销售部工作职责及工作流程要求Word文件下载.docx
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报价定标后由销售部与招投标部沟通催促发来合同,合同经销售部评审后报甲方走合同报审流程,25—28天完成合同签订。
积极及时催促预算和甲方沟通报价审核进展情况,积极及时催促甲方合同报审情况,合同签订情况,有问题及时请示领导,直至解决问题.
3、交底工作.(唐丽、王莹、刘延平,新人张颖学习)
当合同正式签订后,应对合同进行交底,并将合同信息(合同复印件)及时详细的下发给设计、供应、计划、安装等相关职能部门,以便各部门做好设计、备料、生产、安装、回款等准备工作.
二、签订加工协议,办理相关手续。
(王莹)
1、在接到计划部转来的带料加工协议报价单后根据协议内容签订带料加工协议。
2、与委托带料加工单位相关人员电话、传真沟通确认嘉禾,协调付款。
3、办理完财务手续后下发相关部门,同时通知计划部可以下发图纸组织生产。
三、签订工程委托书。
在接到各地区甲方或项目责任人转来的工程委托书后,要认真审阅合同条款,并与预算部确认价格,经请示领导办理签字盖章手续后邮寄,最终跟踪工程委托书签订完毕且原件返回公司一份,存档,并下发相关部门。
(二)标书
1、标书指令的下达.(王颖)
当接外面传来的传真、发来的邮件等,要首先检查其作标书的图纸是否齐全,A大样图、门窗表、B平面图、立面图、C剖面图是否缺少,其付款条件是否合理。
如具备条件,经请示领导同意制作(作何种系列等)后,在4小时内下达标书指令给方案部,限其在标书要求的时间内完成。
如不具备条件,要积极与项目负责人、甲方联系,以保证具备条件。
2、商务标书的制作。
(唐丽、王莹、刘延平,新人张颖学习,王颖把关)
要仔细阅读标书,对标书中的商务部分进行评审,找到销售部应作的商务工作.并主动与方案部联系,避免漏项,与方案部共同作好标书.生物标书条款必须请示部门领导,周总把关.
3、标书的评定(王颖)
标书作完后,有销售部负责牵头,方案部、预算部共同评定标书。
是否有漏项、所报的面积与门窗表大致上是否相符,商务条件是否有缺项等。
4、标书评定后,由销售部负责邮寄、送达。
(三)销售样窗计划管理(王莹)
样窗计划员的工作主要分为:
样窗、样板间、角窗、展板的制作,料样的申请.
一、样窗、样板间、角窗、展板的制作
1、可以说样窗、样板房的制作直接关系到工程的成功是否。
作为样窗、样板房的负责人,在收到申请样窗、角窗、样板房制作的申请后,要详细审查样窗、角窗(样板房)申请的系列、玻璃、五金配件、颜色、规格、分格、工期等具体要求是否完备,要落实清楚每一个细节。
细节落实清楚后,经请示领导同意后且费用落实后,到财务办理手续盖章并下发到相关部门.
2、在接到设计院的样窗图纸后,下发到供应部、质检部、锯切厂、样窗班、成品库和附件库,并跟踪各个部门进展情况,一项一项落实。
如遇到困难,及时报部长找相关部门解决,如解决不了,可直接向领导汇报,请领导协调解决。
3、样窗制作完毕后根据具体情况安排包装及运输。
4、要跟踪整个样窗制作过程知道货物运到当事人手中,并已确定质量合格.
5、样窗资料要存档,以备日后进行该工程设计时参考.
6、样窗图纸下图时间要有明确的规定,从设计院接到手续开始,4小时必须下图,特殊情况另定。
有一些特殊加急的样窗,可以先转设计院设计,然后由销售部后补手续。
二、下达料样申请工作
1、下达料样申请时,在办理完财务手续后,若公司生产厂有料头可用,可同生产厂联系办理;
根据工程情况若需要铝材厂备新料则向铝型材厂下料单备料。
2、在达到项目要求的同时一定要确保提供料样的洁净美观。
(四)销售部合同档案的管理(唐丽、王莹、刘延平,新人张颖学习)
一、合同档案要做到有迹可寻,有件可查,一定要细致到位。
1、在接到甲方邮寄或项目负责人带回的合同时,首先要编号,然后下发给各个部门(当天),下发完毕后,建档归档。
2、接到传真、函件后立即登记(包括时间、发件人、主要内容及函件转送人),登记完毕后,立即转到负责人处理。
处理完毕后,视其性质归档保存。
(五)各地区工程材料变更打函(唐丽、王颖)
接到供应部下发的《产品采购审批表》后,如合同已签订,查合同签订的材料品牌,查合同中是否有可变更品牌的条款,如合同未签订要合预算部核实材料报价品牌,经请示领导同意后打函,请示周总同意后盖章发甲方或项目部,并跟踪进展情况(甲方是否同意,是否签订补充协议等)。
(六)做到各地区的授权委托书(新人张颖)
1、接到各地区项目部及安装公司发来的授权委托书办理申请后,首先核实合同是否签订,经请示部门领导同意后,按要求作好项目部长、项目经理、资料员、预算员等的授权委托书。
2、请示周总同意签字后盖章,邮寄.
3、对做完的授权委托书要认真存档。
4、由于现场人员的变更、丢失等要求重新做授权委托书,要将其原授权委托书原件收回后再予以办理。
5、项目章在工程结算时要及时收回(安装公司)
(七)协助本部门其他人员工作。
(八)完成领导交办的其他工作.完成领导交办的其他工作。
销售部与公司各部门的沟通、配合及要求
销售部作为公司的龙头,需要在公司各部门在以下几个方面沟通、配合,具体如下:
一、信息沟通
公司各领导、各区域负责人、各职能部门在接到恒大地产所有相关样板房及工程施工的通知时,必须第一时间将信息转告销售部.
有销售部与恒大该地区招投标部电话联系。
了解工程概况、门窗进场时间,工程工期要求等主要信息并作好详细书面记录,然后将详细情况汇报给主管领导。
销售部主动向恒大招投标部介绍我公司需要对方配合的相关工作。
二、需设计院配合
当各地区设计责任人接到甲方总工室的图纸后,要第一时间通知销售部,销售部开始对图纸出图时间进行及时,考核。
其中包括:
栋数、建筑面积、楼层高度、门窗系列、现场施工进度、门窗进场时间、工程工期要求等会。
超过规定时间,要问责。
特殊情况,设计责任人要打延时申请,延时申请要写清延长时间,原因,经设计部领导签字后送达销售部.
三、销售部对预算部报价、定标的跟踪
1、销售部接到设计部转来的图纸登记后转给预算部,并开始对报价时间进行跟踪考核。
超过约定时间,要问责。
特殊情况,预算部责任人要打延时申请,延时申请要写清延长时间,原因,经设计预算部领导签字后送达销售部。
3、销售部对报价定标时间进行跟踪,如不能及时定标,与区域负责人一起及时与甲方招投标部进行有效沟通。
并上报相关副总经理,总经理,周总.
四、合同评审、签订工作
1、销售部合同评审员接到各个地区转来的合同后要认真审阅,逐字、逐句把关,严格审查。
2、与甲方招投标部关于合同内容的联系协调工作,合同没有问题,由甲方招投标部进行内部报审。
3、将有问题的地方列出明细,形成书面意见,与部长一起讨论后,请示周总审批。
4、当收到甲方审完毕、打印邮来的合同后,经周总签字后盖章,邮寄到甲方合同报审。
5、合同评审意见要作好记录,长期保存.
6、合同报审、合同发甲方盖章,要及时催促,如签订时间过长,要与区域负责人一起与甲方招投标部进行有效沟通,以便合同快速签订。
五、合同交底工作
当合同正式签订后,应对合同进行交底,并将合同信息或合同复印件下发设计、供应、计划、安装等相关职能部门。
六、跟踪合同的履约情况
跟踪合同的履约情况,定期的与甲方招投标部进行沟通,保持良好关系。
七、对于无合同的工程
1、销售部对于报价后不能及时定标,定标后不能及时签订合同,要立即找区域负责人一起与甲方招投标部进行有效沟通。
如解决不了要及时上报相关副总经理,总经理,周总解决。
2、计划部、安装公司对于已发运、已安装工程且无合同工程要及时通报销售部,销售部要立即找区域负责人一起与甲方招投标部进行有效沟通。
如解决不了要及时上报相关副总经理,总经理,周总。
销售部考核办法
为了强化销售部的管理考核工作,提高工作效率,使工作更加完善,特制定本考核办法.
1、合同的评审.
合同评审必须以我公司标准合同为依据,不符合标准合同的条款必须严格审查,逐字、逐句把关,前后对照,严防合同陷阱与合同漏洞,对合同中付款不好的必须单独提出。
并把合同不符条款形成书面意见,作好记录,长期保存。
对合同进行评审后,要将意见上报销售部汇总后上报常务副总经理,最后请示总经理批准.当日工作当日完成,紧急工作连夜完成.否则视情节轻重每次罚款50—100元。
2、工程带料加工协议要及时办理相关手续后及时下发相关部门.否则视情节轻重每次罚款20—50元。
3、工程委托书等,要及时签订,及时跟踪收回原件存档,及时下发。
否则视情节轻重每次罚款20-50元。
二、标书
1、标书指令的下达
当接外面传来的传真、发来的邮件等,要首先检查其作标书的图纸是否齐全,A大样图、门窗表、B平面图、立面图、C剖面图是否缺少,其付款条件是否合理。
如具备条件,要在4小时内下达标书指令给方案部,限其在标书要求的时间内完成。
如不具备条件,要积极与销售员、甲方联系,以保证具备条件。
特殊情况,需请示魏总、周总、以决定此标书是否给予制作,作何种系列,做到什么成都等.否则视情节轻重每次罚款20—50元。
2、商务标书的制作
要仔细阅读标书,对标书中的商务部门进行评审,找到销售部应做的商务工作。
并主动与方案部,技术部联系,收集全资料,避免漏项,与方案部共同作好标书。
商务标书条款必须报公司领导核准。
否则视情节轻重每次罚款50—100元。
3、标书的评定
标书做完后,由销售部王颖负责牵头,方案部、报价科共同评定标书。
是否由漏项、所报的面积与门窗表大致上是否相符,商务条件是否由缺项等.否则视情节轻重罚款50—200元。
三、销售样窗计划管理
样窗计划员的工作主要分为四个部分:
样窗、样板间、角窗、展板的制作
作为样窗、样板房的负责人,在收到申请样窗、样板房制作的通知后,首先要落实完经济责任,而后要详细审查样窗(样板房)申请的系列、玻璃、五金配件、颜色、规格、分格、工期等具体要求是否完备,要落实清楚每一个细节。
细节落实清楚后,需在2小时之内办好手续,最迟需于当天将手续办好(特殊情况除外:
必须由申请人签字确认的或领导批准的),下发到相关部门。
影响样窗制作等视情节轻重每次罚款50—100元。
2、下发到各个部门后,要跟踪各个部门的进展情况,一项一项落实,如遇到困难,要及时找相关部门解决,如解决不了,可直接向分管领导汇报,请领导协助解决。
整个过程的跟踪直接货物运到当事人手中,并已确认质量合格。
同时将样窗资料存档,以备日后进行该工程设计时参考.
四、销售部合同档案的管理
合同档案要做到有迹可寻,有件可查,一定要细致到位。
1、在接到销售员或办事处带回的合同时,首先要编号,然后下发给各个部门(当天),下发完毕后,建档归档。
出现缺项等给公司可能造成损失等视情节轻重每次罚款20—50元。
2、接到传真、函件后立即登记(包括时间、发件人、主要内容及函件转送人),登记完毕后,立即转到责任人处理。
出现缺项等给公司可能造成损失等视情节轻重每次罚款20—50元.
五、各地区工程材料变更打函
接到供应部下发的《产品采购审批表》后,如合同已签订,查合同签订的材料品牌,查合同中是否由可变更品牌的条款,如合同未签订要和预算部核实材料报价品牌,经请示领导同意后打函,请示周总同意后盖章发甲方或项目部,并跟踪进展情况(甲方是否同意,是否签订补充协议等)。
如发生错打、漏打等情况视情节轻重每次罚款20—50元.
六、做各地区项目的授权委托书
接到各地区项目部及安装公司发来的授权委托书办理申请后,首先先核实合同是否签订,经请示部门领导同意后,按要求作好项目部长、资料员、预算员等的授权委托书。
并邮寄、存档。
否则视情节轻重每次罚款20—50元。
新员工培训计划
一、培训目的
让新员工了解公司概况,熟悉并掌握本部门的岗位内容,岗位职责,工作流程,与工作相关的业务知识以及作为销售部员工应具备的基本素质。
二、培训方式
在岗培训:
由老员工带新员工,对日常工作进行指导.
三、培训内容
1、内部员工的熟悉(本部门上级、下级、同事及其他有业务往来部门的同事等)。
在老员工的带领下,一起去各相关部门办理业务,同时熟悉其他有业务往来部门同事。
2、熟悉本部门的工作内容及自己要负责工作的工作流程,工作内容,工作要求等,最终完全掌握自己的工作流程,工作内容,工作要求等。
具体安排:
给新员工一些工作,传真、往来函件登记,转到相关负责人处理,处理完毕后,归档保存。
合同信息复印下发等工作。
由老员工指导,带领,做简单的商务标书,讲解销售部需做的商务标书的内容、要领等。
最终标书由部门领导审核。
由老员工指导、带领,参与相关地区工程合同的评审工作,与甲方招投标部门对接,与各地区项目负责人沟通合同等工作。
四、培训考核
1、书面考核。
由人事部统一考试.
2、应用考核。
通过观察、看其与各相关业务部门沟通、与甲方招投标部门沟通、处理问题等方法考核新员工在实际工作中对本岗位知识的应用.最终由部门领导、本部门同事共同鉴定。
五、培训效果评定
人事部与新员工所在部门通过老员工、部门领导直接交流,跟踪了解培训后新员工的工作情况,最终新员工能否顺利通过试用期,正式上岗。
销售部
2017年3月12日
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