秘书角色定位偏差的研究.doc
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南京晓庄学院2014届本科毕业论文
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南京晓庄学院本科毕业论文
秘书角色定位偏差的研究
ResearchontheRoleoftheSecretaryofbias
所在院(系):
学生姓名:
指导老师:
研究起止日期:
成文日期:
1
学位论文独创性申明
本人郑重申明:
1.坚持以“求实、创新”的科学精神从事研究工作。
2.本论文是我个人在导师指导下进行的研究工作和取得的研究成果。
3.本论文中除引文外,所有实验、数据和有关材料均是真实的。
4.本论文中除引文和致谢的内容外,不包含其他人或其它机构已经发表或撰写过的研究成果。
5.其他同志对本研究所做的贡献均已在论文中作了声明并表示了谢意。
作者签名:
日期:
年月日
1
摘要:
面对秘书角色定位的偏差,本文主要研究秘书角色定位偏差的表现、原因和解决方法等。
通过查阅文献研究,秘书角色定位偏差对秘书日常工作有严重影响。
研究目的是减少定位偏差,为秘书从业人员提供帮助,使整个秘书行业向着正确的轨道发展。
关键词:
秘书、角色、定位、偏差
Abstract:
Rolefacesecretarydeviation,thispapermainlystudiestheroleofsecretaryofthepositioningerrorperformance,causesandsolutionsandsoon.SecretaryRoledeviationshaveaseriousimpactonthedailyworkofthesecretarythroughliteratureresearch.Thepurposeistoreducethepositioningerror,tohelppractitionerssecretary,secretaryoftheentireindustrytowardtherighttrackdevelopment.
Keywords:
Secretary,roles,definition,bias
目录
一、秘书角色定位偏差的表现 1
(一)认为秘书是领导的“家奴” 1
(二)认为秘书是个花瓶 1
(三)认为秘书是“二首长” 2
二、秘书角色定位偏差的影响 2
(一)影响秘书的社会地位 2
(二)影响秘书队伍建设 2
(三)影响秘书工作的规范性 3
三、秘书角色定位偏差的原因 3
(一)秘书从业人员缺乏角色定位意识 3
1.得过且过的观点 3
2.缺乏自我反省 4
(二)秘书从业人员的知识结构单一、理论化水平低 4
(三)秘书人员对秘书角色的规范把握不当 4
四、改善秘书角色定位的途径 5
(一)加强从业人员角色定位的意识 5
(二)加强秘书从业人员的专业性 6
1.高校秘书专业的教育 6
2.招聘秘书专业人员 7
(三)树立正确的秘书规范 7
1.助手角色 7
2.写手角色 7
3.公关角色 8
4.保密角色 8
五、结语 8
秘书一词历史久远,在几千年的历史变迁过程中,形成了当代特有的秘书理论体系,而所谓角色,是指人们在一定的社会关系中所处的位置及这种位置要求的行为模式。
秘书角色是一种社会角色,是依附领导的需要而存在的秘书的工作,也是随着领导者的需要而产生的,因而秘书最基本的角色定位是“领导的助手”。
本文是在借鉴前人研究成果的基础之上,通过深入思考秘书角色定位偏差的问题,在实践中探讨论秘书角色定位的偏差及其原因、后果等方面,形成自己的思维结构,理智地分析问题和解决问题。
本文写作的目的是给现代职场注入新风,改善秘书行业固有的内在矛盾,为秘书从业人员指明方向。
改革开放以来,各行各业得到了迅猛发展,秘书行业也不例外,与此同时,行业弊端也暴露无遗。
我想以毕业论文的形式来提高社会对秘书行业的关注,使从业人员开始规避角色定位的偏差,从而使社会对秘书行业的误会大大减少,还秘书一个好名声。
一、秘书角色定位偏差的表现
近几年,随着经济的发展,信息化时代的到来,秘书角色定位越来越受到专业人员以及社会的普遍关注,它是秘书工作的基础,是秘书开展工作的前提条件。
但秘书角色定位的偏差也越来越明显,主要表现在以下四个方面。
(一)认为秘书是领导的“家奴”
这种观点认为秘书为领导的服务没有界限,从工作事务到领导的起居饮食,事无巨细全由秘书负责,是一种无需过多专业素养,只要会察言观色,了解领导就能胜任的角色,这无疑是对秘书角色的误解。
虽说秘书为领导服务是一种职业规定,但这种服务是限定在一定工作权限范围内的。
如果超出了这个范围,就不应是秘书所要承担的责任。
当然,我国也有一些专门为高级领导人配备的生活秘书,他们工作的主要内容是负责领导的个人生活,这种秘书属于特殊现象,不是本文所讨论的办公室文秘角色。
这种“家奴论”使得秘书工作的指导思想发生异化。
有的秘书工作中处处小心翼翼,表现地唯唯诺诺;有的秘书对领导“唯命是从”,不管领导让做什么、正不正确都去做,没有自己的主见;有的秘书对领导点头哈腰,专拍领导马屁。
为了保住工作,想方设法讨好领导,几乎抛弃了个人尊严。
秘书作为一种特定的社会角色不仅有自己重要的工作内容,也应有独立的人格。
在工作中,秘书要辅助领导开展工作,但这并不是人身依附,秘书与领导具有相等的政治关系和法律地位。
文秘人员应该靠自身的知识能力和勤奋工作来取得领导的信赖,听从领导的安排,领悟领导的意图,执行领导的决定,才能完成秘书工作,做一名称职的秘书。
(二)认为秘书是个花瓶
很多女性秘书都认为,身为秘书只要“五官端正,相貌娇好,身材匀称”即可,至于秘书的专业知识、职业素养等等都不重要,这种观点在学历层次低、专业素养差的文秘人员身上表现尤为突出。
他们的工作内容除了简单的收发、整理文件,就是和老板一起出去应酬。
老板有这样的需求,自然也有条件相当的女性来扮演这种“花瓶”角色,久而久之就混浊了秘书行业的一池清水。
这种“花瓶论”使得有些领导对秘书的任用和要求上过分地注重外表。
有些公司在招聘秘书人员时,只挑长得好看的,不看重专业要求。
这种观念发展到后来就出现了“潜规则”的说法,一提到女秘书,人们的第一反应就是“小秘”、“小三”、“二奶”,社会对女秘书抱有很大偏见。
不可否认,秘书有时确实要充当领导和公司的“门面”、“交际花”等,长相太丑也会影响秘书工作的顺利开展,但不能过分注重外表,不注重专业特长,长相好只是充要而非必要条,秘书还应该把专业技能放在首位。
(三)认为秘书是“二首长”
秘书人员的职责就是辅助领导工作,常在领导身边,容易产生“一人之下,万人之上”的优越感和荣誉感。
具体表现有两种:
首先,没有协作精神,人际关系不佳,认为自己总是高人一等,也就看不起其他人,不想与同事合作,其他同事也不会待见这样的秘书,导致秘书人员的人缘很差。
其次,“脸难看”,只服务于领导,不服务于其他人。
这种“二首长”论会使秘书在工作中以决策者自居,超出自己的职权范围,出现“越位”。
容易在工作中犯错,产生错觉,为人处事都以一副高层管理人员的态度,在同事和下级人员面前抬高自己的身价,盛气凌人。
二、秘书角色定位偏差的影响
如果秘书人员对角色定位出现偏差,不仅会影响秘书工作的正常开展,而且会影响领导的工作效率,更会对公司或者政府部门造成一定的负面影响。
(一)影响秘书的社会地位
在实际工作中,不少秘书经常自觉地表现出不符合角色定位的过分行为,导致角色错位、偏离角色位置,给自身形象及职业生涯带来不良影响,应当引以为戒。
李真是原河北省税局局长,有“河北第一秘”之称,他32岁就走上了正厅级领导岗位,并被列为国家税务总局和河北省人民政府的后备干部。
令党和人民失望的是,这位政坛上耀眼的新星依仗其特殊的背景,大肆贪污受贿。
2002年8月30日在唐山中级人民法院被判处死刑,剥夺政治权利终身。
李真身居高位,在现实公务活动中扮演所谓的“特殊角色”,他不应该利用职位之便以权谋私,这样严重的角色定位偏差给国家和社会带来了不可估量的损失,也把自己送上了断头台,其造成的后果难以弥补。
(二)影响秘书队伍建设
秘书工作的成败不仅影响个人的发展,对整个秘书队伍甚至是整个社会都有深远影响。
就如上一个案例,我们不能只看到表面上李真个人犯了错,也得到相应的惩罚。
但是,那些被他扶持的一些官员,并没有多少能力,不能做到在其位谋其政,浪费了大量的人力、物力、才能,拖整个队伍建设的后腿。
如果说秘书队伍是一个集体,那么每一个秘书,不论是高校秘书、企业秘书,还是机关秘书都是其中的一员,且两者是相辅相成的关系。
若一个成员因为角色定位偏差,工作越位,酿成错误,那么整个集体就会受到影响。
对于错误本身,会影响相关工作的开展,造成不可预计的后果,对于其他成员而言,有麻木不仁以他为“榜样”的效仿者,破坏社会主义建设,有的人对此失望,消极的对待工作,影响工作效率,这些都会给集体造成创伤。
反之,如果每个成员都做好自己的本职工作,那么秘书队伍建设会向良性的方向发展,与此同时,集体也会将好处反馈给每一个成员。
所以说,角色定位偏差,会严重影响秘书队伍建设。
(三)影响秘书工作的规范性
每一行业都有自己的规范,秘书也不例外,秘书角色定位偏差撼动了秘书的工作规范,最常见的就是越位现象。
首先是工作关系越位,秘书与领导是一种上下级关系、主辅关系,工作中有的秘书不能把握这种关系,以领导的角色或者名义越俎代庖,发号施令;其次是表态越位,表态与个人的身份或者权力有着直接的关系,有些秘书在未经领导授权或者授意的情况,就对某些问题进行决定性表态,给领导工作带来被动甚至不良的影响;最后是社交越位,秘书经常陪同领导参加一些社交活动,如迎客、送客、宴请、舞会、录像、合影等,有些秘书不能够自觉得担当配角,不能突显领导的地位。
三、秘书角色定位偏差的原因
研究秘书角色定位的偏差,只了解角色定位偏差的表现和后果还是远远不够的,我们还必须弄明白定位偏差的原因。
造成秘书角色定位偏差的原因有很多,经过查阅资料和自己的探究,我概括为以下四个方面:
(一)秘书从业人员缺乏角色定位意识
进入21世纪以来,随着经济社会的持续迅速发展,我国秘书工作职业化的不断推进,要求秘书人员应该具备较高的业务素质和良好的心理素质。
一个秘书能否经常意识到自己是“秘书”,意识到社会对秘书角色的期待,是能否进入秘书角色、适应岗位的关键。
因此,秘书的角色意识是秘书人员对秘书角色的心理体验,是秘书工作活动中的心理活动。
现实生活中,秘书人员往往缺乏角色定位意识,主要表现在一下三个方面。
1.得过且过的观点
一些秘书没有责任意识,只是在岗位上混日子,不明白自己的工作内容和工作范围是什么,等到事情发生了,才回去挽回,这些人有一个生存准则:
“事情来找我,我从不找事情”。
整天过着得过且过的日子,自然会缺乏角色定位意识。
2.缺乏自我反省
角色意识是在日常工作中不断解决问题,反省自我得失而形成的一种意识。
职场中的秘书缺乏自我反思,只知埋头工作,不知抬头看路,人只有在不断反思中获得进步,否则就是原地踏步。
没有适时的进行反思,角色定位就成了空话,不利于秘书日常工作的开展,也不符合秘书规范的要求,不能适应社会的需要,终将被历史所淘汰。
(二)秘书从业人员的知识结构单一、理论化水平低
随着社会的发展,经济的繁荣,对外交流的频繁,各种社会关系越来越多样化、复杂化,现代企业秘书工作的具体内容也发生相应的改变,原来的秘书是以辅助领导管理为主,现在则更多的是提供综合服务。
秘书是上呈下达、联络各方、参与政务、管理事务的一项重要工作,是现代企业管理工作中不可缺少的重要组成部分。
所以,现代的秘书工作,对秘书工作人员的文化素养、领导能力、社会交际、智谋、口才、写作水平等多方面的综合素质要求也越来越高。
这就要求现代秘书人员要循序渐进,不断学习,深化知识,建立和完善应具备的知识结构,提高综合素质,以适应现代秘书工作日益发展需要。
现代社会更是知识密集社会,没有知识寸步难行。
秘书拥有合理的知识结构,可以提高秘书自身能力。
秘书知识和秘书能力二者是相辅相成、互为因果的,秘书知识结构是形成和发展秘书能力的基础,秘书能力的大小首先取决于秘书知识结构的完善程度。
一般说来,知识结构越完善,能力便越强,知识结构越单一,能力则越弱,二者成正比。
所以,知识与能力是分不开的。
秘书只有拥有合理的新时代的知识结构,才能更好地发挥他们办文、办事、办会的能力,如在其间用到的表达能力、调研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。
郭明去应聘某外企外贸助理,以其过去的三年秘书从业经验顺利被聘用,在过去的三年中,郭明一直在一个小型私人企业从事助理工作,因为企业规模不是很大,所以要完成的助理工作也不是很多,在三年中,每天郭明只完成自己工作范围内的工作量,剩余时间就插科打诨过日子,过着“坐吃山空”的生活,并未去学习一个秘书所必须具备的其他工作能力。
在顺利进入到外企后,各种从未面对的情况接踵而来,这让一直以三年工作经验自居的郭明措手不及,三个月不到的时间,只能无奈辞职。
这就告诉了我们,作为一个秘书,理论知识单一,完全不足以适应飞速发展的社会。
(三)秘书人员对秘书角色的规范把握不当
首先介绍一下角色规范的概念,角色规范是指社会或组织根据实际工作需要而期望角色达到的行为楷式或行为标准,“当秘书的角色行为与职位期望的行为相吻合时才是符合角色规范的,对于秘书来说,其角色规范就是要当好领导的助手,在各种场合都应突出上司,现实生活中有些领导在学历水平和谈判能力上有缺陷,这个时候,秘书就应当扮演智囊的角色,充分发挥自己的能力以弥补上司的缺陷,千万不能让自己的光芒盖过上司,更不应该喧宾夺主,将上司置于尴尬境地。
现有一案例充分证明了当代秘书对角色规范把握不当。
陆强是办公室许主任的秘书,长得很帅,身高一米七八,还能讲一口流利的英语,在与英商谈判中常有出色的表现。
相比之下,他的顶头上司许主任就比他逊色多了,不但个头比较矮,学历水平和谈判能力也不如他。
在一次与外商聚会中,陆强跟外商频频举杯,用英语海阔天空地闲聊,把上司许主任冷落在一旁。
和外商分手时,陆强又抢在上司前面跟外商握手道别,许主任虽然没说什么,但脸色很难看。
这次谈判后没几天,陆强就被调到其他不重要的部门了。
很显然,这次调离是因为他对秘书角色规范的把握不当,出现了角色越位。
在具体工作中,他忘了秘书的角色定位和角色职责。
四、改善秘书角色定位的途径
既然现代秘书行业和秘书人员存在这些缺点,我们就要研究途径和方法来避免这些错误的发生,这才是一项研究开展的最终目的。
(一)加强从业人员角色定位的意识
秘书人员只有扮演好自己的多重角色,及时进行角色调试,尽量避免角色定位的偏差,才称得上合格的秘书。
秘书工作的范围是随领导工作的需要而延展的,全局意识的有无与强弱,直接反映着秘书思想水平的高低。
具备了全局意识才能抓住事物的本质,才能避免认识的片面性和狭隘性,这对辅助决策来说是十分重要的,因此,秘书需要树立全局意识。
在参与决策的过程中,秘书人员要把本组织与系统内外乃至整个社会联系起来,把组织内各个方面综合起来,把现实、历史与未来趋势结合起来,进行全面地分析思考和筹划。
这样的参谋意见,才符合客观现实情况及其发展规律,才是正确的、有益的。
另一方面,秘书与领导是服务与被服务的关系。
领导的主要职能是决策,秘书的任务就是为领导决策前、决策中、决策后提供多方面的服务。
在现代社会,一个重大的决策往往不是单凭领导者个人经验和知识所能形成的,而是要经过认真的调查、论证、预测等前期工作,以及集体的经验和智慧,甚至还要借助现代化手段才能完成。
秘书要正确把握自己在为领导工作服务过程中的特殊位置,努力做到:
提建议要从领导的角度出发,办事情要以部属的角色行动,强化服务观念,使秘书的辅助作用得到更好的发挥,从而获得领导的支持与欣赏。
因此,秘书人员如果缺乏远见卓识,就不可能立足客观实际、紧跟时代发展潮流创造性地做好辅助工作,也不可能为领导提供高质量、高效率的服务。
被动性是秘书工作的一大特点,因此,秘书在为领导者提倡补偿功能的同时,必须在被动中求得主动,要善于“没事找事”。
在领导作出指示前,秘书时刻想到领导的需要,工作走在前面,有前瞻性。
善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项,明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等,按计划列出个明细运行图。
秘书工作的广度与深度一般都受到领导授权的限制,程序和方法也不允许自由选定。
在指导思想上,秘书必须在主动与被动两者之间把握分寸,掌握好客观的尺度,被动过分便是失职,主动过头便是越权。
鉴于此,秘书应做好四方面的工作:
一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作;二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作,分清工作的轻重缓急,主动排除干扰中心工作的事项;三是研究领导工作的思路,分析领导的意图,并加以理解、完善和落实;四是深入调查、集思广益,积累和储存有关工作资料,该记住的要记熟,该保存的要保存。
有了这四个方面的基础,工作中才能与领导者有一致的认识,才有共同情感和语言,才能真正补偿到点子上。
(二)加强秘书从业人员的专业性
1.高校秘书专业的教育
国高等教育秘书专业创办于20世纪80年代初,以上海大学文学院首先招收秘书专业学生为标志。
由于秘书专业适应经济发展对人才的需要,在很短时间内得到迅速发展,20世纪80年代后期,上海、广东等沿海省市先后在高等教育自学考试中设置了秘书专业,2005年,仅安徽省设置秘书专业的高校就达37所,占全省高校总数的一半以上,秘书专业已经发展成为全国高校招生人数最多的专业之一。
2012年教育版新颁布的《普通高等学校本科专业目录》中,将秘书学定位为中国文学一级学科,与汉语言文学并列,专业代码050107T。
今年,中共中央总书记习近平做个关于“秘书”的报告,指出:
秘书不能认为靠山硬就有恃无恐,更加显示了国家对秘书行业的重视。
作为一门新学科,秘书专业教学在发展过程中也存在一些有待解决的问题。
首先是有些院校秘书专业课程设置不合理,将文学修养作为秘书专业的主干课程,而秘书专业性强的课程远远不及文学课程;其次是秘书学教材内容相对滞后,最新的研究资料未能写进课本,书上有些案例已经很陈旧了;最后是秘书学专业师资严重缺乏,就南京晓庄学院为例,秘书专业的老师屈指可数,远不及其他专业。
面对以上的四个高校秘书问题,我们也制定了相应的解决策略:
第一,优化、调整秘书专业课程的设置。
秘书专业不同于中文专业,也不同于管理专业,它的课程必须有自己的特色,必须按照胜任中等以上企业和党政机关、事业单位秘书工作的要求来设置,不能采取仅仅在中文专业课程计划的基础上加上两三门秘书学课程的办法。
第二,与时俱进地搞好秘书学教材建设。
出版教材的出版社级别高并不等于教材质量高,尤其是那些内容明显陈旧的教材即使在刚出版时很优秀,十几年不修订也难以保证其先进性,优胜劣汰是学术竞争的规律,在自由造反的情况下最受教师和学生欢迎的就是最优秀的教材。
秘书专业是应用型专业,秘书学是应用性学科,其教材修订的周期不宜超过五年。
第三,解决秘书学师资队伍不稳定的问题。
提升秘书学的专业地位,扩大秘书学在人文社会科学中的影响,增加秘书学文章在人文社科类综合性杂志和学报上发表的机会,为高校秘书学教育工作者提供更多发表学术研究成果的阵地。
2.招聘秘书专业人员
当今社会,一些公司的秘书都不是秘书专业毕业的人,造成这一现象主要有两个方面。
第一,秘书这一职业的就业门槛不是很高,很多公司在招聘的时候,招聘要求里写着专业不限,好多非秘书专业但长相好看的女孩子都投了简历,希望能做领导的秘书。
这就使得公司在招聘秘书人员时“看花了眼”,往往不能录用秘书专业的人员。
第二,秘书行业里“走后门”的现象很严重,尤其在一些小型企业表现的尤为明显。
领导往往任用自己的亲戚、朋友的子女做秘书,这些人通常都不是科班出生。
由此造成了专业性不够,以及不能正确处理秘书需要处理的事情等问题。
所以在这里建议:
公司如果想要保证秘书团队的质量与工作效率,还是招聘一些具备秘书专业证书以及从业经验的秘书人员,这就在一定程度上保证了秘书团队为公司创造足够的有效价值。
(三)树立正确的秘书规范
现代社会,秘书受到工作环境等因素的影响,背离了原有的规范,这就显得重新树立正确的秘书规范很有必要。
秘书人员可以从以下四个方面入手,树立正确的职业规范:
1.助手角色
秘书工作的性质,决定了秘书首先是组织或领导的助手,承上启下,沟通左右,衔接内外,履行各方,起着不可或缺的纽带作用。
秘书人员要明确自己是领导的助手,不可越权,就可避免越权引发的定位偏差。
2.写手角色
有人觉得写作能力是秘书的看家本领,包括各类讲话稿草拟各种文书甚至撰写新闻稿件,这都是秘书的“家常便饭”,也是很简单的工作,但真正扮演好写手的角色并不容易。
领导不会按部就班的告诉你怎么做,这需要秘书对领导的意思进行揣摩、摸索,但又不能过分,把握好分寸很重。
在写作过程中,切记自以为是地揣摩领导的心思,加上自己过多的思想,这样,就不会出现代领导“发号施令”的现象,保证秘书日常工作的正常开展。
3.公关角色
秘书工作的特殊性要求从业人员要做好公关角色。
秘书形象不仅仅代表她个人,还代表领导和整个组织的形象,工作中应该努力为本组织广结良缘,以形成有利于组织发展的广泛的社会关系。
4.保密角色
在秘书所造成的重大事故中,泄密是一个重要原因。
秘书处于组织的中枢位置,知密早,涉密多,交际广,保密就成了秘书的天职。
秘书必须基本高度的保密意识,验收保密纪律,自觉履行保密的职责,作一个特殊的保密员,给公司带来更大的利益,树立正确的保密观。
五、结语
通过对秘书角色偏差问题的学习和研究,我对秘书有了更深层次的认识。
角色定位偏差不是纸上谈兵,是现实存在的,正确认识秘书角色是秘书从业人员的基本职业准则,是认真进行秘书工作的保障,反之,对秘书角色认识偏差不仅阻碍了日常工作的开展,而且会对企业造成不可预计的后果,秘书角色定位问题的解决迫在眉睫,这需要所有“秘书人”的共同努力,还“秘书人”一个美好的明天,给秘书行业带来一股新的风尚。
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