档案整理方案Word下载.doc
- 文档编号:8358620
- 上传时间:2023-05-11
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由综合室专人负责资料接收、整理、归档工作。
(三)工程项目档案的档号
档号由分类号(大类代字+一级属类)、案卷顺序号构成。
1、档案类别代号(代字:
G):
单位内专门档案的分类号,本单位的工程项目档案属专门档案。
2、一级属类为项目代号:
用阿拉伯数字代表各建设项目:
“0”高速公路、“1”一级公路、“2”二级公路、“3”桥梁(单独立项)。
“4”隧道、“5”截污主干管工程、“6”码头工程
3、二级属类为年度代号,用年份的后两位数作为二级属类。
4、案卷号,基本保管单位案卷的编号。
例:
G0·
09·
1
专门档案类,2009年所受理的高速公路监督项目中的第一个工程。
(四)监督项目的组卷
按照归档范围中规定的,本单位所接收的资料,按批准文件、合同文件、中标文件、资信与资质证明、施工单位文件、监理单位文件、设计单位文件、业主单位文件、发文的顺序组卷归档。
(五)施工图文件的归档
图纸按297mm×
420mm(A3)规格装订成册对折入盒;
大于A3规格的图纸应逐张按手风琴式折叠成297mm×
210mm(A4)规格,图标外露;
大小能折叠后装入档案盒,跟工程项目其他归档资料一同放入同一个项目的档案盒内。
三、文书档案的归档
(一)文书档案归档范围
(二)文书档案的组卷
顺其自然,单件归档。
即顺应文件形成时的本来状况,以自然件为归档单位。
首先,将文件材料按三个保管期限(永久、30年、10年)分开,同一个保管期限的文件材料,按照时间先后顺序排列,并且尽可能将关系密切的(同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起。
一份文件为一件;
正本与定稿、正件与附件,两件作为一件。
文件处理单(表)与被处理文本合为一件。
同一文件的不同稿本,正本在前,定稿在后;
不同文字的文本,原文本在前,译文在后。
总得来说文件材料归档分类按年度——机构——保管期限逐级进行分类。
其中在分“年度”时,应遵循以下方法:
一般的文件材料,放在其形成年度归档;
计划、预决算、总结,报告、统计报表等应放在文件内容针对的年度;
长远规划应放在文件内容针对的头一年;
多年的总结、报告应放在结案的一年;
不同年度的文件一般应分开排放。
(三)文书档案的编号
党政工团(文书)档案:
大类代字A
传统的文书立卷归档方法:
即年度—机构—问题立卷归档
档号结构模式为:
大类代字+保管期限代号+目录序号+案卷号
说明:
大类代字:
A;
保管期限代号:
永久1、长期2、短期3,本单位文书档案永久为A1、长期A2、短期为A3;
目录号:
按案卷年代顺序排列,每年(或若干年合并)编一个目录号;
案卷号:
同一个目录中所有案卷按顺序编一个流水号。
例1:
1992年永久、保管的文书档案目录号为2,案卷号是10,则此案卷的档案号为:
A1.2-010
例2:
1992年短期保管的文书档案目录号为1,案卷号是3,则此案卷的档案号为:
A3.1-003
案卷号
目录号
保管期限代号
大类代字
档号因适应计算机管理的需要,每段为三位,档案中不足位数的用“0”补齐(保管期限中不足位数加空格),“.”和“-”为分界标识。
归档文件要逐件在首页上方的空白处加盖档号章(档号章包括全宗号、类别号、期限、年度、机构、件号),并填写有关栏目的内容。
1、案卷提名,应包括监督工程项目的全称。
2、类别号:
文书档案的代号为“A”。
3、期限:
即保管期限,标注归档文件保管期限简称,永久为“永”,长期为“长”,短期为“短”,定期30年为“30年”,定期10年为“10年”。
4、年度:
填写文件内容针对的年度,以四位阿拉伯数字标公元纪年。
5、机构:
归档单位均为办公室,故机构可留空。
6、件号:
以年度为界线,一个保管期限编一个大流水号。
四、案卷的格式要求
(一)档案装盒:
档案编号后,按照编号顺序装入档案盒,并在盒的脊背上填上“档号”有关栏目的内容。
(二)填写盒内备考表,盒内文件情况说明:
主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况,如无上述情况,可不填写;
整理人:
填写归档文件材料整理归档人的姓名;
日期:
填写归档的年、月、日。
(三)案卷的装订。
卷内文件材料要去掉金属物;
对破损的文件材料应按裱糊技术的要求托裱;
字迹模糊的应复制并与原件一并存档;
最后将案卷装订,按三孔一线,每孔之间8-12公分(16K或A4纸)的方法用线装订固牢。
(四)档案盒采用由档案局监制的无酸卷盒。
六、建议采购物品:
1、档案装订机、装订线、打码机、档号章、无酸档案盒
2、网上档案管理系统
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