中建集团企业效能监察操作指南.docx
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中建集团企业效能监察操作指南
企业效能监察操作指南
中国建筑工程总公司纪检组监察局
二OO七年八月
前言
本指南以企业效能监察实施为中心,以《施工企业效能监察实务、制度与案例》一书相关理论和方法为依据,以企业效能监察实践中的经验体会为基础,将效能监察实施过程统一规范,力求使初涉效能监察工作人员能够很快进入效能监察工作实践。
本指南共分十三部分.第一部分介绍指南采用《施工企业效能监察实务、制度与案例》一书的主要术语与定义;第二部分针对效能监察主管部门如何策划本企业全年效能监察工作进行了说明;第三部分重点结合效能监察工作实践对企业效能监察立项来源、立项定位、立项内容、立项依据、立项分析、如何立项等进行了分析;第四部分阐述了企业效能组织机构的构建、职责及个项效能监察工作策划与方案的编写等准备工作;第五部分效能监察实施是本指南的核心部分,主要介绍了效能监察工作小组进入受监察单位开展工作的全过程;第六部分介绍了效能监察报告的形成要求;第七部分说明了效能监察工作小组对自身效能监察工作质量进行评估的过程;第八部分简要阐述了效能监察发现、建议、决定的复查与验证要求;第九部分介绍了效能监察工作记录整理的要求;第十部分是如何效能监察工作成果后评估;第十一部分简单说明了效能监察工作检查与效能监察工作体系认证;最后部分为附录,分别列出了效能监察全过程应该形成的工作记录、效能监察的内容和效能监察工作成果后评估的计分明细。
本《指南》是一部企业效能监察实用工具书。
指南以《施工企业效能监察实务、制度与案例》为基础,以应用为主线,内容新颖、实用,是企业必备的最新效能监察操作指南。
指南全面而系统的详尽介绍和阐述了效能监察实施的全过程.此外,指南还对效能监察工作记录整理、成果的核定、检查及效能监察工作体系认证作了说明。
其经验做法大部分来自在长期从事效能监察工作人员的现场实践经验总结、统计分析及所取得的成果和成效,具有极强的实用性和可操作性。
本指南不以效能监察的认知为主,而以实践为主,叙述精炼,通俗易懂,重点面向企业的实际效能监察工作人员,也适合各层次管理人员操作。
主编:
樊光中
2007年8月
1企业效能监察工作体系的主要术语与定义
2效能监察策划
3效能监察立项
4效能监察准备
5效能监察实施
6效能监察报告
7效能监察工作质量自我评估
8效能监察复查与验证
9效能监察工作记录整理
10效能监察成果后评估
11效能监察工作检查与体系认证
12附录
12.1效能监察工作记录表格
12.2效能监察内容清单指引
12.3效能监察工作成果后评估计分明细清单
1.企业效能监察工作体系的主要术语与定义
本指南采用《施工企业效能监察实务、制度与案例》一书的主要术语与定义:
企业内部控制体系:
是指企业内部各管理体系所构成的内部控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督的集合。
效能监察工作体系:
是企业总的管理体系的一个部分,是以风险管理为导向,以企业内部控制为监察内容,包括为制定、实施、实现、评审和保持效能监察工作方针所需的组织结构、策划活动、职责、惯例、程序、过程和资源,旨在实现企业经营管理活动的效益、效果、效率及其过程能力。
企业效能监察:
是指围绕企业经营管理的效益、效果、效率及其过程能力等,采用系统、规范、专业的方法,所进行的审查、建议与督促改进活动。
一能三效:
是指企业经营管理的效益、效果、效率及其过程能力
业务流程:
组织为实现业务的某一特定目的所采取的一系列有控制的步骤、活动与方法,也叫业务循环或业务程序。
效能监察对象:
开展效能监察活动所要审查的企业生产经营活动中一个或多个业务流程(循环)。
内部控制的充分性:
企业现存内部控制体系覆盖业务流程运行的过程、目标,满足内部控制预期要求的程度。
业务行为的符合性:
验证业务行为过程按照内部控制体系要求运行的程度。
业务结果的有效性:
经营管理行为过程的实际结果达到内部控制预期管理目标的程度
内部控制的适宜性:
内部控制体系的运行成本与实现内部控制预期目标的经济合理性程度。
效能监察点:
企业某一业务流程中对业务流程过程记录的真实性和管理目标实现造成潜在不确定性的关键过程或关键环节。
效能监察测试点:
内部控制体系中确保影响业务流程过程记录的真实性和管理目标实现的关键过程或关键环节(效能监察点)处于受控的业务控制点.
不符合:
企业实际内部控制体系、过程与结果没有满足内部控制充分性、或符合性、或有效性、或适宜性的情形
符合:
企业实际内部控制体系、过程与结果满足内部控制充分性、或符合性、或有效性、或适宜性的情形
效能监察发现:
将收集到的监察证据对照监察要求和相关法律法规、内部规章制度、控制标准、预期目标进行评估的结果。
效能监察建议:
对已发现的尚未构成违纪违规违法的不符合事实提出的整改意见和预防措施要求。
效能监察决定:
对己发现的并已构成违纪违规违法的不符合事实提出务必执行的整改意见和纠正措施要求。
效能监察报告:
对效能监察活动过程和结果以正式的文件形式并经过审批后的正式表达。
CAE.PES:
CAE是ChinaArchitectureEngneering的简写;PES是ProcessEfficacySupervision的简写,CAE。
PES为中国建筑工程效能监察的英文简写。
2.效能监察策划
2.1效能监察策划目的
2.1.1建立本单位效能监察工作体系
2.1.2进行年度效能监察工作计划
2.2效能监察工作体系组织机构与职责
2.2.1效能监察主管领导
按照《企业法》建立的企业,其效能监察主管领导是企业总经理,按照《公司法》建立的公司,其效能监察主管领导是公司董事长,领导本单位的效能监察工作,负责效能监察立项报告、监察方案、监察建议、决定与监察报告的审批。
2.2.2效能监察分管领导
按照《企业法》建立的企业,其效能监察分管领导是企业纪委书记.按照《公司法》建立的公司,其效能监察分管领导是公司监事会主席或者执行监事,同时设有纪委书记的单位,宜由纪委书记牵头分管.效能监察分管领导负责本单位效能监察工作的推进,审核立项报告、监察方案;审核监察建议、决定、监察报告,协调效能监察项目领导小组的工作,向主管领导报告工作.
2.2.3效能监察主管部门
按照《企业法》建立的企业,效能监察主管部门是企业纪检监察部门,按照《公司法》建立的公司,效能监察主管部门是公司监事办,同时设有纪检监察部门的,由纪检监察部门牵头负责组织与协调,向分管领导报告日常工作.具体工作职责是:
1)负责建立本单位效能监察工作体系,进行年度效能监察工作与管理;
2)负责效能监察立项调查与立项申报工作;
3)负责组建效能监察工作小组;
4)召集效能监察准备会,负责对效能监察工作小组的培训与交底;
5)负责工作小组与受监察单位之间的协调;
6)复核效能监察发现、建议、决定与报告;
7)参与监察工作小组工作自我评估;
8)对监察建议和决定安排跟踪复查与验证;
9)直接组织效能监察项目的实施.
2.2.4效能监察项目领导小组
每一个具体立项的效能监察项目都应该成立临时的效能监察项目领导小组,以推进该效能监察项目工作的顺利有效实施,宜由效能监察对象的分管领导、效能监察分管领导和监督部门负责人组成,工作职责是:
1)负责具体立项的效能监察项目工作协调与组织;
2)负责协调与推进效能监察发现、建议、决定的整改与落实;
3)负责效能监察工作效果后评估协调。
2.2.5效能监察项目工作小组
每一个具体立项的效能监察项目都应该成立临时的该效能监察项目工作小组,具体工作职责是:
1)拟订效能监察方案;
2)按照方案开展效能监察工作;
3)向纪检监察部门提交监察报告与记录;
4)开展效能监察小组工作的自我评估。
2.3效能监察工作体系策划
2.3.1体系策划基本原则
以“一能三效”为体系建立的指导思想,围绕企业经营管理的效益、效果、效率及其过程能力开展效能监察。
2.3.2建立效能监察工作组织
企业应该建立并保持效能监察组织机构,包括明确效能监察主管领导、分管领导、设置效能监察主管部门,针对每个立项的效能监察项目成立效能监察项目领导小组和工作小组,企业根据工作推进需要,可以常设本单位的效能监察领导小组,综合负责本单位的效能监察工作推进。
在效能监察主管部门(纪检监察部门或者监事会办公室)应该设置专职专业的效能监察工作管理岗位与明确工作职责,必要时,企业可以设置效能监察部门,企业应该建立一支有专业知识和技能的专职、兼职效能监察人员队伍。
2.3.3建立效能监察工作体系文件
效能监察工作体系作为对企业内部控制体系的再管理与再监督,各单位根据本单位的实际管理情况与资源到位情况,应建立文件化的适应本单位管理水平的效能监察工作体系,以逐步规范效能监察工作,发挥效能监察的监督管理作用。
1)效能监察工作体系必须覆盖本单位生产经营活动中的核心业务流程。
核心业务流程必须是与企业经济效益、发展质量相关的重要的、关键的业务流程,将这些核心业务流程识别出来,作为本单位的效能监察对象.
2)根据施工企业生产经营的特点,从效能监察工作指导思想“一能三效”出发,作为效能监察对象列入效能监察工作体系覆盖的重要的、关键的业务流程宜包括以下业务:
工程投标与工程合同类
—-工程投标;
——工程合同;
工程分包管理类
——专业分包;
——劳务分包;
——分包(租赁)结算;
物资采购设备工具租赁类
——物资采购;
——设备工具租赁;
—-设备工具租金结算;
——物资计量;
财务管理类
——应收账款;
——资金支付;
——货币资金管理;
——费用管理;
-—企业担保;
项目管理类
—-项目成本管理;
—-项目质量管理;
—-项目安全管理;
行政管理类
-—印章管理;
——文件信息管理;
3)效能监察点确认原则
在确定效能监察对象的基础上,应该将各效能监察对象的效能监察点分别进行识别和确认,识别和确认过程一般遵循以下三个工作原则。
(a)真实性原则:
能够影响业务流程最终记录.如凭证、帐页、报表、统计表等真实性的环节或过程。
(b)效果性原则:
能够影响业务流程最终结果,使之不能达到内部控制预期目标的过程或环节。
(c)案例启示性原则:
以往发生过纪检监察案例事实的业务循环中的某一环节或过程。
4)效能监察测试点确认原则
为确保业务流程的关键工作环节能够真实有效运行和实现业务控制目标所要求的关键工作内容都应该确认为效能监察测试点.
(5)建立文件化的效能监察内容指引。
按照上面的确认原则,根据本单位制度建设情况,效能监察主管部门与上面业务流程的相关责任主管部门对业务流程的关键工作程序进行描述,将业务流程中的关键工作环节确认为效能监察点,将业务流程中关键工作环节的具体工作内容进行清理,确认为效能监察测试点,建立适合本单位实际管理情况的效能监察内容清单指引,本指南附录3《效能监察内容清单指引》只作为各单位建立文件化的效能监察内容指引的参考,宜参照执行。
2.3.4年度效能监察工作计划
效能监察主管部门应根据本单位在过去一年的生产经营情况调查评估、出现生产管理问题、审计工作成果、质量环境责任体系审核结果和新的一年的企业工作要求,对全年要开展效能监察的对象进行计划,每年安排的效能监察对象在数量安排上应从本单位实际情况出发,以能够有效贯彻实施为基础.制订年度效能监察工作计划依据包括:
1)出现以下现象或者问题的业务流程应纳入年度效能监察计划
(a)上一年度经过效能监察存在突出问题的业务流程;
(b)上一年度工作检查、调查、审计、质量环境责任体系审核过程中发现存在问题的业务流程;
(c)审计监督部门开展内部控制测试发现存在问题的业务流程;
(d)效能监察主管部门开展业务流程内部控制风险评估或者调查,发现内部控制存在问题,不合格的业务流程;
(e)企业中出现以下异常情况的业务流程或者单位:
——有信访举报;
——发生项目成本亏损;
——关键岗位的人员发生调整频繁;
--连续两年效益明显滑坡的单位;
——其它经济异常事件。
2)每年效能监察主管部门应与相关责任部门有选择性对本单位重要的、关键的业务流程进行内部控制风险评估或者调查,作为本年度的效能监察工作计划的确定依据之一。
评估或者调查的内容宜至少包括以下四方面:
(a)业务流程是否有相应的内部控制措施进行控制与规范;
(b)业务流程的各内部控制责任是否明确到岗位;
(c)内部控制措施的相关文件与要求是否传递到应该传递的岗位;
(d)内部控制措施的文件是否对岗位的人员进行培训与交底。
3)根据企业生产经营工作实际需要,可以在年中追加效能监察工作计划.
2.4工作记录
效能监察策划过程应该形成的工作记录包括:
2.4.1效能监察点识别清单表(表201—02-2005)
2.4.2企业内部控制风险评估表(初评表)(表201-03—2005)
3.效能监察立项
3.1根据年初的年度效能监察工作计划进行具体的效能监察立项工作
3.2进行立项前,效能监察主管部门应根据年度效能监察工作计划开展立项前的调查研究,为效能监察立项理由和编写方案作准备。
立项前的调查研究内容包括所要监察的业务流程运行情况民意测评、工作效能、人员建设等情况.分析目前业务流程运行过程中存在的问题与现象,分析开展效能监察的必要性.
3.3填写效能监察立项报告,报告明确效能监察对象、涉及专业、监察时间范围、受监察部门/单位、计划实施时间、立项理由,明确实施该项效能监察的领导小组、工作小组成员及初步的分工,形成效能监察组织计划。
3.4关于效能监察项目的性质分类,立项报告中要明确效能监察方式和介入时机(事前、事中、事后和全程效能监察),根据立项调查情况,结合问题涉及面确定选择专项效能监察或综合效能监察方式,根据问题纠正与预防需要,从介入时机上选择事前、事中、事后或全程效能监察。
3.5效能监察立项报告应该报本单位分管领导(纪委书记/监事会主席)审核,主管领导审批。
3.6工作记录
效能监察立项过程应该形成的工作记录包括:
3.6.1效能监察立项报告
3.6.2效能监察组织计划
3.7效能监察调研与立项报告范本
3.7.1效能监察调研报告
关于对XX工程项目开展效能监察的调研报告
一、对XX工程项目成本状况分析
XX工程项目是一项科技含量高、工艺复杂、施工难度大的工程,而且工程低报价中标,利润空间非常小,如何使工程成为盈利较大的工程,通过公司领导对整个工程的分析,认为在此项工程开展《XX工程项目综合性的效能监察》,加强事前对工程成本的控制,力争取得较好的经济效益。
二、监察依据
1、中建总公司效能监察体系文件(含效能监察作业指导书)
2、中建总公司施工企业效能监察操作指南
3、企业管理制度
4、国家有关法律法规
XX公司监察室
X年X月X日
3.7.2立项报告(立项表)
立项报告的主要内容是:
效能监察对象、涉及专业、受效能监察部门、效能监察时间范围、计划实施时间、立项理由、组织机构、公司纪委书记审核意见、公司总经理审批意见。
(见效能监察立项表)
效能监察立项报告
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拟效能监察对象
质量安全、劳务、物资采购管理
编号
涉及专业
质量安全、劳务、物资采购
效能监察时间范围
XX年X月-XX年X月
受效能监察部门/单位
XXX工程项目
计划实施时间
XX年X月X日
1、立项理由2、组织机构
1、立项题目:
XXX工程项目综合性效能监察
2、立项理由:
针对XXX工程项目的实际,为了把工程建成廉洁、高效、盈利的工程项目,经公司领导指示,要在XX工程开展效能监察,在开展效能监察工作中,要抓好工程的质量安全、劳务招标、物质采购等项工作,力争质量安全无事故,人员无违纪,效益最大化。
3、组织机构:
领导小组:
组长:
XXX 副组长:
XXX
组员:
XXX 组员:
XXX
组员:
XXX 组员:
XXX
工作小组:
组长:
XXX 组员:
XXX
组员:
XXX 组员:
XXX
审核意见:
同意立项
审批意见:
同意
纪委书记:
XXX日期:
XX年X月
总经理:
XXX日期:
XX年X月X日
4.效能监察准备
效能监察工作小组在进入受监察单位实施效能监察之前,必须做必要的准备工作.根据效能监察立项报告和立项前的立项调查情况,工作小组需要做的准备工作主要包括组建效能监察小组、收集与熟悉效能监察对象有关的制度文件、编写效能监察方案、小组分工与准备检查记录表和向受监察单位发出通知等。
4.1组建效能监察小组
根据审批的效能监察立项报告,由效能监察主管部门组建效能监察项目领导小组和工作小组。
领导小组应该由监察对象业务分管领导、效能监察主管分管领导、效能监察主管部门及业务主管部门负责人组成。
工作小组应该由不少于2人组成,具体小组人数宜根据效能监察对象业务范围与分布地域、工作量而定,应该由主管业务部门、审计监事部门与纪检监察部门共同组成。
效能监察员必须具备效能监察对象所覆盖业务范围的专业知识与工作经验,并且每一业务流程应该有一名效能监察员负责实施,并任命效能监察小组长。
1)效能监察小组长
由具备组织能力、协调能力、熟悉效能监察体系、熟悉企业经济管理的人担任,具体负责:
-—编写监察方案
—-配合效能监察主管部门进行效能监察准备工作
—-组织小组现场开展效能监察活动,
—-代表监察小组与受监察单位进行沟通;
——召集小组内部会议;
——主持效能监察的首次与末次会议;
——指导并审查监察发现、建议与决定,编写效能监察报告。
2)效能监察小组成员
—-准备效能监察的检查记录;
——按照分工开展监察活动;
——收集监察发现,提交监察发现报告。
4.2收集与熟悉与效能监察对象有关的制度文件
根据立项报告,效能监察工作小组必须到受监察部门/单位/项目将与效能监察对象有关的企业内部控制制度、相关文件、标准、组织建设等材料收集齐全,形成效能监察文件清单,并对这些材料进行初步的熟悉,工作小组成员宜做到初步了解所要监察的对象---业务流程在企业内部控制体系中所规定的各项运行要求。
4.3编写效能监察方案
在收集与熟悉制度文件的基础上,编写所立项的效能监察方案,效能监察方案应该在小组内经过讨论确定.方案宜包括:
4.3.1监察方式
专项效能监察或综合效能监察选择和事前、事中、事后或全程效能监察选择。
4.3.2监察对象
明确本次监察所要覆盖的业务循环。
4.3.3监察总体思路
明确本次效能监察的领导机制、使用的监察规定、文件版本和预期。
4.3.4监察时间跨度
明确本次效能监察覆盖监察对象运行记录的时间跨度。
4.3.5监察的目的
本次效能监察的要求和需要达到的目的。
以下要求应该作为效能监察基本目的包含在每次效能监察的具体要求与目的中:
1)业务流程的关键过程和潜在风险是否已被充分识别,并均已制定相应措施或相关规定;
2)针对业务流程的关键过程和潜在风险的控制活动是否遵循控制措施及相关规定,并且在贯彻实施和始终保持;
3)业务流程的关键过程和潜在风险的控制措施的控制作用是否有效发挥;
4)针对业务流程的关键过程和潜在风险的控制措施设计是否适宜.
4.3.6监察内容
1)事前效能监察
有关业务流程的制度体系交底与培训,内部控制制度体系的建立与补充完善.
2)事中、事后、全程效能监察
包括效能监察对象的过程、效能监察点与业务执行结果。
—-业务流程的制度建设情况在内部控制5个过程要素方面的建设与完善情况,包括针对业务流程的内部控制环境,内部控制风险识别、评估与管理,内部控制措施与活动情况,内部信息沟通、交流与管理,内部监督、评审、纠偏与改进情况等五个方面。
——在业务流程的各效能监察点,业务行为遵循制度规定的情况。
首先要识别业务流程的效能监察点,并将之作为效能监察的重点与核心。
——效能监察对象的业务执行结果与控制目标的对比情况。
监察业务执行与业务控制目标的实现程度.
4.3.7监察依据
开展监察的依据包括:
1)按照内部控制原则建立起来的内部控制体系文件、制度、要求、目标、业务流程等;
2)监察部门的监督要求;
3)法律、法规、廉洁从业各项规定要求等;
4)效能监察形成的内控要求.
4.3.8监察人员能力要求
开展效能监察的人员必须是专业人员,在监察方案中,应该针对本次的效能监察对象的专业特点与业务规模,对监察人员的能力从以下方面进行要求。
1)基本要求。
应该熟悉企业效能监察思想、理论和工作程序与方法,应该熟悉企业业务流程相关知识。
2)专业要求。
应该具备监察对象的专业知识.
3)技能要求。
应该具有的从事或者熟悉监察对象的工作经验与技巧。
4)培训要求。
实施前的培训要求与交底要求.
4.3.9组织机构
——本次监察领导小组组成成员情况
——本次监察工作小组组成成员情况
4.3.10小组分工及工作小组人员分工
——本次监察领导小组与工作小组分工情况
——工作小组内成员具体分工情况
4.3.11业务样本抽样与监察方法、技术要求
4.3.12效能监察实施程序与时间安排情况
4.3.13其他需要说明的事项
4.4进行小组分工与准备检查记录表
根据效能监察方案对效能监察工作小组进行具体的监察任务分工,分工必须与监察人员的专业背景和工作经验技能相对应。
按照分工,根据立项报告、立项调查情况和收集的有关文件制度,小组成员应该预先编写效能监察检查表,将进入受监察单位计划要检查的问题形成监察清单。
4.5召开效能监察工作准备会;
效能监察工作小组必要时宜就工作准备情况召开效能监察工作准备会,根据效能监察立项报告、立项调查,讨论组织安排与监察方案,分析、讨论效能监察对象的关键环节或关键过程,统一工作思路,明确分工,布置任务和其他需要监察人员注意的事项等.
4.6向受监察单位发出通知
进入受监察单位开展效能监察之前,应该向受监察单位发出通知,发通知时机可以选择在立项报告审批以后和效能监察准备工作完成之间,通知的内容可以选择附带效能监察方案一并通知,也可以不附带方案进行通知。
4.7工作记录
效能监察准备过程应该形成的工作记录包括:
4.7.1效能监察文件采集清单表
4.7.2效能监察方案
4.7.3效能监察日程安排计划
5.7.4效能监察通知
4.7.5效能监察准备会记录
4.8效能监察方案与通知书范本:
4.8.1效能监察实施方案范本:
效能监察实施方案
根据XX公司X年效能监察计划总体安排,经公司领导研究决定,对XX项目(部门)围绕XX管理进行专项效能监察,监察方案策划如下:
一、立项时间:
X年X月X日
二、终结时间:
X年X月X日
三、监察对象:
本次效能监察对象是XX项目的XX管理的各级管理人员
四、效能监察总体思路:
本次效能监察在公司领导小组总体领导下,在项目(部门)工作小组具体实施工作中,上下密切配合,按效能监察体系文件规定的内容、方法、程序要求组织进行,并完成效能监察工作,对公司(项目)经济指标的实现起到良好的保证作用。
五、效能监察的目的
通过对XX管理全程效能监察,确保XX管理过程内部控制制度健全、适宜、专业业务部门严格遵循内部控制制度,实现XX管理的阶段性控制目标和最终目标,为XX管理提供了经验积累。
六、效能监察内容
1、内部控制体系
(1)内部控制环境
(2)内部控制风险与评估
(3)内部控制活动情况
(4)内部信息沟通、交流与管理
(5
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