1、QP01文件管制程序C5技术有限公司管理体系文件文件编号: HKH-QP-01版本/次: C/5编写日期：2004-07-10文件管制程序编写/修正状态版本/次编写/修正日承 认确 认作 成序号部门名称部门长确认序号部门名称部门长确认1品质管理4生产技术2总 务5现场管理3购 买6生产管理修 正 履 历修订日期版本/次修 订 内 容修 订 理 由备 注2005-04-18B/0文件内容大幅度变更，版本提升为B/0文件规定无法满足实际运作要求，故对文件进行修订2005-07-25B/1追加ISO14001：2004环境管理体系文件管制要求公司导入ISO14001：2004环境管理体系，为了便于质
2、量/环境管理体系文件的管理2005-10-24B/2三、四阶及外来文件发放应由发放部门依据文件发放所需登录内容自行设计制定文件发放记录管理体系文件发放规定不适宜实际操作，故对文件进行修订2007-06-21B/3对供应商文件管理的追加及与作业符合内容修改文件规定内容不适宜，故对该文件进行修订2007-12-10C/0修订文件修改后的标识方法及文件格式大幅度变更因实际管理运作需求，故对文件进行变更2007-05-05C/1修订外观检查指导类文件的编号及识别方法因实际管理运作需求，故对文件进行变更2008-07-08C/2追加各类文件保存期限要求客户监查要求明确2008-10-27C/3完善“外观
3、检查指导书”编号方法因实际管理运作需求，故对文件进行变更2008-11-27C/45.5.1完善文件外部发放之管理方法因实际管理运作需求，故对文件进行变更2011-10-19C/5文件格式及标志变更公司名称及性质变更 1.目的：建立文件统一管理办法，对文件作成、确认、承认、使用、更改、收发、回收、作废等全过程实施管理，保证在质量管理体系和环境管理体系运行的各种场合均使用有效版本的文件。2.范围：凡本公司内部制定的文件、表格或外部客户提供的图纸与收集的国际标准均适用。3.权责：3.1 内部文件权责表文件阶别文件类别作成确认承认收发管制一阶质量/环境手册ISO事务局管理者代表董事长ISO事务局二阶
4、程序文件各归口部门管理体系推进者管理者代表ISO事务局三阶指示类各归口部门归口部门职员部门长(含)以上ISO事务局四阶表单格式各归口部门职员（含）以上部门长(含)以上ISO事务局3.2外来文件权责表文件类别示 例确认收发管制图纸类日本的产品图纸/治具图纸ISO事务局管理担当ISO事务局指示类日本的作业要领书/包装指导/检查指导书/QC工程表ISO事务局标准类ISO9001:2008和ISO14001:2004标准/法律法规等ISO事务局其 他（略）各归口部门4.定义：4.1质量/环境手册：规定本公司质量/环境管理体系的文件，是本厂质量/环境管理纲领性文件（一阶文件）。4.2 程序文件：为进行某
5、项活动或过程所规定的途径而形成的文件（二阶文件）。4.3 指 示 类：QC工程表，设备维护规程，作业指导书，检验标准等各种管理作业制度，其主要是为阐明要求（三阶文件）。4.4 表单格式：用以记录传递信息，管制作业和证明作业符合性的文件。（空白表格，即四阶文件）4.5 外来文件：非本公司作成的，对本厂的质量管理活动和作业有影响的文件。4.6受控文件：指受公司文件版本变更管制与品质系统有直接关系的文件与资料。4.7参考文件：不受公司文件版本管制，只作为质量体系参考应用的文件与资料5. 作业内容：5.1内部文件作成与外来文件的接收5.1.1文件编写规范：5.1.1.1质量/环境手册和程序文件基本要求
6、：应含有文件名称、文件编号、实施日期、版本、页次、作成、确认和承认等，由ISO事务局或各归口部门作成，具体权责见3.1；5.1.1.2指示类文件的基本要求：应含有文件名称、文件编号、实施日期、版本、页次、作成、确认和承认等，由各归口部门作成，具体权责见3.1；5.1.1.3表单基本要求：由归口部门依据工作内容需要和本文件管制程序要求自行设计作成。5.1.2文件正文5.1.2.1质量/环境手册的章节可依ISO9001:2000质量管理体系要求/ISO14001:2004环境管理体系要求及使用指南章节进行安排。5.1.2.2程序文件正文必须统一依照如下章节进行安排：“（1）目的（2）范围（3）权责
7、（4）定义（5）作业内容（6）相关文件（7）相关记录（8）附件” 。其中（4）（6）（7）（8）如果没有，则填写“无”。5.1.2.3三阶文件正文章节原则上尽量依5.1.2.2要求安排，特殊情况可除外(如:作业指导书、QC工程表等)。5.1.3质量/环境手册、程序文件和指示类文件页码格式A/B：A代表某一页，B代表总页数，此处的A、B为阿拉伯数字。如2/3：表示第二页，共三页。5.1.4各标题内的小标题顺序格式11.11.1.11.1.1.1 以此类推22.12.1.12.1.1.1 以此类推5.1.5程序文件作成的基本思路(用流程图描述现况分析流程)/ 新流程策划依ISO9001:2008要
8、求/ISO14001:2004要求完善补充为加强过程管制的内容依流程图进行文字描述5.1.6外来文件的接收及识别，接收部门接到外来文件后应根据相关方文件的识别方法对外来文件进行有效的识别5.2文件编号方法5.2.1内部文件编号方法5.2.1.1质量/环境手册编号方法(由ISO事务局编号)HKHQM/EMA一阶文件 质量/环境手册 技术有限公司5.2.1.2质量体系/环境体系程序文件编号方法(由ISO事务局统一进行编号) HKHQP/EPOO 连续号码 （0199） 质量管理/环境管理程序文件类 本多通信技术有限公司5.2.1.3指示类文件编号方法(由归口部门或ISO事务局编号)系列名连续号码（
9、001999）製产品系列名：（例FFC）共用：指示书号码（2个数字） 部门简称本多通信技术有限公司指示书类【说明1】指示类号码指示书名指示书号码指示书名指示书号码工作手册捆包规格书尺寸检查其它/管理作业指导书工程表【说明2】部门简称 生产管理：D 品质管理：Q 生产技术：T 总 务：S 物 流：B 购 买：P ISO事务局：I 现场管理：X【说明3】生产技术编写的指示类文件的编号原则详见文件编号的命名规则5.2.1.4外观指导类文件编号方法（由ISO事务局统一编号）3系列名 使用工位简称（见说明3）使用部门代码(见说明2)连续号码（001999）制产品系列名：（例FFC）共用：三阶文件简称发行
10、区域简称发行部门简称【说明1】品质管理各区域简称：电器连接器出货：A 部品检查：I 制程检查：P 光纤连接器出货：F 样本：S【说明2】使用部门代码说明： 如该外观检查指导书在部门之间通用，则以Y表示部门代码，如部门之间不能通用，则以5.2.1.3【说明2】之部门代码表示（如品质管理以Q表示，现场管理以X表示），以作区分。【说明3】使用工位简称说明：如该外观检查指导书在工位之间通用，则无需表示，如不同，则按照1/1,1/2,2/2.表示（分子表示工位，分母表示工位总数）。5.2.1.5质量管理体系表单 (帐票类)编号方法(由ISO事务局编号) 连续号码(001999) 部门简称 本多通信技术有
11、限公司5.2.1.6环境管理体系表单 (帐票类)编号方法(由ISO事务局编号) E 连续号码(001999) 部门简称 技术有限公司5.2.2外来文件编号方法外来文件本身有编号的，不另行编号；无编号的，由各归口部门自行编号。5.2.3附件编号方法 (假若与主件分开后，难于识别检索时，附件要编号，且在主件中给予引用。) -O 附件连续号码(09) 主件编号5.2.4文件收发管制部门对已编号的相关文件登录有文件登录台帐，以便管理。5.3文件确认承认5.3.1文件作成或修改后，由文件编写部门召集相关部门或人员对文件进行讨论及评审，文件定稿后经（3.1权责）人员进行确认、承认。5.3.2文件编写部门将
12、正式承认后的文件传递至各相关部门进行会签确认，各相关部门负责人在文件封页会签栏中签名确认（特殊文件除外如：作业指导书、QC工程表等），以确保文件的充分性、适宜性和可操作性。5.3.3文件经承认及会签后才能正式发行。5.3.4外来文件的确认，由各归口部门负责，疑问之处及时与发文的外单位进行沟通。5.4文件公司内部的发放签收5.4.1手册、程序文件由ISO事务局建立电子版本共享于公司的网络上，以电子版形式管理且无须发放至各部门，其具体放置及查询位置详见电子版文件管理办法，ISO事务局以E-MAIL形式将发行或更新的文件通知各相关部门，同时ISO事务局应将文件原版打印并经承认后存档和登录在文件登录台
13、帐上，并也将台帐共享。5.4.2三阶文件和外来文件，由ISO事务局根据内部文件配布一览表或外来文件配布一览表决定文件发放的对象和份数，具体操作依据电子版文件管理办法执行，如文件份数不足或其他部门需求时应填写文件需求申请表，向ISO事务局申请发放。ISO事务局填写文件发放回收管理台帐/文件/表单发放回收记录表/指示类文件及表单发放回收清单发行三阶文件及外来文件，文件接收部门在文件发放回收管理台帐/文件/表单发放回收记录表/指示类文件及表单发放回收清单中签名确认。 5.4.3 ISO事务局保管的原版文件和发放给外部相关方的文件不需盖红色“管制文件”章外，其他发放到各使用部门的三阶文件，每一页都必须
14、盖红色“管制文件”章，包括文件的附件，“管制文件”章不可有复印状态；外来文件可由ISO事务局盖“管制文件”章，第四阶文件不盖“管制文件”章。5.4.4“管制文件”章由ISO事务局保管。5.4.5文件损坏、不清晰的或未发放到相关文件的使用部门/人，可填写文件需求申请表，到文件收发管制部门处更换或领取，更换的必须同时交回损坏、不清晰文件。5.4.6本身不易区分的书面外来文件发放时，由收发管制部门采取适当的方式标识出来，并把发放情况记录在文件发放统计记录上。不需分发，但又要与相关部门沟通的，可采取“回览”/“共享”的方式。5.5文件公司外部的发放签收5.5.1公司文件须发放到外部时应由相关部门通知I
15、SO事务局，ISO事务局接到通知后负责准备好相应的文件，如文件只是作为参考时则在文件上加盖“管理外复印”章，如为本公司要求相关方按公司文件内容实施作业时应盖红色“发行”章(部品检查指导书除外)，同时应填写好配付通知书一并交购买课，由购买课负责统一发送给相关方，并要求接收方将签收的配付通知书及旧版文件一并返还本公司，购买课及ISO事务局均应做好相关记录。5.6使用保护5.6.1各使用处，使用的三阶文件和外来文件，都必须是经过确认承认和盖有红色“管制文件”章的文件（表格除外）。5.6.2涉及质量管理体系的管理活动和作业都应遵守最新版本/次的有效文件，而不是过时的，作废保留的文件。5.6.3无论是原
16、版文件，还是发放文件，都必须加以合理保护，如装入文件夹、标识、过胶等。绝对不能在文件上涂改和圈划记号。5.7文件变更与版本/次5.7.1 ISO事务局应对文件的变更修订状态进行管理。5.7.2 文件变更修订状态 ( 以版本/次表示 )5.7.2.1质量手册、程序文件和指示类文件的版本/版次：5.7.2.1.1质量手册、程序文件和指示类文件的版本用大写英文字母（AZ）表示；版次：用阿拉伯数字表示；文件第一次发行时文件版本/版次号为A/0，当有发生修改，其版本/版次号经修改A/1、A/2、A/3、A/4、A/5后改为B/0、B/1以此类推直到Z/5；5.7.2.1.2同一文件的版本及版次必须相同；
17、5.7.2.1.3当文件整体有超过20%的内容进行修订时，其版本号可以直接升级；如A/1可以直接升级为B/0；5.7.2.1.4表单格式不设版次号码，只设版本号码， 以Rev.（AZ）表示，在表单编号后面，置于版面右下方。如：（ Rev.A），附件亦如此。5.7.2.2质量/环境手册、程序文件、指示类文件内容变更：5.7.2.2.1质量/环境手册、程序文件内容需修订时，由申请部门填写文件变更修订申请，经管理者代表（含）以上管理人员承认后提交文件编写部门，文件编写部门根据文件变更修订申请填写内容确认和依据公司质量/环境管理体系要求及ISO9001：2008质量管理体系标准要求或ISO14001:
18、2004环境管理体系要求及使用指南判定是否修改；5.7.2.2.2质量/环境手册内容修订时应在修正履历栏中填写修正内容、修正理由、修正日期、对应版本/次等，修正履历并须经3.1权责人员确认承认。5.7.2.2.3程序文件内容修订时应在修正履历栏中填写修正内容、修正理由、修正日期、对应版本/次等，封面经3.1权责人员确认承认。5.7.2.2.4指示类文件内容修订时编写部门根据实际工作状况填写修订记录，并对修订内容进行标识；必要时申请部门填写文件变更修订申请5.7.2.2.5体系文件修改时应在修改内容处使用红色字体进行区分标识(注:只标识最近一次修改的内容)。文件修订后应将修订的最新版本文件提交I
19、SO事务局。5.7.2.2.6四阶文件变更修订应按3.1内容得到承认后方可发行使用。5.7.3文件变更修订后应按照5.3/5.4要求进行确认承认及发行。5.8旧版文件的回收、作废保存与销毁5.8.1文件收发管制部门在发放变更后的新版文件或更换文件时，必须收回旧版文件，并在文件发放回收管理台帐/文件/表单发放回收记录表/指示类文件及表单发放回收清单上签名确认。同时在旧版文件盖上红色“作废文件”章。5.8.2不需要保存的旧版书面或电子文件，由文件收发管制部门给予销毁或删除处理，但最近两个旧版文件要保留。5.9电子版文件的管制5.9.1文件收发管制部门，可在本公司网络上设置共享文档，但必须加以“文件
20、保护”；必要时，文件收发管制部门进行的备份，并加以密码控制。具体操作依电子版文件管理办法实施作业。5.10各部门根据实际情况，在不违背本文件管制程序的规定下，可编制操作性更强的文件管制检索办法。特别是生产技术部门，对相关的图纸和技术资料应规定更加严格的管理办法。5.11文件保存期限：5.11.1质量/环境手册，即一阶文件保存期限至少5个日历年；5.11.2程序文件，即二阶文件保存期限至少5个日历年；5.11.3指示类文件，即三阶文件：QC工程表、作业指导书、检查指导书、样本等与产品有关的指示类文件保存期限至少11个日历年；其他管理类指示类文件保存期限至少5个日历年。5.11.4外来文件按客户规
21、定要求规定保存期限5.11.5记录，即四阶文件保存期限按记录管制总表规定要求实施5.12以上涉及的记录依记录管制程序执行。6.相关文件：6.1记录管制程序 HKH-QP-026.2电子版文件管理办法 CS-I-01-AAA-0047.相关记录：7.1 文件登录台帐 HKH-I-001 7.2 文件发放回收管理台帐 HKH-I-0037.3 文件变更修订申请 HKH-I-0177.4 配付通知书 HKH-I-0307.5 文件需求申请表 HKH-I-0047.6 文件/表单发放回收记录表 HKH-I-0217.7 指示类文件及表单发放回收清单 HKH-I-0237.8 内部文件配布一览表 HKH
22、-I-0257.9 外来文件配布一览表 HKH-I-0247.10内部联络单 HKH-I-0198.附件：8.1 内部文件管理流程图 HKH-QP-01-1 8.2 外来文件管理流程图 HKH-QP-01-2 附件一:流 程 图基本流程担当部门/人相关文件/表单内部文件管理流程 ISO事务局各归口部门ISO事务局各归口部门ISO事务局各归口部门董事长/总经理/管理者代表/归口部门担当ISO事务局使用部门使用部门收发管制部门使用部门/人提出者原确认承认收发管制部门收发管制部门文件登录台帐文件登录台帐文件传阅会鉴表文件需求申请表文件发放清单文件发放回收管理台帐文件变更修订申请文件发放回收管理台帐文件发放回收管理台帐记录管制程序 HKH-QP-01-1 Rev.A附件二:流 程 图基本流程担当部门/人相关文件/表单外来文件管理流程收发管制部门收发管制部门收发管制部门收发管制部门使用部门/人使用部门/人收发管制部门收发管制部门文件登录台帐文件发放清单文件发放回收管理台帐文件发放回收管理台帐文件发放回收管理台帐记录管制程序HKH-QP-01-2 Rev.A
