Pocket Informant不完全应用手册.docx
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Pocket Informant不完全应用手册.docx
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PocketInformant不完全应用手册
PocketInformant不完全应用手册
GTD,推荐软件December6th,2007
《优秀的时间管理和项目管理工具》精品系列:
让你了解更多优秀软件,并且学会熟练地使用它们。
PDA的一个最重要的工作就是个人信息管理(PIM)。
PocketPC本身已经内置了日程表、任务、便签、联系人这四个最基本的PIM软件,但是与PC上的OUTLOOK不同,这四个独立的组件很难很好的融合在一起。
而且比较麻烦的是,没有一个Project工具来管理具有多个子任务的项目。
但是,PocketInformant可以很好的解决这个问题。
它可以替代系统内置的日程表、任务、联系人、便签,还提供了日记和时间线视图。
你还可以根据自己的喜好自定义视图的显示格式、颜色等等(不过这并不是本教程的重点)。
弥缝特意邀请杨胖撰写了《PocketInformant不完全应用手册》。
介于大家对PocketInformant(简称PI)这款优秀的软件还不是很了解(主要是因为这款软件是英文版,汉化效果也是一般),尤其是对PocketInformant中”LINK”这一灵魂功能并没有很好的利用。
所以在这篇不完全应用手册中,杨胖将详细的介绍PI,让大家了解和熟悉PI,知道PI可以为你做什么,知道为什么要选择PI。
注:
此篇文章由弥缝邀请杨胖撰写,首发于褪墨。
未经过杨胖或弥缝的许可,谢绝转载!
早上八点,电话前,该干什么?
——PI的典型应用
亚拉豪在MLO中给出了他的答案,那么在PI中如何实现呢?
在PI中Agenda显示界面如下图:
图中黑体字部分为日程表(行事历),下面的则是任务表。
其中红色的任务表示已经过期仍未完成;绿色的表示是当前正在处理的任务(任务开始日期早于或等于当前日期的);[]中的日期表示该任务的到期日期,即你需要在此日期前完成这个任务。
由于审阅报告等是与当前的情境毫不相干的,因此通过界面右下角的那个漏斗来进行筛选。
这样一来就只有电话前需要做的任务了。
于是杨胖就可以拿起电话……,等等,细心的读者可能已经发现,在这个任务的右边有一个
标志,这个什么用处的呢?
点一下,看看发生了什么?
打开了该任务的链接(Link),这个是PI的一个特殊功能,可以为任何一个日程、任务、联系人添加无数多个Link。
比如这个例子,杨胖需要预订周岁照,那么要事先联系金鼎爱婴这家公司,那么只需要将金鼎的联系方式链接到这个任务中就可以了,非常的方便(如上图),你需要做的就是执行而已。
同理,如果你的任务是阅读资料,那么你就可以把资料LINK到任务中(如右上图),这样就不用四处找需要阅读的资料了,这个功能大大提高了你的执行效率。
这里还有一个秘籍,PI具备自动拨号的功能,点选你的联系人后在点击你要拨打的电话,会出现以下画面(左图):
把电话话筒的受话器贴近PDA的喇叭,然后点击OK,PI会自动将号码以DTMF方式播出,同时会弹出日记画面(右上图)。
你可以很方便的记录这次通话的信息,而且这些信息会自动附加到你的联系人联络信息中,这个我们稍后再说。
好了,在PI的帮助下,杨胖很方便的完成了预定的任务,而且一切都是那么自然,那么人性,你不需要每次打电话前去查电话号码,不需要单独记录与某个联系人的所有联络信息,所有这一切PI都已经为你做好了,你要做的只有执行。
呵呵~
下面分别介绍一下PI的几个功能框架:
日程表
日程表是PI的基本功能,杨胖个人喜欢用日程表来记录一天的工作和生活,基本上就是一个工作日志。
用日程表的一个关键是:
你一定要在你事先规定的时间内完成,这对日程的制定和执行时间的控制有很高的要求,建议你读读这本《通向成功的习惯》的书。
PI中日程表的查看方式与OUTLOOK非常类似,但是多了一个Agenda视图和Timeline视图(Timeline个人感觉用处不大)。
可以通过点击下面5个按钮来分别切换不同的视图:
,从左至右分别是Agenda(左上图)、日(右上图)、周(左下图)、月(右下图)、Timeline视图。
这些视图中,杨胖比较喜欢的是Agenda和周视图,非常方便对进行中的日程和任务进行总体的把握,点击具体项目,你可以查看该项目的详细信息。
任务
PI中任务的功能是非常强大的,大大弥补了PPC自带任务软件的不足。
下面是杨胖的任务列表。
任务中有箭头的表示该任务的结束日期是今天。
任务前面[]中表示该任务的计划完成日期。
而红色任务——呵呵,过期啦!
赶快处理吧。
任务后面的两个“·”表示这个任务的优先级(Priority),PI默认可以选择A-Z二十六个大项,1-9九个小项,也就是你可以给任务分配234个不同的优先级别(太疯狂了吧!
你有234个任务吗?
)
任务前面带“+”的是什么任务呢?
可能你已经猜到了,是分级任务(如右上图),在PI中你可以制订无限多级的子任务,这是PI的一个特速功能。
遗憾的是这个功能只在PI中有效,也就是说如果你将任务同步到OUTLOOK中,你是看不出这些任务之间的级别关系的。
这也是杨胖一直认为OUTLOOK需要改进的地方。
另外还有一个问题,由于分级任务的本质还是任务,而不是Project,因此当母任务的所有子任务完成时,母任务并不会自动完成,仍然需要手工点一下。
另外多个子任务之间并没有先后执行关系,不存在逻辑上的先后问题。
不知道在PI2007中是否有所改进。
创建子任务的方法很简单,用笔选择一个母任务,一直按住直到弹出关联菜单,之后选择ChildTask-NewChild就可以了。
输入任务非常方便,与OUTLOOK基本一样,不同的是增加了Priority选项,同时在选项卡中增加链接和日记两个PI独有的功能。
链接的功能杨胖在一开始的例子中已经提到了,日记功能在后面专门描述。
日程与任务互转
一直有人在问日程与任务的关系,对于刚开始使用PIM的人来说,这两个概念确实比较容易混淆。
大家可以去这里看看相关的讨论。
不过不管你是喜欢日程还是任务,PI都提供了一个非常便利的功能——日程与任务互转。
选择一个任务,一直按住直到弹出关联菜单,之后选择“Tools”,选择“…ToAppt…”,就可以将这个任务直接转为日程了,转换时会提示你是否删除原有的任务,看你个人喜好,如果不删除,则转换后的日程会与原有的任务建立一个LINK,便于你日后关联查看。
项目分类
在PI中,没有GTD系统中的Context/Place(情境)这个概念,取而代之的是Category(类别)这个概念,而这与OUTLOOK中类别的概念是一致的,因此在同步的时候可以很好的继承这一属性。
点主菜单,选择ManageLists-CategoryEditor,杨胖的习惯是对于真正的分类直接写内容,对于情境,前面加@,PI的筛选功能可以一次选择多个类别,因此不用担心你的日程或任务筛选不出来。
在分类中可以为每一个分类分别配置颜色,增加图标等,这样在日程表和任务中都可以明显的区别开来。
情境这个概念是见仁见智的事情,杨胖不建议设置过多的情景,因为一般人也不会有太多的情境可言。
基本上大家工作都是在电脑前,电脑旁边就是电话,电脑本身也与网络相连,因此@Call、@Net、@Computer用处都不大(至少个人认为)。
而且PDA本身就是一个随身的袖珍电脑,你可以随时收发邮件、拨打电话,而你做的一切都可以与台式机OUTLOOK同步,因此@CarTime什么的也可以考虑废掉。
工作室在哪儿由你决定,你躺在床上也一样可以召开电话会议。
大家可以参考亚拉豪的MLO手册,设定Someday/Maybe、NextAction、Waitingfor等等分类。
联系人
这个没什么好说的,因为跟OUTLOOK的联系人太相似了,甚至提供了联系人照片。
值得一提的是PI提供了自动拨号功能,你只需要点击需要拨打的电话,PI会自动用DTMF方式拨出,同时生成相关的日记供你记录通话信息。
你可以点击那个地球仪的按钮来选择拨号方式,比如通过蓝牙或红外拨出。
通过DTMF方式拨号,在电话上是不会保留拨号记录的,即使下一个人用电话的重拨键也无法拨叫你刚才的电话,因此你不必担心自己的信息泄漏。
关于日志/日记(Journal)
与OUTLOOK中的日记类似,PI中也提供了日记这个功能,通过这个功能,你可以方便的跟踪任务、日程的变更情况、完成时间,也可以方便的查看与某个联系人相关的所有历史联络情况(电话、短信、邮件)。
前面提到过,当用户使用PI拨号的时候会自动生成一个通话日记,同样,在你完成一个任务或变更一个日程的时间安排时也可以自动生成日记。
你可以根据需要选择哪些情况下自动生成日记,设置方法如下:
1.点击PI主菜单,选择Setting;
2.点击那个齿轮图标,选择Journaling;
3.根据自己的喜好设定哪些情况下自动创建日记。
链接(LINK)
杨胖觉得这是PI的灵魂所在。
就像最初杨胖所举的例子一样,在制定任务或日程时增加相关的LINK,可以避免执行时再去查找相关信息导致的执行效率低下(尤其是打着电话的同时现找资料文档),同时LINK的概念是相互的,如前面提到的例子,预约拍照的任务与联系人金鼎爱婴相链接,那么当你查看金鼎爱婴的联系人信息时,一样可以查到该联系人相关的任务——预约拍照。
想象一下,当你给张三打电话讨论测试任务的时候,通过张三的LINK发现他还与另一个FB日程相关,那么你不妨在电话中一起提醒他,这样你一个电话就搞定了两件事,效率倍增。
LINK的对象可以是日程、任务、联系人以及PDA上的文件。
超链接是无法在LINK中实现的,你可以把它写在日程或任务的Notes里。
便签及信息收集
PI中的便签功能是对PPC原有便签功能的增强,使用方法非常类似,这里只提一下PI最COOL的功能——快速创建日程/任务。
以前大家不太喜欢使用PIM软件的一个原因是无法快速收集原料,一个一个创建日程和任务的过程中,很容易就将脑子里的灵感遗忘掉了,现在PI提供了一个解决方案:
1.打开一个便签,把你所想的所有原料输入到便签中,如果你时间紧任务重,可以使用手写,先不识别,当然,也可以录音。
这是MLO所不具备的。
2.在输入完所有思路之后,选择要加工的原料,然后点击第三个按钮(绿色铅笔),之后选择“CreateTaskFrom Selection”,(如右图)PI会自动将选定的部分作为任务的主题,弹出任务输入界面,指定一个时间,做好LINK,分好类别,OK啦。
3.同样的方法,你还可以创建日程和联系人。
4.点击下排那个绿色的箭头可以快速设定这个便签的提醒时间,因此如果你时间比较紧张,可以快速写下你的原料,设定20分钟后提醒,以避免到时候遗忘原料加工工作。
备份及恢复
PI本身具备与OUTLOOK直接同步的能力,只要通过ActiveSync就可以,这一点大家不用担心。
而且PI还支持Intellisync同步方式,因此可以与LotusNotes同步。
PI中LINK、日记以及多级任务关联功能是自身特有的,这些是无法与PC进行同步的,因此需要单独备份:
选择主菜单-BackupPIDatabases-AllBelow即可,恢复的话就是Restore。
结束语
PI的基本功能就介绍到这里吧!
希望大家能够用好PI这个软件管理好个人的日程、任务以及联系人。
杨胖将在另外一篇中描述如何在PI中实现GTD的功能,敬请期待。
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