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最新采购管理制度范本
2022最新采购管理制度范本
第一章 总那么
第一条 为了标准公司的物资选购业务,制定询价、议价流程,降低物资选购本钱,确保公司各项物资供应,加强公司物资选购的监视管理,特制定本制度。
第二条 本制度是公司物资选购管理行为的根本标准。
第三条 公司的选购部门或选购人员应该按照市场信息做到比质、比价选购,货比三家,同等材料质优、价廉、效劳好者中标。
第二章 选购流程
第四条 请购的提出
1、生管部物控员依物料须要情况、库存数量、请购前置期等要求,每月25日前开立下月的所需物料《请购单》,包括已有销售合同订单的生产用主材、辅材、工具、设备维修配件、劳动庇护用品、各种日常耗材等;
2、其它各部门所需的办公物品及零星物资选购由综合办公室负责开立《请购单》;
3、《请购单》应注明物料名称、规格、数量、需求日期及留意事项,经权责主管审核,并依请购核准权限送呈相关人员批准;
4、《请购单》一联自存,二联送交选购部,三联交财务部;
5、交期一样的同属一个供应厂商之物料,请购部门应填具在同一份《请购单》内;
6、紧张请购时,请购部门应于《请购单》备注栏注明紧张字样。
第五条 请购核准权限
1、生产所需原材料单笔请购金额预估在人民币10万元下列者,由生产副总核准,超过此数额的,由总经理核准;
2、车间需购置的机修配件、零件,价值在1000元下列的由车间主任填写材料请购单报生管部,价值在1000-20000元的由车间主任上报生产副总签字确认后报生管部,由生管部汇总后报选购部;价值在20000元以上的由项目部统计、生产副总确认后上报总经理签字前方可送选购部。
3、常用办公用品及物业所需物品请购,由办公室填报《请购单》,办公室主任批准,空调、热水器、高级家具及单件物品价格在500元以上的由总经理核准。
第六条 请购的吊销
1、已开具《请购单》,并经核准后因各种缘由需吊销请购时,由请购部门以书面方式呈原核准人,并转送选购部,必要时应先口头知会选购部。
2、选购部门接获通知后,立刻停顿选购。
3、如遇特别状况未能准时停顿选购时,选购部应商原请购部门并妥当处理善后事宜。
第七条 选购方式
按照本公司实际状况,公司物料选购采纳下列三种方式:
1、集中选购公司通用性大宗物料〔水泥〕,以集中选购较为有利,依定时或定量之打算进行选购;
2、合约选购公司常常使用之物料〔承、插口板、卷钢板、预应力钢丝、线材等〕,选购部应事先挑选供应商,决定供应价格及交易条件,办理合约选购,依定时或定量之方式进行选购;
3、普通选购除1、2以外之零星物料,采纳随需求而选购之方式。
第八条 询价、议价
1、选购部选购人员接获核准后之《请购单》,除集中选购方式外,故选择起码三家列入公司《合格供应商名录》内的供应商作为询价对象;
2、确属货源紧急、独家代理、专卖品等特别情况,不受前条所限;
3、如向特约供应商选购时,应附其报价明细表,如特约供应商有两家以上,那么应向其同时索要报价明细表;
4、挑选询价或选购的对象,应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序挑选;
5、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时,选购人员应商请购部门确认;
6、专业材料、用品或工程,选购部应会同使用部门共同询价与议价;
7、询价后,如有必要,选购部应起码挑选两家以上供应商进行交互议价;议价应留意品质、交期、效劳兼顾。
第九条 议价原那么
遇下列情况时,选购部应准时与供应协商价:
1、市场价格下跌或有下跌趋势时;
2、选购频率显然增加时;
3、本次选购数量大于前次时;
4、本次报价偏高时;
5、有同样品质、效劳之供应商提供更低价格时;
6、其他有利于公司条件时
第十条 定价核准
1、选购人员询价、议价完成后,填写《选购询价、议价单》〔对内使用〕,随附各供应商回传的《选购询价单》〔对外使用〕,必要时附上书面表明,呈选购部经理审核;选购部经理审核时,认为须要再进一步议价时,退回选购人员重新议价,或由经理亲手与供应协商价。
2、单笔选购金额在1万元下列的选购订单,价格由选购部经理核准,决定供应商;超过1万元的选购订单,其价格提交总经理核准后决定供应商。
3、采纳集中选购方式选购的供应商决定,必需呈送总经理核准。
第十一条 订购作业
1、选购人员接获经核准之供应商后,应以本公司出具《购销合同》,或供货商出具《购销合同》形式向供应商订购物料,并以传真形式签字确认。
2、假设属一份订购单屡次分批交货的情形,选购人员应于《购销合同》上明确注明。
3、选购人员应掌握物料订购交期,准时向供应商跟催交货进度。
第十二条 验收与付款
1、依相关检验与入库规定进行验收工作。
2、依财务管理规定,办理供应商付款工作。
第三章 选购物品之品质管理
第十三条 选购品质文件资料要求
物料订购前,本公司应提供以下文件资料,或在《购销合同》、选购合约内予以明确规定:
1、订购物料之规格、图纸、技术要求等。
2、产品技术精度、等级要求。
3、各种检验标准、规范或适用规格。
4、所需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。
第十四条 合格供应商之挑选
物料选购,除经总经理特准外,均需向合格供应商订购。
合格供应商普通要求合乎以下条件:
1、经本公司供应商调查,列入《合格供应商名录》内的供应商。
2、提供的样品经本公司确认合格。
3、类似物料以往选购之良好记录。
第十五条 品质保证之协定
物料选购,应由供应商承负品质保证之责任,并在订购前明确,本公司要求供应商允诺以下品质保证:
1、供应商品质管理体系需合乎本公司指定之品质保证系统、如ISO9000等。
2、供应商应保证产品制造过程的必要掌握与检测。
3、供应商应随货送交其出货品质检验合格之记录。
4、承受本公司必要之供应商调查。
5、保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致之不良的责任承当与赔付。
第十六条 进货验收之规定
供应商提供之物料,必需经过本公司仓库、品管、选购等部门人员之相关验收工作,主要包括以下几项:
1、品质检验品管部依进料检验规定进行抽样检验,以决定交货品质是否合乎品质要求。
2、处理短损按照点收、检验结果,对发生短损的,予以更正数量,必要时向供应商索赔;
3、退还不合格品对检验不合格之物料,退供应商进行必要处理,由此造成的损失,向供应商进行索赔;
第十七条 品质纠纷处理
有关选购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损缺少、使用不良等状况之处理流程统称为品质纠纷处理。
详细规定如下:
1、处臵依据以双方事先商定之品质规范作为处臵依据,并于《购销合同》上具体表明,其中波及交货时间、检验规范、包装方式等的,原那么上以本公司之要求为依据。
2、选购物料退货与索赔
〔1〕拟退回之选购物料应由仓管员清点收拾后,通知选购部。
〔2〕选购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。
〔3〕现货供应之退货,要求供应商更换合格之物料。
〔4〕订制品之退货,原那么上要求供应商重做或修改至合格为止。
〔5〕确属无法修复或供应商技术能力缺乏时,可取消订单,另觅供应商。
〔6〕退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。
〔7〕双方事前没有明确订购合约时,以实际造本钱公司之损失向供应商索赔。
3、其它索赔规定
〔1〕供应商缘由造成之交货延迟,以实际造本钱公司之损失向供应商索赔。
〔2〕破损缺少情形,由供应商补足合格物料,假设由此造本钱公司之损失,依实际发生情况索赔。
〔3〕因供应商缘由导致物料在使用或销售中发觉不良,造本钱公司之损失,依实际发生情况索赔。
〔4〕其他缘由导致本公司之损失,依实际损失向供应商索赔。
第四章 选购交期管理
第十八条 选购交期管理是选购的重点之一,确保交期的目的,是必要的时间,提供生产所必须的物料,以保障生产并达成合理生产本钱之目标。
第十九条 依供应商评鉴方法进行考核,将交期的考核列为重要工程之一,以催促供应商提高交期达成率。
第二十条 对托收到而货未到,或货到发票未到,应准时通知经办人,尽快查实状况。
第五章 付款方式
第二十一条 付款方式
1、由选购部按照《请购单》、《选购询价、议价单》、选购合同、进料验收单、《入库单》,向财务部请款。
2、财务部依合同规定之给付方式,与厂商结款,特别状况需经总经理批准。
第六章 选购人员工作职责
第二十二条 对短缺物资,选购员要征求使用单位意见,在使用单位同意前方能选购使用方情愿承受的代用品,否那么,浮现后果由选购员负直接责任。
第二十三条 选购人员必需按选购作业标准运作,对不按打算要求及质量要求选购,造成的超储积压,损失均由选购人员承当经济责任。
第二十四条 对选购员未能准时完成选购任务时,应及早报告部门主管表明缘由,提出相应意见方案,选购部应准时与请购部门交流,拟定补救方法和处理对策,特殊重大事项,应汇报总经理。
第二十五条 物资选购人员必需坚固树立企业主人翁思想,尽职尽责,坚持原那么,秉公办事,切实维护公司的利益,保障公司选购本钱的最低化、选购质量的最优化、选购效率的最快化。
第二十六条 选购人员必需恪守公司规章制度,根据规定的程序和规范选购,任何人不得私自订购和盲目进货。
第二十七条 选购人员必需做到廉洁自律,秉公办事,不谋私利。
任何人不得在物资选购过程中私下收受回扣或酬金。
对实际浮现的回扣或酬金必需在三日之内上交。
第二十八条 选购人员必需树立效劳意识,急生产经营所急,想生产经营所想,任何人不得无故积压或迟延选购及相关工作。
第二十九条 为控制瞬息万变的市场经济商品信息,如价格行情等,选购人员必需常常自觉学习业务学问,提高业务工作的能力,以保证准时、保质、保量地做好物资供应工作。
第三十条 售后效劳:
对于选购物资,选购部在签订购置合同时,要明确效劳商定。
1、选购物资在投用前需厂家进行现场指导的,由选购部负责联系。
2、对于在使用过程中〔保质期内、正常使用条件下〕浮现的质量问题,由选购部在规定时间内协调解决。
第七章 附那么
第三十一条 本制度由综合办公室负责解释。
第三十二条 本制度自总经理办公会议通过之日起实施。
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