业务跟单流程管理制度Word格式.docx
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序号
1.
2.
3.
4.
一、目的:
为规范业务作业流程,理顺工作关系,提高工作效率,加强业务管理,提升客户服务,特制定本制度。
二、程序:
1、接单:
1.1释义:
接单也即合同的签定,订单的取得。
1.2下单方式:
客户下单的方式有:
通过电话,传真,Email或书面合同等方式。
1.3接单的途径:
交易会,出访,参展,邀请客户来访,网站,等等。
1.4接单的形式:
业务员接单、业务跟单接单
1.4.1合同:
正式、具有法律效应
1.4.2确认书:
它比合同要简化些,其中包括协议书。
对异议,仲裁,不可抗力等条款都不列入,。
1.5接单的程序:
接单的程序可分为询价,发价,还价和接受四个环节。
1.5.1报价。
是买方或卖方向对方提出各项交易条件,并愿意按照这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。
在实际业务中,报价通常是一方在收到对方的询价后作出的。
1.5.2接受:
买方或卖方同意对方在报价中提出的各项交易条件,并愿意按这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。
1.6相关流程:
16.1业务应对订单相关的输入文件进行收集、整齐,并进行编号;
1.6.2业务必须按公司规定的《客户信息及跟踪表》,进行建档和跟踪,了解客户信息和有计划的拜访;
1.6.3拜访方式分为:
电话沟通、QQ沟通、上门造访、以及其他可以接受的方式;
1.6.4每月一号将《将客户信息及跟踪表》交副总/总经理审阅;
1.6.5上班时间,业务员及跟单员必须保持电话畅通,以便客人随时联系。
2、审单:
即审核合同:
2.1审单内容:
确认产品名称,规格,质量,数量,单价,价格条款,总额,付款方式,包装要求,交货期,交货方式。
2.2审单方法:
2.2.1产品名称,规格:
审查时产品代码是不是自身的产品?
与我们的产品资料能否对上号?
有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。
2.2.2质量:
也称品质。
是货物的外观形态和内在质量的综合。
在货物买卖中,货物的品质不仅是主要交易条件,也是我们跟单员进行审单的首要条件。
2.2.3数量:
应审查货物的数量是否可以及时备妥,其计量单位,重量以及约数有何规定。
约数:
如合同数量前加“约”,可使交货数量有适当的变动。
2.2.4单价,总额的审查:
2.2.5付款方式审查:
A.付款方式是否能接受?
支票,付定金、分期付款等等。
B.支付的货币能否接受?
2.2.6包装要求的审查:
2.2.7工厂的产品本身有自已的包装,展示给客户能否接受?
2.2.8客户提供的包装(彩印,尺寸)我们能否做?
,客户要求包装时公司将其计价
2.2.9客户提供的包装资料是否齐全?
(内包装,外包装,标签,说明书)内包装:
普合,白合,彩合,吸塑外包装:
纸箱,木箱,桶装,编织袋。
最主要是唛头印刷。
2.2.10交货期的审查:
跟单员应审查交货期是否合理,公司是否能及时筹备到货物,并运输送达完成安装。
交货期一般应规定一个期限,而不是某个具体日期。
期限有长有短。
可以是2周,3周,或一个月,二个月,一个季度或更长。
2.2.11交货方式的审查:
运输主要有海运,陆运,空运,邮寄等等。
注:
如运费由客户支付,客户决定交货方式。
2.3审单步骤:
2.3.1业务跟单将客户的包装、交期、品质、规格、交货方式等在《客户订单》中进行详细的记录;
2.3.2填好《客户订单》后,送交分管副总或总经理初审;
2.3.3业务跟单须填写《工程设计任务书》,将其与总经理批准后的《客户订单》,以及客户订单相关的输入性文件一起下发到研发部进行设计;
2.3.4研发部设计完成后,业务跟单须将《客户订单》、订单相关的输入文件、开料表、设计图等送财务进行成本审核;
2.3.5通过财务成本审核后拟定初步报价并交分管副总/总经理复审,通过后与客户确认报价,谈妥签订合同后将《客户订单》下发到生产部。
3、关于样品:
要获取订单,备好样品是很重要的一步;
3.1准备样品。
3.1.1工厂现有的款式
3.1.2新款
3.1.3客户来样。
3.2要领:
无论老品,新品,还是客户来样,样品都要客人进行书面确认。
新品修改最多三次。
跟单员一定要保存好最终的确认样,,做好更改记录,更改后必须有客户的书面确认,以免客人在下单时找不到确认样。
作为跟单员,我们要做到:
3.3.1有完整的产品资料(包括:
三视图、包装图........)。
3.3.2新品的成本,价格要进行核算。
3.3.3新品的材质要留有实样,图样和工艺数据。
3.3.4客户的来样要保存好原样。
3.4作业流程:
业务跟单员在客户需要样货时,按公司要求报填《生产制令单》备注样品,获总经理批准后,方可下单生产。
4、生产过程跟踪:
4.1生产过程跟单的基本要求:
4.1.3按时交货:
要使生产进度与订单交货期相吻合,做到不提前也不推迟。
4.1.4按质交货:
生产出来的产品符合订单的质量要求。
4.2.生产过程跟单的流程:
4.2.1下达《生产制令单》:
跟单员接到客户订单后,应将其转化为《生产制令单》。
《生产制令单》要明确客户所订产品的名称,规格型号,数量,包装要求,交货期等;
4.2.2下单前要与生产部协调交期,有争议时报总经理批准后再施行;
4.2.3分析生产能力;
《生产制令单》下达后,要和生产部及各车间分析公司的生产能力。
能否按期,按质地交货。
如不能应采取什么措施?
4.2.4制定生产计划:
生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。
跟单员要协助生产计划人员将订单及时转化为生产计划;
4.2.5根据《生产进度表》进行生产进度跟踪;
4.2.6常见的异常类型
A.原计划错误。
B.机器设备有故障。
C.材料没跟上。
D.不良率和报废率过高。
E.临时工作或特急订单的影响。
F.前制程延误的累积。
G.员工工作情绪低落,缺勤或流动率高。
H.因客户或公司对产品出现新的要求,产生变更。
4.3交期延误:
如是工厂原因,要通知客户,取得同意后方可出货。
如不同意,一是协商,二取消订单。
4.4.订单的更改问题:
客户对已下的订单因市场变化会有更改,有数量上的,(或增加,或减少)。
有包装上的。
有交期的变更。
(或提前,或推迟)。
接到客户要求变更,首先要看改什么?
能否接收?
如我们的货已生产的差不多了,已收尾,就不可能再更改了。
如还没按排,问题不大。
如已按排了部份,要进行协商。
比如数量要减,我们已按原数量采购了材料,通用的问题不大。
但如是专用的,客户要承担部份费用。
对交期:
如要提前,我们要根据实际情况说。
如要推迟,时间短,问题不大,但如要延迟很长,那仓储费,损耗费要承担,客户或公司变更生产或品质要求时,要将变更记录进《订单变更表》,并及时下发到相关各部门。
4.5相关流程:
4.5.1下单:
将经总经理复审批准后的《订单制令单》送交生产部主管进行拟定生产计划并安排生产;
4.5.2跟踪:
根据《生产进度表》和实际现场生产进度进行跟踪,出现交期或品质异常时要记录进《生产异常记录表》,并上报副总\总经理审核。
5、出货与货物运输:
5.1发货前对每批货物要进行材积计算,以便选择合适的运输车辆尽可能的多装货物,以降低运输成本。
5.2运输方式选择上应选择,安全、方便、及时、快捷的运输方式。
5.3物流选择上,要找正规的、价格合理的、有全保的公司和车辆,以保证公司货物的安全与货物到达期限。
5.4与物流公司或个体司机之间应签有合同,对交期、货物安全、付款方式、双方应承担的责任与义务等做出限定和规范。
5.5相关流程:
5.5.1按公司规定,发货前须经客户签名确认,业务再填写《出货明细表》,经仓库与出货组对发货产品规格、名称、数量、订单号确认后,报副总\总经理批准,方可发货;
5.5.2货到目的地后,业务跟单须督促公司收货员工对产品的品种、数量、产品规格、产品状况进行检查并登记在《发货出车明细表》传回公司交由业务审查,对出现异常的要上报副总/总经理。
6、工程安装跟踪:
6.1业务跟单要对安装进度进行追踪,须让安装现场管理人员按公司规定填写《工程进度日报表》,对工程安装进度进行监控,有必要时到现场进行核查。
6.2项目店面工程进度或产品品质有异常时须填写《工程异常表》将异常进记录、登记,并上报副总/总经理审核。
7、项目达成跟踪:
7.1在工程完工经客户验收合格后,须将项目店面完成效果按区域、整体进行拍照,并将项目交期完成情况,客户的评价、意见或建议,施工中出现了那些问题和问题解决方法,以及未决问题或不足之处进行记录形成《项目工程完结报告》,交副总\总经理审批。
8、货款回收:
8.1在工程完工经客户验收合格后,业务要与财务进行货款回收,以加强公司资金周转,防止坏帐发生。
9、客户投拆:
按《客户投诉管理制度》执行。
10、参考资料:
《业务管理规定》
12、附件:
《客户信息及跟踪表》
《客户订单》
《生产指令单》
《生产异常记录表》
《出货明细表》
《工程进度日报表》
《工程异常表》
《工程完结报告》
《工程设计任务书》
业务跟单流程图
(一)业务客户备案流程
(二)销售订单跟单流程
版本号/修改号
(三)出货流程
(四)客诉流程
(五)业务对账流程
(六)订单评审流程(视情况而定确定是否需要评审)
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- 业务 流程 管理制度