QP01文件管制程序C5.docx
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QP01文件管制程序C5
———技术有限公司管理体系文件
文件编号:
HKH-QP-01
版本/次:
C/5
编写日期:
2004-07-10
文件管制程序
编写/修正状态
版本/次
编写/修正日
承认
确认
作成
序号
部门名称
部门长确认
序号
部门名称
部门长确认
1
品质管理
4
生产技术
2
总务
5
现场管理
3
购买
6
生产管理
修正履历
修订日期
版本/次
修订内容
修订理由
备注
2005-04-18
B/0
文件内容大幅度变更,版本提升为B/0
文件规定无法满足实际运作要求,故对文件进行修订
2005-07-25
B/1
追加ISO14001:
2004环境管理体系文件管制要求
公司导入ISO14001:
2004环境管理体系,为了便于质量/环境管理体系文件的管理
2005-10-24
B/2
三、四阶及外来文件发放应由发放部门依据文件发放所需登录内容自行设计制定文件发放记录
管理体系文件发放规定不适宜实际操作,故对文件进行修订
2007-06-21
B/3
对供应商文件管理的追加及与作业符合内容修改
文件规定内容不适宜,故对该文件进行修订
2007-12-10
C/0
修订文件修改后的标识方法及文件格式大幅度变更
因实际管理运作需求,故对文件进行变更
2007-05-05
C/1
修订外观检查指导类文件的编号及识别方法
因实际管理运作需求,故对文件进行变更
2008-07-08
C/2
追加各类文件保存期限要求
客户监查要求明确
2008-10-27
C/3
完善“外观检查指导书”编号方法
因实际管理运作需求,故对文件进行变更
2008-11-27
C/4
5.5.1完善文件外部发放之管理方法
因实际管理运作需求,故对文件进行变更
2011-10-19
C/5
文件格式及标志变更
公司名称及性质变更
1.目的:
建立文件统一管理办法,对文件作成、确认、承认、使用、更改、收发、回收、作废等全过程实施
管理,保证在质量管理体系和环境管理体系运行的各种场合均使用有效版本的文件。
2.范围:
凡本公司内部制定的文件、表格或外部客户提供的图纸与收集的国际标准均适用。
3.权责:
3.1内部文件权责表
文件阶别
文件类别
作成
确认
承认
收发管制
一阶
质量/环境手册
ISO事务局
管理者代表
董事长
ISO事务局
二阶
程序文件
各归口部门
管理体系推进者
管理者代表
ISO事务局
三阶
指示类
各归口部门
归口部门职员
部门长(含)以上
ISO事务局
四阶
表单格式
各归口部门
职员(含)以上
部门长(含)以上
ISO事务局
3.2外来文件权责表
文件类别
示例
确认
收发管制
图纸类
日本的产品图纸/治具图纸
ISO事务局管理担当
ISO事务局
指示类
日本的作业要领书/包装指导/检查指导书/QC工程表
ISO事务局
标准类
ISO9001:
2008和ISO14001:
2004标准/法律法规等
ISO事务局
其他
(略)
各归口部门
4.定义:
4.1质量/环境手册:
规定本公司质量/环境管理体系的文件,是本厂质量/环境管理纲领性文件(一阶文件)。
4.2程序文件:
为进行某项活动或过程所规定的途径而形成的文件(二阶文件)。
4.3指示类:
QC工程表,设备维护规程,作业指导书,检验标准等各种管理作业制度,其主要是为阐明要
求(三阶文件)。
4.4表单格式:
用以记录传递信息,管制作业和证明作业符合性的文件。
(空白表格,即四阶文件)
4.5外来文件:
非本公司作成的,对本厂的质量管理活动和作业有影响的文件。
4.6受控文件:
指受公司文件版本变更管制与品质系统有直接关系的文件与资料。
4.7参考文件:
不受公司文件版本管制,只作为质量体系参考应用的文件与资料
5.作业内容:
5.1内部文件作成与外来文件的接收
5.1.1文件编写规范:
5.1.1.1质量/环境手册和程序文件基本要求:
应含有文件名称、文件编号、实施日期、版本、页次、作成、确认和承认等,由ISO事务局或各归口部门作成,具体权责见3.1;
5.1.1.2指示类文件的基本要求:
应含有文件名称、文件编号、实施日期、版本、页次、作成、确认和承认等,由各归口部门作成,具体权责见3.1;
5.1.1.3表单基本要求:
由归口部门依据工作内容需要和本《文件管制程序》要求自行设计作成。
5.1.2文件正文
5.1.2.1质量/环境手册的章节可依ISO9001:
2000质量管理体系要求/ISO14001:
2004环境管理体系要求及使用指南章节进行安排。
5.1.2.2程序文件正文必须统一依照如下章节进行安排:
“
(1)目的
(2)范围(3)权责(4)定义(5)作业内容(6)相关文件(7)相关记录(8)附件”。
其中(4)(6)(7)(8)如果没有,则填写“无”。
5.1.2.3三阶文件正文章节原则上尽量依5.1.2.2要求安排,特殊情况可除外(如:
作业指导书、QC工程表等)。
5.1.3质量/环境手册、程序文件和指示类文件页码格式
A/B:
A代表某一页,B代表总页数,此处的A、B为阿拉伯数字。
如2/3:
表示第二页,共三页。
5.1.4各标题内的小标题顺序格式
1→1.1→1.1.1→1.1.1.1以此类推
2→2.1→2.1.1→2.1.1.1以此类推
5.1.5程序文件作成的基本思路
(用流程图描述现况→分析流程)/新流程策划→依ISO9001:
2008要求/ISO14001:
2004要求完善→补充为加强过程管制的内容→依流程图进行文字描述
5.1.6外来文件的接收及识别,接收部门接到外来文件后应根据相关方文件的识别方法对外来文件进行有效的识别
5.2文件编号方法
5.2.1内部文件编号方法
5.2.1.1质量/环境手册编号方法(由ISO事务局编号)
HKH—QM/EM—A
一阶文件
质量/环境手册
技术有限公司
5.2.1.2质量体系/环境体系程序文件编号方法(由ISO事务局统一进行编号)
HKH—QP/EP—OO
连续号码(01—99)
质量管理/环境管理程序文件类
本多通信技术有限公司
5.2.1.3指示类文件编号方法(由归口部门或ISO事务局编号)
CS-○-□□-系列名-000
连续号码(001—999)
製产品系列名:
(例FFC) 共用:
AAA
指示书号码(2个数字)
部门简称
本多通信技术有限公司指示书类
【说明1】指示类号码
指示书名
指示书号码
指示书名
指示书号码
工作手册
01
捆包规格书
04
尺寸检查
02
其它/管理
05
作业指导书
03
QC工程表
06
【说明2】部门简称生产管理:
D品质管理:
Q生产技术:
T 总务:
S
物流:
B购买:
PISO事务局:
I现场管理:
X
【说明3】生产技术编写的指示类文件的编号原则详见《文件编号的命名规则》
5.2.1.4外观指导类文件编号方法(由ISO事务局统一编号)
○-○-3-系列名-000-○-○
使用工位简称(见说明3)
使用部门代码(见说明2)
连续号码(001—999)
制产品系列名:
(例FFC)共用:
AAA
三阶文件简称
发行区域简称
发行部门简称
【说明1】品质管理各区域简称:
电器连接器出货:
A部品检查:
I制程检查:
P光纤连接器出货:
F样本:
S
【说明2】使用部门代码说明:
如该外观检查指导书在部门之间通用,则以Y表示部门代码,如部门之间不能通用,则以5.2.1.3【说明2】之部门代码表示(如品质管理以Q表示,现场管理以X表示),以作区分。
【说明3】使用工位简称说明:
如该外观检查指导书在工位之间通用,则无需表示,如不同,则按照1/1,1/2,2/2...表示(分子表示工位,分母表示工位总数)。
5.2.1.5质量管理体系表单(帐票类)编号方法(由ISO事务局编号)
HKH-○-000
连续号码(001—999)
部门简称
本多通信技术有限公司
5.2.1.6环境管理体系表单(帐票类)编号方法(由ISO事务局编号)
HKH-○E-000
连续号码(001—999)
部门简称
技术有限公司
5.2.2外来文件编号方法
外来文件本身有编号的,不另行编号;无编号的,由各归口部门自行编号。
5.2.3附件编号方法(假若与主件分开后,难于识别检索时,附件要编号,且在主件中给予引用。
)
□-O
附件连续号码(0—9)
主件编号
5.2.4文件收发管制部门对已编号的相关文件登录有《文件登录台帐》,以便管理。
5.3文件确认承认
5.3.1文件作成或修改后,由文件编写部门召集相关部门或人员对文件进行讨论及评审,文件定稿后经(3.1权责)人员进行确认、承认。
5.3.2文件编写部门将正式承认后的文件传递至各相关部门进行会签确认,各相关部门负责人在文件封页会签栏中签名确认(特殊文件除外如:
作业指导书、QC工程表等),以确保文件的充分性、适宜性和可操作性。
5.3.3文件经承认及会签后才能正式发行。
5.3.4外来文件的确认,由各归口部门负责,疑问之处及时与发文的外单位进行沟通。
5.4文件公司内部的发放签收
5.4.1手册、程序文件由ISO事务局建立电子版本共享于公司的网络上,以电子版形式管理且无须发放至各部门,其具体放置及查询位置详见《电子版文件管理办法》,ISO事务局以E-MAIL形式将发行或更新的文件通知各相关部门,同时ISO事务局应将文件原版打印并经承认后存档和登录在《文件登录台帐》上,并也将台帐共享。
5.4.2三阶文件和外来文件,由ISO事务局根据《内部文件配布一览表》或《外来文件配布一览表》决定文件发放的对象和份数,具体操作依据《电子版文件管理办法》执行,如文件份数不足或其他部门需求时应填写《文件需求申请表》,向ISO事务局申请发放。
ISO事务局填写《文件发放回收管理台帐》/《文件/表单发放回收记录表》/《指示类文件及表单发放回收清单》发行三阶文件及外来文件,文件接收部门在《文件发放回收管理台帐》/《文件/表单发放回收记录表》/《指示类文件及表单发放回收清单》中签名确认。
5.4.3ISO事务局保管的原版文件和发放给外部相关方的文件不需盖红色“管制文件”章外,其他发放到各使用部门的三阶文件,每一页都必须盖红色“管制文件”章,包括文件的附件,“管制文件”章不可有复印
状态;外来文件可由ISO事务局盖“管制文件”章,第四阶文件不盖“管制文件”章。
5.4.4“管制文件”章由ISO事务局保管。
5.4.5文件损坏、不清晰的或未发放到相关文件的使用部门/人,可填写《文件需求申请表》,到文件收发管制部门处更换或领取,更换的必须同时交回损坏、不清晰文件。
5.4.6本身不易区分的书面外来文件发放时,由收发管制部门采取适当的方式标识出来,并把发放情况记录在文件发放统计记录上。
不需分发,但又要与相关部门沟通的,可采取“回览”/“共享”的方式。
5.5文件公司外部的发放签收
5.5.1公司文件须发放到外部时应由相关部门通知ISO事务局,ISO事务局接到通知后负责准备好相应的文件,如文件只是作为参考时则在文件上加盖“管理外复印”章,如为本公司要求相关方按公司文件内容实施作业时应盖红色“发行”章(部品检查指导书除外),同时应填写好《配付通知书》一并交购买课,由购买课负责统一发送给相关方,并要求接收方将签收的《配付通知书》及旧版文件一并返还本公司,购买课及ISO事务局均应做好相关记录。
5.6使用保护
5.6.1各使用处,使用的三阶文件和外来文件,都必须是经过确认承认和盖有红色“管制文件”章的文件(表格除外)。
5.6.2涉及质量管理体系的管理活动和作业都应遵守最新版本/次的有效文件,而不是过时的,作废保留的文件。
5.6.3无论是原版文件,还是发放文件,都必须加以合理保护,如装入文件夹、标识、过胶等。
绝对不能在文件上涂改和圈划记号。
5.7文件变更与版本/次
5.7.1ISO事务局应对文件的变更修订状态进行管理。
5.7.2文件变更修订状态(以版本/次表示)
5.7.2.1质量手册、程序文件和指示类文件的版本/版次:
5.7.2.1.1质量手册、程序文件和指示类文件的版本用大写英文字母(A—Z)表示;版次:
用阿拉伯数字表示;文件第一次发行时文件版本/版次号为A/0,当有发生修改,其版本/版次号经修改A/1、A/2、A/3、A/4、A/5后改为B/0、B/1以此类推直到Z/5;
5.7.2.1.2同一文件的版本及版次必须相同;
5.7.2.1.3当文件整体有超过20%的内容进行修订时,其版本号可以直接升级;如A/1可以直接升级为B/0;
5.7.2.1.4表单格式不设版次号码,只设版本号码,以Rev.(A—Z)表示,在表单编号后面,置于版面右下方。
如:
(HKH-○-000Rev.A),附件亦如此。
5.7.2.2质量/环境手册、程序文件、指示类文件内容变更:
5.7.2.2.1质量/环境手册、程序文件内容需修订时,由申请部门填写《文件变更修订申请》,经管理者代表(含)以上管理人员承认后提交文件编写部门,文件编写部门根据《文件变更修订申请》填写内容确认和依据公司质量/环境管理体系要求及ISO9001:
2008质量管理体系标准要求或ISO14001:
2004环境管理体系要求及使用指南判定是否修改;
5.7.2.2.2质量/环境手册内容修订时应在修正履历栏中填写修正内容、修正理由、修正日期、对应版本/次等,修正履历并须经3.1权责人员确认承认。
5.7.2.2.3程序文件内容修订时应在修正履历栏中填写修正内容、修正理由、修正日期、对应版本/次等,封面经3.1权责人员确认承认。
5.7.2.2.4指示类文件内容修订时编写部门根据实际工作状况填写修订记录,并对修订内容进行标识;必要时申请部门填写《文件变更修订申请》
5.7.2.2.5体系文件修改时应在修改内容处使用红色字体进行区分标识(注:
只标识最近一次修改的内容)。
文件修订后应将修订的最新版本文件提交ISO事务局。
5.7.2.2.6四阶文件变更修订应按3.1内容得到承认后方可发行使用。
5.7.3文件变更修订后应按照5.3/5.4要求进行确认承认及发行。
5.8旧版文件的回收、作废保存与销毁
5.8.1文件收发管制部门在发放变更后的新版文件或更换文件时,必须收回旧版文件,并在《文件发放回收管理台帐》/《文件/表单发放回收记录表》/《指示类文件及表单发放回收清单》上签名确认。
同时在旧版文件盖上红色“作废文件”章。
5.8.2不需要保存的旧版书面或电子文件,由文件收发管制部门给予销毁或删除处理,但最近两个旧版文件要保留。
5.9电子版文件的管制
5.9.1文件收发管制部门,可在本公司网络上设置共享文档,但必须加以“文件保护”;必要时,文件收发管制部门进行的备份,并加以密码控制。
具体操作依《电子版文件管理办法》实施作业。
5.10各部门根据实际情况,在不违背本《文件管制程序》的规定下,可编制操作性更强的文件管制检索办法。
特别是生产技术部门,对相关的图纸和技术资料应规定更加严格的管理办法。
5.11文件保存期限:
5.11.1质量/环境手册,即一阶文件保存期限至少5个日历年;
5.11.2程序文件,即二阶文件保存期限至少5个日历年;
5.11.3指示类文件,即三阶文件:
QC工程表、作业指导书、检查指导书、样本等与产品有关的指示类文件保存期限至少11个日历年;其他管理类指示类文件保存期限至少5个日历年。
5.11.4外来文件按客户规定要求规定保存期限
5.11.5记录,即四阶文件保存期限按《记录管制总表》规定要求实施
5.12以上涉及的记录依《记录管制程序》执行。
6.相关文件:
6.1《记录管制程序》HKH-QP-02
6.2《电子版文件管理办法》CS-I-01-AAA-004
7.相关记录:
7.1《文件登录台帐》HKH-I-001
7.2《文件发放回收管理台帐》HKH-I-003
7.3《文件变更修订申请》HKH-I-017
7.4《配付通知书》HKH-I-030
7.5《文件需求申请表》HKH-I-004
7.6《文件/表单发放回收记录表》HKH-I-021
7.7《指示类文件及表单发放回收清单》HKH-I-023
7.8《内部文件配布一览表》HKH-I-025
7.9《外来文件配布一览表》HKH-I-024
7.10《内部联络单》HKH-I-019
8.附件:
8.1内部文件管理流程图HKH-QP-01-1
8.2外来文件管理流程图HKH-QP-01-2
附件一:
流程图
基本流程
担当部门/人
相关文件/表单
内部文件管理流程
ISO事务局
各归口部门
ISO事务局
各归口部门
ISO事务局
各归口部门
董事长/总经理/管理者代表/归口部门担当
ISO事务局
使用部门
使用部门
收发管制部门
使用部门/人
提出者
原确认承认
收发管制部门
收发管制部门
《文件登录台帐》
《文件登录台帐》
《文件传阅会鉴表》
《文件需求申请表》
《文件发放清单》
《文件发放回收管理台帐》
《文件变更修订申请》
《文件发放回收管理台帐》
《文件发放回收管理台帐》
《记录管制程序》
HKH-QP-01-1Rev.A
附件二:
流程图
基本流程
担当部门/人
相关文件/表单
外来文件管理流程
收发管制部门
收发管制部门
收发管制部门
收发管制部门
使用部门/人
使用部门/人
收发管制部门
收发管制部门
《文件登录台帐》
《文件发放清单》
《文件发放回收管理台帐》
《文件发放回收管理台帐》
《文件发放回收管理台帐》
《记录管制程序》
HKH-QP-01-2Rev.A
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- QP01 文件 管制 程序 C5