1、TUMAIL公共基础知识之公文笔记公文一、公文1公文概念（1）公文：广义包括法定公文、专用公文和事务文书；狭义指法定公文和专用公文。（2）法定公文：又称通用公文，在机关、团体、企事业单位中普遍通行，具有法定效力和规范格式的公文。（3）专用公文：局限在一定部门和特定业务范围内根据特殊需要使用的公文。（4）事务文书：又称业务文书或日用文书，是机关、团体企事业单位中处理日常事务所使用的非正式文件统称，如计划、总结、简报、记录等。2公文特点（1）法定作者：机关、社会团体和企事业单位；机关、团体和企事业单位的作者；秘书等是草拟公文，不是法定作者；伪造、变造公文的按扰乱公共秩序罪处罚。（2）法定效力：发文
2、机关的地位和职权大小；公文内容重要程度；公文的时效。没有一份公文永远有效。（3）特定格式：统一的种类、名称、格式及处理方式。3公文语言庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。4公文类别（1）适用范围：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15类。（2）公文来源：收文和发文。两者不绝对，可转化。如收到上级的文件再向下级转发。（3）行文方向：下行文是向下级发送的，包括命令（令）、决定、通知、公告、通告、通报、批复、纪要等；上行文是向上级呈送的，包括报告和请示；平行文是同级或不相隶属机关之间的行文，包括函和议案。议案是政府向同级人大提审的；意见可作
3、上、平、下行文使用。通知偶尔作平行文。函偶尔作上、下行文。纪要可作上、平、下行文。（4）性质作用：法规性公文包括条例、规定、办法、细则等，通常以命令、公告和通知等发布；指挥性公文最常用命令、决定、通知、意见、批复等；报请性公文最常用报告、请示和议案；公布性公文最常用公告、通告、通报等；通联性公文最常用函；记录性公文最常用纪要。（5）保密程度：包括绝密、机密和秘密。保密程度会随着时间而变化，有的可能变成普通文件。（6）办文时限：包括特急件、加急件和平件。紧急电报分为特提、特急、加急和平急。二、公文格式1版头公文首页红色分隔线以上部分称版头。（1）份号：6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一
4、行。（2）密级和保密期限：3号黑体字顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。（3）紧急程度：3号黑体字顶格编排在版心左上角第三行。（4）发文机关：发文机关全称或规范化简称、发文机关全称或规范化简称加“文件”二字；居中排布，上边缘至版心上边缘35mm，小标宋体字，红色；联合行文的，主办机关名称在前，“文件”位于整个发文机关右侧。（5）发文字号：发文机关下空两行位置，居中排布；年份、发文号用阿拉伯数字；年份标全称，用六角括号“”括入；发文号不加“第”，编虚位（即1不编01），在数字后加“号”字；上行为发文号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处于同一行。（6）签发人：“签发人
5、”加全角冒号和签发人姓名，居右空一字，编排在发文机关下空两行位置；“签发人”用3号仿宋，签发人姓名用3号楷体；多个签发人时，签发人姓名按照发文机关顺序从左到右、自上而下编排，每行两个，左右对齐。（7）分隔线：发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线；2主体（1）标题：2号小标宋体，编排于红色分隔线下空两行位置，分一行或多行居中排布；回行时要注意排列对称，长短适宜，使用梯形或菱形。（2）主送机关：标题下空一行位置，居左顶格，回行仍顶格，最后用全角冒号；如主送机关过多而首页不能显示公文时，应将主送机关移到版记。（3）正文：首页必须显示正文；用3号仿宋体，编排于主送机关名称下一行；文中结
6、构层用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注，一层用黑体，二层用楷体，三层和四层用仿宋。（4）附件说明：正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称；附件名称后不加标点；多个附件用阿拉伯数字标注；名称回行应与上一行附件名称首字对齐。（5）印章：端正、居中下压署名和成文日期，印章顶端应当距正文（或附件说明）一行之内；联合行文时按顺序排列，下压各自机关署名，印章之间不得相交，印章两端不得超出版心，顶端距正文（或附件说明）一行之内。（6）发文机关署名：成文日期之上、以成为日期居中编排发文机关署名；联合行文时上顶各自印章排列，最后一个机关署名以成文日期居中编排；不加盖印章的公文
7、，在正文（或附件说明）下空一行右空两字编排署名，署名下编排日期，首字比署名右移两字，日期长于署名的，日期右空两字编排；不加盖印章的联合行文，先编排主办机关署名，其余依次向下编排。（7）签名章：正文（或附件说明）下空两行右空四字加盖签名章，签名章左空二字标签发人职务；签名章下空一行右空四字编排成文日期；联合行文时先编排主办机关，其余依次向下居中排列，每行只编排一个机关；签发人职务应标全称；签名章一般用红色。（7）成文日期：署名或签名章下，右空四字编排。阿拉伯数字标全年、月、日，年份全称，月、日不编虚位。（8）附注：居左空两字加圆括号编排在成文日期下一行。（9）附件：另面排版，在版记之前，与正文一
8、起装订；“附件”二字及附件顺序号用3号黑体顶格编排在版心左上角第一行；附件标题居中编排在版心第三行；附件顺序号和附件标题应与附件说明表述一致；附件要求格式同正文；如不能与正文一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号，在其后标注“附件”及其顺序号。注意：公文排版后所剩空白不足以容下印章、签名章或署名、成文日期时，可调整行距、字距。3版记（1）分隔线：与版心等宽；首条和末条分隔线用粗线，中间分隔线用细线；首条分隔线位于版记第一个要素之上，末条分隔线与版心下边缘重合。（2）抄送机关：4号仿宋，印发机关和日期上一行、左右各空一字编排；“抄送”二字后加全角冒号和机关名称，回行时与冒号后首字对
9、齐，最后一个抄送机关后加句号；“主送”移到版记的，与“抄送”同；既有主送，又有抄送的，主送位于抄送之上，中间不加分隔线。（3）印发机关和日期：4号仿宋体，末条分隔线之上；印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份标全称，月日不编虚位，后加“印发”二字；版记中其他要素用细分割线与机关、日期隔开。（4）页码：4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心边缘之下，左右各放一条一字线；一字线下距版心下边缘7mm；单页码居右空一字，双页码居左空一字；版记页前有空白的，空白页和版记页都不排页码；附件与正文一起装订时，页码连续编排。4横排表格A4纸型的表格编排时，页码位置与公文其他页码
10、一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。5特定格式（1）信函：（2）命令：（3）纪要：6版面（1）幅面：A4,210mm297mm。（2）页边与版心：天头为37mm1mm，订口为28mm1mm，版心为156mm225mm。（3）字体和字号：格式各要素3号仿宋。（4）行数和字数：每面22行，每行28字，撑满版心。（5）颜色：一般为黑色。三、公文行文1行文关系（1）隶属：同一系统内的上下级，分为直接与间接两种。（2）业务指导：上级业务主管部门与下级业务指导部门之间有指导与被指导关系，如市委宣传部与县委宣传部。（3）平行：同一系统的平级机关以及同一机关的各部门之间。（4）不相隶属：非同一组
11、织的机关与部门之间。人民团体与企事业之间，无论级别高低都不相隶属。2行文方向与方式（1）上行：逐级行文。上行最基本行文；多级行文；越级行文。特殊情况才越级，如重大紧急事故、跟上级有关的争议或检举等。（2）下行：逐级行文。下行一般以逐级为宜；多级行文；直达行文。直接发到基础或人民群众。一般是重要法规和政策，通过新闻媒体传播。（3）平行：同级机关或不相隶属机关，一般直接行文。平行文一般使用公函，不能互行报请性公文和指挥性公文。特别注意，向同级主管部门请求批准或主管部门答复审批，应当使用平行文。3行文规则（1）注重实效。（2）按职权行文：上级下级各司其职；各部门可以向下级部门行文，但非经党委（政府）
12、授权，不得向下级党委（政府）行文。授权的行文应标注“经党委（政府）同意”字样；符合文种要求，如不属于规定范围的机关、企事业无权使用“命令”文种。（3）按隶属行文：上行文或下行文，平行的一般用函。（4）一般逐级行文：一般不得逐级行文。（5）认定主送与抄送：上行文。原则上主送一个机关，根据需要抄送相关上级和同级，不得抄送下级。非批准不得向上级机关报送公文。双重领导的机关上行文，必要时抄送另一个上级；下行文。主送受理机关，抄送相关机关或发文机关的上级机关。双重领导的下级，必要时抄送另一上级；请示不得同时抄送下级，因为请示尚未获得批准，一旦抄送工作被动。（6）联合行文必须同级：属于党委、政府各自职权范
13、围的工作不得联合行文；党委、政府的部门依据职权可以互相行文；部门内设机构处办公厅（室）外不得对外正式行文。四、法定公文1决定（1）类别：政策性、部署性和惩罚性。（2）写作：标题采用标准式标题；主送机关可置于正文前，也可置于版记的抄送机关之上；主送置于版记时，成文日期或会议通过日期应加括号标注在标题下方，成为题注；正文包括决定依据、决定事项和执行要求；以“为此，特作如下决定”或“现就作出如下决定”为过渡。（3）决定与决议：决议必须经会议表决通过，决定可直接作出；决议内容宽泛，不作具体工作部署。决定多用于布置工作；决议必须在标题下标注会议通过日期。2通知（1）特点：使用面宽；用途广泛；使用频率高。
14、外号“公文轻骑兵”。（2）发布性通知：规范性文件一般用“发布”、“颁布”，一般文件常用“印发”；常用语“现发布，自年月日起施行”“或现将印发给你们，请认真贯彻执行”；发布性内容要加内书名号。（3）指示性通知：包括通知缘由、通知事项和执行要求三部分。（4）知照性通知：一般“特此通知”作结。（5）转发性通知：附件是实际上的正件，正文后不必标注附件说明；被转发、批转的公文不要添加书名号；原件的版头与版记删除，通知的版记置于被转发文件之后；允许将转发、批转前面的介词“关于”省略。（3）决定、通知与意见：意见可上、平、下行，通知可下、平行，决定只能下行；决定用于重大事项，通知其次，意见较具体、较说理；决
15、定指令性最强，通知其次，意见兼具指令和指导效用。3公告（1）特点：郑重性。只限于国家权利机关或高层国家机关，一般机关、团体不能制发；周知性；新闻性。（2）类别：向国内外宣布重要事项。如新华社授权发布卫星发射，人大发布法规等；宣布法定事项。专利公告、破产公告等。公务员招考应发布公告。（3）写作：标题一种是发文机关加文种，一种只写“公告”。公告不列主送、抄送机关，但要有落款和日期。（4）公告与公报：两者都用于发布重大事项，制发级别高，行文严肃庄重；公告行文简略，有的甚至只有一两句话。而公报内容详尽，篇幅长。4通告（1）特点：广泛性。各级机关和企事业都可使用，宣布各种内容都可使用；规定性；专业性。（
16、2）类别：法规性公告和事务性通告。（3）写作：通常使用发文机关、事由、文种三项齐全的标题，也可省略一或两项。（4）公告与通告：知照范围。前者面向国内外，后者面向一定区域群众；性质。前者重在知照性，后者兼有知照和约束；发布方式。前者一般通过新闻媒体，后者通常张贴或广播。5报告下级向上级汇报工作。（1）特点：沟通性；陈述性；单向性。（2）类别：按写作时间分为定期报告和不定期报告；按内容性质分为工作报告、情况报告、答复报告和随文报告。（3）写作：报告缘由、情况与问题、今后工作打算和尾语。6请示（1）特点：单一性。只有一个主题和一个主送机关；期复性。期望得到答复，对应文种为“批复”；紧迫性。（2）写作
17、：请示缘由、请示事项和尾语。（3）请示与报告：前者期望上级意见，后者下情上达；前者事前行文，后者均可；前者篇幅短，后者篇幅较长；前者有答复，后者一般没有。7批复（1）特点：针对性。针对“请示”而设的；结论性；及时性。（2）写作：标题由发文机关、事由和文种组成；主送只写一个；正文包括批复引语、批复意见和尾语。8通报（1）特点：典型性；说理性。（2）类别：按内容分为表彰性、批评性和情况通报；按形式分为直述性和转述性通报。（3）写作：主要事实、分析评论和决定与要求。9函（1）特点：多向性：主要平行文，也可上行或下行；灵活性：任何一级机关、团体都可使用；有效性：都具有法律效力。（2）类别：从行文，分为
18、发函和复函；从内容，分为商洽函、询复函和求批审批函。（3）写作：使用只标发文机关而不标文件的信函格式；发文字号中嵌入“函”字，单独编发函号；文号置于武文线下，标题右上方，密级、紧急置于标题左上方；标题写明发文机关、事由和文种；正文包括函请缘由、函请事项和尾语。（4）函与请示：前者向同级或不相隶属机关请求批准，后者向有隶属关系的上级请求批准。五、公文拟制1草拟与会签（1）草拟：又称拟稿。（2）会签：又称会稿。2审核与签发（1）审核：又称核稿，由发文机关办公厅（室）负责。（2）签发：主要是本机关负责人审批签发；重要行文和上行文由机关主要负责人签发；党委、政府办公厅根据授权制发的公文，由授权机关负责
19、人签发；联合发文由所有联署机关负责人会签；签发公文，应签署意见、姓名和日期。圈阅或签名的视为同意。六、公文办理1收文（1）签收：签字或盖章，注明时间。（2）登记。（3）初审：符合规定的拟办意见送负责人批示；不符合规定的退回录文单位并说明理由；不属于本单位职权的，退回交办的文秘部门。（4）承办：阅知公文确定范围后分送；批办公文草拟意见报送领导批示或转有关部门办理；紧急公文应明确办理时限。（5）传阅。（6）催办：紧急公文由专人负责。（7）答复。2发文（1）复核：审批、内容、文种、格式等。（2）登记：确定发文字号、分送范围和印制份数等。（3）印制：涉密注意场所。（4）核发。3涉密涉密公文应通过机要交
20、通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或收发件机关机要收发人员传递，通过密码电报或符合保密规定的信息系统进行传输。4归档联合行文的，由主办机关归档。机关负责人兼职过程中形成的公文，由简直机关归档。七、公文管理1清退（1）范围：发文机关收回需退文件和收文机关收回传阅、送阅文件。一般包括涉密文件、有重大错误的文件、送领导和有关人员传阅的文件、征求意见的文件、审阅意见的文件、审阅文件和未经本人审阅的领导讲话材料等。（2）通知清退。（3）清点核对。（4）清退交接。2保管（1）专人负责；（2）专门地点；（3）保密文件注意存放保密设施；（4）文件放置化学用品损害；（5）文件按照立卷类目、平时归卷、正式立卷、按期归档的步骤进行。3立卷归档把一年内办毕的有保存价值的公文，系统整理成案卷，转为档案保存。（1）意义：便于查找利用；有利于保护公文；为档案工作奠定基础。（2）原则：保持公文之间的历史联系；区分公文保存价值。保管期限是永久、长期（16至50年）和短期（15年以下）。反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的是永久；便于保管和查找利用。（3）范围：文书部门负责，档案部门指导、监督。立卷归档的范围是本机关、单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件。
