WORD排版要点文档格式.docx
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文章标题:
标宋、粗黑
弱化字体:
楷体做引文
不可用字体:
斜体、隶书、幼圆
少用字体:
仿宋
嵌入字体:
雅黑的不可乱用
全文字体要统一与协调,全文字体最多不要超过四种。
字体和留白
字体反差:
衬线和无衬线,粗体和细体
字体:
主标题黑体,副标宋体,衬线字体与非衬线字体的对比
字体类型:
⏹字体分为衬线字体和无衬线字体,衬线字体是指在字母的主笔划的空端具有交叉线,如宋体。
无衬线字体是指字母主笔划的主笔划无修饰笔划,如黑体。
⏹衬线字体主要用于文件主体正文。
无衬线字体适合用于主标题、段落标题、短文本和目录。
⏹黑体正文有视觉压力,雅黑没有。
⏹中文正文习惯使用宋体、仿宋体,黑体只用于段落标题以形成与正文内容的对比与区分。
其它字体如幼圆、隶书、楷体等都不太适用于正式的文件,它们多用于特定目标的短文章或且正文中需要突出的段落。
⏹在英文中正文多用有衬线TimesNewRoman字体,根据需要在短文件中有时也用无衬线的Arial字体。
⏹如应聘港资、台资企业,最后的面试负责人可能不是大陆人,可考虑使用繁体字简历。
常用字体介绍:
⏹宋体:
正文标准字体,在国家公文中要求用“仿宋体”,但在实际使用中,宋体是最通用、最符合阅读习惯的正文字体。
⏹黑体:
标题、正文突出部分。
⏹超粗宋:
具有宋体的清秀,但笔画过于粗重坚实,适合远距离观看,只适用于文件封面标题、广告文案大标题、户外广告标题,不适合做正文标题。
⏹特粗黑:
字形方正饱满,笔画粗重坚实,号召力强,庄重醒目,但它也因为过于粗重,使用场合和“超粗宋”一样,也不适合做正文标题。
⏹粗宋体:
比超粗宋略细,适合做正文主标题。
⏹粗黑体:
比超粗黑略细,适合做正文标题。
⏹隶书:
隶书是中国传统体字,而且笔划比较粗,因此很多人喜欢用它做标题字体,但是很多有经验的美术设计师认为它的笔划偏“软”,实际使用效果并不好。
⏹幼圆体:
是一种美术字体,字体优美,多用于广告中,但因字体无衬线,因此少用于商业文件中。
字号
⏹封面标题使用一号以上的字体。
⏹正文标题使用二号或小二号字体,黑体加粗,或标宋、粗黑之类的标题字体,下面空一行。
⏹章节标题使用小三号字体,黑体加粗。
⏹最低一级层次的段落标题和正文字体一样,宋体五号加粗。
⏹需要突出时,段落标题比正文大一号,为黑体小四号,并使用“加粗”进行突出。
⏹国家公文要求正文使用三号仿宋,商务文件正文五号宋体或雅黑
⏹英文正文常用9号字体。
⏹表格中,字号可比正文字号小。
字号——标题字号——正文字号——表格字号
字体——标题字体(标宋、标黑、黑体、粗宋、粗黑)——正文字体(宋体、等线体)——弱化字体(楷体、仿宋体)——错误字体(隶书、幼圆)——嵌入字体
字距——缩紧句子
字体缩放——拉宽错误——表格内缩窄
插入WINGDING3箭头字符“”
标点符号——切记分清中英文标点,全半角(数字、英文字母)
字符强调格式
正确格式——加粗、下划线、字体、字号
错误格式——斜体、字符底纹、字符颜色、字符边框、带圈字符
强调格式的强度列表:
⏹字号——字体——加粗——下划线——斜体、楷体
⏹颜色底纹的屏幕显示和打印显示
⏹过多的强调等于没有强调,一个文件中不要使用三种以上的字符强调方式,而且强调要有一致性和强弱逻辑。
1.斜体:
斜体是很多人常用的格式,但我们要注意它并不是能起“强调”作用的格式,它相对于同级的其它内容都会在格式上有所弱化,多用于引用从属内容。
2.加粗:
对重要内容进行加粗的能很好的起到突出显示的作用,但要注意过多的使用加粗字体格式给人的视觉压力很大,会使人眼睛疲劳,因此在正文中要灵活地使用下划线。
一般只对“文件标题”和“项目标题”使用加粗。
3.字符底纹:
字符底纹在格式工具条上有一个按钮“A”,将需要强调的内容选定后,点击它就能给选定的内容设置“底纹”,它能在文件页面上形成一个色块,能明显突出重点。
建议使用在段落标题上,而不要使用在正文上,因为太大的色块会形成视觉压力。
而且它的强调作用太重,会有喧宾夺主的影响。
4.改变颜色
字符的黑色和自动色是灰色
白纸黑字是职业文件的标准要求,但是在某些特定方面还是需要改变文字的颜色,比如说表格中的预警数字改为红色。
而在正文中,实在是没必须通过改变文字颜色来强调重点。
但是在写作过程中,将还需修改的文字变为红色是一个好办法,它能形成与定稿文字明显的区分,方便你查找。
空白
读者看到文件的第一眼不是文件的内容,而是文件页面的整体构图。
一份页面清晰、层次错落有致的文件能给消费者良好的视觉感受。
页面构图由具体内容所形成的“段落、图表”,以及“空白”构成。
页面构图中有一个重要的原则就是“不可太满”,很多人没有意识到“空白”是页面构图中的重要元素,页边距、空行、段前缩进空格、句子结束后的空格等等构成页面视图中的“空白”区域。
页边距——页面设置——页眉页脚、页码
行距——消除孤行
段间距——内部从属——段距可空行或空磅值
层级缩进——错误的空格缩进、首字下沉、悬挂缩进、首行缩进
⏹设置页边距:
页面的重心不是由“空白”的上下边距决定,而是由“文字”决定,因此只有文字偏下,页面视图才会重心偏下,文件的视觉感受才会稳。
左边距2.5厘米、右边距2厘米、上边距2.5厘米、右边距2厘米、装订线仍设置为0厘米。
设置原则,上边距比下边距多0.5厘米,左边距比左边距多0.5厘米,这样左边比右边多出0.5厘米作为装订线,最终读者看到的页面构图仍是左右边距2厘米,形成页面的对称平衡的美感。
在一些特定文件中,我们可以留较宽的边距,这样整个页面看起来会很雅致舒服。
“页面设置”和“字体设置”命令框左下角的“默认”健,为以后新建文件敲定标准。
修改word格式默认值
1.页面设置
A.双击标尺栏上的灰色部分,调出“页面设置”选项卡,调整页边距
Ø
“上”——2.5cm“下”——2cm
“左”——2.5cm“右”——2cm
点击“默认”按钮
B.调出“版式”选项卡
“页脚”——1.4cm
2.正文格式与样式
A.“格式”→“样式和格式”→“正文”点击右侧的“”→“修改”→“格式”→“段落”
“行距”——最小值
“设置值”——25磅
取消“如果定义了文档网格,则对齐网格”前的复选框,使它为“无选择”状态。
添加到模版
点击“确定”,退出“段落”命令框。
点击“确定”,退出“修改”命令框。
3.正文字体
A.“格式”→“字体”→“字体”选项卡→“字体“宋体”、字号“五号”、颜色“黑色”
B.点击“默认”按钮
间距
行间距
行间距是文件中所有行之间的距离,它决定了整体页面视图是否清爽。
过窄的行间距会使文字密集,产生视觉压力,从而影响读者阅读。
而过宽的行间距也会使文件单薄。
如果文字实在太少,这时你可适当加大字号和页边距。
特别注意在实际效果中,“字号大而行距窄”的视觉效果还不如“字小而行距宽”,只要行间距够大,版面就会清晰,而不会给读者造成视觉压力。
在WORD软件中行间距和段间距都可以通过“格式”菜单中“段落”命令以“磅”为单位设置,数值设置可达小数位,以供精细调节,如18.5磅行距。
一、固定值和最小值
固定值——固定不变的一个行间距,不会因字的大小发生变化。
最小值——行距不小于此值,可随字号的变大而自动加大。
你可做一个试验:
打几个字(字号不要太大,如四号或五号),先设成固定值20磅,然后,再将字号改变成“初号”,你会发现字不能显示完全。
段间距
段间距加大段落与段落之间的间隔,使文件的层次结构更清晰。
大的层次之间使用“空行”来划分,而层次内的段与段之间则使用“段前距设置”来划分。
在传统格式中,采用“首行缩进两格”的格式来区分段落,段与段之间没有额外的间距。
但现在越来越多的商务文件中,采用在每段之间留一定“段前距”的格式。
使用这种文体时,新段落的首行不再缩进,“段前距”起到了缩进所提供的视觉效果。
“段前距”与“段后距”只需要设置一种。
建议使用“段前距”进行段落间距设置。
“段后距”往往是使用在大标题上,为了与正文及小标题的区分,大标题有时会同时使用“段前距”与“段后距”,但一般“段前距”会比“段后距”要大一点。
孤行处理
“孤行”是指在页面顶端打印段落末行,或者在页面底端打印段落首行。
孤行会导致阅读的不连贯,并且影响页面的美观。
同一主题尽量在同一页,保证阅读者信息的连续性。
专业化的文件要求每一页的开头就是一个段落的开头,最好是一个层次的开头(标题)。
而一页的结尾就是一个段落的结尾,最好是标题所辖本层次全部内容的结尾。
让同一主题尽量在同一页,以保证读者阅读时信息的连续性。
在同一页中,要保持相同的行间距和段间距。
但在不同页时,出于孤行的考虑,各页的行间距与段间距可以有所不同,各页的行间距有个4磅的差异是看不出来的。
在文件最后排版时,从第一页开始,当发现有孤行或者多出两三行的标题出现时,首先考虑是这几行在逻辑上与前面或后面的内容更紧密,以此决定是通过“加大”,还是“减小”本页的行间距来将多出来的几行收进本页,还是放进下一页。
重点标题必须在一页的开头,如果这一页内容确实不多,那么在调整行间距无效的情况下,调整段落的右缩进,把这两页尽量撑满,甚至下面留出不超过三分之一页的空白。
⏹一页之内必须保持同一行间距,25磅中值,不同页则可以在20——28磅之间的变化,更好的方式是通过调整右边距控制整页效果(布满一页)。
⏹一页内容过多或过少时,可以通过段落间距和段落空行来控制段落之间的空白。
⏹一行多一两个字,一段多三四个字,可以通过压缩字符间距来调整。
分隔线
⏹SHITF的快捷方式设置——破折号、等号
⏹段落标题后使用空格下划线,形成大层次分隔。
⏹有相片时的表格框线设置——表格边框的灵活运用(简历抬头分隔下划线)
图片
⏹图片版式
⏹图片组合、对齐
⏹图片的左缩进、在全文或者当前页内的的等高或等宽
⏹图片调整修改裁剪
⏹图片压缩
⏹JPG图片与PNG图片
⏹微调——CTRL——ALT裁剪无极调
⏹图文混排版式
在文章中插入相关的图片与图文混排能使你的页面版式非常灵活,插入图片要根据它的摆放位置设置图片版式,否则会出现图片覆盖文字或两者分离的现象。
图片版式主要有以下几种:
四边型(文字围绕在图形的矩形外围框周围)
紧密型(文字围绕在图形的曲线边框上,而不仅仅是图形的矩形外围杠周围)
衬于文字上方(图形覆盖文字)
衬于文字下方(可作为文字的底纹和渐进色背景)。
图片的版式、图片与文字的距离调整
图片嵌入型相当于字符,可接受缩进。
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信息流
最佳视域——版面左上部和中上部
⏹在最重要的位置放上最核心的内容
⏹纵长版面中心线的三分之一处,版面的最佳“焦点”方位。
⏹视觉从左到右,从上到下的强调递减
⏹最重要的内容在左上角——各级标题
⏹中间的内容——正文部分
⏹最不重要的在右下角——页码
视觉信息流——读者先看哪里后看哪里
⏹所谓排版,其实就是让眼睛找到阅读的顺序。
⏹阅读习惯:
从左上到右下
⏹强调方式:
字号→字体→加粗→下划线→颜色
层次层级缩进
按“层次层级缩进”对内容进行排版,就能看到内容与标题之间清晰的从属关系。
层级缩进:
项目列表、段落左右缩进、表格左右缩进对齐、图片的左右缩进
段落缩进格式
▶首行缩进:
这是传统的在段落首行向右缩进两个字的空格做一段开头的写法,必须保证每段的空格要一致,从整页格式看上去才能整齐划一。
▶悬挂缩进:
段落正文整体比段落标题或编号向右在页面上空出几格,能醒目地突出标题或编号,给人以一目了然的感觉。
v有人会为了对齐而打断句子,这是连悬挂缩进都不懂。
▶不缩进:
在每段起头不留空位,而是段间距设为段前空半行。
▶右缩进:
v全文保持统一的“右缩进”,这才能保持页面的整齐美观。
v小段外来引用文字,加大段落正文右缩进,并使用楷体,将此段落从其它段落中区分出来。
v为了让大标题居首行,前页文字太少,而导致下面空白太多时,可以将前页或前两页所有段落右缩进,形成多换行,从而占据多余的空白。
项目符号和编号规范
⏹标题数列编码:
第一部分、一、1.A.■
⏹错误的编号形式:
公文写作标准中,按“一、
(一)、1、
(1)”这个种方式设置层级编号。
但在实际工作中,以“一”和“
(一)”、“1”和“
(1)”仅凭“括号”区分上下层级,在视觉上不够直接清晰。
⏹不当的工程编号形式
“水平标尺”上的“缩进滑块”
▶上面是首行缩进,中间是悬挂缩进,下面的小方块是整体缩进,右边是段落右缩进。
▶下一层级编号对应上一层级文字开头部分
▶设置“项目编号与符号”时,要把制表位去掉,调整悬挂缩进滑块,保证悬挂缩进的对齐。
▶通过缩进滑块和ALT键,微调“编号符号”与标题或正文之间的距离。
表格
如何调整表格版式(嵌入型、紧密型、环绕型)
通过选择表格后面的段落标记来调整表格页面对齐方式(左中右对齐)
表格的左对齐层次,右对齐页面整体表格,中间列上下对齐。
简历职业经历中,时间、公司、职务的上下列左对齐。
行列尺寸设置
标题行底纹、末行底纹、字体加粗
文本词组居中、结构词组和句子居左、数据居右、文字的上下居中
过多文字的缩进调整(缩进与制表位)、文字方向
表格内字符缩进宽度、字号可比正文小一号、
表格的框线设置与隐藏、尾行的合计汇总缩进
超宽表格由竖向转为横向的页面设置——光标位置——插入点之后
跨页表格不能在一行内打断,否则就是孤行,要用CTRL+SHIFT+回车,再复制标题行。
表格边框的修改
页面边框使用规范(除了封面,尽量不要使用边框,特别是简历中,那样让人压抑)
表格与上一段用段后0.3行空开
空白:
用表格斜杠
结尾
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- 关 键 词:
- WORD 排版 要点