1009招标采购管理手册修订版.docx
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1009招标采购管理手册修订版
新银基地产流程管理文件
招标采购管理手册
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批准
日期
修订记录
日期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
一、公司招投标管理办法
1目的
1.1为进一步规范招投标管理工作,加强对招投标行为的监督,保护公司利益,并有效利用市场竞争机制降低成本,保证项目质量,明确各部门职责,特制定本办法。
2管理原则
2.1“公开、公平、公正”的市场竞争原则:
公司的领导和员工均可以在规定期限内推荐投标单位,所有被推荐的投标单位必须进行资格预审,没有通过资格预审的单位不具备投标资格。
入围的投标单位一经确定不得随意变更;
2.2保密原则:
对招标的各种相关信息必须保密。
要做好标底、投标文件、评标、定标等内容的保密工作,以防影响招标的公正与效果;
2.3全面招标原则:
凡是符合招标条件的项目工程的设计、施工、监理等合作单位选择及设备材料采购等都要以招标方式确定;
2.4整体招标原则:
禁止将项目肢解或化整为零,规避招标;
2.5事前预算原则:
施工类工程在招标前,应先根据施工图预算编制标底。
不提倡在无标底的情况下,进行费率招标。
2.6资质审查原则:
所有投标单位都要经过严格的资质预审,符合项目要求的投标单位才有资格参加项目投标;
2.7合理低价中标原则:
选择的中标单位应是在满足招标综合要求的前提下,质量优良且报价较低、合理。
不提倡无原则的最低价中标;
2.8配合沟通原则:
整个招标过程中,各关联部门之间应积极配合,保持沟通,共同协作完成招标。
3适用范围
3.1公司范围内所有工程经济活动,包括公司项目开发建设过程中的勘察、设计、监理、施工、装修等合作单位的选择,材料、安装、设备的采购等均应按本办法进行招标;
3.2营销策划类招标采购按照营销推广类采购管理流程执行;
3.3日常办公用品的采购工作,其具体操作流程和相关规定按公司行政采购管理制度执行;
3.4某些地方性企业实质性垄断项目及本公司确定了长期合作伙伴关系的项目可以不进行公开招标,采取议标或直接采购方式进行合作沟通和合同谈判即可。
4机构设置与工作职责
4.1公司招标委员会
4.1.1由公司领导及各部门专业人士组成。
组织架构如下:
人员组成
主要职责
是否具有定标表决权
是否参加评标
招标委员会主任
总经理
最终确定中标人及中标价格等要素,是公司招标的第一责任人,具有一票否决权。
不参与投票,当表决结果票数持平时进行最终决策
必要时方参加评标
常务主任
成本总监
负责监督招标工作的实施
是
不需直接参加评标
招标委员会副主任
①分管工程副总经理
组织协调实施工程类招标工作,参与审核其他类招标的评标方案、评标报告,确保招标委员会的自律性和公正性。
是
本专业类别评标时必须参加
②分管设计副总经理
组织协调实施设计类招标工作,参与审核其他类招标的评标方案、评标报告,确保招标委员会的自律性和公正性。
是
本专业类别评标时必须参加
③分管营销副总经理
组织协调营销类招标工作,参与审核其他类招标的评标方案、评标报告,确保招标委员会的自律性和公正性。
是
本专业类别评标时必须参加
技术类评标委员
①设计部经理②设计专业工程师③项目部经理④项目部专业工程师⑤其他相关专业(如:
销售、策划、招采)管理及技术人员
负责审查投标人投标方案的合理性、可操作性,审核投标人资质是否符合招标文件要求,审查样品是否符合要求
是
每次至少抽选3人参加,其中本专业(设计、工程、销售、策划等)人员至少2人
商务类评标委员
①成本管理经理②造价专业工程师③招标采购部经理④招标专业工程师
负责工程量清单标底的编制、审核,审查投标人报价的准确性、合理性、真实性。
审核投标人资质是否符合公司要求,审查付款方式是否合理
是
每次至少抽选2人参加,其中成本管理部至少1人
其他类委员
①法律顾问
②监察审计经理
法律顾问审核招标投标文件及其相关合同的合规性,监察审计部经理负责监督、抽查招标程序的合理性和公平、公开、公正性
否
每次至少有1人在评标现场全程监督
4.2招标委员会主要职责
4.2.1审定招标计划、招标方式、招标文件;
4.2.2决定招标小组成员、评标委员;
4.2.3审定评标原则和评标办法;
4.2.4审定拟邀请的投标人;
4.2.5审定中标人。
4.3招标小组
4.3.1组长由总经理担任,组员至少包括招标采购部经理、招标专业工程师、招标专业类别(如设计、工程等)主管副总、部门经理和专业工程师、成本管理部人员、财务人员、监察审计人员等。
每次的评标委员具体人选(具有表决权的人数必须为奇数)依据招标委员会人员是否参加评标情况由招标采购部在制定专项招标计划时拟定(营销类采购由营销管理部拟定),报招标委员会批准。
其主要职责是:
4.3.1.1招标小组是公司单次招标工作的决策机构,从招标委员会中抽选并代表其履行职责;
4.3.1.2主持开标和评标,确定中标单位;
4.3.1.3进行合同评审。
4.3.2招标采购部是公司除营销类采购外的招投标活动主导部门,其主要职责是:
4.3.2.1负责制定年/月度招标计划和专项工作招标计划,并报运营管理部审核确定后,在监察审计部备案;
4.3.2.2负责牵头筹建招标小组;
4.3.2.3编制、汇总招标文件及评标办法;
4.3.2.4负责招标活动的对外联络,组织实地考察、发标、答疑;
4.3.2.5负责组织本公司招标工作的整个过程,具体包括:
组织投标单位的资格预审,组织接标、回标、开标、评标(技术标由项目、设计或营销等相关专业部门配合,商务标由成本部、财务配合),合理控制整个招标工作进度,并负责中标通知书发放和招标资料的收集、整理、归档、保存(行政管理部配合);
4.3.2.6审核投标单位的营业执照(注意是否年检、有效期限)、有关资质证件、授权委托书(注意权限)、专利证书等的真实性;
4.3.2.7组织合同谈判、合同的评审;
4.3.2.8负责组织安排全过程的招标小组的会务,在上述各阶段的招标工作中,以招标部为主持者;
4.3.2.9建立招标材料价格及供应商信息库。
4.3.3项目、设计等相关专业部门是公司招投标活动的主责部门,其主要职责是:
4.3.3.1在招标工作的准备阶段为招标采购部提供相应的技术参数和具体要求;
4.3.3.2负责招标文件中的技术标的编写;
4.3.3.3作为招标小组成员参与招标活动的全过程,如投标单位的资格预审、实地考察、答疑、开标、评标等;
4.3.3.4在评标环节负责技术标的评定;
4.3.3.5在合同审核时负责技术、工期、甲方乙方权利义务等类条款的审核;
4.3.3.6审查投标单位提供的样品是否符合要求。
4.3.4成本管理部
4.3.4.1负责招标文件中的商务标的编写;
4.3.4.2作为招标小组成员参与招标活动的全过程,如投标单位的资格预审、实地考察、答疑、开标、评标等;
4.3.4.3在评标环节负责商务标的评定;
4.3.4.4在合同审核时负责商务类条款的审核。
4.3.5监察审计部
4.3.5.1全程监督整个招标过程的合规性,如发现招标程序或参与招标人员事实存在违规有权随时启动监察审计程序,必要时可向招标委员会报请叫停招标活动或重审评标结果;
4.3.5.2参与合同谈判和评审,并在合同会签时审核有无法律风险或漏洞。
4.3.6运营管理部
4.3.6.1负责制定和修改招标管理制度、流程及作业指引;
4.3.6.2跟踪检查招标计划的落实。
4.3.7财务管理部负责招标过程相关费用的收取和退还工作,并参与合同评审。
5招标工作程序及要求
5.1年度招标计划
5.1.1招标工作应配合公司年度经营工作需要有计划有组织地进行。
招标采购部应在每年(月)末根据下一年(月)度经营计划编制年(月)度招标计划报运营管理部审核确定后,在监察审计部备案,具体要求如下:
5.1.1.1新开项目:
项目开工前2个月内招标采购部牵头编制《项目总体招标计划表》,报招标委员会审批;
5.1.1.2在建项目:
招标采购部牵头编制完成下一年的《项目年度招标计划表》,并于当年12月25日前报批。
5.2专项招标工作流程
专项招标工作流程表
序号
工作内容
责任部门
最迟完成时间
备注
1
提报招标需要
需求部门(如项目、设计、销售、策划等)
进场前50日(大型设备类90日)
必须明确技术参数。
如果专业性较强,建议需求部门推荐投标单位
2
招标立项
招标采购部
——
见《招标采购立项审批表》
3
编制专项招标计划
招标采购部
进场前35日
提出详细的招标项目、时间计划、技术交底、入围单位名单、配合等要求,落实图纸,筹建招标小组组
4
编制招标文件
招标采购部组织,工程部和设计部负责技术部分,成本部负责商务部分
——
具体工作流程和操作要求根据招标类别不同,设计类招标参照《设计单位选择管理流程》,工程类招标参照《工程类招标管理流程》、《工程类评标管理作业指引》
5
发招标信息、投标邀请函
招标采购部
——
6
发标、答疑
招标采购部负责文件资料的收发、审查投标单位资质、组织答疑,财务部负责费用收取
——
7
开标
招标小组
——
8
评标
工程、设计部负责技术标,成本部负责商务标
——
9
定标
招标小组集体表决,监察审计部现场监督
进场前15日
招标小组组长主持
10
发中标通知
招标采购部
——
11
合同谈判
招标工作小组组长指派谈判代表
——
谈判人员提前做好谈判沟通和分工
12
合同签订
招标小组会审,律师审核
进场前3日
走合同签订审批表流程
13
合同交底
招标采购部
进场前1日
参照《合同交底作业指引》执行
14
进场
需求部门(如工程部、设计管理部等)对接
——
15
资料管理
招标采购部,行政部配合
合同签订后5日
招标资料的收集、整理、归档、保存工作
注:
招标委员会另有时间要求或经招标委员会审批同意调整的按其要求执行,不受此表最迟完成时间限制。
5.3以下单位不得参与投标:
5.3.1在与我公司合作历史上有不良纪录的单位,不得参与投标;
5.3.2新合作单位在其第一项重大工程项目未经验收合格前,不得再参加同类投标;
5.3.3资质不符合招标文件要求。
5.4对投标单位的实地考察原则上应在技术标开标前组织完成,对符合以下条件的投标单位可免于考察:
5.4.1以往中标单位(中标内容与本次招标内容相似)合作良好,经营资格满足本次招标条件,且查验以往考察报告内容无误的;
5.4.2本年内参加过同类项目投标,且已考察合格的。
5.5在评标过程中,如发现下列情况的,应否决投标人的投标文件:
5.5.1投标人相互串通投标报价,排挤其他投标人,损害本公司或者其他投标人的合法权益;
5.5.2投标人以他人名义投标或者以其他方式弄虚作假,骗取中标;
5.5.3投标单位向招标委员会成员行贿;
5.5.4开标后发现所有投标书皆不能满足招标要求;如各标价皆高出预期,不在合理报价范围之内。
5.6依本办法必须进行招标的项目的所有投标文件都被否决的,招标小组应当依照本办法重新招标
6奖惩规定
6.1员工发生以下行为时进行奖励
6.1.1.1发现招标文件范本或已发出招标文件存在漏洞,避免公司经济损失;
6.1.1.2举报招标活动中违反本办法的不正当行为,经公司查实。
6.2员工发生以下行为时进行处罚
6.2.1凡参与招标的员工违反规定,泄露应当保密的与招投标活动有关的情况和资料,一经查证,予以辞退。
必要时移交司法机关追究相应责任;
6.2.2凡参与开标的员工与他人串通,串标、围标,或收取他人财物为其谋取利益的,一经查证,予以辞退。
必要时移交司法机关追究相应责任;
6.2.3丢失招标文件或者投标文件的员工,第一次予以警告,第二次辞退;
6.2.4招标小组成员无重大、紧急工作时均不得迟到、早退或缺席招标工作会议,否则按公司考勤制度执行,必要时由监察审计部出具监察通报进行处罚。
7附则
7.1.1本办法自公司下发之日起执行。
1.1.1
二、设计单位选择管理流程
(一)流程图
(二)设计单位选择管理流程
1目的
1.1规范公司设计单位的选择。
在规定时间内确定出各项目设计单位,所选择的设计单位应达到分管副总制定的设计单位选择标准,且设计费用较低。
2适用范围
2.1设计单位选择流程适用于对概念设计、方案设计、园林设计、初步设计及施工图设计、销售中心设计、外立面设计、公共部分装饰设计等二次设计工作中设计单位的选择。
2.2流程始于分管副总制订出适宜的设计单位选择标准,止于与设计单位签订正式的设计合同。
输入:
Ø概念设计:
产品定位策划报告、策划草案
Ø方案设计:
产品定位策划报告、概念设计成果
Ø园林设计:
产品定位策划报告、方案设计成果
Ø初步设计及施工图设计:
方案设计文件
Ø外立面设计:
方案设计相关文件及施工图设计相关文件
Ø公共部分装饰设计:
施工图设计相关文件
输出:
《XX设计合同》
3术语和定义
4职责权限
4.1设计管理部
4.1.1确定设计单位范围和选择标准、选择方式;
4.1.2设计单位选择标准明确,主要从设计单位所在区域、设计资质、设计经验、设计能力、配合度等方面加以确定;
Ø设计单位设计资质应作较深入全面的审查,必要时做实地考察;
Ø设计合同应明确主要设计人员及团队;
Ø设计合同应明确设计内容、设计质量要求、设计计划、设计进度要求等事项;
Ø设计合同应尽量采用公司制定的标准合同范本;
Ø法律顾问对合同条款要认真把握;
Ø若方案设计单位不在概念设计单位中选择,则应在概念设计完结前选定;
Ø园林设计单位应在方案设计完结前选定;
Ø初步设计及施工图设计单位应在方案设计完结前选定。
4.2项目部
4.2.1参加地勘、施工图设计单位考察;
4.2.2参加地勘、建筑设计单位发标及答疑;
4.2.3参加地勘、建筑设计单位招标及评标;
4.2.4对地勘、建筑设计中标单位工作成果评价。
4.3营销管理部
4.3.1参加样板间、售楼处设计单位考察;
4.3.2参加样板间、售楼处设计单位发标及答疑;
4.3.3参加样板间、售楼处设计单位招标及评标;
4.3.4对样板间、售楼处设计中标单位工作成果评价。
4.4成本管理部
4.4.1负责设计合同的商务条款审查;
4.4.2负责合同的登记、保管,建立公司合同台帐。
4.5其他部门
4.5.1凡在本流程中未单独明确职责的部门,按《公司招投标管理办法》执行。
4.6招标小组
4.6.1招标小组组成:
由公司分管设计副总经理、设计管理部经理、分管工程副总经理、项目部经理、招标采购部经理、相关专业工程师和招标人员、监察审计部和财务管理部人员等组成;
4.6.2招标小组工作内容:
涉及设计类入围单位的确定、价格比对、招标、评标等。
5工作流程
5.1设计分管副总制定设计单位选择标准,设计单位选择标准包括:
设计资质要求、设计经验要求、配合度要求、本地或外地要求等;
5.2确定设计单位范围:
由设计管理部提交几个备选单位,报分管副总经理审批;
5.3设计管理部收集设计单位资质文件,主要包括设计资质证书复印件、设计经验成果资料、曾经服务过的客户、设计人员配备等资料;
5.4设计分管副总根据设计类型,判定设计单位选择是采用招标或直接委托;
5.5设计管理部负责拟定招标文件的技术要求,成本管理部编制商务要求(设计费、付款方式等),招标小组会签,设计主管副总审批。
如直接委托,招标文件需成本管理部审核。
5.6设计单位选定后,按《合同管理流程》签订合同。
5.7设计合同洽谈:
双方依据设计任务书要求达成合作意见,并形成会议纪要。
项目设计合同洽谈所需资料:
Ø概念设计:
用地控制指标、策划草案、概念设计任务书;
Ø方案设计:
选扯意见及设计条件、产品定位策划报告、方案设计任务书;
Ø园林设计:
选址意见及设计条件、产品定位策划报告(概念设计文件)、园林设计任务书;
Ø扩初设计及施工图设计:
地质勘察资料、方案设计初稿、扩初设计及施工图任务书;
Ø外立面设计:
方案设计文件、施工图、外立面设计任务书;
Ø销售中心、样板间设计:
卖场策划报告、设计条件、销售中心和样板间设计任务书。
5.8招标采购部组织各相关部门对设计单位进行评价,建立设计战略合作伙伴信息库,并负责关系维护。
三、工程类招标管理流程
(一)流程图
(二)工程类招标管理流程
1目的
1.1为了明确公司的招标范围、招标方式,规范公司的招投标活动,维护公司及供方的合法权益。
2适用范围
2.1适用于公司工程类、材料设备类别的招标、议标和直接采购等采购管理。
主要包括以下几类:
Ø勘察:
包括项目勘察、桩基检测、管线及沉降安全监测等。
Ø监理:
施工监理。
Ø造价咨询、招标代理机构、各类评估服务机构。
Ø工程施工:
包括桩基工程施工、降水支护、土方工程、土建安装工程、室内外装饰工程、市政道排工程、景观绿化工程、消防工程、污水处理、管线配套、弱电系统集成等。
Ø材料、设备:
包括涂料、面砖、石材、门窗、电梯、给排水设备、暖通设备、强弱电设备(允许市场化的)、安保设备等业主指定的材料或设备。
Ø允许市场化的专业配套工程。
Ø环境评价、环境监测、检测等。
3职责
部门
程序
招标采购部
成本管理部
项目部
设计管理部
1、制定招标计划
编制招标计划
提出预算或造价估算和面积或数量
提出进场时间、工期
提供图纸或材料设备选样定板清单及封样
2、供方考察
组织进行供方考察
参与或考察结果审核
参与考察并提供专业意见
重要材料及重要技术指标确认(样板确认)
3、编制招标文件
主持编制招标文件
编制经济条款
参与并提出意见
提供满足招标要求的图纸及技术文件编制
4、发出招标邀请
主持选择投标单位
参与选择投标单位
参与选择投标单位
参与选择投标单位
5、发标、答疑
主持发标、答疑会议
负责经济条款答疑
负责提出技术、工期及配合要求
技术标答疑
6、开标
主持接标、开标
参与开标
协助
协助
7、评标
组织评审,主持投标单位谈判
参与评标、负责评审经济标、监控谈判
参与评标和谈判
技术标评审
8、定标
招标委员会根据招标小组评标结果表决定标
9、中标通知
招标采购部负责发出中标通知,并组织合同评审和后续签订工作
10、资料管理
招标采购部指定专人负责招标资料的收集、整理、归档、保存
注:
招标小组由公司分管设计副总经理、设计管理部经理、分管工程副总经理、项目部经理、招标采购部经理、相关专业工程师和招标人员、财务管理部和监察审计部人员等组成。
4作业指引
4.1招标方式划分原则
4.1.1所有属于招标范围内的、单项合同估算金额在20万元以上的项目(包括材料、设备和工程等),必须实行招标选择合作单位,禁止将应统一招标的分部分项工程肢解或化整为零,规避招标;
4.1.2总金额在20万元以下的,由招标采购部提供三家以上合格供应商,会同相关部门约谈洽商,按照管理权责和合同管理制度执行。
4.1.3本规定所称招标包括:
公开招标、邀请招标和议标。
(1)公开招标:
必须采用公开招标方式的采用公开招标;
(2)邀请招标:
一般情况下都采用邀请招标方式;
(3)议标:
采取议标形式发包的项目,须符合下述任一条件:
a)总金额在20万元以上,
政府垄断工程;
因技术、市场原因造成实质性垄断,投标单位不足3家,且标的物无替代性的工程。
可采用议标形式确定合作单位;
b)原中标单位弃标或不按招标文件签约或履约不力,需另选合作单位,且后备单位不接受原中标价的项目。
c)议标单位:
原则上,议标单位须为2家以上;若为后备单位,取总询价最低、次低的2家投标单位。
4.1.4议标应按如下要求执行:
(1)参与议标的单位不得少于2家,常规工程应选择至少3家参与议标;
(2)议标的谈判必须由招标采购部、项目部、成本管理部相关人员同时参与,并按约谈结果填写《招标采购约谈记录》,约谈记录作为审批表附件同时报批;
4.1.5对价格进行约谈时,必须由招标采购部和成本管理部相关人员共同参与谈判,经办人填写《招标采购约谈记录》,作为审批表附件同时报批。
4.2招标采购部依据项目开发总体计划和项目部进场时间要求编制项目招采计划。
4.3招标采购立项:
4.3.1所有项目在招标前都必须进行招标立项审批。
4.3.2由招标采购部填写《招标采购立项审批表》,按招标采购立项审批表要求填写各项内容。
经审批后方可进入招标采购程序。
4.3.3所有签批过的《招标采购立项审批表》均需在运营管理部备案。
4.4招标采购需要时间约定(适用于公开/邀请招标项目)
序号
类别
工作时间(天)
备注
一
工程类招标
1.“工作时间”是从明确招标要求和明确采购要求之日起,要求而所需的时间。
2.招标要求和采购要求如产生实质性变化(如招标范围、招标方式、结构形式、品种、规格等变化),“工作时间”应自实质性变化明确后重新计算。
1
多层建筑
40
2
高层建筑
50
3
装饰装修工程
50
4
地质勘探工程
20
5
桩基工程
30
6
基坑支护工程
30
7
场区内道路及污水工程
30
8
供配电工程
30
9
路灯工程
30
10
智能化工程
30
11
消防工程
30
12
空调工程
30
13
配套工程
20
14
景观工程
40
二
工程物质类
1
大型设备
90
2
材料
40
3
半成品、成品
50
4
门窗
60
三
服务类
25
4.5投标人和中标人的确定基本原则
4.5.1投标人资格:
1)具有招标文件要求的资质证书,并为独立的企业法人;
2)承担过类似项目,并有良好的工作业绩和履约记录;
3)经营状况良好,财务状况正常;
4)在最近三年没有经济方面的严重违法行为;
5)近三年有良好的质量信誉和安全记录,投标当年和前一年没有发生重大质量事故和安全事故。
4.5.2投标人必须提供上述事项的证明文件,投标人拒不提供或提供虚假文件的,取消投标资格。
4.5.3有下列情况之一的,应当作废投标书并取消该投标人的投标资格:
1)投标书未密封的;
2)投标书未加盖本单位公章及法定代表人或其授权代表未签字的;
3)未按规定填写,内容不全或字迹模糊、辨认不清的;
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