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保险方面的forcemajeure、AllRisks;
法律方面的claim、rulesandregulations等等。
要真正读懂商务英语文章,译者必须懂得商务英语所涉及学科领域的相关知识,避免专业术语词汇普通化,否则轻则闹翻译笑话,重则将造成严重的经济损失。
2.商务文体的多样性
商务文体主要是指在商务和贸易活动中使用的文体。
商务文体涉及的领域颇广如商务信函、会议纪要、法律文书、备忘录、说明书、商业广告、通知、报告、演讲、协议或合同以及各种相关单据与表格等,具有实用性、多样性和行业性的特点。
按照其语言表现形式,可归纳为公文体、广告体和论说体三类。
不同的文体都有其本身特殊的语言规律。
因此,翻译的方法和技巧也不尽相同,如广告、商标等文体强调使用对公众吸引性的语言,用词多趋
于通俗化、口语化、简洁、生动、并富有鼓动性;
而商务信函、合同、法律文书等公文文体又以其正式、严肃、庄重为特点,大多以术语的形式出现,如hereafter、hereby等。
而报告和演讲中属于论说体,这类文体用词正式、严谨,因此以书面语词汇为主。
3.缩略词的常用性
由于商务竞争越来越激烈,商人都在想方设法提高效率。
因此商务英语就具有了简约性的特色,突出的具体表现就是大量使用缩略词。
缩略词的表现形式很多,主要有4种:
一是首字母缩写词,二是截短词,三是拼缀词,四是首字母拼音词。
缩略词不仅使用频率高,而且还有扩大化的趋势,如在商务谈判中就经常听到厂长、经理说:
关于付款条件,我们希望用LPC而不希望DPA。
这里的LPC指的就是LetterofCredit,而DPA则是指DocumentagainstAcceptance。
由于商务英语的缩略词都经过了各国商人的长期使用,已经被人们广泛接受,其意义也十分明确,因此写作运用时无需解释。
不过要准确地使用或翻译缩略词,则一定要知道缩略词的全称,并且要理解其意义。
商务英语写作原则
贸易业务往来中的商业语言,合同、协定中的法律语言,商业广告中的宣传语言等等,这些都属于商务英语应用文的范畴,具有其特殊的风格、惯用格式和专用的词汇与语句。
因此写作时必须本着谨慎、认真的态度。
在撰写时应该注意以下几个原则:
1.生动具体
不同内容的商务英语应用文应写得生动、具体、明确。
特别是要求对方作出明确反应的商务信函,或是答复对方提出的要求或问题的函电、报盘、承诺等等,该具体的就要具体,避免含混模糊、笼统抽象。
所谓生动就是要求将要阐明的问题,用活的语言表达出来,给读者留下深刻难忘的印象。
设身处地为读者着想:
他需要什么?
他希望什么?
他的利益何在?
以及他的问题核心是什么?
因为西方人的思维是理性的,强调以理服人,所以在写作中要以We-attitude,而不是You-attitude的语气,抓住对方的中心问题,掌握对方的心理,且尽可能强调对方的重要性,说服对方,达到交流的目的。
2.内容完整
一篇应用文,如书信或外贸函电,内容必须完整。
由于西方思维倾向于直截
了当的态度对待别人,英语段落往往在语篇的开始就直接点题,态度明确。
所以,当你在答复别人来信来函的时候,最好在开始提及对方来信来函日期和核心内容,甚至是对方的信函编号,再回答对方的问题和提及自己的愿望要求,其目的是使对方读到你的复函时明白其意,从而断定该信的重要性或将其转交给相关的部门处理。
这样,既可以达到交流的目的,又能节约大量的商务时间,提高工作效率。
3.准确无误
商务英语应用文必须写得准确,因为它涉及到买卖双方的权利、义务和利害关系等,是各种商业单据的依据。
这里说的“准确”不仅指英语语法,标点符号和拼写准确。
商业贸易离不开数字,对商务文件和单据的数字的准确性要特别加以注意,避免“差之毫厘、失之千里”,比如:
5%-10%,从3月1日至9日。
商业信件和外贸函电中常常离不开商业术语。
一般常用的商业术语用字简洁,意义明确,若使用得当,将有利于商务活动的展开;
使用不当,就会引起误解,造成混乱,甚至产生不必要的纠纷。
因此,必须准确理解和运用商业术语,力争商业信函准确无误。
4.清楚简洁
撰写人应该尽量将自己的意思表达清楚,能使对方完全了解你的原意,不致产生误解。
因此,撰写人应做到:
避免使用含有不同词义或词义模糊的词语,如:
AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectionservices.其中“bimonthly”一词含有两个意思,即每月两次和两月一次。
这对于读者来说,就可能感到迷惑不解,应该改写为:
WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.。
WehavesemimonthlydirectsailingsfromHongKongtoSanFrancisco.。
5.有礼有节
西方民族采取的是客体思维方式,力求语言客观、公正、严密。
采取客体思维的英语在表示意见的时候,倾向于间接婉约,用劝说建议的方式,表示肯定或否定。
对外所写的商业贸易应用文要体现我国的外贸政策和外交礼节,既要遵守国际贸易的习惯,又要维护自身的利益,做到不卑不亢,得体脱俗,落落大方。
所以,商务应用文的内容要写得以有理、有利和有节为准,不要盛气凌
人,避免命令和粗鲁。
有礼有节意味着体谅对方,就是要顾全对方的要求、愿望、情感等,力求准确地肯定地谈问题,尽量避免否定地谈问题。
商务英语信函写作技巧
1.选用四部式结构
通常,商务信函由四部分组成,即引言、详情、应答和结束语。
下面我们分别进行说明:
引言
说明写信的来由,出于礼貌,商务信函通常通过告知事由或提及彼此前面的联系引出正文,而不是开门见山谈具体事宜,以免唐突与失礼。
经常使用的开篇语如下:
Iamwritingtodiscuss…
Iwouldliketo…
Iaminterestedin…
详情
即详细说明事宜及具体要求。
这部分是正文的核心,即进人正题阶段。
所涉及的不同事项应按主次顺序分几个段落进行说明;
在叙述同一事项时要注意条理与逻辑性。
通常把涉及限制、付款、罚款、赔偿等“不大体面”的内容放在最后提及。
应答
这一部分在内容上是第二部分的延续。
可以是要求对方确认、答复或寄来价目表,也可以告之对方随函寄去的附件或表示欢迎垂询。
如:
Pleaseletusknowiftheabovearrangementsaresatisfactory.
Ihopeyouwillfindourtermsagreeable,andgiveusaconfirmation.必须说明的是,并非在所有的信函中都包括这部分内容,是否必要须根据具体情况确定。
结束语
即以一个相关的短句结束全文。
这是在完成以上三个部分内容之后表示礼节的一句客套语,一般的商务信函中都使用。
商务信函中常用的结束语包括:
Ilookforwardtohearingfromyousoon.
Iamlookingforwardtoanearlyreply.
Ihopetobeofservicetoyouinthefuture.
2.遵循语言原则
用词简单。
在用词方面商务英语写作规范提倡使用简单、常用的词汇而避免生僻、过长或陈旧的词语,以保持句式的简洁与清晰:
如buy比purchase更通俗,try比endeavor更常用等。
句子简练通常简洁短小的句子可以更清楚地表达内容且便于理解。
试比较下面一组句子:
a.Therewillbenoneedforyoutoprepareanyspecialequipmentforme.b.Idon’trequireanyspecialequipment.
显而易见,组中b句的表达效果更胜一筹。
这种效果还可以通过“节省用词”达到。
因此,在撰写商务信函时保持句子的简短很必要,用一个词能够表述则不必用两个词完成。
语法与句法准确严谨构思严谨、内容充实的商务信函中如果存在拼写错误、人称不一致、时态误用、以及标点符号不当等问题,则会使其沟通效果大打折扣;
使用省略号如I’m…,We’l1也欠正式,而应改为Iam…,Weshall…。
句式清新脱俗随着时代的进步,商务信函中有些惯用的语句已显得庸俗乏味,累赘多余。
如:
a)Iencloseherewith…
b)…regardingtheabove-mentionedsalescontract.
近几年商务英语证书考试强调使用直接自然,不落案臼的表达方式。
因此,以上句式可分别改为:
a)Ienclose…
b)…regardingthesalescontract.
通过比较可以看出后一组更具现代活力。
3.注意信函语气
英文商务信函的语气须体现通情达理,避免过分礼貌与生硬刻薄。
此外,在商务应用文中经常涉及限制性规定、质疑、争议、纠纷、投诉,索赔等内容。
在语气把握上,要注重巧妙地妥善解决问题;
在语气上委婉但不迁就,在礼貌体谅的同时又坚持自己的原则,维护自身的利益。
我们不妨分析下面的例句,体会商务信函的语气特点:
YourTV’sguaranteeisup,soyou’11havetomakeyourownarrangementstogetitfixed.
电视保修期终止而不再享受免费维修是理所当然的,但此句中使用口语化的词语“up”和“getitfixed”有失庄重,同时答复过于直露,令人感到不舒服。
不妨改成:
TheguaranteeonyourTVhasexpired,souseregrettosaythatthecost
ofrepairsmustbebornebyyou.这样,既缓和了语气,又明确地表述了自己的立场。
商务英语写作基本策略
学习书写英语应用文要掌握两个方面的知识:
一是各类商务英语应用文必须遵守的写作格式和套语;
二是如何写好正文内容部分。
Body部分是写文章的目的,和一般文章一样,首先要从文章的结构人手,剖析和设计文章的骨架。
第一,安排写作内容,收集材料。
第二,以一件事为例,写作时一般从四个方面来阐述:
向读者说明主题及此事的背景,使之一目了然;
主题的思想延伸,即进一步详解或举例说明;
要求展开讨论,要特别注意层次分明,脉络清楚,围绕主题陈述;
结论要求归纳已述条件的结果,这就是写文章的传统要求所说的“起、承、转、合”。
第三,规划整篇文章的结构,也就是写作提纲。
如何写好商务英语应用文呢?
掌握应用文的基本概念及特点,应用文的形式,组成部分及篇章结构后,我们就要学会如何练习学习商务英语应用文。
以下方法对写好应用文有积极的帮助:
第一,要大量阅读范文,培养良好的写作习惯。
第二,学会模仿,切忌生造。
第三,最好先从写短小的文章做起,如便条、通知、感谢信等。
这样做的好处是:
内容简单,层次清楚,易于掌握。
第四,要不断的积累,才能进步得快。
因此,平时与本职应用文写作有关的语言材料,与命题相关联的词汇和基本的语言知识要多练,同时还可作些摘抄,这样不断地丰富自己,以便写作能得心应手。
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