用友会计软件初始设置参考.docx
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用友会计软件初始设置参考
实务材料
本实务材料虚拟的是一家经营家用电器和办公通信誉品的中小型商品流通企业,该公司的要紧业务是面向区域内的各大公司、商场批发商品,有进出口经营权,企业的经济效益较好,有良好的进展前景。
2020年1月起开始运用用友财务软件进行会计核算,以下是该公司运用用友财务软件的整体方案和实务材料。
一、系统治理
在软件运用的前期设置时期,系统治理的要紧内容是设置账套、设置操作员及其操作权限。
1.账套信息
账套号:
001。
(建议同窗们利用学号的最后三位作为帐套号,如此在学期终止的时候,教师能够将全班同窗的帐套引入到教师的系统中,对学生的完成情形进行评判)
账套名称:
浙江省AWD商贸有限公司(简称:
本人姓名)。
启用日期:
2020年01月01日。
(注意:
依如实验需要,每次实验前需修改运算机系统时刻,在“日常经营业务”那个实验之前,运算机系统时刻一概调整为2020-01-01,而且用友系统的登录时刻也是2020-01-01)
会计期间:
01月01日-12月31日。
行业性质:
商业企业(建账时按行业性质预置会计科目)。
企业地址:
HZ市人民北路252号。
核算类型:
该企业的记帐本位币为人民币(RMB);行业性质为新会计制度。
基础信息:
进行经济业务处置时,需要对存货、客户、供给商进行分类,并涉及外币业务。
存货分类编码级次为2-2-2;
客户分类编码级次为2-2-2;
供给商分类编码级次为1-3;
部门编码级次为1-2;
结算方式编码级次为1-1;
地域分类编码级次为2-2;
会计科目编码级次为4-2-2-2;
存货数量、存货单价、开票单价、件数及换算率的小数位均为2。
数据精度:
该企业对存货数量、单价小数位定为2。
2.职位设置
账套主管:
吴妮,编号001。
在财务软件开发运用的前期时期,负责完成系统的各项初始化工作;在财务软件的运行时期,负责财务软件运行的治理工作,检查系统操作员的日常工作,保证财务核算治理系统运行的靠得住性、平安性。
负责对操作员输入的会计数据、输出的凭证、账簿、报表进行审核,检查其数据和凭证的合法性、完整性和准确性。
出纳员:
陆玉芳,编号002。
负责有关现金、银行存款的收支工作。
具有如下权限:
权限编号
权限内容
权限编号
权限内容
G10203
出纳签字
G10405
资金日报查询
G10401
现金日记账查询
G10406
支票登记
G10402
现金日记账账簿打印
G1040704
余额调节表查询
G10403
银行日记账查询
G1040705
查询勾对情况
G10404
银行日记账账簿打印
操作员:
李明,编号003。
负责将审核过的有关原始凭证、记账凭证及其相关数据输入运算机,依照审核过的凭证进行记账处置,在机内记录账簿,并负责打印输出记账凭证、账簿、报表。
具有除出纳签字、凭证审核和支票记录等之外的其他权限(至少应包括公共单据、公用目录设置、应收、应付、工资、固定资产,和总账系统的权限,在总账权限设置时先全数选中,再去掉上面的3个权限)。
贺红波:
系统治理员兼系统保护员兼档案治理员。
负责运算机硬件、软件的日常保护,治理运算机内会计数据,并负责日常会计数据的备份工作。
【实验要求】以系统治理员Admin的身份注册系统治理。
【操作指导】
1.启动系统治理
执行“开始”|“程序”|“用友ERP-U8”|“系统效劳”|“系统治理”命令,进入“用友ERP-U8〖系统治理〗”窗口。
2.登录系统治理
(1)执行“系统”|“注册”命令,打开“注册〖系统治理〗”对话框。
(2)输入:
效劳器(默许);操作员:
admin;密码:
(空)。
单击【确信】按钮,以系统治理员身份进入系统治理。
注意:
∙为了保证系统的平安性,在“系统治理员登录”对话框中,能够设置或更改系统治理员的密码。
第一将“改密码”复选框选中,单击【确信】按钮,打开“设置操作员口令”对话框,在“新口令”和“确认新口令”后面的输入区中均输入新密码,最后单击【确信】按钮,返回系统治理。
∙考虑实际教学环境,建议不要设置系统治理员密码。
∙用友ERP-U8系统运行期间禁止修改运算机操作系统日期。
3.增加操作员
(1)执行“权限”|“角色”命令,进入“角色治理”窗口,单击工具栏中的【增加】按钮,增加编号为:
CZY,名称为:
操作员的角色。
(2)执行“权限”|“用户”命令,进入“用户治理”窗口,窗口中显示系统预设的几位用户:
demo、SYSTEM、UFSOFT和WEB。
(3)单击工具栏中的【增加】按钮,打开“增加用户”对话框,按表中所示资料输入用户。
编号
姓名
口令
确认
口令
所属部门
角色
完成操作
001
吴妮
1
1
财务部
账套主管
单击【增加】按钮
002
陆玉芳
2
2
财务部
出纳员
单击【增加】按钮
003
李明
3
3
财务部
操作员
单击【增加】按钮
(4)最后单击【退出】按钮终止,返回“用户治理”窗口,所有效户以列表方式显示。
注意:
∙只有系统治理员用户才有权限设置操作员。
∙操作员编号在系统中必需唯一,即便是不同的账套,操作员编号也不能重复。
∙设置操作员口令时,为保密起见,输入的口令字以“*”号在屏幕上显示。
∙所设置的操作员用户一旦被引用(例如:
分派了角色,已经以此用户进行过数据的操作等),便不能被修改和删除。
∙指定“吴妮”为“账套主管”角色,“账套主管”角色拥有了该账套的全数功能权限。
陆玉芳为出纳员,李明没有对应的角色,这两人的权限直接在权限分派时指明其相应的权限。
注:
关于李明,也可先增加一个角色“操作员”。
4.成立账套
(1)执行“账套”|“成立”命令,打开“创建账套”对话框。
若是执行此功能的时候显现
那个界面,表示数据库效劳器的名称不是用机械名表示。
请在系统注册界面
的效劳器用本机的机械名代替。
(2)输入账套信息
现存账套:
系统将已存在的账套以下拉列表框的形式显示,用户只能查看,不能输入或修改。
“[999]演示账套”是系统内置的。
账套号:
必需输入。
账套名称:
必需输入。
本例输入“浙江省AWD商贸”。
账套途径:
用来确信新建账套将要被放置的位置,系统默许的途径为“C:
\U8SOFT\ADMIN”,用户能够人工更改,也能够利用“…”按钮进行参照输入,本例利用“D:
\U8SOFT”。
启用会计期:
必需输入。
系统缺省为运算机的系统日期,更改成“2020年1月”。
会计期间设置:
因为企业的实际核算期间可能和正常的自然日期不一致,因此系统提供此功能进行设置。
用户在输入"启用会计期"后,用鼠标点击〖会计期间设置〗按钮,弹出会计期间设置界面。
系统依照前面"启用会计期"的设置,自动将启用月份以前的日期标识为不可修改的部份;而将启用月份以后的日期(仅限于各月的截止日期,至于各月的初始日期那么随上月截止日期的变更而变更)标识为能够修改的部份。
用户能够任意设置。
例如本企业由于需要,每一个月25日结账,那么能够在"会计日历-建账"界面双击可修改日期部份(灰色部份),在显示的会计日历上输入每一个月结账日期,下月的开始日期为上月截止日期+1((26日),年末12月份以12月31日为截止日期。
设置完成后,企业每一个月25日为结账日,25日以后的业务记入下个月。
每一个月的结账日期能够不同,但其开始日期为上一个截至日期的下一天。
输入完成后,单击【下一步】按钮,进行单位信息设置。
(3)输入单位信息
单位名称:
用户单位的全称,必需输入。
企业全称只在发票打印时利用,其余情形全数利用企业的简称。
本例输入“浙江省AWD商贸”。
单位简称:
用户单位的简称,最好输入。
本例输入“AWD公司”。
其它栏目都属于任选项。
输入完成后,单击【下一步】按钮,进行核算类型设置。
(4)输入核算类型
本币代码:
必需输入。
本例采纳系统默许值“RMB”。
本币名称:
必需输入。
本例采纳系统默许值“人民币”。
企业类型:
用户必需从下拉列表框当选择输入。
系统提供了工业、商业两种类型。
若是选择工业模式,那么系统不能处置受托代销业务;若是选择商业模式,委托代销和受托代销都能处置。
本例选择“商业”。
行业性质:
用户必需从下拉列表框当选择输入,系统依照所选择的行业性质预置科目。
本例选择行业性质为“新会计制度科目”。
账套主管:
必需从下拉列表框当选择输入。
本例选择“001吴妮”。
按行业预置科目:
若是用户希望预置所属行业的标准一级科目,那么选中该复选框。
本例选择“按行业性质预置科目”。
输入完成后,单击【下一步】按钮,进行基础信息设置。
(5)确信基础信息
若是单位的存货、客户、供给商相对较多,能够对他们进行分类核算。
若是现在不能确信是不是进行分类核算,也能够等到分销软件启动时再设置分类核算。
依照本例要求,选中“存货是不是分类”、“客户是不是分类”、“供给商是不是分类”、“有无外币核算”四个复选框,单击【完成】按钮,弹出系统提示“能够创建账套了么?
”,单击【是】按钮,稍候,打开“分类编码方案”对话框。
(6)确信分类编码方案
为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和治理,系统要求预先设置某些基础档案的编码规那么,即规定各类编码的级次及各级的长度。
会计科目编码级次为4-2-2-2;
客户分类编码级次为2-2-2;
部门编码级次为1-2;
地域分类编码级次为2-2;
存货分类编码级次为2-2-2;
结算方式编码级次为1-1;
供给商分类编码级次为1-3;
按实验资料所给内容修改系统默许值,单击【确认】按钮,打开“数据精度概念”对话框。
(7)数据精度概念
数据精度是指概念数据的小数位数,若是需要进行数量核算,需要认真填写该项。
本例采纳系统默许值,
单击【确认】按钮,弹出系统提示“创建账套成功!
”和“此刻进行系统启用的设置吗?
”。
单击“是”,弹出“系统启用”对话框。
(8)系统启用
选中“GL-总账”复选框,弹出“日历”对话框,选择日期“2020年1月1日“,单击“确信”按钮,单击“退出”按钮。
依次设置应收应付、工资、固定资产等子系统。
5.财务分工
(1)执行“权限”|“权限”命令,进入“操作员权限”窗口。
(2)选择001账套;2020年度。
(3)从操作员列表当选择吴妮,选中“账套主管”复选框,确信吴妮具有账套主管权限。
注意:
∙由于在成立账套时已指定“吴妮”为账套主管,此处无需再设置。
∙一个账套能够设定多个账套主管。
∙账套主管自动拥有该账套的所有权限。
∙若是在角色治理或用户治理中已将“用户”归属于“账套主管”角色,那么该操作员即已概念为系统内所有账套的账套主管。
本例中,由于在用户治理中指明了“吴妮”具有“账套主管”角色,因此,“吴妮”不仅是001账套的账套主管,同时也是本系统中其他账套的账套主管。
(4)选择其他操作员,单击工具栏中的【修改】按钮,打开“增加和调整权限”对话框,依如实验资料选择相应的权限项,单击【确信】按钮。
李明的权限设置,先选中总账,再去掉其中的出纳签字,支票记录薄(注:
这两项工作由出纳陆玉芳完成)和审核凭证(注:
这项工作由主管吴妮完成)三项。
其他需选择的权限为:
应收、应付、工资、固定资产、公共单据、公用目录设置。
从用户的权限设置能够看出,本公司的财务治理工作的日常账务处置是由李明来完成,陆玉芳是完成出纳的工作,吴妮是主管兼做凭证审核功能。
(5)单击工具栏中的【退出】按钮,返回系统治理。
注意:
∙在用友ERP-U8系统中,提供了三个层次的权限治理。
别离是功能级权限治理、数据级权限治理、金额级权限治理。
∙功能级权限治理提供了对不同的用户分派不同功能模块的操作权限。
例如:
用户“陆玉芳”分派了“总账-出纳”的全数权限。
∙数据级权限治理。
该权限可通过两个方面进行操纵,一个是字段级权限操纵,另一个是记录级权限操纵。
例如:
设定用户“李明”只能录入某一种凭证类别的凭证,本系统不设置数量级权限治理。
∙金额级权限治理。
该权限要紧用于完善内部金额操纵,实现对具体金额数量划分级别,对不同职位和职位的操作员金额级别操纵,限制他们制单时能够利用的金额数量。
例如,设定用户“李明”只能录入金额在20000元以下的凭证,本系统不设置金额级权限治理。
∙功能级权限的分派在系统治理中“权限分派”中设置,数据级权限和金额级权限在“企业门户”|“基础信息”|“数据权限”中进行设置,且必需是在系统治理的功能权限分派以后才能进行。
本实验中只功能权限的分派。
6.备份账套数据
(1)以系统治理员的身份注册进入系统治理。
(2)执行“账套”|“输出”命令,打开“账套输出”对话框,选择需要输出的账套001,单击【确认】按钮。
(3)系统紧缩完成所选账套数据后,弹出“选择备份目标”对话框。
(4)单击下拉列表框,选择需要将账套数据输出的驱动器及所在文件夹,单击【确认】按钮。
(5)系统开始进行备份,备份完成后,弹出系统提示“备份完毕!
”,单击【确信】按钮返回。
注意:
∙只有系统治理员(admin)才能进行账套备份。
备份的账套数据名以“Uferpact”为前缀。
在拷贝时必需将上述两个文件同时拷走。
∙正在利用的账套是不许诺删除的。
∙假设要删除选中账套数据,那么在输出账套时,选中“删除当前输出账套”即可。
7.账套数据引入
(1)以系统治理员的身份注册进入系统治理。
(2)执行“账套”|“引入”命令,打开“引入账套数据”对话框,选择需要引入的账套途径“c:
\u8soft\demo999”,选择账套文件“”单击【打开】按钮。
(3)系统提示“从头指定账套途径吗?
”,单击“否”按钮。
(4)系统提示“正在引入账套,请等待……”,最后提示“账套引入成功!
”,单击【确信】按钮。
注意:
∙只有系统治理员(admin)才能进行账套引入。
∙本实验引入的999账套数据为系统提供的账套数据,可打开在未成立新的账套之前,打开此账套了解和学习相关操作,查询相关的信息。
8.修改账套数据
若是账套启用后,需要修改建账参数,需要以账套主管的身份注册进入系统治理。
(1)在“系统治理”窗口,执行“系统”|“注册”命令,打开“注册〖系统治理〗”对话框。
注意:
∙若是此前是以系统治理员的身份注册进入系统治理,那么需要第一执行“系统”|“注销”命令,注销当前系统操作员,再以账套主管的身份登录。
(2)输入:
操作员“001”;密码“1”。
选择账套“001浙江省AWD商贸”;会计年度“2020”;日期“2020-01-01”。
(3)单击【确信】按钮,进入“系统治理”窗口,菜单中显示为黑色字体的部份为账套主管能够操作的内容。
(4)执行“账套”|“修改”命令,打开“修改账套”对话框,可修改的账套信息以白色显示,不可修改的账套信息以灰色显示。
(5)修改完成后,单击【完成】按钮,弹出系统提示信息“确认修改账套了么?
”,单击【是】按钮,确信“分类编码方案”和“数据精度概念”,单击【确认】按钮,弹出系统提示“修改账套成功!
”
二、基础档案
注意1:
若是碰到某个子系统不能打开(提示信息为“……已打开”),那么同时按下CTRL+ALT+DELETE三个键,打开任务治理器,选项进程标签,选择相应的进程关闭。
(总账为,应收账款为,应付账款为,工资系统为,固定资产为)
注意2:
如碰到某项操作被锁定的情形,以ADMIN登录系统治理,选择“清除异样任务”和“清除单据锁定”。
注意3:
以001吴妮登录,登录时刻2020-1-1。
一、部门档案
编号
名称
部门属性
负责人
1
总部
管理
李新东
100
总部高层
管理
肖家伟
101
总经理办公室
管理
张毅
102
财务科
财务
吴妮
103
人事行政科
管理
洪意
2
经营部
经营
李新东
201
经营一部
经营
徐东文
202
经营二部
经营
李威雄
注:
在“职员档案”没有输入的情形下,上述“负责人”一栏先空着,等到“职员档案”输入完成后再来进行修改“负责人”一栏的内容。
二、职工档案
编号
姓名
所属部门
部门编码
职务
人员类别
1001
李新东
总部高层
100
总经理
管理人员
1002
肖家伟
总部高层
100
副总经理
管理人员
1101
张毅
总经理办公室
101
主任
管理人员
1102
罗莹
总经理办公室
101
副主任
管理人员
1103
赵珍
总经理办公室
101
秘书
工作人员
1201
吴妮
财务科
102
科长
管理人员
1202
李明
财务科
102
会计员
管理人员
1203
陆玉芳
财务科
102
出纳员
工作人员
1301
洪意
人事行政科
103
科长
管理人员
1302
贺红波
人事行政科
103
副科长
管理人员
1303
顾兰梅
人事行政科
103
工作人员
工作人员
2101
徐东文
经营一部
201
部门经理
经营人员
2102
杨琼
经营一部
201
副经理
经营人员
2103
胡岗
经营一部
201
业务员
经营人员
2104
钱红
经营一部
201
业务员
经营人员
2105
张美
经营一部
201
业务员
工作人员
2107
周桂
经营一部
201
收款员
工作人员
2201
李威雄
经营二部
202
部门经理
经营人员
2202
张杰
经营二部
202
副经理
经营人员
2203
庞惠
经营二部
202
业务员
经营人员
2204
何新
经营二部
202
业务员
经营人员
2205
赵敏
经营二部
202
业务员
经营人员
2206
王辉
经营二部
202
业务员
工作人员
2207
何燕
经营二部
202
记账员
工作人员
2208
谢兴
经营二部
202
收款员
工作人员
3、客户分类
编码
名称
编码
名称
O1
广东省
02
湖南省
0101
广东省QZ市
0201
湖南省TY市
0102
广东省FG市
0202
湖南省PL市
O103
广东省WR市
4、地域分类
编码
地区名称
编码
地区名称
01
广东省
03
福建省
O101
广东省Qz市
04
山东省
0102
广东省FG市
05
河南省
0103
广东省wR市
06
江苏省
02
湖南省
07
安徽省
0201
湖南省TY市
08
上海市
0202
湖南省P1市
09
四川省
5、付款条件
编码
信用天数
优惠天数1
优惠率1
优惠天数2
优惠率2
优惠天数3
优惠率3
01
60
15
3
30
2
45
1
02
30
10
4
20
2
付款条件将要紧在采购定单、销售定单、采购结算、销售结算、客户目录、供给商目录中引用。
系统最多同时支持4个时刻段的折扣。
付款条件编码:
用以标识某付款条件。
用户必需输入,且录入值唯一。
付款条件编码能够用数字0—9或字符A—Z表示。
付款条件编码最多可输入3个字符。
付款条件表示:
系统自动依照用户录入的信誉天数、优惠天数、优惠率显示该付款条件的完整信息。
信誉天数:
指最大的可延期付款天数,如超过此天数,那么不仅要按全额支付贷款,还可能支付延期付款利息或违约金。
必需输入,最大值为999。
优惠天数1:
指享受折扣优待的第一个时刻段的最大天数,它应小于信誉天数。
最大值为999。
优惠率1:
指在优惠天数1范围内付款而享受的优惠率,依照百分比计算。
优惠天数2:
指享受折扣优待的第二个时刻段的最大天数,它应大于优惠天数1而小于信誉天数。
最大值为999。
优惠率2:
指在优惠天数1至优惠天数2范围内付款而享受的优惠率,依照百分比计算。
优惠率2应该小于优惠率1。
付款条件一旦被引用,便不能进行修改和删除的操作。
6、客户档案
客户编号
客户名称
简称
所属
分类码
所属
地区
信用额度(元)
信用期限(天)
付款
条件
0101001
QZ市华夏商城
华夏商城
0101
0101
50000
30
01
0101002
QZ市飞龙电器城
飞龙电器
0101
0101
50000
30
01
0101003
QZ市润达百货商场
润达百货
0101
0101
50000
30
01
0101004
QZ市通达办公设备有限公司
通达办公
0101
0101
50000
30
01
0102001
FG市新时代电器有限公司
新时代电器
0102
0102
30000
20
01
0102002
FG市兴隆商厦
兴隆商厦
0102
0102
30000
20
01
0103001
WR市天兴办公用品有限公司
天兴办公
0103
0103
30000
20
01
0103002
WR市多喜乐购物广场
多喜乐
0103
0103
30000
20
01
0201001
TY市美和家电城
美和家电
0201
0201
0
0
01
0201002
TY市创发办公设备有限公司
创发办公
0201
0201
30000
20
01
0202001
PL市天隆百货商厦
天隆百货
0202
0202
30000
20
01
0202002
PL市新世纪商场
新世纪商场
0202
0202
30000
20
01
7、供给商分类
1是经营一部;2是经营二部。
8、供给商档案
编码
供应商名称
供应商
简称
所属
分类码
所属
地区
信用额度(元)
信用期限(天)
付款条件
1001
山东AE集团
山东AE
1
04
50000
30
02
1002
河南XY电器有限公司
河南XY
1
05
50000
30
02
1003
江苏CM集团
江苏CM
1
06
50000
30
02
1004
安徽SW有限公司
安徽SW
1
07
50000
30
02
1005
上海LE电气有限公司
上海LE
1
08
50000
30
02
1006
福建XK电子有限公司
福建XK
1
03
50000
30
02
1007
四川RA电器公司
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