公文写作之函.pptx
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公文写作之函.pptx
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公文写作第一讲函,主讲人:
张三,江苏天子消防工程有限公司,目录,关于函,名词解释:
函,即信;公函即公务信件。
作用:
它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。
特点:
不受公文规定的严格限制,如不用正式文件头,也可不编文件号,有时还可不拟标题,因此用起来极为简便。
关于函,用法:
1、下级机关向上级机关询问一般事宜,或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。
2、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜,3、用函来通知一般事项。
如某些数字等也常用公函。
4、向上级机关请示较小事宜也常用函。
传递方式:
书写、复印、打印、传真,函的结构、内容和写法,首部,正文,结构,尾部,首部内容和写法,1、标题:
公函的标题一般有两种形式。
一种是由发文机关名称、事由和文种构成。
另一种是由事由和文种构成。
2、主送机关:
即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或者规范化简称。
.,首部,正文内容和写法,1、开头:
主要说明发函的缘由。
一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下:
”或“现将有关事项函复如下:
”等过渡语转入下文。
复函的缘由部分,一般首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由。
2、主体:
这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。
函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。
无论是商洽工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。
如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和明确性。
正文,正文内容和写法,3、结尾:
一般用礼貌性语言向对方提出希望。
或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。
4、结语:
通常应根据函询、函告、函商或函复的事项,选择运用不同的结束语。
如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。
正文,结尾,署名:
机关单位名称成文时间:
年、月、日并加盖公章。
结尾落款,注意事项,函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。
无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。
至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。
其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。
像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行。
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