TUMAIL公共基础知识之公文笔记.docx
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TUMAIL公共基础知识之公文笔记
公文
一、公文
1公文概念
(1)公文:
广义包括法定公文、专用公文和事务文书;狭义指法定公文和专用公文。
(2)法定公文:
又称通用公文,在机关、团体、企事业单位中普遍通行,具有法定效力和规范格式的公文。
(3)专用公文:
局限在一定部门和特定业务范围内根据特殊需要使用的公文。
(4)事务文书:
又称业务文书或日用文书,是机关、团体企事业单位中处理日常事务所使用的非正式文件统称,如计划、总结、简报、记录等。
2公文特点
(1)法定作者:
①机关、社会团体和企事业单位;②机关、团体和企事业单位的作者;③秘书等是草拟公文,不是法定作者;④伪造、变造公文的按扰乱公共秩序罪处罚。
(2)法定效力:
①发文机关的地位和职权大小;②公文内容重要程度;③公文的时效。
没有一份公文永远有效。
(3)特定格式:
统一的种类、名称、格式及处理方式。
3公文语言
庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。
4公文类别
(1)适用范围:
决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15类。
(2)公文来源:
收文和发文。
两者不绝对,可转化。
如收到上级的文件再向下级转发。
(3)行文方向:
①下行文是向下级发送的,包括命令(令)、决定、通知、公告、通告、通报、批复、纪要等;②上行文是向上级呈送的,包括报告和请示;③平行文是同级或不相隶属机关之间的行文,包括函和议案。
议案是政府向同级人大提审的;④意见可作上、平、下行文使用。
通知偶尔作平行文。
函偶尔作上、下行文。
纪要可作上、平、下行文。
(4)性质作用:
①法规性公文包括条例、规定、办法、细则等,通常以命令、公告和通知等发布;②指挥性公文最常用命令、决定、通知、意见、批复等;③报请性公文最常用报告、请示和议案;④公布性公文最常用公告、通告、通报等;⑤通联性公文最常用函;⑥记录性公文最常用纪要。
(5)保密程度:
包括绝密、机密和秘密。
保密程度会随着时间而变化,有的可能变成普通文件。
(6)办文时限:
包括特急件、加急件和平件。
紧急电报分为特提、特急、加急和平急。
二、公文格式
1版头
公文首页红色分隔线以上部分称版头。
(1)份号:
6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。
(2)密级和保密期限:
3号黑体字顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
(3)紧急程度:
3号黑体字顶格编排在版心左上角第三行。
(4)发文机关:
发文机关全称或规范化简称、发文机关全称或规范化简称加“文件”二字;居中排布,上边缘至版心上边缘35mm,小标宋体字,红色;联合行文的,主办机关名称在前,“文件”位于整个发文机关右侧。
(5)发文字号:
发文机关下空两行位置,居中排布;年份、发文号用阿拉伯数字;年份标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文号不加“第”,编虚位(即1不编01),在数字后加“号”字;上行为发文号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处于同一行。
(6)签发人:
“签发人”加全角冒号和签发人姓名,居右空一字,编排在发文机关下空两行位置;“签发人”用3号仿宋,签发人姓名用3号楷体;多个签发人时,签发人姓名按照发文机关顺序从左到右、自上而下编排,每行两个,左右对齐。
(7)分隔线:
发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线;
2主体
(1)标题:
2号小标宋体,编排于红色分隔线下空两行位置,分一行或多行居中排布;回行时要注意排列对称,长短适宜,使用梯形或菱形。
(2)主送机关:
标题下空一行位置,居左顶格,回行仍顶格,最后用全角冒号;如主送机关过多而首页不能显示公文时,应将主送机关移到版记。
(3)正文:
首页必须显示正文;用3号仿宋体,编排于主送机关名称下一行;文中结构层用“一、”、“
(一)”、“1.”、“
(1)”标注,一层用黑体,二层用楷体,三层和四层用仿宋。
(4)附件说明:
正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称;附件名称后不加标点;多个附件用阿拉伯数字标注;名称回行应与上一行附件名称首字对齐。
(5)印章:
端正、居中下压署名和成文日期,印章顶端应当距正文(或附件说明)一行之内;联合行文时按顺序排列,下压各自机关署名,印章之间不得相交,印章两端不得超出版心,顶端距正文(或附件说明)一行之内。
(6)发文机关署名:
成文日期之上、以成为日期居中编排发文机关署名;联合行文时上顶各自印章排列,最后一个机关署名以成文日期居中编排;不加盖印章的公文,在正文(或附件说明)下空一行右空两字编排署名,署名下编排日期,首字比署名右移两字,日期长于署名的,日期右空两字编排;不加盖印章的联合行文,先编排主办机关署名,其余依次向下编排。
(7)签名章:
正文(或附件说明)下空两行右空四字加盖签名章,签名章左空二字标签发人职务;签名章下空一行右空四字编排成文日期;联合行文时先编排主办机关,其余依次向下居中排列,每行只编排一个机关;签发人职务应标全称;签名章一般用红色。
(7)成文日期:
署名或签名章下,右空四字编排。
阿拉伯数字标全年、月、日,年份全称,月、日不编虚位。
(8)附注:
居左空两字加圆括号编排在成文日期下一行。
(9)附件:
另面排版,在版记之前,与正文一起装订;“附件”二字及附件顺序号用3号黑体顶格编排在版心左上角第一行;附件标题居中编排在版心第三行;附件顺序号和附件标题应与附件说明表述一致;附件要求格式同正文;如不能与正文一起装订,应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号,在其后标注“附件”及其顺序号。
注意:
公文排版后所剩空白不足以容下印章、签名章或署名、成文日期时,可调整行距、字距。
3版记
(1)分隔线:
与版心等宽;首条和末条分隔线用粗线,中间分隔线用细线;首条分隔线位于版记第一个要素之上,末条分隔线与版心下边缘重合。
(2)抄送机关:
4号仿宋,印发机关和日期上一行、左右各空一字编排;“抄送”二字后加全角冒号和机关名称,回行时与冒号后首字对齐,最后一个抄送机关后加句号;“主送”移到版记的,与“抄送”同;既有主送,又有抄送的,主送位于抄送之上,中间不加分隔线。
(3)印发机关和日期:
4号仿宋体,末条分隔线之上;印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份标全称,月日不编虚位,后加“印发”二字;版记中其他要素用细分割线与机关、日期隔开。
(4)页码:
4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心边缘之下,左右各放一条一字线;一字线下距版心下边缘7mm;单页码居右空一字,双页码居左空一字;版记页前有空白的,空白页和版记页都不排页码;附件与正文一起装订时,页码连续编排。
4横排表格
A4纸型的表格编排时,页码位置与公文其他页码一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。
5特定格式
(1)信函:
(2)命令:
(3)纪要:
6版面
(1)幅面:
A4,210mm×297mm。
(2)页边与版心:
天头为37mm±1mm,订口为28mm±1mm,版心为156mm×225mm。
(3)字体和字号:
格式各要素3号仿宋。
(4)行数和字数:
每面22行,每行28字,撑满版心。
(5)颜色:
一般为黑色。
三、公文行文
1行文关系
(1)隶属:
同一系统内的上下级,分为直接与间接两种。
(2)业务指导:
上级业务主管部门与下级业务指导部门之间有指导与被指导关系,如市委宣传部与县委宣传部。
(3)平行:
同一系统的平级机关以及同一机关的各部门之间。
(4)不相隶属:
非同一组织的机关与部门之间。
人民团体与企事业之间,无论级别高低都不相隶属。
2行文方向与方式
(1)上行:
①逐级行文。
上行最基本行文;②多级行文;③越级行文。
特殊情况才越级,如重大紧急事故、跟上级有关的争议或检举等。
(2)下行:
①逐级行文。
下行一般以逐级为宜;②多级行文;③直达行文。
直接发到基础或人民群众。
一般是重要法规和政策,通过新闻媒体传播。
(3)平行:
同级机关或不相隶属机关,一般直接行文。
平行文一般使用公函,不能互行报请性公文和指挥性公文。
特别注意,向同级主管部门请求批准或主管部门答复审批,应当使用平行文。
3行文规则
(1)注重实效。
(2)按职权行文:
①上级下级各司其职;②各部门可以向下级部门行文,但非经党委(政府)授权,不得向下级党委(政府)行文。
授权的行文应标注“经党委(政府)同意”字样;③符合文种要求,如不属于规定范围的机关、企事业无权使用“命令”文种。
(3)按隶属行文:
上行文或下行文,平行的一般用函。
(4)一般逐级行文:
一般不得逐级行文。
(5)认定主送与抄送:
①上行文。
原则上主送一个机关,根据需要抄送相关上级和同级,不得抄送下级。
非批准不得向上级机关报送公文。
双重领导的机关上行文,必要时抄送另一个上级;②下行文。
主送受理机关,抄送相关机关或发文机关的上级机关。
双重领导的下级,必要时抄送另一上级;③请示不得同时抄送下级,因为请示尚未获得批准,一旦抄送工作被动。
(6)联合行文必须同级:
属于党委、政府各自职权范围的工作不得联合行文;党委、政府的部门依据职权可以互相行文;部门内设机构处办公厅(室)外不得对外正式行文。
四、法定公文
1决定
(1)类别:
政策性、部署性和惩罚性。
(2)写作:
①标题采用标准式标题;②主送机关可置于正文前,也可置于版记的抄送机关之上;③主送置于版记时,成文日期或会议通过日期应加括号标注在标题下方,成为题注;④正文包括决定依据、决定事项和执行要求;⑤以“为此,特作如下决定”或“现就××作出如下决定”为过渡。
(3)决定与决议:
①决议必须经会议表决通过,决定可直接作出;②决议内容宽泛,不作具体工作部署。
决定多用于布置工作;③决议必须在标题下标注会议通过日期。
2通知
(1)特点:
使用面宽;用途广泛;使用频率高。
外号“公文轻骑兵”。
(2)发布性通知:
①规范性文件一般用“发布”、“颁布”,一般文件常用“印发”;②常用语“现发布××,自年月日起施行”“或现将××印发给你们,请认真贯彻执行”;③发布性内容要加内书名号。
(3)指示性通知:
包括通知缘由、通知事项和执行要求三部分。
(4)知照性通知:
一般“特此通知”作结。
(5)转发性通知:
①附件是实际上的正件,正文后不必标注附件说明;②被转发、批转的公文不要添加书名号;③原件的版头与版记删除,通知的版记置于被转发文件之后;④允许将转发、批转前面的介词“关于”省略。
(3)决定、通知与意见:
①意见可上、平、下行,通知可下、平行,决定只能下行;②决定用于重大事项,通知其次,意见较具体、较说理;③决定指令性最强,通知其次,意见兼具指令和指导效用。
3公告
(1)特点:
①郑重性。
只限于国家权利机关或高层国家机关,一般机关、团体不能制发;②周知性;③新闻性。
(2)类别:
①向国内外宣布重要事项。
如新华社授权发布卫星发射,人大发布法规等;②宣布法定事项。
专利公告、破产公告等。
公务员招考应发布公告。
(3)写作:
标题一种是发文机关加文种,一种只写“公告”。
公告不列主送、抄送机关,但要有落款和日期。
(4)公告与公报:
两者都用于发布重大事项,制发级别高,行文严肃庄重;公告行文简略,有的甚至只有一两句话。
而公报内容详尽,篇幅长。
4通告
(1)特点:
①广泛性。
各级机关和企事业都可使用,宣布各种内容都可使用;②规定性;③专业性。
(2)类别:
法规性公告和事务性通告。
(3)写作:
通常使用发文机关、事由、文种三项齐全的标题,也可省略一或两项。
(4)公告与通告:
①知照范围。
前者面向国内外,后者面向一定区域群众;②性质。
前者重在知照性,后者兼有知照和约束;③发布方式。
前者一般通过新闻媒体,后者通常张贴或广播。
5报告
下级向上级汇报工作。
(1)特点:
沟通性;陈述性;单向性。
(2)类别:
①按写作时间分为定期报告和不定期报告;②按内容性质分为工作报告、情况报告、答复报告和随文报告。
(3)写作:
报告缘由、情况与问题、今后工作打算和尾语。
6请示
(1)特点:
①单一性。
只有一个主题和一个主送机关;②期复性。
期望得到答复,对应文种为“批复”;③紧迫性。
(2)写作:
请示缘由、请示事项和尾语。
(3)请示与报告:
①前者期望上级意见,后者下情上达;②前者事前行文,后者均可;③前者篇幅短,后者篇幅较长;④前者有答复,后者一般没有。
7批复
(1)特点:
①针对性。
针对“请示”而设的;②结论性;③及时性。
(2)写作:
①标题由发文机关、事由和文种组成;②主送只写一个;③正文包括批复引语、批复意见和尾语。
8通报
(1)特点:
典型性;说理性。
(2)类别:
按内容分为表彰性、批评性和情况通报;按形式分为直述性和转述性通报。
(3)写作:
主要事实、分析评论和决定与要求。
9函
(1)特点:
①多向性:
主要平行文,也可上行或下行;②灵活性:
任何一级机关、团体都可使用;③有效性:
都具有法律效力。
(2)类别:
从行文,分为发函和复函;从内容,分为商洽函、询复函和求批审批函。
(3)写作:
①使用只标发文机关而不标文件的信函格式;②发文字号中嵌入“函”字,单独编发函号;③文号置于武文线下,标题右上方,密级、紧急置于标题左上方;④标题写明发文机关、事由和文种;⑤正文包括函请缘由、函请事项和尾语。
(4)函与请示:
前者向同级或不相隶属机关请求批准,后者向有隶属关系的上级请求批准。
五、公文拟制
1草拟与会签
(1)草拟:
又称拟稿。
(2)会签:
又称会稿。
2审核与签发
(1)审核:
又称核稿,由发文机关办公厅(室)负责。
(2)签发:
①主要是本机关负责人审批签发;②重要行文和上行文由机关主要负责人签发;③党委、政府办公厅根据授权制发的公文,由授权机关负责人签发;④联合发文由所有联署机关负责人会签;⑤签发公文,应签署意见、姓名和日期。
圈阅或签名的视为同意。
六、公文办理
1收文
(1)签收:
签字或盖章,注明时间。
(2)登记。
(3)初审:
①符合规定的拟办意见送负责人批示;②不符合规定的退回录文单位并说明理由;③不属于本单位职权的,退回交办的文秘部门。
(4)承办:
①阅知公文确定范围后分送;②批办公文草拟意见报送领导批示或转有关部门办理;③紧急公文应明确办理时限。
(5)传阅。
(6)催办:
紧急公文由专人负责。
(7)答复。
2发文
(1)复核:
审批、内容、文种、格式等。
(2)登记:
确定发文字号、分送范围和印制份数等。
(3)印制:
涉密注意场所。
(4)核发。
3涉密
涉密公文应通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或收发件机关机要收发人员传递,通过密码电报或符合保密规定的信息系统进行传输。
4归档
联合行文的,由主办机关归档。
机关负责人兼职过程中形成的公文,由简直机关归档。
七、公文管理
1清退
(1)范围:
发文机关收回需退文件和收文机关收回传阅、送阅文件。
一般包括涉密文件、有重大错误的文件、送领导和有关人员传阅的文件、征求意见的文件、审阅意见的文件、审阅文件和未经本人审阅的领导讲话材料等。
(2)通知清退。
(3)清点核对。
(4)清退交接。
2保管
(1)专人负责;
(2)专门地点;
(3)保密文件注意存放保密设施;
(4)文件放置化学用品损害;
(5)文件按照立卷类目、平时归卷、正式立卷、按期归档的步骤进行。
3立卷归档
把一年内办毕的有保存价值的公文,系统整理成案卷,转为档案保存。
(1)意义:
便于查找利用;有利于保护公文;为档案工作奠定基础。
(2)原则:
①保持公文之间的历史联系;②区分公文保存价值。
保管期限是永久、长期(16至50年)和短期(15年以下)。
反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的是永久;③便于保管和查找利用。
(3)范围:
文书部门负责,档案部门指导、监督。
立卷归档的范围是本机关、单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件。
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