行政主管岗位说明书[1]1.doc
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行政主管岗位说明书[1]1.doc
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行政主管职位说明书
职位名称:
行政主管
所在部门:
人力资源与行政部
职位编号:
09-GP-RM-GWMS-007
直接上级:
人力资源与行政部经理
直接下属部门/职位:
行政助理
职位定员:
1
工资级别范围:
C
晋升方向:
人力资源与行政部经理
本职概述:
负责公司办公设备和办公环境、会议、接待、公关、车辆、档案、员工宿舍、食堂等行政后勤事项的管理工作
职责与工作任务:
职
责
一
职责描述:
负责起草公司行政后勤和对外宣传管理制度,规范行政管理行为
工作任务
起草公司行政后勤和对外宣传管理制度
检查监督行政后勤和对外宣传管理制度的执行情况
分析制度执行中存在的问题,对制度提出修订意见
职
责
二
职责描述:
负责公司办公设备和办公环境的管理工作
工作任务
选择供应商,办理办公设施的采购工作
组织登记固定资产,定期与财务部人员核对,保证帐物相符
组织检查办公设施设备,进行办公设施、设备的维护工作
组织办公区的环境和安全管理
与物业等单位沟通处理相关事项
职
责
三
职责描述:
负责组织公司会议的筹备工作
工作时间百分比:
15%
工作任务
组织安排会议场所,起草和实施会务方案
协调和配合安排其他会务事项
职
责
四
职责描述:
负责组织公司公共关系管理工作
工作时间百分比:
10%
工作任务
组织公司重大活动的策划与准备
协调、配和公司相关人员进行对外宣传
维护与外部单位的良好关系
组织采集和编写新闻稿件,编辑、印刷和发放内部刊物,发布公司信息
参与公司制作宣传手册,进行对外宣传,树立公司良好的企业形象
策划与筹备公司重大宣传活动
职
责
五
职责描述:
负责公司档案管理工作
工作时间百分比:
15%
工作任务
收集公司各类文档、资料
整理公司各类档案
负责公司各类档案的保管工作
负责对档案资料的借阅、编研工作
职
责
六
职责描述:
负责公司接待工作
工作时间百分比:
15%
工作任务
组织接待公司来访人员
安排来访人员的住宿、就餐事务
职
责
七
职责描述:
负责组织车辆调度和管理、员工宿舍管理工作
工作时间百分比:
10%
工作任务
组织公司公务用车的调度工作
组织办理车辆运行的相关手续和车辆使用费用结算
组织办理公司车辆维护维修工作
负责组织公司员工宿舍的管理工作
职
责
八
职责描述:
完成上级交办的其他工作
工作时间百分比:
5%
相关权限:
§对行政后勤管理制度有起草权;
§对办公设备供应商的选择建议权;
§办公设备采购的建议权;
§公共关系的管理权和维护权;
§对办公经费使用有检查权;
§对公司车辆的调度权;
§对公司档案的保管权;
§对员工宿舍的分配权、调整权;
§在权限范围内,有代表企业对外联络的权力;
§相关事情的知情权
汇报关系:
§以上职责,向部门经理汇报
工作协作关系:
§内部协作部门:
公司所有部门
§外部协作单位:
物业公司、消防局、派出所、街道、社区、办公设备供应商、酒店、交通客运部门
工作环境:
§一般办公环境
使用工具设备:
§一般办公自动化设备
工作时间特征:
§正常工作时间,偶尔加班
所需记录文档:
§通知、报告、请示、函件、工作总结、汇报材料、制度
任职资格:
最低学历要求:
§大学专科
所需教育专业背景:
§行政管理
所需工作经验:
§5年以上工作经验,3年以上相关工作经验,2年以上管理经验
所需培训的科目:
§公司治理、管理、宣传
所需知识:
§公司治理、管理
所需技能:
§良好的筹备大型会议的能力
§公关事务能力
§良好的中英文口头及书面表达能力;
§档案管理能力
§应变能力
§熟练使用办公软件和办公自动化设备;
§一般计算机网络运用能力
个人素质要求:
§良好的工作责任心和主动性;
§细致;
§较强的人际理解力和沟通协调能力;
§团队合作能力较强;
§成就导向;
§具有较强的判断和决策能力;
§应变能力较强
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- 行政主管 岗位 说明书