第五章 汇编档案文献的查选Word文档下载推荐.docx
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一、选材的方法
二、选材的步骤
编纂题目的选定和编前研究的开展,确立了汇编档案文献的主题和基本思路,编纂工作转入具体操作性阶段,即档案文献的查找和挑选阶段。
一般来说,与编纂题目相关的档案文献信息是客观存在的,但因档案资源数量浩大、保存分散、内容混杂,编纂者要将某一专题的档案文献信息从中提取出来。
如果说选题是解决编什么的问题,那么查找和选材就是解决编纂材料基础的问题。
从信息资源开发的观点看,档案文献的查选,既是特定档案信息的发掘、发现的过程,也是对汇编档案文献信息筛选、提炼的过程。
(一)档案文献查找的含义
档案文献的查找是在确定编纂题目、拟制编纂大纲之后,编纂者根据汇编题目的要求和选材大纲的范围,在比较全面、深入地掌握档案文献状况的基础上,将能反映编纂题目的相关档案文献信息查询、搜集到一起,以供进一步挑选的工作。
从表面看,档案文献的查找是比较简单的技术性工作,但在实际工作中,由于所选题目的利用者对象不同、编纂要求不同、馆(室)藏档案文献数量与质量不同、档案的文本形态与载体不同,在查找档案文献时会遇到各种各样的难题,尤其是在编纂具有一定深度和广度或档案文献来源比较复杂的选题时,更是如此。
因此,需要以科学的态度认真分析并把握专题内档案文献的分布状况,并运用一定的策略和方法进行查询和提取,从而把一部档案文献汇编相关的档案信息挖掘出来,使编纂主题得到深刻地反映。
查找工作关系到档案文献编纂选题的实现程度,也关系到对特定专题档案文献信息开发的广度和深度。
(二)查找档案文献的意义
1.为挑选档案文献创造条件
档案文献编纂的目的,是尽力方便读者利用档案,并有利于保护档案原件。
因而,编纂者要本着“量中求质”的原则,努力查找大量的档案文献,凡是与编纂题目有关的材料,编纂者一般都要逐件阅读、认真研究,尽可能将有公布价值的档案文献最大限度地集中起来。
查找工作进行得如何,直接关系到下一步有无足够、全面的档案文献可供挑选,因而是影响档案文献汇编质量的关键环节。
另一方面,做好查找工作,可以防止与汇编题目有关的有重要信息价值的档案文献不会遗漏在本汇编之外。
如果查找工作做得不够,汇编问世后,又在档案部门内外发现了一些较为重要的档案文献,就很有可能需要再出版《补编》或《续编》,不仅给编纂公布工作和广大读者造成困难与不便,也造成编纂工作的重复和资源浪费。
2.为丰富和充实汇编内容奠定基础
查找档案文献是在一部汇编中为读者提供与本专题有关的绝大部分重要材料的重要手段和保证,其目的是尽可能以较为全面、系统的档案文献说明汇编题目,使读者不用到档案馆查遍档案原件,而只通过阅读汇编,就能够得到与某一专题有关的档案文献信息,以充分发挥档案文献编纂的优越性。
轻视查找工作的重要性,查找不彻底,材料不富足,选材和加工工作就会感到基础很薄弱,难以选出有重要信息价值的档案文献,甚至无档可选、无档可编,其结果是编纂成果不敷读者利用,读者还得亲自调档查档,甚至到其他部门查阅,不仅档案文献编纂功能未能实现,还对档案编纂活动乃至档案部门产生消极影响。
3.为利用者查阅利用档案信息创造便利
为利用者查阅利用档案信息提供服务是编纂工作的目的和宗旨,也是查找工作的目标所在。
我们说档案资源数量庞大,从信息资源或社会资源的分布与占有上看,显示了档案资源的优越性。
然而,也正因其过于庞大,造成了档案信息分布的复杂性与档案信息利用的集中有序性、档案信息相对过剩与档案“信息不虞”现象之间的矛盾,要在浩如烟海的档案原件中系统、集中搜寻某一专题的档案文献信息,对于利用者来说绝非易事。
编纂者只有潜心挖掘,广泛搜集,才能使沉睡几十年,几百年,甚至上千年的档案重建天日,才能使利用者通过汇编方便地得到他们所需要的档案信息。
这是档案部门利用档案信息服务社会的途径,也是利用专业特长服务社会的重要方式。
(三)查找档案文献的原则
查找档案文献时,编纂者应该遵循在编纂题目要求的范围内“全面查找、宁多勿漏、博约得当”这一重要原则。
1.全面查找
所谓“全面查找”,指两个方面的工作内容:
首先,对相关档案部门内部凡是保存有和某个编纂题目有关的档案文献,编纂者均应遍查各个全宗或类别;
其次,编纂者还有必要到档案部门以外有可能保存有关档案文献的地方,亲自去了解、查找。
如到图书馆、资料室、博物馆、展览室等单位,认真查找有无可收入汇编的档案文献。
为了做到全面查找,编纂者无论是查找档案部门内有关的全宗或类别,还是查找档案部门以外有关单位保存的档案文献,充分运用多种检索手段,将与编纂题目有关的以及可能有关的所有全宗、类别和案卷内的档案文献一一过目,虽然这可能要消耗编纂者很多精力,但经过全面查找后,会尽量克服遗漏有较高信息价值的档案文献。
罗尔纲先生在总结编纂《太平天国资料丛编》的查找经验时曾介绍到:
到南京图书馆颐和路书库去查找有关太平天国的材料,这个书库藏书70多万册,编者按库、架、排的次序,对除经部之外的所有清朝道光二十年(1840年)鸦片战争后的资料,包括史部、子部、集部、丛书、杂志、报纸、函牍、档案等,一册一册地、一页一页地细细翻阅,凡看见有关太平天国的资料,就登记在簿子上,对其中特别重要的资料,还要作一简略提要。
由于采取了这种较为全面、彻底的查找方法,因此发现了许多以前不为人知的有较高史料价值的材料。
正因为编纂者坚持“全面查找”的原则,因而编纂出的《太平天国资料丛编》内容丰富,广受史家欢迎。
2.宁多勿漏
所谓“宁多勿漏”,即根据编纂题目所规定的范围,编纂者查到的档案文献,宁可多一些,甚至可以比计划选入汇编的档案文献多出若干倍,尽最大努力防止遗漏某些应选入汇编的档案文献。
实践证明,在查找阶段坚持“宁多勿漏”的原则,编纂者下大气力多收集一些有关的档案文献,争取做到与编纂题目有关的档案文献尽归己手,才能使以后的选材工作有较大的回旋余地,有利于保证汇编质量。
尤其在编纂数十万字甚至上百万字的大型汇编时,由于题目范围大、时间跨度长、涉及问题多,只有坚持“宁多勿漏”的查找原则,才能使汇编内容全面深入。
由于编纂者对编纂题目和档案文献状况有一个逐步深化的认识过程,所以在开始查找档案文献时,可能认为某些档案文献与编纂题目关系部大,因而未做任何记录就予以剔除。
但随着查找工作的深入进行,编纂者对题目的理解逐步加深,会感到以前忽略不用的某些档案具有公布价值,应予选用,可是,再要调档重查已十分困难,尤其是编纂大型汇编时,在人力、时间有限的情况下,重新调档复查更是难以想象。
因此,只有坚持“宁多勿漏”的原则,才能防止类似现象的发生,使档案文献编纂工作顺利进行。
3.博约得当
“博”,就是指通过“全文查找”,实现“宁多勿漏”;
“约”,就是收集档案文献不能离开汇编题目要求的范围,无限牵连或漫天撒网式地查找材料,造成查找的档案文献与汇编题目关系不大,甚至毫无关系而不能选用的现象。
查找档案文献尽管要遵循“全面查找、宁多勿漏”的原则,但是绝对不能“多多益善,凡档皆收”,在查找时必须掌握好标准。
古代学者在谈治学时提倡“学贵博而能约,未有不博而能约者也”,只有在“博”的基础上才可能实现“约”。
“博而不得其要,则涣漫而无归;
徒约而不尽乎博,则局滞而无术”。
从中可看出“博”、“约”之间的关系。
在编纂活动中,博、约二者都是围绕汇编主题这一“要旨”展开的,如果违背了“博约得当”的原则,往往会造成查找的材料“大而无当”,甚至可能要重新查找。
为使查找到的档案文献“博约得当”,要注意以下两点:
第一,要注意不能无必要地拉长所要查找档案文献的时间断限。
任何一个编纂题目,无论是人物、历史事件,还是机构或问题,都有一定的时间断限,可以到这个时间范围内形成的档案文件中去查找所需要的材料。
例如:
编纂太平天国档案史料汇编,就可以在太平天国起义的14年内(即1851年1月广西桂平县金田村起义,到1864年6月天京陷落)所形成的档案文件中查找有关档案文献,而不应超出这个时间断限,过多地查找与太平天国没有多大关系的档案,或在枝节问题上,任由编纂者兴之所至,舍本求末,其实是违背了“博约得当”的原则。
第二,要注意不能牵强附会地将一些与编纂题目无甚关系的人物、事物及事件的档案文献收集起来。
这些档案文献常与编纂题目有关的档案文献参杂在一起,在查找时要善于将二者区别开。
中国第一历史档案馆的前身——中央档案馆明清档案部1959年编纂出版的《宋景诗档案史料》,就较好地处理了这一问题。
宋景诗起义爆发于1861年,那拉氏(慈禧太后)、兵部侍郎胜保及科尔沁亲王僧格林沁是镇压这次农民起义的主要统治者,胜保、僧格林沁在山东、河南等地与宋景诗部队作战时,与那拉氏奏谕往来,显然,这些朱批奏折反映了宋景诗起义部队的活动情况,是查找的重点。
但此期间,同时发生了那拉氏从肃顺等“顾命八大臣”手中夺取最高权力的“辛酉政变”,胜保与僧格林沁都或多或少地介入了此事,在朱批奏折中亦有涉及,但是宋景诗起义和辛酉政变毫无关系,查找档案时,编纂者注意将二者区别开来,只选有关宋景诗起义的档案,分寸掌握得较好。
(一)明确档案文献查找的材料范围
编前研究中,编纂者在调查了解的基础上编拟出选材大纲,为编纂选题的内容范围和查选材料提供了指南,选材大纲是档案文献查找的基本取材范围,但不能局限于此。
在具体的查找工作中,还要详细分析档案文献的特点、分布状况和文本形态,从多角度思考并合理规划档案文献查询、搜集的材料范围,以此形成档案文献汇编的材料特色和优势。
考虑档案文献查找的材料范围具体角度有材料的文献类型、保管单位、保存地点、载体种类、作者、语种、密级、形成时间等。
如材料的文献类型是指限定仅搜集档案中的信息,还是以搜集档案文献为主,亦可搜集一些其他文献(如图书、报刊、资料等)中的信息;
再如材料的保存单位是指限定仅搜集本档案馆、室保存的档案文献,还是亦可搜集其他档案馆档案馆、室、图书馆、博物馆、资料室乃至个人手中保存的档案文献,等等。
有了明确的档案文献查找材料范围,才便于按照具体要求进行档案文献的搜寻。
材料范围的限定应在编辑说明中或以其他方式向读者加以交代。
(二)合理规划档案文献查找的轻重缓急
根据英国文献学家布拉德福(B.C.Bradford)对文献分散规律的研究,核心区信息密度高,而外围区信息密度逐渐降低。
重点全宗、类别,藏有较大量的、较集中的与题目关系直接、密切的档案文献信息,首先查阅重点全宗、类别,可以在较短的时间内掌握一大批题目需要的档案信息,大体支撑起题目内容的框架,初步建立起题目各部分之间的有机联系,也便于编纂者加深对题目的认识,扩充材料,并增强按计划完成编纂任务的信心。
至于一般全宗、类别中与题目有关的档案文献信息,更加分散、零碎,不少是很隐蔽、很偶然地夹杂在其他记叙之中,所以,从一般全宗、类别中搜集档案信息,需要编纂者更有耐心、更有识别档案信息与汇编题目相关度的高度敏感性,否则,不少很有价值的珍贵信息就会从眼下溜过而不能被挖掘出来。
那种认为反正要全面搜集,先从哪里搜集后从哪里搜集都无所谓的看法是不正确的。
(三)充分利用各种检索工具
第一,到档案馆查找档案文献,要熟悉和利用档案馆介绍、全宗介绍、案卷目录、各种专题目录、档案存放地点索引、人名索引和专题索引等检索工具。
根据各种目录、索引和介绍,查找时心中有底,不致盲目进行。
第二,查找其他资料,如回忆录、报刊、杂志等,则要掌握和利用图书目录、报刊索引、期刊介绍等查找和参考工具。
由于我国各图书馆的目录较全,各种期刊介绍、报刊索引也齐备,利用起来较为方便。
第三,查找古代文献,还要熟悉古籍的分类、源流和各种大型丛书、类书的编纂原则和体例,应具备一定的古籍目录学知识。
早在汉代,我国就产生了世界上最早的综合性分类目录。
即刘歆继承其父刘向遗业编成的《七略》,也就是见于《汉书·
艺文志》的分类,即辑略、六艺略、诸子略、诗赋略、兵书略、术数略、方技略。
可惜《七略》这部书已在北宋时亡佚。
现在我们能看到的最早的目录学专书,只有东汉时班固所作的《汉书·
艺文志》。
继《汉书·
艺文志》以后,随着科学技术的发展,纸张和印刷术的发明及推广,书籍大量印刷,出现了许多不同种类的目录书,图书分类也屡有改革。
据《隋书·
经籍志》介绍,梁武帝普通年间(520——526),有处士阮孝绪著《七录》。
《七录》一曰经典录,纪六艺;
二曰纪传录,纪史传;
三曰子兵录,纪子书兵书;
四曰文集录,纪诗赋;
五曰技术录,纪数术;
六曰佛录;
七曰道录。
《七录》比之于《七略》,有所合并、分出和扩充。
我国古代的书籍,《汉书·
艺文志》依《七略》分类,称七分法;
《隋书·
经籍志》以后,依四部分类,称四分法。
“四部”之名,起于西晋荀勖所著《中经新簿》,荀勖把各种书籍总括为甲、乙、丙、丁四部,也就是经、子、史、集四部。
到东晋李充作《四部书目》时,更换子部、史部的次序,改乙部为史,丙部为子。
到唐朝修《隋书·
经籍志》时,才正式确定经、史、子、集的名称和顺序,以后一直沿用到清朝,目录书基本上都是用四部分类法。
不知道四部分类法,就不容易查找古代书籍。
作为一个档案工作者,应掌握古籍文献目录学,尤其要掌握四部分类法。
第四,充分掌握并运用现代信息检索技术
20世纪90年代以来,随着信息技术的飞速发展及其广泛渗透,催生并加速了档案馆的信息化进程。
在广泛应用计算机等现代信息设备的基础上,档案馆运用智能管理技术、数据库技术、多媒体技术、现代通讯与网络技术等,积极推进档案信息管理和档案资源开发。
档案目录(案卷级和文件级)数据库、传统档案数字化、电子文件管理和数字档案馆建设、档案信息网站建设等在各级各类档案馆都有不同程度的开展。
利用现代信息检索技术,不仅可以较便捷地查阅本馆内与汇编题目相关的专题档案文献,而且能够查阅本馆范围以外的各类档案馆,乃至其他信息机构的相关档案文献。
掌握并运用现代信息技术(包括信息检索技术),是现代档案文献编纂者的基本素质要求。
(四)科学借鉴并运用郑樵的“求书八法”思想
我国的史家、文献学家在治史修志和文献整理的实践中,提出了许多富有创建性的文献查找思想,其中以宋代学者郑樵最著。
郑樵在《通志·
校雠略》中总结了前人查找文献资料的经验,提出了较为科学、实用的查找档案文献的“求书八法”。
“求书八法”的内容为:
一曰即类以求二曰旁类以求
三曰因地以求四曰因家以求
五曰求之公六曰求之私
七曰因人以求八曰因代以求
“即类以求”指按各种文献所属类别查找。
“旁类以求”指从与所需文献相关联的其他类别去查找材料。
“因地以求”指根据文献与地区的各种关系去查找材料。
“因家以求”原指对于古籍文献,可以根据它所属的学派去查找。
例如,要查找《商君书》和《韩非子》,就可以去查“子部”中的“法家类”;
对于近现代文献,则可以引申为根据它所属的专业领域、学术派别去查找。
“求之公”原指到官家图书馆查找材料,现在指到公共图书馆、档案馆及组织机构资料室查找资料。
“求之私”指从私人处查找所需材料。
广泛从各私人手中征集文献即可称之为“求之私”。
“因人以求”指根据文献的作者或文献内容所反映的人物去查找有关材料。
“因代以求”指文献中反映的人物、事物总是存在于一定的历史时期,可以从该时期的文献中查找所需要的材料。
郑樵的“求书八法”思想对于我们今天在编纂档案文献汇编时查找各种档案文献,仍具有参考借鉴价值,实际上现在的一些档案文献查找方法,也正是从“求书八法”发展演变而来的。
编纂不同题目的档案文献汇编往往有不同的查找方法。
总的来讲,查找的方法要根据档案文献的状况、编纂题目的要求和编纂者对档案文献内容的了解程度而定,因而,查找档案文献的方法是多种多样、不拘一格的。
其主要方法有:
(一)对档案部门内保存档案的查找
我国各级档案部门内所保存的档案,一般都数量浩大、内容繁杂,与某一个编纂题目有关的档案,即使都在一个档案部门内,也不可能集中保存在一起,往往分散在不同的全宗、类别和案卷之中,它们之间的联系,有的比较明显,有的则难以识别,还有的甚至几乎没有什么联系。
面对种种复杂情况,要求编纂者必须运用科学的查找方法,首先下功夫在档案部门内广泛查找,搜寻与本编纂题目有关的档案文献,将它们集中起来。
例如,中国人民大学档案系与中国第一历史档案馆合作编纂《清初漕赋资料》时,曾在第一历史档案馆保存的清代内阁全宗中下了很大功夫查找有关漕赋问题的题本。
题本是清朝高级官员向皇帝报告政务的文书之一,分属吏、户、礼、兵、刑、工六科。
漕粮在清代属于重要的赋税之一,归户部管理。
因此在户科题本中专门设有“漕粮类”,此类集中了有关漕粮征收、运输、仓储、调拨等各方面情况的档案,与本编纂题目有最直接的关系。
因此编纂者首先查找户科题本中的“漕粮类”,使之构成本专题的主要组成部分。
但是,查找工作仅仅到此还是不够的。
清初战事紧急,经常把征收到的漕粮就地运到附近战场“以济军需”,还要派兵“护漕”,以防有人“劫漕”。
为了反映这方面的情况,就必须查找兵科题本;
在征收漕粮的过程中,官吏贪污舞弊时有发生,吏部查处了大批贪污漕粮的官吏,为了了解这方面的情况,就要查找吏科题本;
在押运漕粮的过程中,不少运丁盗卖漕粮,这些案件归刑部处理,因此还必须查找刑科题本,等等。
上述这些档案分别属于各科题本中的不同类别,因而,编纂者必须要“全面查找”各全宗和类别。
像这样围绕一个专题在某一个档案部门内保存有丰富、复杂、分散的档案,这种状况十分普遍,编纂者为使汇编内容比较全面、系统、深刻地反映编纂题目,就必须运用正确的、合乎实际的方法,在档案部门内广泛地、高效率地查找档案文献。
在某个档案部门内围绕一个编纂题目查找档案文献的主要方法如下:
1.查找直接档案全宗(或类别)
所谓直接档案全宗(或类别),指在档案部门内所保存的档案,其内容信息和某一个编纂选题有直接的、密切的关系,而该编纂选题也是以这些档案所属的全宗(或类别)为基础的,则这些全宗(或类别)对于某些编纂选题来讲,就成为直接档案全宗(或类别)。
在查找档案文献时,编纂者应首先从直接档案全宗(或类别)入手,然后再查找其他的全宗(或类别)予以补充。
查找时首先查找直接全宗其意义在于:
第一,可以保证汇编内档案文献的有机联系,避免所查找的档案文献过于零碎。
第二,可以避免在查找档案文献工作顺序上,因本末倒置而造成的重复劳动,提高查找效率。
第三,编纂题目关系最直接的全宗,往往保存了该专题档案文献的原稿或正本,首先查找到档案原件,可保证选入汇编材料的真实性,避免选入和档案原件内容有出入的抄件,从而使所选材料能够准确反映作者的意图。
编纂《西安事变资料》时,在查找档案文献阶段,就体现了首先查找直接档案全宗(或类别)的精神。
事变的主要当事者是张学良、杨虎城两位将军,必须首先查找他们二人在这一历史时期内形成的档案,这就首先获得了反映西安事变的历史背景、起因、经过、结局、影响及历史意义等主要档案,也就有了此汇编的主体部分。
再查找西安事变中另一些人物的档案,如蒋介石、宋子文、何应钦及宋美龄的态度及活动,亦构成本汇编的主体部分。
因西安事变震惊朝野,各界人士皆有反响,故还要查找刘湘、李宗仁、白崇禧、李济深、宋哲元、韩复榘、阎锡山和冯玉祥等人的档案予以补充,这当然要放到最后查找。
首先查找直接全宗是档案文献编纂的通行做法。
2.查找间接档案全宗(或类别)
某部汇编的题目所包含的历史事实或人物,往往是由不同的作者、不同的立档单位、不同的时间形成的档案文献,从各自的角度和不同的程度上共同来反映的。
这些档案文献一般分藏于各个全宗或某一个全宗的不同类别之中,比较分散,表面看去,这些全宗(或类别)与某个汇编题目似乎没有什么关系,但经过认真分析,便会发现它们包含着这个专题所需要的材料,我们就称这类全宗(或类别)为间接档案全宗。
由于间接档案全宗中的某些档案文献可以说明汇编题目,其重要程度甚至不亚于直接档案全宗,因而间接档案全宗亦是查找时不可忽视的对象,在首先查找了与汇编题目有关的直接档案全宗后,还应该重视对间接档案全宗的查找。
在查找档案全宗时,通常应注意以下两种情况:
一是要注意查找收文单位的档案全宗。
与汇编题目有直接关系的档案文件的作者,在其活动中要与其他机构或个人进行联系,有着公文信函往来,这些机构或个人作为收文单位,往往保存了发文单位有关作者的档案文件,即保存于收文单位的档案全宗。
这些收文单位的档案全宗,往往从表面上看似乎与汇编题目没什么关系,但编纂者只要经过深入分析,就会发现收文单位档案全宗的内容,不仅和档案作者密不可分,而且和汇编题目关系十分密切,所以应到这些收文单位的档案全宗中去查找材料。
二是要注意查找偶然或片段的记载。
有的全宗中的档案文献,无论是作者、收文者,还是从档案的主要内容来看,几乎都与某一汇编题目没有丝毫关系,似乎不在查找之列。
但是仔细阅读这些档案之后,会发现有的档案文件的作者有时是无意识地、偶然地或片断地记述了一些史实,而这些史实正是本编纂题目所需要的,这些画龙点睛之句,往往信息价值极高,因此需要编纂者以敏锐的目光查找出类似的档案文献。
例如,史学界长期以来很重视对我国封建社会晚期有关资本主义萌芽的档案材料进行查找,很多编纂题目皆于此有关。
但是,很难找到一份直接而明显地反映我国农村人身依附关系开始解体、雇佣劳动出现、劳动力市场形成和劳动力开始具有商品属性等问题的档案材料。
有一份乾隆年间的刑科题本,记载着苏州地方上两个人打架,他们都是纺织丝绸的机匠。
官府审问时,一个机匠说:
我每天清晨都在苏州广化寺桥头固定地点“立桥”,等候“叫找”,今日他抢占了我的位置,“二人争吵不下,前来见官”。
整份档案文件讲的都是审理此案的经过,完全属于司法范围,但是机匠讲的“立桥”、“叫找”,却反映了这样一个事实:
清代乾隆年间,我国的苏州已经出现了大批没有固定工作的丝织工人,他们每天早上来到桥头,即招雇临时劳动力的市场,等候有纺织机的“机户”来“叫找”。
这说明当时已出现能自由出卖个人劳动力的雇佣劳动者,也产生了掌握生产资料,占有场房、机器和原料,剥削雇佣工人的工场作坊主,这正是资本主义萌芽的表现形式。
这份刑科题本,在不经意间反映出我国“资本主义萌芽”早期真实的社会形态,十分珍贵。
对于清代司法方面的专题来说,它属于直接档案全宗;
但对于清代“资本主义萌芽”的专题来说,则属于间接档案全宗。
查找间接档案全宗的难度要大,查找时要善于发现哪些属于间接档案全宗,以及它们与编纂题目的关系如何,兼收并蓄,综合利用,互相补充,可以共同说明编纂主题,丰富汇编内容。
(二)对档案部门外档案文献的查找
1.从图书馆、博物馆等单位查找档案文献
有的人物、事物或事件在其活动、成长和发展过程中,牵涉许多地方,其影响甚至波及全国各地,随之而形成的档案文件也散见于各地,造成同一人物、事物或事件的档案文献不仅分别保存于各地的档案部门内,还有可能分别存放在图书馆、博物馆、纪念馆或资料室内。
为避免读者在研究一个汇编题目查询的困难,还应在图书馆、博物馆等档案部门以外的单位进行查找,将有关的档案文献全部汇集于汇编中,方便读者利用。
在图书馆、博物馆等单位对档案文献进行具体查找时,要充分认识到:
任何一部汇编所反映的历史事件或人物的活动,总是有一定的区域性的,在这些区域
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