《合强办公系统标准模块列表》办公自动化OA.docx
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《合强办公系统标准模块列表》办公自动化OA.docx
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《合强办公系统标准模块列表》办公自动化OA
合强办公自动化OA
1.1《合强办公系统标准模块列表》
类别
功能名称
描述
信
息
发
布
电子公告
使用户可以通过公告栏发布通知、通告和消息;所有用户都可随时浏览公告板,并可将感兴趣的内容下载到个人文档库中;并可设置公告对象和保留时间。
电子论坛
电子论坛系统为用户提供了一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间。
根据需要可以发起并创建某方面的议题,其他人可在此进行自由的谈论和发言,包括进行咨询、解答和收集意见等。
电子刊物
可在网上釆集、编辑和发布单位内部的电子刊物。
刊物编辑将有关信息筛选、汇集成电子刊物,并在网上进行发面,全体人员都可以进行投稿和阅览已发布的刊物。
内
部
通
讯
电子邮件
使用户实现组织内部人员电子信函的制作、发送、接收、阅读、回复等支持部门成员协同工作。
在线短信
实现办公人员网上即时信息交流与沟通。
日
常
办
公
公文管理
由电子行文方式代替手工行文方式,实现公文自动化流转,实现公文处理单自动打印,实现公文电子存储归档,存档可以以上传时文字、图片格式显示,提高公文的可利用性。
网上审批
对工作报告、出差、工作请示、请假、物品采购、工作联络等报请事宜进行网上审批办理。
工作监控
管理者可在工作流程中查看各项工作进展,监控每个员工工作情况,实现工作的实时监控和催办。
会议
管理
会议管理
提供对会议的全过程进行管理,由会议计划和会议纪要两部分组成,会议计划包括:
计划拟定、计划审批、通知和会议安排查询。
会议纪要包括:
纪要拟稿、核稿、审批和纪要文件管理与查询。
知
识
管
理
文件柜设置
根据用户的需要,可以设定文件柜及下级文件夹、子文件夹的数目和级次,实现文件、电子数据是多层级管理;并根据客户的组织规模和业务需要进行有效的规划。
文件管理
文件是信息和知识的载体,文件管理的目地是对文件的存放、阅读和查找进行有效的组织与控制。
权限设置
根据员工部门、职能的不同分配文件添加、浏览与删除等权限;
组
织
管
理
组织机构
对组织机构进行设置,包括部门设置、岗位设置和人员设置,以及各部门、各岗位职能的描述等。
权限划分
对所有员工根据工作职能与权利、责任情况划分确定各不相同的使用权限。
辅
助
办
公
模
块
资源管理
通用资源的借用、调度与管理;实现企业内部资源的基本管理和借用、占用及调度管理。
图书管理
对通用图书资源进行管理的系统。
实现图书资源的基本信息管理和借阅管理。
人事管理
实现职工人事档案、合同信息、培训记录等个人信息的电子化管理。
可以以word格式套打,也可以通过统计以excel的格式导出。
车辆管理
对车辆资源的借用、调度进行统一安排管理。
建立一套车辆的基本档案,便于随时有效地管理车辆资源。
名片管理
实现了名片管理的电子化。
操作包括增加、修改、删除、查询、打印输出、简单分类和统计。
领导活动安排
日程管理可以用于个人时间管理。
可以进行约会、会议安排、工作委托;可以通过台历式的图形界面,轻松地查看安排好的各种约会。
时刻表
以文字方式对各类时刻表如航班、列车时刻表进行管理。
个人日程
提供用户个人活动计划拟定、日程安排查询、自行提醒等功能
信息采编
为单位用户提供信息收集、采编、发布、统计、浏览信息的平台,实现信息采编工作的电子化。
物品管理
对办公用品、消耗品进行分类统一管理,并可对各消耗品领用单位进行费用核算。
真迹保留
电子签章
档案管理
系统设置:
可设置档案管理员、全宗信息、实体分类、档号格式和数据字典等
案卷管理:
进行立卷、组卷;可对案卷进行分卷、合卷、拆卷,以及卷内、卷间顺序调整;可生成案卷及文件目录。
可同时管理电子档案和实物档案
可设置档案利用权限,并可设置开放档案管理档案借阅
安全设置
二次开发模块
电子签章
网上审批、网上办公
二维条码
电子政务公文二维条码
1.2技术特点
1.系统以组织机构为基础,实现工作和权限的分配。
“部门-岗位-人员”管理模式贴近现实,人事变动和机构调整应变自如,同时实现各模块的权限自动刷新,保证OA系统数据的安全和完整。
2.提供完整的表单开发环境,包括增加了一整套可供快速应用的工具和特性,用于定制、设计、增强适合各种需要的表单应用。
定制好的表单可广泛发布到工作流及其它各模块或文件库中应用。
3.完全可定制的工作流引擎,功能选项齐全,无需编程便可灵活自定义出符合各种业务特征需求的流程,流程数量不限,调整灵活,能完全适应未来的需求发展及变化。
4.集成的日常办公功能,操作透明、简捷。
支持特送、撤回、催办、分发、过程跟踪、工作监控、主办-协办等功能。
5.提供分布式的文档管理体系,伸缩性强,可自由生成多种类的文件库,实现一库多应用。
提供文件灵活排序、全文检索等功能。
6.提供多种文件处理方式。
全面集成MSOffice、WPS等个人办公软件;提供各种格式的图形文件、多媒体文件、压缩文件等附件上传功能。
7.提供先进的文件扫描技术,实现多页一次性扫描并合并、压缩成一个文件的功能。
支持任何符合TWAIN标准接口的扫描仪。
8.提供痕迹保留和版本控制功能,提供文件的历史版本保留功能,
9.提供公文流转及流程处理过程的日志记录功能;提供各类文件的操作日志功能,为系统的安全管理及维护提供科学的保障和依据。
10.提供公文套打功能。
可根据公文的实际格式需要制作打印格式模板,控制打印内容范围,可重复调用,实现灵活的文件套打功能。
11.提供工作委托功能。
提供多种消息提示方式,具备工作即时提醒机制。
12.提供电子签名功能。
13.提供电子印章功能,严格授权,密码验证使用。
14.提供丰富的数据字典功能。
15.支持远程办公和移动办公。
支持多分支机构、跨地域的系统构建。
16.系统定制、日常管理及维护功能集成化、自动化程序高,有效减少管理员的工作量。
1.3系统架构
1.3.1Domino平台系统
科盛华智能办公系统的平台软件采用LotusDomino/NotesR6.5,系统运行环境是Domino服务器,管理端运行环境是notes客户端,客户端是MSInternetExplorer浏览器。
LotusDomino/Notes是先进的单一架构的文档数据库和电子邮件系统,提供了工作流平台以及标准的Web服务、应用和开发环境,是实现政府机构信息集成和知识管理的理想平台,是IBMLotus的主打软件产品,市场上标准Web应用服务器之一,已成为政府、企业实现办公自动化的切入点。
全球有数万家公司的通信协作系统构建在该平台之上,其超群的稳定性、易用性、技术先进性受到了广大新老客户的青睐。
目前,Domino/Notes的用户数从1995年的350万用户增长到2004年的1.1亿用户。
在中国,Domino/Notes同样获得了许多成功的应用,成为市场份额#1的协作平台,是国内用户的当然首选。
许多国内用户应用Domino/Notes成功部署了大规模的企业级网络,甚至是前端超过2万5千个Notes节点的超大规模企业级网络。
这些关键用户在应用Domino/Notes所取得的巨大成功为大量正在选择平台构建信息系统的政府机构提供最有说服力的示范作用。
1.3.2物理架构
1、硬件环境
服务器安装有办公自动化系统的所有数据库文件,所有用户登录并访问该服务器,进行工作处理及信息访问,服务器性能好坏将直接影响到办公自动化系统的运行速度和效率。
所以,建议为办公自动化系统配置专用的服务器,建议采用品牌服务器,其原因一是性能稳定,二是服务保障。
服务器的建议配置:
品牌服务器,内存512MB以上,硬盘空间20GB以上,100MB网卡。
客户机的建议配置:
CPU586在P266以上,内存64MB以上,100MB网卡。
以上只是简单建议,具体配置要视本单位的规模和信息流量、峰值而定。
1.3.3软件环境
服务器建议:
操作系统是中文Windows2003Server,应用软件是LotusDominoR6.5。
客户机建议:
操作系统是中文Windows2000Professionel或WindowsXP,应用软件是IE6.0。
系统管理员管理用的客户机同时需要安装LotusNotesR6.5。
1.3.4安全架构
我们可以将系统整体安全架构分成如下图所示从上到下的七个层,最上一层限制访问OA服务器所在的网络,最后一层控制OA系统内文档的域级别的安全性,每一层都其前一层提供更加细化的访问控制,显示出访问权限从上到下越来越严格的特性。
1.网络安全性
对于网络的安全性,我们主要考虑到防止内部网络的敏感信息传递到外界、防止未授权用户非法访问网络、防止对网络数据的截取和监测等几点。
根据本单位的安全要求选择合适的网络架构方式,以交换机或防火墙或代理服务器,VPN等设置方式,建立安全、实用的网络,保证网络及其传输安全。
2.OA服务器安全性
OA系统基于LotusDomino/NotesR6.5研发,并基于其Domino服务器运行,充分发挥了Domino服务器的安全优势,保证信息的安全。
Domino完成服务器层次上的所有安全配置,限制对服务器资源及OA信息的访问,其安全性模型给用户提供认证、数字签名、灵活的访问控制和加密,使用户可以放心将政府机构内部网的OA系统扩展到驻外分支机构,甚至客户和商业合作伙伴。
3.用户认证安全性
OA系统的安全性是建立在用户认证的基础上的,认证是限制存取OA系统资源的关键。
认证非常重要,因为它可以使您区分不同的用户。
每个用户都是经由系统管理员注册产生,用户使用正确的用户名和口令才能登录并访问OA系统。
用户必须设置有足够长度的口令长度来确保其质量,口令越复杂,未授权的用户就越难于推测出口令,因此,系统管理员可以在注册用户时指定口令质量等级,指定服务器强制执行口令长度检查。
OA系统提供用户身份锁二次认证功能,这是在科学分析多种二次认证技术应用的优缺点之后,总结出的对用户最为合理的方案,具有安全的密钥产生机制、兼容性好、携带方便、存储安全和成本低的优点,不但能够有效杜绝来自内部或外部的未授权非法登录,而且有迹可查。
系统管理员可以向单位内重要用户或全部用户发放身份锁(USB接口智能卡,如右图所示),用户在启用身份锁设置时,系统生成用户私钥信息存储在身份锁中,并将该信息加密后传输到OA服务器保存。
用户每次在登录OA系统前,将身份锁插入计算机USB接口上,以“用户名+口令”登录系统,服务器除了验证其输入信息正确与否外,还将自动验证智能卡信息,通过加密与解密算法进行比对验证,全部通过后允许用户登录OA系统,并将登录日志信息(IP地址、网卡MAC、登录时间等)及时写入身份锁。
当未授权的用户非法以某用户身份登录系统后,合法用户再次登录时系统将立即发出警示消息,通过查看日志信息及时能够发现非法登录情况。
4.模块(数据库)安全性
前三层安全性设置决定了哪些用户有资格登录OA系统,而从这一层起的安全性设置则决定了用户成功访问OA系统之后,能够访问哪些信息并对它们进行操作。
位于模块的权限控制是OA系统的核心,决定了用户在模块中可以执行的任务内容,模块的权限控制工具提供这方面的最广泛控制。
用户成功登录OA系统后,还需要获得访问模块的权限级别,系统管理员将根据本单位内的职责岗位特点设置用户在模块中执行的任务,不同用户在不同模块的任务可能是不同。
例如,某些用户在电子公告模块中的任务是“发布人”,可以发布公告,而其他用户则只能浏览公告信息。
5.视图/表单安全性
模块安全性设置了最广泛的用户访问权限级别,视图/表单层安全性设置则进行了更加详细的控制,进一步限制了用户的文档访问权限,授权文档可访问的范围和数量。
模块中的每一条记录实际上都是由管理员或用户输入的文档,为了只允许有限的用户可以访问、更新文档,视图通常以类别、文件夹等方式分类显示文档,这些类别可以设置不同访问级别的用户列表,决定了用户能够访问到的文档有哪些,并对文档做哪些操作。
例如,一个文件库中的某个文件夹最低访问级别是“读者”,连这个用户列表都没被列上的用户,不但无法访问该文件夹,甚至连文件夹名称都不显示出来,用户从其桌面窗口中完全无法知道本文件库中还存在有该文件夹。
6.文档安全性
文档安全性设置明确了用户对指定文档的操作权限,确保文档信息的安全与完整。
这是比视图安全性更详细的访问控制权限,具有灵活的控制能力。
拥有视图相同权限级别的用户,在文档中可能会拥有不同的操作权限。
7.域安全性
这是最细化的访问控制权限,允许对文档中每一个域的存取进行控制,从而对文档访问和存取过程产生影响。
很多文档都包含有一些不同敏感性的信息,需要防止某些用户可以访问或者可以更新其中的某些部分,而其他用户则具有所有的存取权限。
1.4电子签章系统
当今,为了加快社会文明与市场经济的建设,有效提高国家综合实力,采用计算机网络技术实现电子政务与电子商务,是因应时代发展的必然趋势,是降低政府行政成本和企业商务成本的最佳手段。
但是,新兴技术与手段的使用,实际也造成了相应的法律缺位与工具空缺。
在计算机网络中,一个电子文件的随意产生、冒充、窥视、篡改和裸露存放,会造成生产身份无法确认、内容无人负责、内容随意篡改、传送和操作没有痕迹、篡改难以鉴定等等问题。
电子文件难以采信和留作证据,是电子政务和电子商务难以真正得到发展的原因。
电子签名法规范了电子签名行为,确立了电子签名的法律效力,维护有关各方的合法权益,为文件和重要信息的网络传输提供了法律依据。
有了这部法律,政务和商务活动中各种文件的数字化传输才真正得以实现。
签章软件,安装在所有需要签章和验章的用户的机器上,该软件是一个OFFICE插件,软件安装后,在WORD/EXCEL应用程序中增加了电子印章应用的工具条,通过点击该工具条上的按钮,可以很方便的进行盖章、验章操作。
用户对文档的所有签章过程都在印章钥匙中有详细的记录。
印章制作软件,用来生成需要的电子印章钥匙。
每套电子印章软件配备一个管理钥匙,每个用户单位配备一个制章管理员,管理员通过管理钥匙负责制作该单位的所有印章。
印章制作软件还详细记录用户单位的所有印章的制作过程。
电子印章钥匙,采用内部具有加密芯片的USBKEY作为电子印章的载体,印章钥匙里面存储有印章保管人的数字证书和电子印章。
解决了电子公文应用中的公文盖章人身份的确认性、电子公文的信息完整性、公文盖章人的不可抵赖性,并结合传统印章的图章效果,提供给用户一个透明的、安全的、简便的电子印章应用。
采用国际上先进的密码技术、计算机加密技术、图像处理与水印加密技术,能够对WORD/EXCEL文件加盖电子图章并且能够验证图章的有效性。
使用USB介质的数字证书,与Windows操作系统和OFFICE办公软件无缝结合。
用户操作简单方便
1.5二维条码
二维条码具有信息容量大、译码可靠性高、修正错误能力强、容易制作且成本很低、条码符号的形状可变、编码范围广、保密、防伪性能好等特点,可以用它表述数据文件(特别是汉字文件)、图片等。
该系统是针对使用了OA系统的用户的,该系统可以直接从OA中得到需要的文件信息,自动生成二维条码,并将该条码以图形方式提供OA系统使用,OA系统引导中间件将该二维图形放置于文件正确的位置上。
这种实现方式可以无需人工录入,避免输入的错误。
对于文件收文方,通过条码扫描枪对纸制文件的二维条码进行扫描,读出条码中包含的公文信息,并可交互给OA系统以实现公文信息的电子化管理。
产品特性:
便捷性:
弥补手工录入烦琐、效率低的缺点,可以实现公文重要信息的方便、迅速的获得和传递。
适应性:
二维条码技术的应用,弥补了一维条码信息存储量小,往往需要后台服务器支持的缺点。
可以实现完全离线的信息存储,大大扩展了应用环境。
准确性:
可以实现和OA系统文档信息的共享,准确性高,避免手工录入错误率高的问题。
安全防伪性:
二维条码有多重防伪特性,它可以采用密码防伪、软件加密及利用所包含的信息进行防伪,因此具有极强的保密防伪性能。
可以作为文件的有效防伪手段。
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