办公室岗位说明书(5岗)v21.doc
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办公室岗位说明书(5岗)v21.doc
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办公室主任岗位说明书
岗位名称
办公室主任
所在部门
办公室
直接上级
总经理
直接下级
秘书、司机、后勤、信息管理员
岗位定员
1
所辖人员
4
一、职责与工作任务:
负责组织实施公司行政日常事务管理和领导交办事务
职
责
一
职责表述:
组织实施公司文书、档案管理工作
占全部工作时间的百分比:
50%
工作任务
组织制定公司文书、档案管理制度和实施细则,经批准后,负责组织实施、检查、改进
起草、会签公司行政管理制度、文件
负责组织公司档案室的管理工作
职
责
二
职责表述:
公司法律事务的联络工作
占全部工作时间的百分比:
5%
工作任务
负责聘请公司法律顾问事宜
负责联系律师处理公司法律方面的事务,协调律师和公司各部门、项目部涉计法律方面的事务安排
负责协调律师处理本公司法律事务的外部安排
职
责
三
职责表述:
负责组织公司会议筹备工作
占全部工作时间的百分比:
5%
工
作
任
务
负责组织制定公司会议方案、会议通知、会议材料
负责安排会务工作(会议场所、住宿、就餐、饮用水等事宜)
负责会议纪要的撰写、发送、任务的督办事宜
职
责
四
职责表述:
负责公司信息管理工作
占全部工作时间的百分比:
5%
工作任务
负责组织公司信息规划工作和年度、月度信息管理计划的制定实施工作
负责组织公司有关软件的选型、辅助实施、维护工作
负责组织公司信息办公设备的配置、维护、公司网页维护工作
职责五
职责表述:
负责印章管理制度的实施
占全部工作时间的百分比:
5%
工作任务
负责制定公司印章管理方面的制度并贯彻实施
负责组织公司及内部各部门印章的刻制、备案留存、领用手续的执行
负责检查本部、项目部印章管理制度的执行情况并提出改进意见
负责印章出现意外情况的处理
二、权力:
权限1
具有对下属工作安排的决定权、监控权
权限2
具有部门预算内的费用使用权
权限3
具有对公司制度和规范执行情况的检查权
权限4
具有对公司各部门办公秩序的监督检查权
权限5
具有对各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作的督促权
权限6
具有对公司场所的使用的审批权
权限7
三、工作协作关系:
内部协调关系
公司高层管理人员、中层管理人员、各项目部管理人员
外部协调关系
政府机构、工商局、交通部门、物业管理部门
四、任职资格:
教育水平
大专及以上
专业
管理及相关专业
专业
培训
培训内容
培训方式与时间
公司主要制度培训
计算机知识、法律知识、
生产管理知识、质量管理知识、工商管理知识、人力资源管理知识、公共关系培训
相关经验
5年以上相关工作经验,3年以上管理岗位工作经验
专业知识、技能
具备管理知识、文字表达、工作组织协调能力和沟通能力
管理知识、技能
具备企业管理知识、文秘工作知识、领导能力、分析与判断能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、综合协调能力
五、其它:
使用工具/设备
计算机、一般办公设备、交通设备
工作环境
一般办公环境
工作时间特性
正常工作时间、偶尔加班、偶尔出差
所需记录、文档
备注:
行政秘书岗位说明书
岗位名称
行政秘书
所在部门
办公室
直接上级
办公室主任
直接下级
岗位定员
1
所辖人员
一、职责与工作任务:
负责公司的档案管理、往来文件的收发、印章管理和其他日常事务管理
职
责
一
职责表述:
负责档案的有序管理和日常借阅
占全部工作时间的百分比:
15%
工作任务
负责移交上来需归档的文件资料的汇总、整理、归档工作
作好档案日常的整理和借阅的经办工作
按照规定作好到期文件资料的销毁工作
职
责
二
职责表述:
负责月报按时、准确的收发
占全部工作时间的百分比:
15%
工作任务
按照规定,做好月报的接收和转发工作
按照规定,做好月报的存档工作
负责督办月报的上报工作
职
责
三
职责表述:
负责会议任务的跟踪与督办
占全部工作时间的百分比:
15%
工作任务
负责编写和发放行政任务督办单
负责监督和落实下发任务的完成情况
做好超期任务的督办工作
参与和配合行政中心月报表的制定
职
责
四
职责表述:
负责印章的日常使用和妥善管理
占全部工作时间的百分比:
15%
工作任务
负责印章的管理和施印工作
做好废弃、遗失、损坏印章的妥善处理工作
职
责
五
职责表述:
负责会议的筹备和后勤工作
占全部工作时间的百分比:
10%
工作任务
负责会议文件资料的准备工作
参与和配合安排会议人员的食宿
参与和配合会议场所的布置工作
作好会议记录工作
职
责
六
职责表述:
办公室日常工作的处理
占全部工作时间的百分比:
25%
工
作
任务
作好公司快递、信件的签收、送达工作
完成办公室日常文件的打印、复印工作
作好办公室来电、传真的接收记录工作
负责公司每月水费、电费、物业管理费的交纳登记工作
职责七
职责表述:
公司临时交办的其它工作任务
占全部工作时间的百分比:
5%
工作任务
二、权力:
权限1
各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作的督促权
权限2
文件资料、档案的管理权
权限3
各部门、各项目部月报表的索取权
权限4
任务承接人任务完成情况的督办权
权限5
公司印章(不包括财务章)的管理权
权限6
由办公室拟稿的文件的建议权
三、工作协作关系:
内部协调关系
各部门、各项目部
外部协调关系
四、任职资格:
教育水平
中专及以上学历
专业
文秘档案、工商管理及相关专业
培训
培训内容
培训方式与时间
公司主要制度规章培训
计算机知识培训
人际关系培训
相关经验
1年以上相关业务岗位工作经验
专业知识
文秘知识、档案管理知识
技能
计算机基本应用能力、会议速记能力、具备工作协调和人际协调能力
五、其它:
使用工具/设备
一般办公自动化设备
工作环境
一般工作环境
工作时间特性
正常工作时间,偶尔加班
所需记录、文档
档案使用记录表、公章使用记录表、办公用品领用登记表、会议记录
备注:
信息管理员岗位说明书
岗位名称
信息管理员
所在部门
办公室
直接上级
办公室主任
直接下级
岗位定员
1
所辖人员
一、职责与工作任务:
负责公司信息管理计划、信息网络的建设,计算机软硬件的维护和更新,公司网页建设和维护、以及计算机培训工作
职
责
一
职责表述:
负责公司信息发展规划和年月度计划的制定
占全部工作时间的百分比:
5%
工作任务
根据公司的发展战略制定公司长期的信息发展规划
负责制定公司年月度信息系统的建设、更新、维护计划
职
责
二
职责表述:
负责公司信息网络建设。
占全部工作时间的百分比:
30%
工作任务
公司内部局域网的建设与维护;
公司外部网站的建立与维护;
公司相关网络设备的维修
职
责
三
职责表述:
公司使用的软件和硬件系统的选型、维护
占全部工作时间的百分比:
30%
工作任务
负责公司各类软件的选型,实施上线
负责公司各类软件的日常维护
公司计算机硬件的购置建议方案制定及硬件维修;
负责验收公司的相关信息设备
职
责
四
职责表述:
负责公司信息设备使用的培训工作
占全部工作时间的百分比:
15
工作任务
负责公司人员对信息设备的使用培训工作
编制信息设备使用说明文件
职
责
五
职责表述:
负责公司信息的控制处理和安全管理
占全部工作时间的百分比:
15
工作任务
制定和完善公司内部信息传输的规范和改进方案,经批准后负责组织实施
负责实施公司内部电子信息的收集、分送;对外发送信息的控制管理工作
负责公司信息系统安全管理
信息化相关档案的保存和整理
职
责
六
职责表述:
完成上级指派的临时工作任务
占全部工作时间的百分比:
5
二、权力:
权限1
与公司信息管理有关设备配置的建议权
权限2
公司采购信息设备的建议权和验收权
权限3
公司有关信息的采集权
三、工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
网络公司、信息设备供应商、软件供应商
四、任职资格:
教育水平
大专以上
专业
计算机或信息管理
培训
培训内容
培训方式与时间
计算机知识、网络知识、公司管理制度等
相关经验
信息管理工作2年以上
专业知识
信息处理技术、系统设备、常用应用软件知识、网页制作技术、操作系统知识
技能
培训、文件编写方面的技能、一般的信息设备维护技能、软件维护技能、网页编制技能
五、其它:
使用工具/设备
计算机和相应的设备
工作环境
一般工作环境
工作时间特性
正常工作时间,偶尔加班
所需记录、文档
信息系统维护记录、设备维修记录、网页、
备注:
办公室司机岗位说明书
岗位名称
司机
所在部门
办公室
直接上级
办公室主任
直接下级
岗位定员
所辖人员
一、职责与工作任务:
安全、准确的完成驾驶出车任务,维护车辆,完成领导交办工作任务
职
责
一
职责表述:
安全、准确完成出车任务
占全部工作时间的百分比:
70%
工作任务
根据公司办公室主任以上领导的指示,安全、准确完成出车任务
及时报销行车票据和代公司领导报销车辆行驶的相关票据
职
责
二
职责表述:
车辆的维护保养
占全部工作时间的百分比:
10%
工作任务
日常保养,保持车况(油、气、水、内部卫生状况)的完好,
定期按保养手册进行保养,及时提出保养计划,经批准后执行
对出现的故障的征候及时提出检修计划,经批准后进行检修和故障排除,杜绝事故隐患
职
责
三
职责表述:
相关证照的办理
占全部工作时间的百分比:
5%
工作任务
按时完成车辆养路费、保险费的购置、年检事宜
按时完成车辆的年检事宜
按时公司主要领导的驾照年检事宜
职
责
四
职责表述:
外勤事务
占全部工作时间的百分比:
5%
工作任务
根据公司领导的指令,完成外勤任务和临时指派的任务
职
责
五
职责表述:
车辆使用统计
占全部工作时间的百分比:
5%
工作任务
按月、按年度提交车辆使用情况统计单、确定各部门车辆使用情况
按月、按年度汇报车辆行驶里程和安全事故情况说明
职
责
六
职责表述:
完成上级领导交付的其他任务。
占全部工作时间的百分比:
5%
二、权力:
权限1
根据行车任务制定合理行车路线的计划权
权限2
保持一定合理现金备用
权限3
车辆检修时间安排的建议权
权限4
维修厂家的比价、选择的建议权
三、工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
车检所、交通嵇征处、汽修厂家
四、任职资格:
教育水平
高中以上
专业
汽车驾驶
培训
培训内容
培训方式与时间
汽车驾驶、维护知识,礼仪知识
相关经验
3年以上驾驶经验
专业知识
汽车专业知识、汽车维修保养知识
技能
沟通能力、汽车驾驶能力
五、其它:
使用工具/设备
车辆、日常保养用品
工作环境
一般工作环境
工作时间特性
无固定工作时间,随时待命
所需记录、文档
车辆使用调配单、车辆使用统计单
备注:
项目部司机的岗位说明书参照本岗位说明书。
后勤岗位说明书
岗位名称
后勤管理
所在部门
办公室
直接上级
办公室主任
直接下级
岗位定员
1
所辖人员
一、职责与工作任务:
负责办公室、接待处卫生清洁工作、接待处伙食工作、接待处管理工作
职
责
一
职责表述:
负责办公室接待处卫生清洁工作
占全部工作时间的百分比:
10%
工作任务
办公室公共部分,每周负责清洁一次,办公室垃圾每2天清理一次
接待处卫生工作每天清洁,保持干净
职
责
二
职责表述:
接待处伙食工作
占全部工作时间的百分比:
80%
工作任务
负责正常工作日员工中餐、晚餐服务,做到营养卫生,合理搭配膳食
保持餐具卫生,餐具每次使用后均应进行消毒
认真做好每次开餐的伙食统计工作,列表按月报送人力资源部进行处理
职
责
三
职责表述:
接待处管理工作
占全部工作时间的百分比:
10%
工作任务
按办公室安排及时准备好接待工作用品
保持卧具的清洁,及时进行清洗,保管
及时提出损耗品添置计划,经批准后添置
二、权力:
权限1
膳食采购、搭配的决定权
权限2
合理劳保用品的获准、采购权
三、工作协作关系:
内部协调关系
机关各部门
外部协调关系
管道煤气公司、物业公司
四、任职资格:
教育水平
初中以上
专业
无要求
培训
培训内容
培训方式与时间
烹饪培训
相关经验
炊事员工作1年以上
知识
烹饪知识,营养知识,食品卫生知识
技能
简单统计工作
五、其它:
使用工具/设备
卫生清洁器具,炊事工作设备器具
工作环境
一般工作环境
工作时间特性
无法按正常工作时间制度工作,需加班超时工作
所需记录、文档
食品采购记录、物品采购记录
备注:
11
- 配套讲稿:
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- 关 键 词:
- 办公室 岗位 说明书 v21