采购管理程序.docx
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采购管理程序.docx
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采购管理程序
程序文件
文件编号:
-P-014
文件名称:
采购管理程序
制定部门:
综合办公室
制定日期:
-03-28
编制:
审核:
批准:
版本/版次:
A01
是否受控:
受控
实施日期:
-04-25
版次
修订记录
日期
A01
新发行
.4.25
文件编号
-P-014
标题
采购管理程序
页次
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1目的
为确保对影响采购质量的关键环节实施控制,保证采购物资的质量、性能、交付和服务等各方面符合顾客、相关方以及法律法规的要求,并满足公司运营和销售,特制定本程序。
2范围
适用于公司在运营和销售过程中发生的所有物资或服务的采购控制。
3定义
本程序均采用ISO9001:
2008、ISO14001:
2004、OHSAS18001:
2007中的定义
4职责
4.1综合部:
负责整个公司运营过程中发生的材料和服务的采购,并配合相关部门对物资运输、仓储过程执行监控。
负责供应商的选择与开发,组织各部门对供应商进行评价。
4.2设备技术部负责常规采购产品的验证。
4.3设备技术部负责供应商的评价及管理。
5.管理流程图
文件编号
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标题
采购管理程序
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文件编号
-P-014
标题
采购管理程序
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6控制程序
6.1采购文件的编制
6.1.1采购主管根据各部门提供的当月《物资采购申请单》及库存情况,汇总各部门提供的采购需求编写《月度采购计划表》。
并由部门领导审核,公司领导批准。
6.1.2其他突发所需物资或零星采购物资,由需求部门填写《请购单》或《设备、仪器仪表申购单》,报部门领导及公司主管领导批准。
6.1.3采购文件的内容一般包括:
6.1.3.1完整的采购品的名称、型号、规格、数量、单价、总额;
6.1.3.2有关的技术标准、质量标准和检验标准;
6.1.3.3供货单位;
6.1.3.4交货时间,以及包装、运输和防护要求。
6.2.1设备技术部根据需求填写工作联系单,联系单填写详细的物料型号,规格,尺寸,特殊要求及技术参数,并经主管副总审核,总经理批准。
6.2.2采购主管接受到工作联系单后,确认相关的内容,并会签,同意采购物料则编制相应的采购计划。
6.2.3对于新开发供应商及新材料所提交样品,由采购主管送交设备技术部,并提交检测申请工作联系单,由设备技术部在规定时间内出具相应的样品测试报告书。
6.2.4对于《物资采购申请单》,采购主管按计划进度,根据国家有关招投标规定,组织原材料的招标。
低值原材料由采购主管制订采购计划,部门领导审核、财务部门、设备技术部会签,主管副总批准后实施。
6.2.6所有采购材料或服务必须满足相关社会法律法规要求及安全规定。
6.3采购方式
6.3.1供应商选择
6.3.1.1对于采购金额符合《招标管理办法》要求的物资,采用招标方式进行采购,具体按《采购管理办法》执行。
6.3.1.2采购金额低于《招标管理办法》中限定金额的采购项目,由采购管理部门根据《请购单》或《设备、仪器仪表申购单》上的要求,在合格供应商名单中选择供应商,如合格供应商名单中无合适供应商,则由综合部、技术部门按照《供应商评价和选择程序》对供应商进行开发、选择、评估和考核工作。
6.3.1.3采购主管根据《请购单》或《设备、仪器仪表申购单》中要求,根据《合同管理规定》在合格供应商名单中选择三家供应商,进行货比三家,选择最终供应商,拟定合同,按照《合同管理规定》实施。
如需采购的产品中有被顾客批准或者指定的供应商,则采购主管在采购产品时,必须从顾客批准或者指定的供应商名单上采购有关材料/产品。
6.3.1.4采购管理部门应对采购项目货比三家,单项采购金额50万元以下的,填写比《比价审批表》并经过部门负责人审核;单项采购金额超过50万元(含50万元)的,填写《物资采购比价单》并由部门负责人审核、主管领导批准,最后确定供货商。
6.3.1.5采购设备应签订购货合同,合同中需注明设备名称、规格、型号、数量、技术指标、主要配件、技术资料(技术说明书、使用说明书)、付款方法、运输、交货时间及地点、双方职责、质量三包等内容。
采购合同内容、格式、用词等须经公司法务审核,公司各行政部门评审。
文件编号
-P-014
标题
采购管理程序
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6.3.2采购控制
6.3.2.1凡外购设备、原材料,应由申请部门按照公司年度审批的预算计划,填写《设备、仪器仪表申购单》,编制《物资采购申请单》交采购主管。
临时突发购置设备,申请部门应填写《请购单》或《设备、仪器仪表申购单》交公司主管领导审核,经总经理批准后由综合部购买。
6.3.2.2向外定制设备时,要签订技术协议,详细写明技术要求,由设备技术部和有关技术人员共同参加订货。
技术协议附在订货合同中。
采购主管根据《设备、仪器仪表申购单》中的要求,负责监控跟踪供应商供货进度,督促供应商按时交货。
6.3.2.3由采购主管对供应商的交期进行管理,并对供应商进行半年度考评和年度考评。
6.3.2.42000元以下的低值设备由申请部门填写《请购单》,并经综合部、财务部门审核,主管副总批准后实施。
6.3.2.5所有采购材料或服务必须满足相关社会法规要求及安全规定。
6.3.3供货控制
6.3.3.1采购主管在与供应商签定采购合同后,要督促供应商按时交货,对于不能及时交货的供应商,要其说明原因并限期整改,整改不合格的要减少采购甚至取消合格供应商资格。
6.3.3.2对于因不能及时交货而有可能影响工作进度计划的,采购主管要及时与其他相关部门联络,并将更改的到货时间告知设备技术部、财务部、综合部。
6.3.3.3对于计划变更(或技术要求更改)引起的供货计划变更,物资采购使用部门应以书面形式告知采购主管和设备技术部备案。
6.3.4采购品的验证
6.3.4.1供应商供货后,由采购主管填写《物资送检单》给设备技术部,由设备技术部检验进货产品质量。
6.3.4.2检验的取样和检测方法,必须符合有关标准或合同要求,并与供应单位保持一致。
6.3.4.3关键的采购物资,需要时可向供方派出质量验收代表到供方验证。
6.3.4.4采购物资检验完成后,由设备技术部出具《检验报告》,并在采购物资上贴上合格或不合格标签,在约定时间内将检验报告交给综合部作为入库依据,设备技术部也应保存一份检验报告,作为供应商来料质量统计依据。
6.3.4.5采购物资必须经检验合格方能入库。
检验不合格的采购物资,根据产品检验报告,由采购主管填写《物资调换/退货联系单》,联系供应商办理退货或调换事宜,对于需要特采的不合格材料,由采购主管填写《原材料让步接受申请单》,经设备技术部评审,主管副总批注后,按照《不合格品控制程序》办理入库。
6.3.4.6当本司或顾客拟在供方的现场实施验证时,应在合同中规定验证活动的节点(一般在供方对产品检验之后)和产品放行需办理的手续。
6.3.4.7采购物资的验证记录由设备技术部保存,定期整理归档。
6.3.4.8公司其他所需物品或其他部门的零星采购的质量由提出部门负责。
6.3.5付款
6.3.5.1按照合同规定支付款项。
6.3.5.2由采购主管填写《合同款项支付申请单》,经部门领导审核、设备技术部会签和公司主管领导批准后,报财务部,由财务部按排付款。
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6.3.5.3如公司财务遇到特殊情况而导致不能按时付款,财务部应在三个工作日内给出延后付款的计划,采购主管应根据财务部所给出的还款计划与供应商商谈并确认延后日期。
6.4记录保留
6.4.1采购过程中形成的文件和资料由采购主管负责归档。
6.4.2采购过程中形成的合同,由采购主管负责移交档案资料管理专责归档。
6.4.3相关检验记录由设备技术部、负责归档。
7相关文件
7.1《采购管理办法》
7.2《供应商评价和选择程序》
7.3《合同管理规定》
8相关记录
8.1《请购单》
8.2《比价审批表》
8.3《原材料让步接收申请单》
8.4《设备、仪器仪表申购单》
8.5《合同款项支付申请单》
8.6《物资采购申请单》
8.7《物资采购比价单》
8.8《月度采购计划表》
8.9《物资调换/退货联系单》
8.10《紧急采购申请单》
8.11《物资检验记录表》
请购单
申请部门:
年月日
物品名称
规格
数量
价格
申请理由
申购人:
部门负责人:
采购主管审核
负责人:
综合部审核
部门负责人:
常务副总审核
常务副总:
公司总经理或授权代表批准(价格5000元人民币以上)
签字:
P014-001A
比价审批表
物资名称
型号规格
厂家及产地
净价
税率
付款条件
用途
包装单位
交期
价格比较
供应商一
供应商二
供应商三
价格分析
备注
经办人:
采购主管:
部门经理:
P014-002A
原材料让步接收申请单
申请日期:
编号:
货物名称
规格
到货数量
货物编号
制造厂家
到货日期
申请部门
申请数量
申请人
申请理由描述:
签名:
日期:
设备技术部部意见:
签名:
日期:
综合部意见:
签名:
日期:
采购主管意见(需客户同意时):
签名:
日期:
财务意见:
签名:
日期:
副总经理意见:
签名:
日期:
常务副总意见:
签名:
日期:
总经理意见:
签名:
日期:
P-014-003
设备、仪器仪表申购单
申请部门:
年月日
设备、仪器仪表名称
规格型号
单位
数量
价格
经费来源:
□计划内 □计划外
申请原因及技术要求:
申请人:
技术经济论证分析:
签名:
日期:
设备功率KW
用水量m3/n
用气量m3/n
安装地点
申请部门意见:
申请部门主管:
综合部意见:
签名:
意见:
设备技术部意见:
签名:
日期:
财务部意见:
签名:
日期:
副总经理意见:
签名:
日期:
常务副总经理意见:
签名:
日期:
总经理意见:
签名:
日期:
P-014-004
合同款项支付申请单
对应项目编号
对应销售合同
采购合同编号
收款单位
付款金额
付款方式
付款期限
备注
收款单位信息
单位名称
地址
税号
帐号
其他
公司领导:
部门领导:
申请人:
附:
□采购合同□对应发票
P-014-005
物资采购申请单
项目名称
项目编号:
年月日
编号
设备名称
规格型号
数量
需用日期
请购原因或对应合同
特殊要求(厂家、性能、价格等)
综合部反馈意见
公司领导:
综合部确认:
设备技术部确认:
请购人:
P-014-006
物资采购比价单
项目名称
项目编号
年月日
编号
设备名称
规格型号
数量
供应商报价
1
2
交货期
3
付款方式
4
其他
建议
结论
比价人
部门领导
相关职权部门
主管领导
P-014-007
月度采购计划表
年月日
序号
设备名称
型号规格
预采购数量
库存数量
供货单位
所需金额
备注
说明:
编制:
主管副总:
财务经理:
综合部经理:
采购主管:
申请部门:
P-014-008
物资调换/退货联系单
厂家
地址
联系人
电话
传真
邮箱
序号
设备名称
规格型号
产品问题
数量
要求到货日期
处理意见
收货地址:
订货单位:
订货人:
联系电话:
传真:
P-014-009
紧急采购申请单
申请日期:
编号:
货物名称
规格型号
希望到货日期
采购数量
申请人
申请理由描述:
签名:
日期:
设备技术部意见:
主要依据:
推荐型号
推荐厂家
推荐规格
拟采购数量
综合部意见:
签名:
日期:
设备技术部意见:
签名:
日期:
总经理意见:
签名:
日期:
P-014-010
物资检验记录表
序号
供货商名称
来料数量
到货日期
抽样数量
不良内容
检验日期
检验人
检验结果
P-014-011
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