技术资料与档案管理办法.docx
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技术资料与档案管理办法.docx
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技术资料与档案管理办法
1目的
规范研究本院技术资料与档案的管理,使之更好地为产品开发、生产、营销等服务。
2范围
本标准对研究本院技术资料与档案管理的职责、内容、工作程序和工作要求做出规定。
适用于研究本院技术资料与档案的管理。
3职责
3.1技术中心负责技术资料与技术档案的综合管理工作;
3.2试制车间应做好本部门的技术资料和技术档案管理工作。
4要求
技术资料、技术档案管理坚持统一策划、分级负责的管理原则。
5要求
技术中心资料室负责技术档案、技术文件的管理。
各所的技术档案与技术资料采取向技术中心资料室借阅的方式,使用完之后应归还技术中心。
试制车间应根据技术资料和档案管理工作量大小设立资料室或资料点,配备符合要求的装具及有一定专业知识的资料管理员,并建立相应的管理制度。
6技术资料的管理
6.1凡列入研究院科研计划、生产计划中的产品或项目、经过技术审定、确定归档保存的底图及有关的技术文件和资料均应归档。
6.2归档技术资料必须符合下列要求:
a.产品图纸、设计文件、工艺文件均应符合产品图样和设计文件有关管理制度的规定;
b.根据图样目录、图号、页次的排列进行整理,并符合完整、准确、成套性要求,但设计文件可按规定分阶段归档;
c.图纸标题栏及文件的签署栏内各项责任签字齐全并有密级标识;
d.文件字迹、图纸线条应清晰,无破损、无水迹、无污迹、无皱褶、无折叠印。
6.3技术资料经检查符合要求后应归档。
在人员离司时,接交者及其主管领导应对本制度生效后期间内的入库资料的齐全性负责。
6.4技术资料入库后,资料管理员应予以登记,建立台帐,以确保帐物相符。
“技术资料入库登记表”格式见表1。
6.5技术资料应按产品进行分类保管,存放的器具上应有标签,以便查找。
6.6底图应平放,大幅面的底图可卷放。
大于1号幅面的底图允许在避开尺寸标注的位置进行不大于二次对折存放。
6.7对库存的技术资料应定期检查、清点。
技术资料破损的应及时修补,玷污不能复印或破损无法修补的应重新复制,遗失的应查明原因,在办理复制手续后方可复制。
6.8底图、底稿一般不得外借,特殊情况需借用时,须经部门主管领导批准后,按规定办理借用手续。
借阅底图必须注明借出的张数,如不属成套图纸,必须标明图号。
“技术资料借阅申请单”格式见表2。
6.9重新复制的底图、底稿须经有关人员校核审签后,方可入库。
原底图、旧底稿的标题栏处应加盖作废印章,另行存档备查或予以销毁。
6.10资料室为存放资料必须保持清洁、通风,应有防火、防盗、防蛀、防鼠、防尘、防潮等设施,并符合有关规定。
6.11技术资料的复制和分发
6.11.1复制的技术资料应完整、清晰,需装订成册时应按GB10609.3的规定折叠。
6.11.2根据研究院生产计划安排,技术资料由技术中心资料室统一发放,存档一份,发放试制车间两份,并严格执行ZJ-QGZ/YF03-2004《技术保密管理规定》中规定的加封、启封程序。
6.11.3凡属受控的技术资料复制件,下发时均需加盖“受控”印章和发放日期章(成册资料只在封面上盖章,单页的则应逐张盖章);未盖“受控”印章的资料均为非受控文件不能用于指导生产。
6.11.4因生产急需等特殊原因,允许使用复印的或计算机绘制的白图,但下发时必须加盖“受控”印章和发放日期章,同时资料室应予以登记,用完后立即收回销毁或做其他妥善处理,并销账。
无“受控”印章和发放日期章标记的图纸,试制车间可拒绝接收和加工。
6.12技术资料复制件的使用管理
6.12.1试制车间生产和工作使用的技术资料,由其资料管理员到技术中心资料室统一领取,并办理领取手续。
如有特殊情况,需其他人传递的,应在技术中心资料室登记,并在“技术资料下发试制车间记录单”(格式见表5)“传递人”处签名,技术中心收到有车间资料管理员签名的回单后予以销账。
研究院和总部之间的资料传递,由技术中心资料室执行密封程序、出具文件清单,并在资料室建立账目,收到总部接收人签字的回单后才予以销账。
试制车间资料管理员负责本部门图纸资料的登记、分发、保管、借阅和作废更换等工作。
各所技术资料的使用实行到技术中心资料室借阅的方法。
6.12.2设计人员借用图纸资料应办理借阅手续,借阅前必须经过技术中心负责人批准,一般借阅时间不得超过一个月,资料管理员应督促借阅人员如期归还。
公差、探亲、节假日之前,除加班时需要资料外,应将所借资料全部归还,归还图纸资料时,资料管理员应检查其完整与清洁情况。
“技术资料借阅登记表”格式见表4。
6.12.3图纸资料借阅人负有保持资料完整和安全的责任。
禁止在图纸资料上任意涂写、修改或加注标记符号,禁止私自折卷、描绘、拍照和扩散,违者要按有关规定进行处理。
6.12.4图纸资料因玷污、破损等原因影响使用时,应由资料管理员归口办理复制更换手续。
6.12.5图纸资料严禁各部门任何人擅自复印,特殊情况需复印时,必须征得部门领导同意并报资料室备案。
6.12.6因外协加工需要的图纸,由试制车间资料室发放,由其全权负责对这类图纸的登记管理。
外协完毕要把图纸追回,如图纸无法追回要说明理由,技术中心资料室要定期给予检查。
6.12.7图纸资料丢失,责任部门应追究责任人的责任,查明原因并视情节轻重给予10~1000元/张处罚,然后写出申请补发报告,经研究院院长审签,补发的图纸资料应加盖“遗失补发”印章或用文字说明,此后,若原图纸资料找回,必须交回资料室清销,若不交回又用于生产和工作而造成损失一律由责任部门自负。
6.12.8资料室应定期对试制车间的图纸资料的完整性、统一性、准确清晰以及资料管理情况进行检查,以确保帐物相符,文实相符。
发现问题应做好记录及时处理并向技术中心主管汇报。
6.13设计过程中的出图、入库程序
绘图仪输出用于校对的白图原则上出一次,第一次由校对人员、工艺人员、标准化员审核提出修改意见进行修改,修改量或变动较大的允许第二次出白图,全面校核并填写“图纸打印申请单”(格式见表6)后方可出底图。
6.14图纸资料的鉴定和销毁
6.14.1技术中心应定期组织对技术资料进行鉴定,对确认无保存价值的技术资料应当销毁。
鉴定与销毁按本办法7.9和ZJ-QGZ/YF03-2004《技术保密管理规定》办理。
6.14.2对于为积累知识或备查需保留的作废技术资料,应在技术资料上盖“作废”章,并列好目录妥为保存,严禁随便使用或流传到研究院外部。
6.14.3工程技术人员手绘白图、方案草图及有关设计文件草图等不得随意乱丢,工程技术人员应按项目将其进行整理保存在各所内勤人员处,作为ISO9001标准体系审查中设计依据的一部分,不得自行处理(保存或销毁)。
6.14.4绘图仪输出用于校对的白图,应由工程师归还技术中心由资料管理员销账后统一处理。
7技术档案的管理
7.1凡按规定应当立卷归档的技术文件材料,应根据归档范围和归档要求按时移交档案室集中统一管理,任何部门或个人都不得据为已有或拒绝归档。
7.2技术中心资料室是研究院归口管理技术档案的职能部门,负责计划、协调、组织和管理研究院的技术档案。
其主要职能是:
7.2.1负责集中统一管理和保管需长久保存的全部技术档案和技术资料;
7.2.2负责做好技术档案文件材料的形成、积累、整理、归档各环节的监督和质量把关;
7.2.3负责鉴定或定型后产品技术文件的更改管理和督促检查。
7.2.4参与对科研成果、产品试制、基建工程和其它技术项目的鉴定、定型、验收工作,负责对应归档材料进行审查、验收;
7.2.5参与对委托设计、引进项目科技文件材料(包括底图、缩微品、光盘和音像制品)到研究院时的启封、验收,负责接收全部资料,再根据需要办理分发或复制;
7.2.6负责对试制车间技术档案管理工作的业务指导。
7.3技术档案的归档范围
7.3.1产品开发、工艺管理方面,包括产品开发、设计、试验、产品工艺、工装以及技术质量问题攻关、产品检验、包装、商标等技术文件;
7.3.2科研方面,包括科研课题立项、预研、试验、总结、鉴定、成果申报、技术转让及推广应用全过程形成的技术文件资料;
7.3.3质量管理工作中形成的有关质量管理、质量检测的文件材料;
7.3.4基本建设方面,包括各整体或单项工程测绘、设计、审批、招标、施工、竣工验收等各类图样和文件材料;
7.3.5环境保护工作中形成的有关环境监测、控制及“三废”处理等文件材料,标准化管理、科技信息管理工作中形成的文件材料等;
7.4归档时间
一般是一年集中办理一次移交归档手续。
产品、工艺技术资料应随时归档。
设备仪器随机文件资料验收时材料及时归档。
文件资料移交时要办理交接手续,有资料清单(一式两份),交接双方签字。
7.5档案的接收。
接收各类档案时,要认真验收。
档案材料的数量要清楚,质量符合要求。
7.6档案的分类。
要根据上级有关规定制定分类、编号标准,并严格按标准分类。
7.7档案的编目与检索工具的编制
技术档案均应编制分类目录和总目录,为便于检索还应编制查找卡片等,技术档案均应确定保密等级。
7.8档案的保管
档案要分类保管在符合规定要求的库房内。
档案库房应符合《档案库房技术管理暂行规定》(国家档案局国档[1987]第19号)。
7.9档案的鉴定与销毁
7.9.1档案保管期限分永久(50年以上)、长期(16~50年)和短期(15年及15年以下)三种,技术档案的保管期限一般为长期和短期,对在科学研究中需要长远利用的档案应永久保存。
7.9.2档案鉴定工作由研究院临时组成的技术档案鉴定小组组织进行,一般每五年进行一次。
研究院技术档案鉴定小组由研究院院长或其授权者任组长,成员由技术中心、研究所和有关业务人员组成。
档案鉴定内容一般有:
a.是否有保存价值;
b.档案的完整、准确、系统性;
c.调整档案保管期限;
d.调整档案保密等级。
7.9.3经鉴定无保存价值的档案的销毁要严格掌握,慎重从事。
销毁前要填写“技术资料销毁清单”(格式见表7),提出销毁报告,经研究院院长或其授权者审批。
销毁时档案部门要进行监督,严禁擅自销毁档案。
7.10档案管理要逐步采用电子计算机技术、缩微摄影技术和先进的监控设备,管理和保护档案,不断提高档案部门开发、利用和安全保管的能力。
7.11技术档案的开发利用
7.11.1档案资料部门要为档案、资料的利用创造条件,简化利用手续,热情主动服务。
要设置档案、资料阅览场所。
7.11.2对保密的档案资料的利用,要严格按有关规定进行,各部门不得擅自向外提供。
享有专利权的档案和未经鉴定的新产品图样和技术文件只对有关人员提供利用,一律不得对外开放。
8相关文件
《中华人民共和国档案法》
GB10609.3-1993技术制图自制图的折叠
ZJ-QGZ/YF03-2004《技术保密管理规定》
9工作记录
以下工作记录在技术中心保存,保存年限为五年。
底图白图发放单、技术资料(或档案)入库单、产品图样、工艺文件入库登记表、技术资料(或档案)销毁目录。
10附加说明
本制度由技术中心起草,并负责解释和归口管理。
表1
技术资料入库登记表
序号
名称
份数
提交者
日期
备注
表2
技术资料借阅申请单
序号
名称
式样
份数
备注
申请人:
审批人:
日期:
表3
技术资料领用登记表
序号
名称
份数
领用人
日期
备注
表4
技术资料借阅登记表
序号
名称
借用人
借用日期
归还人
归还日期
备注
表5-1
技术资料发放试制车间记录单
序号
名称
件数
页数
备注
日期:
资料保管:
监督:
传递人:
表5-2
文件资料收发纪录单
序号
名称
件数
页数
备注
签发:
传递:
签收:
日期:
日期:
日期:
表6
图纸打印申请单
NO:
部门
申请人
白图
底图
份数
所属项目
图号
分部件名称
图号
项目经理
日期
路径
表7
技术资料销毁清单
序号
名称
式样
销毁原因
备注
提请人:
日期:
审批人:
日期:
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- 技术资料 档案 管理办法