内审员培训教程.doc
- 文档编号:1021990
- 上传时间:2023-04-30
- 格式:DOC
- 页数:13
- 大小:56.50KB
内审员培训教程.doc
《内审员培训教程.doc》由会员分享,可在线阅读,更多相关《内审员培训教程.doc(13页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
内审员培训
一、什么是审核,什么是质量审核,什么是内部质量审核?
审核:
为获得审核证据并对其进行客观的评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。
注:
内部审核,有时称第一方审核,用于内部目的,由组织自己或以听名义进行,可作为组织自我合格声明的基础。
外部审核包括通常所说的第二方审核和第三方审核。
第二方审核由组织的相关方(如顾客)或由其他人员以相关名义进行。
第三方审核由外部独立的组织进行。
这类组织提供符合要求的认证或注册。
当质量和环境管理体系被一起审核时,这种情况称为一體化审核。
当两个或以上审核机构合作,共同审核同一个受审核方时,这种情况称为联合审核。
质量审核:
确定质量管理体系的活动和有关结果是否符合有关标准和文件;质量管理体系文件中的各项规定是否得到有效的贯彻,并适合于达到质量目标系统的、独立的检查。
内部质量审核:
组织对其自身进行的质量管理体系审核。
Ø审核准备——编制《内审检查表》
■检查表的作用:
a)由审核员使用,作为备忘录;
b)保持审核思路清晰和明确;
c)保持审核内容的周密性和完整性;
d)保持审核节奏和连续性;
e)减少审核员的偏见和随意性;
f)作为重要的审核证据;
■检查表的内容;
a)列出审核的项目和要求,确保审核覆盖面的完整——解决“查什么”的问题;
b)明确审核的步骤和方法,进行抽样量的设计——解决“怎么查”的问题。
■检查表使用技巧:
a)以管理体系标准及受审核方管理体系文件为依据;
b)以部门审核为主,分析其承担的管理任务,明确审核的内容;
c)注意逻辑顺序,明确审核步骤;
d)抓住日常工作中的焦点问题和薄弱环节,抽样应有代表性;
e)根据审核发现灵活调整和修改检查表的内容;
f)检查表是审核员的工作文件,没有必要披露给受审核方,以防有针对性地做好准备。
■检查表应体现审核员的个性特色和审核风格。
北京凱麗華飾品公司深圳分公司
內審檢查表
審核部門
業務部業務
審核日期
審核員
審核組長
序號
標準條款/依據文件
審核內容
審核方法
審核記錄
審核結果
1
公司質量手冊
PI管理程序
1、公司的質量方針是什麼?
你是如何理解的?
2、部門人員如何分工?
主要負責哪些麥頭?
3、業務工作職責包括哪些?
你是如何開展工作的(介紹工作流程)
1、訂單內容由誰確認,如何確認?
如毛利未達標如何處理?
確認期限是否有規定?
2、訂單金額小于公司規定之最小接單額時,需加多少HANDLINGCHARGEUSD?
.具体請參見PI”HANDLINGCHARGE”的嘜頭名單?
3、繕打P/I後,由誰查核?
4、合約的修改:
4.1如何界定PI的復核?
4.2是否存在對P/I的描述進行修改,如何進行?
4.3對P/I修改價格/數量修改如何進行?
4.4P/I交期的修改如何進行?
根據訂單修改申請表,查核#81、#89、#323客人各一份訂單更改情況。
詢問業務
詢問部門主管
詢問業務
詢問業務
查PI、訂單更改申請表
SA6091111MPI,客人提出交期由原來的2006年11月15日提前到2006年10月15日,秘書未填寫《訂單修改申請表》申請更改,同時相對應的POSA6091111M-01的交期未進行更改,還是原來的交期2006年11月1日,導致工廠還是按照原來的交期進行安排,不能滿足客戶的交期要求。
不合格
S-QR-ID-016B批準:
日期:
編制:
日期:
u审核实施
Ø首次会议(见面会)
——宣告审核工作正式拉开序幕
■首次会议由审核组长按预定议程主持召开,管理者代表、公司经理、审核组全体成员、受审核单位/部门负责人参加。
■首次会议的内容及顺序为(一般为12-20分钟):
a)参加人员按时到达(签到表);
b)人员介绍:
c)声明:
审核中发现的问题是基于抽样原则的基础上;
d)保密承诺;
e)重申审核准则、目的和范围,简述审核方案(计划),商定审核的顺序和期限;
f)审核方法和程序介绍
g)本次审核活动安排最终确认(应征询受审部门意见、有无时间冲突或与内审核员有矛盾冲突);
h)确定联络人员;
i)明确限制条件:
如特殊防护衣着的安排,保密区域的说明等;
j)澄清疑问;
k)明确末次会议的时间、地点及参加人员。
■见面会并由审核组长指定一人做好会议记录。
Ø现场审核
■现场审核的的基本方法:
抽样审核。
a)样本大小:
一般3-5个为宜。
但应视要素、区域中重要性及时间容许程度灵活变更;
b)发现问题应进一步扩大审核,以查明该发现是普遍的还是孤立的;
c)未发现问题就应该认为该区域符合要求,继续其它审核——千万避免非要揪出问题不可;
d)应在陪同人员或自己的监督下均衡抽样,应避免部门、要素、记录类别两极分化的抽样。
■现场审核是寻找客观证据、信息,收集方式可包括:
a)提问和交谈;
b)查阅文件和记录;
c)现场观察或测试;
d)凭审核员的敏感,在工作现场看到的正在进行或存在的结果。
e)……
■现场审核的原则:
a)现场审核应以不影响受审核方的正常工作为原则;
b)审核只是查符合性,不是对工作进行管制——千万避免批评或借机报复;
c)审核中应严格遵守被审核方的劳动纪律和规章制度——不搞特殊化;
d)显示审核员的修养和素质……
■现场审核的方式:
a)按部门审核:
这是最常用的以部门为中心进行审核的方式;那么该受审部门所承担的管理体系的职能均应审核到;
b)按标准条款审核的方式:
那么该条款要求所涉及的所有部门均应审核到;
c)顺向审核的方式:
按过程的顺序、从影响因素到结果、从接收订单到交付;
e)逆向审核的方式:
按过程的反向、从结果到影响因素、从交付到接受订单;
f)自上而下的审核方式:
从管理部门到实施部门、从立法到执法;
g)自下而上的审核方式:
从实施部门到管理部门、从执法到立法;
h)事实上,这几种审核方式不是平行而孤立的使用、往往是交叉同时进行的。
■实施审核是人与人之间的沟通,应注意:
a)礼貌用语:
多用请提交、请出示、谢谢等词;
b)发现异常现象,应予以记录,而不宜现场宣判,以免引起不必要的争吵;
c)不以发现不符合项为己任,而应以客观公正为原则;
d)应适时注意内审时间。
■将审核中的所有发现做好记录:
a)结果记录于《内审检查表》的“审核结果”栏目中;
b)符合的和不符合的都要记录,对发现的问题,以“※”、“◎”、“#”“☆”等符号予以标识,以便判定是否开不符合项及其性质;
c)所作的记录包括时间、地点、人物、事实描述、凭证材料、涉及文件、设备名称、各类标识、编号、数据等详细信息;
d)这些信息应字迹清楚、准确具体、易于再查、便于追溯。
现场审核的基本技巧
面谈技巧
一次成功的面谈,有利建立融洽关系,消除障碍,有助于审核的顺利开展,取得被审方的合作,获得客观证据,在面谈时审核员应掌握的技巧有:
l明确主题,选择不同层次,合适面谈的对象。
l掌握心理,选择适当的环境。
l平等相待,礼貌友好,创造轻松融合的气氛。
l抓住典型,少说多听,捕捉要点。
l控制方向,珍惜时间,归纳验证。
提问的技巧
通过提问,有重点地收集和验证信息,采取不同的提问方式,灵活地运用合适的方法,从而获得满意的效果。
l敞开式提问,以能得到较为广泛的信息为目的的提问方式。
例:
你部门承担什么质量职能?
如何进行质量控制的?
缺点花费较多时间。
l封闭式提问,针对某项活动提出范围较狭的问题。
例:
成品检验中有没有检验指导书,不合格品是否进行评审?
这种提问方式容易使面谈对象紧张,有些问题并不是一个“是”和“不是”这样能简单的定论的。
l思考式提问,可围绕问题展开讨论以获得更多信息的提问方式,常有为什么?
请告诉我
l刺激式提问,采用具有一定份量的语句和语气而又不失礼貌和仪态的提问方式,激发对方回答审核员了解的问题。
例如:
经检验某外购件20%不合格,被退了回去,您不认为采购部门有严重失控吗?
此外还有侧面式提问、澄清式提问、重复式提问、表情式提问等等,要结合审核对象灵活地加以应用,取得好的效果,在提问时还应注意考虑被问者的背景,观察其神态表情,努力理解回答的问题,适时点头,用神态表示理解、肯定,不能诱导和暗示某种答案,不说有情绪的话,不要连珠炮式的发问,不要问与审核无关的话题,并适时表示谢意等。
聆听的技巧
平等、谦虚、认真的聆听对审核过程来说是非常重要的,聆听的技巧有:
持平等、真诚的态度,专注、认真地听,多鼓励讲话者,用表情和语言表示肯定,表示继续讲,耐心善意地态度和适当的反馈,少讲多听,多问敞开式问题,尽可能不要做出不恰当的反应。
观察的技巧
常言说的好,耳听为虚,眼见为实,审核员判断某项质量活动的符合性和有效性,是以眼见为实的文件、记录、结果为客观证据的,观察和提问是审核中不可截然分开的调查方法,-从问中了情况,从观察中获得证实。
常有正向顺序观察法,按产品工艺路线去审核观察,及逆向顺序观察法,先从产品最后一道过程向前推的观察方法,例如观察一个生产组织,例如观察一个生产组织,先了解售后服务及用户的反映和投诉,然后再查检验、生产过程控制、采购、技术文件等反顺序进行观察。
验证的技巧
在审核中对方的回答需辨别真伪的,审核是寻找客观证据的活动,任何的偏听偏信,主观推断,缺乏证据的判断都不能成立,因此必须对每一项不合格都进行取证并进行验证,可通过一种和各种方法加以验证,验证时可按下述思路进行:
l有没有?
不能因为回答很圆满,审核就此止步,要眼见为实,验证有关文件记录和证实资料。
l做没做?
不能因为文件有了,就认为符合要求,主要看是否按文件要求做了?
可通过观察资料核实判断是否做了。
l好不好,不能因为已按文件做了,审核就到位了,还要审核实际的结果是否有效?
是否达到了策划的结果和预定的目标,即好不好。
Ø不符合项的判定及不符合项报告
■不符合项来源于《内审检查表》,一般有体系性不符合、实施性不符合、效果性不符合,其判定应遵循“严审轻判”的原则。
■不符合项按其性质分为主要不符合项(或严重不符合项)和次要不符合项(或一般不符合项),其判定准则为:
a)主要不符合项:
——管理体系或其重要过程的运作出现系统性失效;
——管理体系运作出现区域性失效;
——严重违反了法律法规要求;
——顾客产生强烈不满,产品出现重大事故;
——管理体系的运作效果严重偏离了方针、目标。
b)次要不符合项:
——对于实施而言,是个别的、偶然的、孤立的、轻微的不符合;
——对于效果而言、是一般的、次要的、不会造成较大后果的不符合;
■不符合项事实描述的要求:
a)结构上,可先描述规定的“要求”,再列举不符合的事实及证据。
也可先列举不符合的事实,再描述规定的“要求”。
审核发现及结论在描述中自然产生。
没有必要作出不符合的评论或感慨;
b)描述的事实与证据应确凿,不能含混笼统。
一般应包括时间、地点、当事人及必要的细节。
例如“在工位上,有些操作工,未能完全按作业指导书操作”这样的描述是不可接收的;
c)描述的事实证据具有可查性;
d)若列出当事人时,不应将当事人姓名全盘托出,只需受审核部门能够识别即可;
e)尽可能使用行业及该组织的术语;
f)文字力求简明、精炼、流畅、字迹清楚,便于阅读与理解。
■不符合项报告的内容:
a)审核的基本信息:
包括被审核部门、审核日期、审核陪同人员;
b)不符合事实及证据的描述;
c)未满足的要求及具体条款;
d)不符合项目的性质;
e)审核员及被审核部门确认人的签名。
北京凱麗華飾品有限公司深圳分公司
內審不合格报告
受审部门:
陪审核人员:
不符合项描述:
SA6091111MPI,客人提出交期由原來的2006年11月15日提前到2006年10月15日,秘書未填寫《訂單修改申請表》申請更改,同時相對應的POSA6091111M-01的交期未進行更改,還是原來的交期2006年11月1日,導致工廠還是按照原來的交期進行安排,不能滿足客戶的交期要求。
不符合PI管理程序中:
5.7.2.1.5PI交期的修改:
需相關秘書寫“訂單更改申請表”由本部門主管/副理簽核,然后交由副總簽核後,将“訂單更改申請表”交至資訊部;5.7.2.1.6當P/I進行更正的同時,P/O与下單圖也要做相應的更正動作。
不符合:
PI管理程序条款号:
7.2.2與產品有關的要求的評審
处理意见:
给予纠正
内审员/日期:
确认与承诺:
责任部门/日期:
口需要制定纠正措施
口不需制定纠正措施管理者(副)代表/日期:
原因分析:
纠正、預防措施:
责任部门/日期:
管理者(副)代表批準/日期内审员确认/日期:
纠正、纠正效果评审:
內審員確認/日期:
管理者代表批準/日期:
S-QR-ID-004A
Ø审核组内部小结会议(碰头会)
由审核组长主持,主要内容:
a)回顾审核进展情况、交流审核中发现的信息;
b)对不符合项进行汇总分析并开具《不符合项报告》,并明确责任部门;
c)汇总分析审核结果,写出审核报告(初稿);
d)为召开末次会议做好各项准备工作。
Ø末次会议(总结会)
——并不宣告内审工作已经闭幕!
■由审核组长主持召开,管理者代表、公司经理、审核组全体成员、受审核单位/部门负责人参加。
末次会议主要内容:
a)出席人员签到(签到表);
b)感谢被审核方的合作与支持;
c)重申内审的目的、范围、依据、方法和原则
d)声明对质量管理体系的审核采取了抽样的方法;
e)肯定各部门在工作上的优点和成绩;
f)详细报告存在的不符合项(可由每个小组成员分别报告、也可指定一人报告);
g)内审组长宣读《内审报告》(初稿)并总结;
h)征求各部门的意见,请管理者提问,就审核发现的情况达成一致意见;
i)审核组长向受审方澄清,并对审核中发现的不符合项提出整改要求,请管理者代表为纠正措施的落实定下一个最后期限。
j)商定跟踪措施,例如,验证、复审日期;
k)总经理就本次审核进行总结,对本次内审作出简要评价,并对纠正措施提出要求。
表明管理层的态度。
■不符合项报告被审核部门确认后,应按文件控制要求进行发放,待不符合项关闭/结案后,文件回收。
Ø内部审核报告
■《内审报告》的内容包括:
a)审核的目的、范围和依据;
b)审核日期和方法;
c)内审组成员名单;
d)内审结果综述(不符合数目、分类、分布及评价);
e)存在的主要问题;
f)审核结论;
g)建议;
h)后续措施(纠正措施完成期限、验证时间期限);
i)必要是的附件(如不符合项数量较少时可不附《不符合项分布表》)。
■《内审报告》由审核组长签名及领导批示后,应按文件控制程序进行发放。
■审核结论可包括:
a)是否符合ISO9001:
2000标准要求;
b)是否符合法律法规和其它要求;
c)是否实现组织的方针、目标、指标;
d)对管理体系已识别的过程能否实施有效管理和控制;
e)有无出现未曾识别的过程或已识别的过程整体失效的情况;
f)员工意识是否提高;
g)顾客和相关方满意程度如何;
h)管理体系业绩怎样。
i)……
Ø内审纠正措施及其跟踪验证
■内审过程输出结果之一的“不符合项”,应作为纠正预防措施过程的输入;对于内部审核所引起的文件更改,按文件控制执行;内部全过程的结果,应提交给《管理评审》。
——内部审核同样需要运用“过程方法”(输入输出)。
■纠正预防措施一般由审核员来跟踪验证,验证的内容包括:
a)是否在规定的时限内完成?
b)各项措施是否都已经完成?
c)完成后的效果如何?
检查是否类似不符合项发生?
d)实施情况是否有证据、记录保存在案?
e)涉及到文件更改、体系调整的,是否按文件控制程序规定办理,修改后的新规定是否有效执行,效果如何?
f)没有完成或无法完成的要提交管理者代表裁决。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 内审员 培训 教程