公文通用格式的具体要求.docx
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公文通用格式的具体要求
公文通用格式的具体要求
一、公文版式的基本要求
在《格式》里,用了7条的篇幅,对公文版式的基本要求作了规定。
这7条,与《国标》不同的是以下五点:
(一)字和行的定义。
《格式》第4条规定,字是标示公文中横向距离的长度单位,在本格式中,一字指一个汉字宽度的距离;行是标示公文中纵向距离的长度单位,在本格式中,一行指一个3号汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。
这条需要大家很好的理解。
一是字号不相同,字的宽度也不相同,字的概念不需要明确是几号字。
二是本格式中,所有行的概念是以3号字为基准行。
一行就是指一个3号汉字加一个行间距(这一点,与旧国标相同,与新国标不同)。
了解了这一点,对公文排版还是有所帮助的。
比如标题的行间距也是如此,否则太宽,不美观。
(二)公文用纸主要技术指标。
《格式》第5条是公文用纸主要技术指标,这一条与原要求的变化是公文用纸的纸张白度由原格式规定的85%~90%降为80%~90%。
主要原因是为了保护机关工作人员的健康。
白度越高,反光度越大,对视力的影响也越大。
(三)公文用纸幅面尺寸、版面、字体和字号。
公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:
210mm×297mm。
按照中办、国办的要求,自2012年1月1日起,全国党政机关的公文用纸统一为A4型纸。
包括档案等材料也按此执行。
页边与版心尺寸不变,仍然为:
公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm;
地脚(下白边)为35mm±1mm;
订口(左白边)为28mm±1mm;
切口(右白边)为26mm±1mm。
版心尺寸为156mm×225mm。
公文格式各要素一般用3号仿宋体字,特定情况可以作适当调整。
(四)行数和字数。
主要是对特殊情况下的版面行数和字数作了明确。
规定一般每面排22行,每行排28个字,并增加“特定情况可以作适当调整”,比如:
公文排版后所剩空白处不能容下印章时,可以采取调整行距、字距的措施解决。
具体方法后叙。
这里说明一下,在Word文档中,如何排版能排出“22×28”的效果。
在“文件”的“页面设置”中选“页边距”,上3.7cm,下3.5cm,左2.8cm,右2.6cm;在“格式”的“段落”中选行间距,选固定值、28磅。
这样出来就是每页22行、每行28个字。
(五)印刷和装订。
印刷要求同原《格式》没有变化,装订有了新要求。
一是规定公文裁切后的成品尺寸允许误差±2mm。
原《格式》规定为±1mm。
二是规定骑马订或者平订的公文,订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处,允许误差±4mm。
原《格式》规定为距书芯上下各1/4处,允许误差±4mm。
三是强调骑马订钉锯应订在折缝线上,平订钉锯与书脊间的距离为仍然为3mm~5mm。
二、公文格式各要素
公文格式要素划分作了微调。
新《格式》将版心内的公文格式各要素划分为版头(原格式称眉首)、主体、版记三部分。
公文首页红色分隔线(原格式称红色反线)以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上(原格式至主题词)的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
页码位于版心外。
(一)版头部分。
版头由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素组成。
1.份号、密级和保密期限、紧急程度。
因这三项要素关联程度高,因此以下合并介绍。
份号是公文印制份数的顺序号,涉密公文应当标注份号;密级和保密期限是公文的秘密等级和保密的期限,涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限;紧急程度是公文送达和办理的时限要求,根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
《格式》规定,份号、密级和保密期限、紧急程度这3个要素统一编排在公文首页左上角。
原规定是份号位于左上角;通用格式公文的密级和保密期限、紧急程度位于右上角,信函格式公文的密级和保密期限、紧急程度位于左上角。
这样调整的考虑:
一是为了格式统一;二是使公文版面的右上角留出更多空间,方便领导批示和公文处理。
并不是所有公文都需要标注份号。
按照新规定,涉密公文(即秘密级及以上)应当标注份号。
但如果发文机关认为有必要,也可对不涉密的公文标注份号。
原规定是机密级及以上应当标注份号。
《格式》规定,如需标注份号,一般用6位3号黑体阿拉伯数字(000001),顶格编排在版心左上角第一行。
如果用印号机手工加盖份号,字体自定。
根据《国标》的相关解释,在实际应用中,份号可以采用3~6位阿拉伯数字标注。
如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行。
这是因为,凡是需要标注密级的公文,都应有份号,份号已经标注在第一行。
如果需要标注保密期限,密级和保密期限中间用“★”号,保密期限中的数字用阿拉伯数字标注,以“年”“月”为单位,也可以用汉字标注(如“长期”);如果不标注保密期限,密级两字之间应空一字。
按照《国家秘密保密期限的规定》,凡标注了密级而未标注保密期限的事项,其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定,或按照“公文密级的变更和解除由原确定密级的机关或者其上级机关决定”的规定执行。
《格式》规定,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。
原规定是“特急”“急件”。
如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角。
即如果公文只需标注紧急程度,则应标注在第一行;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,则将以上三个要素质按顺序自上而下分行排列,各占一行。
具体标注位置可参照《格式》中的式样2~式样5。
电报的紧急程度按电报格式有关规定标注。
在份号标注上常见的主要问题有:
一是涉密文件不标注份号;二是份号的数字不按规定标注,随意性大;三是份号标注位置不规范,不是顶格编排在版心左上角第1行。
在密级和保密期限标注上常见的主要问题有:
一是在确定密级和保密期限上出现过紧或过松两种倾向。
过紧的情况是,不该定密的定密,该定低密级的却定高密级;保密期限应该定较短的却定得较长,有的甚至按照最长保密期限来设定。
过松的情况是,该定密的不定密,该定高密级的却定低密级;保密期限该定长的却定得较短。
这两种倾向都不利于开展工作。
二是密级标注不规范不统一,有的保密期限中的数字使用汉字标注。
在紧急程度的标注上常见的主要问题有:
一是不急的公文却标注了紧急程度;二是标注位置随意性大,有的在版头的区域随意加盖“特急”或“加急”印章;三是公文中未标注紧急程度,发文机关却在公文处理过程中按紧急公文催办;四是通用格式公文标注的紧急程度错用电报的紧急程度,如“特提”;五是标注有紧急程度的公文却未体现紧急的原因。
2.发文机关标志。
通用格式公文由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成;联合行文时,发文机关标志中一般并用联合发文机关名称,主办机关排列在前,如发文机关较多时,也可以单独用主办机关名称。
信函格式公文发文机关标志不加“文件”二字;联合行文时,使用主办机关标志。
《格式》对发文机关标志名称及排布规则作了微调。
原称发文机关标识。
发文机关标志推荐使用小标宋体字,颜色为红色,字号应不大于上级机关的发文机关标志,以醒目、美观、庄重为原则。
原《格式》规定为字号不大于22mm×15mm,《国标》没有专门要求。
发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘的距离为35mm。
原规定是平下行文为20mm,上行文为80mm。
这样做统一了平下行文和上行文首页的格式,各单位不再需要印制两种版头。
35mm就是三行多的距离,这样发文机关标志上边缘至版心上边缘正好可以标注下份号、密级和保密期限以及紧急程度。
《国标》应用指南有一种解释是,统一了平下行文和上行文首页的格式后,鼓励在公文处理工作中尽量使用公文流转单。
是否使用公文流转单,目前不作统一规定,由各单位结合实际自定,也可以相互借鉴。
联合行文时,发文机关标志中一般并用联合发文机关名称,如出现联合发文机关过多的特殊情况时,也可以单独用主办机关名称。
如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。
发文机关标志标注常见的主要问题有:
一是发文机关标志不规范,有的发文机关的字体、字号大小不规则。
有的字数较多时,分几行排布,且字体大小不一。
二是有的发文机关标志与发文机关署名或印章不一致,如用“XX铁路公安局”的发文机关标志,发文机关署名或印章却是“XX铁路公安局办公室”等。
三是“文件”二字不是标注在发文机关右侧,而是在发文机关全称或规范性简称正下方居中标注“文件”。
四是有的基层单位的发文机关标志字号大于上级机关发文机关标识的字号。
3.发文字号。
发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。
联合行文时,使用主办机关的发文字号。
发文字号一般编排在发文机关标志下空二行位置(联合上行文签发人姓名较多时除外),平下行文居中排布;上行文居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。
年份、发文顺序号用阿拉伯数字表示;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。
联合行文时,使用主办机关的发文字号。
公文标注发文字号,一是可表明该公文出自什么单位;二是可表明形成的年度及顺序号,便于公文的管理和统计,并可有效地利用发文字号进行查询检索,方便公文引用。
确定发文机关代字时,要注意力求准确、规范、精炼、无歧义、易识别,并固定使用,避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。
发文字号标注存在的主要问题有:
一是发文机关代字概括不准确,有的机关代字太长。
二是发文字号标注不规范,应该用六角括号却用了方括号、圆括号。
有的发文顺序号编虚位,还有加“第”字等。
三是发文字号的标注位置错误,有的距离红色分隔线很远,有的上行文的发文字号左侧顶格没有空一字。
4.签发人。
上行文应当标注签发人姓名。
上报公文标注签发人姓名,体现机关负责人对所签发的公文负责。
签发人只标姓名,不标职务。
《格式》对签发人排列规则作了微调。
签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,编排在发文机关标志下空二行位置,“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字,居右空一字。
如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
如果遇到签发人较多的特殊情况,为了确保首页必须显示正文,每行也可以排三个签发人姓名。
原规定是每行只排一个姓名。
“签发人”三字与第一排签发人姓名处在同一行,最后一排签发人与发文字号处在同一行。
如有会签人,编排在签发人的下一行,最后一排会签人与发文字号处在同一行。
会签人这一条,《国标》未作规定,《格式》保留了。
签发人标注上存在的主要问题有:
一是按照规定,上行文应是主要负责人(或主持工作的负责人)签发,但有些机关却是任何副职都可作为签发人。
二是有些单位的上行文,既有本单位的签发人,也有本单位的会签人(其他副职)。
三是联合上行文,只标注主办机关主要负责人,而不标注其它机关负责人。
四是签发人的标注不规范,有的“签发人”三字放在多个签发人姓名的中间行;有的签发人姓名没有用楷体而用的仿宋体或其他字体;有的居右顶格没有空一字。
5.版头中的分隔线。
在发文字号或签发人之下编排有一条红色分隔线,也称版头中的分隔线,《格式》明确了分隔线的位置和高度,规定发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色分隔线,高度推荐使用0.5mm(比版记中的分隔线略粗)。
(二)主体部分。
主体由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素组成。
1.标题。
标题由发文机关名称、事由和文种组成。
公文标题,具有“画龙点睛”的作用,有助于人们对公文的制发机关、内容、性质有所了解,便于公文的登记、办理、整理归档等处理工作。
标题要能概括公文的主要内容,又要选准文种,做到准确、精炼。
《格式》对公文标题的编排有了新要求。
规定标题中的发文机关名称可以用发文机关全称或者规范化简称。
四个及以上机关联合行文时,标题中发文机关名称也可以采用排列在前的发文机关名称加“等部门”的方式。
如“财政部等9部门”。
标题一般用2号小标宋体字(或用华文中宋体字加粗代替),编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形,不应使用上下长、中间短的沙漏形,也尽量不使用上下长度一样的长方形。
如果标题内容排布为四行及以上时,为了防止出现把正文挤出首页的情况,标题也可以编排于红色分隔线下空一行或不空行的位置。
标题中除全文引用的法规、规章名称应加书名号外,在事由部分可用的标点符号还有引号、顿号、连接号和括号。
联合行文时,发文机关名称之间用空格。
在标题的拟制和标注上存在的问题主要有:
一是冗长啰嗦,对标题的事由概述不够简洁、准确、完整。
二是转发性文件,文种重复、标题繁琐。
如“通知的通知”。
三是标题与正文不符,内容涉及面宽、标题窄,标题不能涵盖公文的内容。
四是公文标题排列形式不够美观,有的标题在回行时词义不完整。
五是标题中乱用标点。
有的不是规章全称却加书名号,有的是规章不加书名号却用引号,有的会议名称加引号。
六是公文标题中介词使用不规范,有的缺少介词,有的重复使用介词,如“关于在”“关于对”等。
七是公文标题中文种使用错误,如“请示报告”“意见函”等。
2.主送机关。
主送机关是公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
主送机关负有对公文内容进行了解、答复或贯彻执行的责任。
使用简称要规范、准确;使用统称,包括的单位、部门要齐全,称谓要准确。
主送机关编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格。
各主送机关之间用顿号或者逗号分清层次,同类型机关内同级机关之间使用顿号分隔,不同类型机关之间使用逗号分隔,最后一个机关名称后标全角冒号。
如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记抄送之上的位置。
主送机关标注上存在的主要问题有:
一是多头请示。
有的单位上行文同时向上级机关和上级主管部门报送“请示”;有的单位向上级机关报送请示时,虽只标注一个主送机关,但同一个文件实际上向多个上级机关报送而又不注明分送情况。
二是随着编造主送机关的简称。
三是标注位置不正确。
有的发文机关在主送机关位置用手书写主送机关。
四是有的机关向下级机关发文时,主送栏的排序不一致。
五是主送机关标点符号使用不规范。
同级同类机关之间应用顿号的,却用逗号;同级不同类机关之间应用逗号的,却用分号;主送机关结束之后应用冒号的,却不用标点符号。
3.正文。
正文是公文的主体,用来表述公文的内容。
《格式》对正文的要求更为具体。
规定公文首页必须显示正文。
正文一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格,自然段之间不空行。
正文中关于阿拉伯数字和汉字数字的用法,应按照国家标准GB/T15835《出版物上数字用法》中的有关要求执行。
该标准的第4条规定:
在使用数字进行计量、编号的场合(如计量单位、邮政编码)和已定型的含阿拉伯数字的词语(如3G手机、MP3播放器、97号汽油)中,应该使用阿拉伯数字;作为非公历纪年、概数(如三四个月、一二十个)、已定型的含汉字数字的词语时,应该使用汉字数字;如果表达计划或编号所需要用到的数字个数不多,选择汉字数字还是阿拉伯数字在书写的简洁性和辨识的清晰性两方面没有明显差异时,两种形式均可使用,如17号楼(十七号楼)、3倍(三倍)、第8天(第八天)、4个月(四个月)、第25页(第二十五页),第4季度(第四季度),其中,如果要突出简洁醒目的表达效果,应使用阿拉伯数字,如果要突出庄重典雅的表达效果,应使用汉字数字(如十一届全国人大一次会议、六方会谈、党的十八大),但要注意一点,在同一场合出现的数字,应遵循“同类别同形式”原则来选择数字的书写形式。
还有,含有月日的专名采取汉字数字表示时,如果涉及一月、十一月、十二月,应用间隔号“·”将月和日的数字隔开,涉及其他月份时,不用间隔号。
如“一二·九运动”、“五一国际劳动节”。
文中涉及字母词的应严格规范。
机关制发公文时一般不应使用字母词,如确需使用,应当在文中首次出现时以括注方式注明准确的汉语译名。
如使用GDP这个概念,应该以“GDP(国内生产总值)”方式引用。
文中的计量单位应使用法定计量单位。
文中结构层次序数依次可以用“一、”“
(一)”“1.”“
(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
层次序数可以越级使用,如果公文结构只有两层,第一层用“一、”,第二层可以用“
(一)”,也可以用“1.”。
文中需要引用其他公文时,按照先引标题,后引发文字号的方式进行引用。
正文中存在的主要问题有:
一是每个自然段之间空一行。
二是正文中结构层次序号越级使用或错用。
三是正文中使用的层次序号过细,有的多达六层甚至七层。
四是在序号之后使用的顿号,与公文正文中表达的内容连接在一起,易使人误解。
如“二、三点要求”。
五是层次序号中的标点符号使用不规范,如“1、”。
4.附件说明。
《办法》规定:
附件说明是公文附件的顺序号和名称。
公文正文中的一些内容,如图表、名单等,如穿插在公文正文中,往往隔断公文前后的联系而造成阅读上的不便,需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述,即附件。
公文附件是正文内容的组成部分,与正文一样具有同等效力。
《格式》将“附件说明”和“附件”的标注规则分别描述。
公文如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称;如有两个及两个以上附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:
1.XXXXX”)。
附件名称后不加标点符号。
附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
正文中涉及附件处加括号标注“见附件”或“附后”,而且正文中的标注内容、附件说明处的标注内容及附件的标注内容前后要一致。
批转、转发、印发类公文中,被批转、转发、印发的内容一般不按附件处理,在附件说明处不标注相关内容;如果被批转、转发、印发的内容有二项及以上,可以按附件处理,在附件说明处加以标注。
附件说明标注中存在的主要问题有:
一是公文中带有附件的却漏标附件说明。
二是附件说明与正文中的相关内容不一致。
三是附件说明编排位置不规范,有的未空二字而顶格编排;四是附件顺序号用汉字“一、二、三”来标注;五是附件名称后标注标点符号;六是文字较长的附件说明回行后顶格编排。
5.发文机关署名、成文日期、印章。
这三项要素同样是关联程度高,也合并介绍如下。
发文机关署名署发文机关全称或者规范化简称;成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期,联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期;公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。
发文机关署名是一项新要求,是公文生效的重要标志之一。
《格式》规定,公文一般须标注发文机关署名,署名应与发文机关标志、标题中发文机关名称相一致。
如果出现发文机关规范化简称也较长的特殊情况,发文机关署名可考虑分二行编排。
编排署名时,署名的字之间是否空字,可综合考虑署名的长短和印章的大小来决定。
命令(令)由签发人署名,标注签发人职务并加盖签发人签名章。
成文日期改为阿拉伯数字。
成文日期是公文的生效时间,是公文生效的重要标志。
经机关负责人签发的公文,其成文日期以签发日期为准,联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准,标注于公文正文(或附件说明)的右下方;会议审议通过的公文,其成文日期以会议正式通过日期为准,编排于公文标题之下,用圆括号括入。
成文日期用阿拉伯数字,年、月、日须标全,年份应标全称,月、日不编虚位。
加盖印章有了新规则。
公文加盖印章是体现公文效力的表现形式,是公文生效的标志,是鉴定公文真伪最重要的依据之一。
公文一般应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。
联合上行文,发文机关署名只有主办机关时,可以只加盖主办机关印章;联合下行文,所有联署行文机关均须加盖印章。
印章用红色,不得出现空白印章。
在公文实践中,发文机关署名、成文日期、印章这三项要素的编排有三种情况:
一是加盖印章的公文;二是不加盖印章的公文;三是加盖签发人签名章的公文。
具体如下:
(1)加盖印章的公文。
单一机关行文时,成文日期右空四字编排,在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期;印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应上距正文(或附件说明)一行之内;如果同一排印章直径大小不一致时,一般应以印章下端取齐的方式排列。
其中:
两个机关联合行文需加盖两个印章时,两个印章左右排列,第二个印章同以上单一机关行文盖章规则,下压相应的发文机关署名和成文日期,成文日期右空四字;第一个印章加盖于第二个印章左侧,下压相应的发文机关署名;两个发文机关署名处在同一行。
三个机关联合行文需加盖三个印章时,三个印章一般应排列于一排,第三个印章下压相应的发文机关署名和成文日期,成文日期以第三个发文机关署名为准居中排布。
四个及以上机关联合行文需加盖印章时,参照以上规则排列。
比如:
“2+2”“3+2”“3+3”等。
(2)不加盖印章的公文。
已加盖发电专用章的电报等公文在落款处不加盖印章。
单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字;如成文日期长于发文机关署名,应使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。
(3)加盖签发人签名章的公文。
单一机关制发的公文加盖签发人名章时,在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。
在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时,应先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应标注全称。
签名章一般用红色。
这里需要说明的是,当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以按特殊情况处理,采取调整行距、字距的措施解决。
当正文之后的空白只有一两行时,可以加宽行距,至少将一行文字移到下一面;如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时,可以缩小行距或缩小一两行字距,挤出能容下印章的空间,使印章与正文务必同处一面;如果出现采取调整正文行距或字距的措施仍无法解决的极特殊情况,如多个机关联合下行文,联合行文的机关过多,无法实现正文与所有发文机关的印章同处一面,也可以采取“此页无正文”的方法,即将印章加盖在下一空白页上,并在该空白页第一行顶格标注“(此页无正文)”。
发文机关署名在标注中存在的问题有:
一是发文机关署名与发文机关标志和标题中的发文机关名称不一致,如标题中的“XX部关于XXX”,署名却是“XX部办公厅(室)”等。
二是联合下行文,有的机关只用印不署名,出现空白章。
三是简称不规范。
成文日期标注存在的主要问题有:
一是成文日期距正文的行距过大或过小。
二是成文日期右侧顶格。
三是发文日期与发文机关署名标注的位置上下不对称、不匀称,相互之间错落太大,有的甚至还有空行。
印章在使用中存在的主要问题有:
一是用印位置比较随意,不居中、不端正、不规范。
二是两上以上机关用印时,印章相交或相切。
三是多个机关联合下行文时,只使
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