,审核发现,评审,审核结论,信息收集的途径,与有关人员的面谈对活动的观察对文件和记录的评审实际测量,形成审核发现,对所收集的客观证据进行整理、分析、筛选,在此基础上得出审核证据与审核发现。
汇总分析审核结果,管理体系与审核准则的符合程度;管理体系的有效实施、保持和改进;管理评审过程在确保管理体系持续的适宜性、充分性、有效性和改进方面的能力;审核员在结束现场审核时,通过对审核记录的汇总整理,在多方面收集客观证据的基础上,确定不合格项,提出不合格报告,进行不合格统计与分析并评价管理体系的有效性;起草审核报告。
召开末次会议,是现场审核的结论性会议是审核组报告审核结果和审核结论的会议末次会议有审核组长主持,末次会议议程,与会者签到;重申审核目的和范围总结审核情况(包括不合格报告);宣布审核结论,说明抽样的局限性;纠正措施要求;领导讲话。
审核报告的编制、批准和分发,审核组长编制审核报告;审核报告包括审核目的、范围、准则、时间、组长、成员、审核概况和审核结论;审核报告应经批准,分发给受审核部门和相关人员。
一般从末次会议到审核报告的正式分发,不超过15天。
某可XXX有限公司已按标准要求建立了管理体系,运行基本正常。
全体员工能结合本职工作贯彻管理体系的要求,自我改进机制基本形成,公司目标已按要求完成、没有发现违规行为。
同意进行第三方审核,但存在的不符合项必须采取有效的纠正和纠正措施。
例:
审核结论,第六部分内部审核过程控制,审核计划控制审核进度控制审核气氛控制审核客观性控制审核结果控制不合格项控制与受审核方同确认事实,审核控制计划,以年度计划为根据,修改后由最高管理者批准;对部门的审核计划的修改应按一定程序进行。
审核进度控制,在计划不变的情况下,审核员应按检查表掌握审核进度。
审核气氛控制,审核员应善于缓和和控制气氛,使审核始终在一个比较平和宽松的环境下进行。
审核客观性控制,应对调查所获证据的客观性反复研究,力求结论的客观公正。
审核结果控制,审核组长应组织全体审核员对准备作出的结论的客观性、公正性和适宜性反复讨论。
避免作出错误的或不恰当的结论。
不合格项控制,根据对不合格项情况的综合分析,审核组应从利于改进的目的出发,提出不合格报告。
与受审核方共同确认事实,发现不合格时,审核员应尽可能取得部门领导对事实的确认,并同意采取纠正和纠正措施。
第七部分审核员正确工作方法,少讲、多看、多问、多听选择正确的对象提问正确的提出问题封闭问题和开启问题相结合联想和追溯创造良好的审核气氛,少讲多看多问多听,审核员在现场的时间有限,而需采集的信息量很大,信息只能通过看、问、听获得,不能从讲话中获得,因此只有少讲才能多收集信息。
选择正确的对象提问,问题应向负责进行该项质量活动的部门或个人提出,而不要向无关的部门和个人提问,否则就会文不对题、浪费时间。
正确地提出问题,审核员应当明确地、有针对性地提问,用不着象商业或外交谈判中那样采用旁敲侧击的办法,更不要提出外行的或错误的问题。
封闭式问题和开启式问题,封闭式问题可用“是”、“否”、“有”、“无”等来回答,以得出明确无误的答案,但信息量太少。
开启式问题需要对方作较详细的说明或解释,有助于调查的深入,但花费时间较多。
两者合理结合,不可偏废。
联想和追溯,体系本身是一个完整的事物,和过程之间有内在的联系。
因此审核员应养成联想和追溯的习惯。
创造良好的审核气氛,为使审核顺利进行,审核员应注意创造一个良好的审核气氛,使审核仿佛是在进行工作研究,而不要使对方经常意识到自己处于受审的地位。
第八部分不合格和不合格项报告,不合格定义不合格项的形成不合格项严重性质分类观察项一般不符合项严重不符合项不合格项报告的内容,不合格定义,未满足要求(“要求”是指适用的标准、法律法规、合同、管理手册、管理体系文件)。
不合格项的形成,体系文件规定不符合标准要求、实施不符合文件规定、效果不符合目标。
不合格项严重性质分类,一般(次要)不合格;严重(主要)不合格项。
观察项,暂未构成不合格,但有变成不合格的趋势,证据暂时不足。
一般不符合项,对满足管理体系过程或体系文件的要求而言,是个别的、偶然的、孤立的性质轻微的问题。
对保证所审区域的体系有效性而言,是次要的问题。
严重不合格项,体系运行出现系统性失效、体系运行出现区域性失效、严重影响产品或体系运行的后果的不合格现象。
不合格项报告的内容,不合格事实描述;不合格性质的判定;审核依据或不合格条款或编号;审核员签名;受审核方代表签名;受审核部门或过程。
不合格事实描述,观察到的事实、时间、地点、何人执行此事;可查性和可追溯性;描述应尽量简单明了,事实确凿,直笔表述,不加修饰。
例一:
XX部门少数质量记录有乱写乱画现象。
XX车间XX工序XXXX年X月X日值班记录上涂抹有“冬季到台北来看雨”等。
正确描述:
审核员在产品库房货物发放处,发现操作人员正在发货,但未见任何标识,而隔离待处理区与此处乡邻。
案例分析
(一),产品库房散货发放处未见状态标识或区域标识(该区相邻隔离待处理区)不符合:
文件号:
ST-R-181.1不符合性质:
一般不符合,不合格事实描述:
XXX公司包装物料进厂检查手册(2007/3/15版)规定塑料旋盖密封环项目每次抽315个。
审核员在检查2008/9塑料旋盖进厂“检查记录表”发现,其中密封环项目抽检50个。
案例分析
(二),查2008/9塑料旋盖进厂检查记录表,其中密封环项目抽检50个。
公司装物料进厂检查手(2007/3/15版)规定塑料旋盖密封环项目每次抽315个。
不符合:
文件号:
PA-R-174.1不符合性质:
一般不符合,不合格事实描述:
某饮料公司的“车辆的维护保养SOP”中规定,车辆应进行出车前检查、行车中检查、收车后检查。
但车辆管理人员不能提供相应的检查记录。
(OHS),案例分析(三),不能提供“车辆的维护保养SOP”的关于出车前检查、行车中检查、收车后检查的记录。
不符合:
文件号:
EN-R-321.8不符合性质:
一般不符合,不合格事实描述:
审核员在某饮料公司检验部门发现:
测量易拉罐盖翻边外径用的专用止通环规,与公司提供的用于测量PET空瓶尺寸的专用量板(编号为28-969-1716)均未经校准。
案例分析(四),测量易拉罐盖翻边外径用的专用止通环规与XXX公司提供的用于测量PET空瓶尺寸的专用量板(28-969-1716)未经校准。
不符合:
文件号:
PA-R-174.2不符合性质:
一般不符合,不合格事实描述:
在某公司人事部门记录上发现有24名保安人员。
审核员请该部门负责人出示培训记录,该负责人出示了其中14名保安人员的培训记录。
2009年新进10名保安人员的培训记录不能提供。
案例分析(五),未能按培训纲要要求提供2009年新进保安人员的工作培训记录不符合:
文件号:
PN-R-112.3不符合性质:
一般不符合,不合格事实描述,第九部分纠正和纠正措施,纠正和纠正措施的重要性纠正的定义纠正措施的定义纠正措施的内容纠正和纠正措施跟踪,纠正和纠正措施的重要性,对不合格项进行清理和总结,防止顾客和体系运行受到其后遗影响。
纠正的定义,对现存的不合格采取措施防止其造成更大的不良后果。
纠正行动的定义,认真分析原因,防止再发生,便于改进管理体系,为末来管理体系的运行创造良好的条件。
纠正措施的内容,原因分析;纠正措施;与问题一致纠正措施制订者和执行者;预计完成期限等。
措施实施结果。
纠正和纠正措施跟踪,所有不合格项,必须由不合格发生部门采取纠正和纠正措施,审核组进行跟踪验证措施的有效性,形成闭环。
第九部分各要素审核重点,完,
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