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函
函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
函作为公文中惟一的一种平行文种,其适用的范围相当广泛。
在行文方向上,不仅可以在平行机关之间行文,而且可以在不相隶属的机关之间行文,其中包括上级机关或者下级机关行文。
在适用的内容方面,它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外,也可以向有关主管部门请求批准事项,向上级机关询问具体事项,还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项,以及上级机关催办下级机关有关事宜,如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。
此外,函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。
不过这种情况并不多见。
函的特点:
(一)沟通性。
函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,起着沟通作用,充分显示平行文种的功能,这是其他公文所不具备的特点。
(二)灵活性。
表现在两个方面:
一是行文关系灵活。
函是平行公文,但是它除了平行行文外,还可以向上行文或向下行文,没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。
二是格式灵活,除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外,其他一般函,比较灵活自便,也可以按照公文的格式及行文要求办。
可以有文头版,也可以没有文头版,不编发文字号,甚至可以不拟标题。
(三)单一性。
函的主体内容应该具备单一性的特点,一份函只宜写一件事项。
函的分类:
函可以从不同角度分类:
(一)按性质分,可以分为公函和便函两种。
公函用于机关单位正式的公务活动往来;
便函则用于日常事务性工作的处理。
便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可以不要标题,不用发文字号,只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。
(二)按发文目的分。
函可以分为发函和复函两种。
发函即主动提出了公事事项所发出的函。
复函则是为回复对方所发出的函。
(三)另外,从内容和用途上,还可以分为商洽事宜函,通知事宜函,催办事宜函,邀请函、请示答复事宜函,转办函,催办函,报送材料函等等。
函的结构、内容和写法:
由于函的类别较多,从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。
主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。
其各部分的格式、内容和写法要求如下:
(一)首部。
主要包括标题、主送机关两个项目内容。
1、标题。
公函的标题一般有两种形式。
一种是由发文机关名称、事由和文种构成。
另一种是由事由和文种构成。
2、主送机关。
即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或者规范化简称,其后用冒号。
(二)正文。
其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
1、开头。
主要说明发函的缘由。
一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下:
”或“现将有关事项函复如下:
”等过渡语转入下文。
复函的缘由部分,一般首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由。
2、主体。
这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。
函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。
无论是商洽工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。
如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和明确性。
(三)结尾。
一般用礼貌性语言向对方提出希望。
或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。
(四)结语。
通常应根据函询、函告、函商或函复的事项,选择运用不同的结束语。
如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。
(五)结尾落款。
一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;
并加盖公章。
撰写函件应注意的问题:
函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。
无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。
至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。
其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。
像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行。
*篇二:
公函格式及范例
公函格式及范例
1.编号
为了方便整理、保存和查对,公函需要加上编号,编号写在信封的左上角。
例如:
(a)B/1/99(b)学字第92号
2.写信人的地址
信纸的右上角必须写上写信人的地址,可用华文或英文书写。
例如:
(a)和平路198号
新加坡邮区123194
(b)Blkl94,ToaPayohLorong4,
#03-108Singaporel23194
3.收信人的姓名,职衔和地址
(a)收信人的姓名,写在编号之下,但位置不可高过写信人的地址,先写姓名,姓名后面必须加上称呼。
刘维国先生
林月芳小姐
在收信人姓名下面写收信人职衔,
勿洛联络所管理委员会主席
新世界书局经理
(b)如果你不知道那个团体的负责人的姓名,
可以写执事先生成写他的职衔,
如:
新城女子中学校长。
4.称呼:
(a)正文的开头写收信人的称呼,后面必须加冒号“:
”不空格。
(b)可以用普通的称呼:
如”王先生”或在姓氏的后面加职衔“王经理”。
也可用“经理先生”这样的称呼。
(c)自称:
可用我、本人、我校、我会、我所、本部、本局。
称呼对方:
您、贵公司、贵校、贵队。
5.标题
(a)为了方便快捷处理和分类保存,公函应加上标题。
(b)标题写在称呼下面的中央位置,标题下面必须画上横线;
写标题的目的是要把正文的内容简要地列出来。
请主持开幕典礼
接受友谊赛邀请
6.正文
正文可用下列任何一种格式。
(a)空格式,每段开头都空二格。
(b)齐头式,每段都顶格写。
正文是公函中的主体部分,要求叙述清楚、简洁。
有时为了方便阅读,视内容性质的不同,可加上序数号码。
7.署名
(a)写在正文的右下方。
(b)写信人若有职衔,须写清楚。
(c)署名后,一般用“启”,为了表示慎重,可以用“谨启”,或为了表示尊敬,可以用“敬启”。
8.日期
写在编号下面,通常可用中文或阿拉伯文写出。
(a)26-4-2000(建议)√
(b)2000年2月26日
(c)二零零零年四月二十六日
切记不可混杂式的日期:
2000年四月二十六日(×
)
9.副本
有的公函有必要交给有关方面查阅,就须写上副本寄送的个人或团体。
它通
常写在公函的左下方。
副本:
公共关系主任
10.附件
如果公函还附有其他文件,必须在左下角列明。
附件:
关于公司名称变更的通知函。
特此函告
范例:
申请函一份
关于开设保险费专用银行帐户的申请函
中国银行北京***支行:
根据中国保监会2004年12年月15日发布实施的保监会令(2004)15号文件,《保险经纪机构管理规定》第八十八条的规定,我公司现申请开设独立的客户资金专用账户。
公司开设客户资金专用账户用于存放下列款项:
一、投保人、被保险人支付给保险公司的保险费;
二、为投保人、被保险人和受益人代领的保险金或者保险赔款。
公司在与保险公司约定的期限内将保险费交付保险公司。
根据第八十九条规定我公司已建立专门账簿,记载保险经纪业务收支情况。
特此申请,请批准。
****(北京)保险经纪有限公司二〇〇九年十二月一日
*篇三:
公函格式
公函格式
公函,正式的或官方的书信。
公函是党政机关、人民团体、企事业单位间商洽和联系工作时使用的一种文体。
函通常应根据函询、函告、函或函复的事项,选择运用不同的结束语。
如"
特此函询"
、"
请即复函"
特此函告"
特此函复"
等。
有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用"
此致"
敬礼"
。
便函与函虽只有一字之别,但它不是公文文种,而是与"
文件格式"
相区别的一种文件形式。
一、首部
主要包括标题、主送机关两个项目内容。
二、正文
其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
1、开头
主要说明发函的缘由。
2、主体
这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。
无论是洽谈工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都
要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。
3、结尾一般用礼貌性语言向对方提出希望。
4、结语
通常应根据函询、函告、函或函复的事项,选择运用不同的结束语。
如“特此函询()”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
三、结尾落款
一般包括署名和成文时间两项内容。
关于商洽代培统计人员的函
金融管理学院:
得悉贵院将于3月份举办统计人员讲习班,系统培训统计工作人员。
国务院《关于加强统计工作的决定》下达后,我厂曾打算集训现职统计工作人员,但由于力量不足,未能实现。
现在贵院决定办讲习班,我厂拟派15名统计人员随班学习,请你们代培。
如同意,将是对我厂统计工作的有力支持。
代培所需费用由我厂如数拨付。
盼于复函。
此致
敬礼
机厂(公章)
《公函范本》
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