BMS数字化信息平台后台管理系统操作手册Word文件下载.docx
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制收货单时系统会根据结算方式自动填写默认的付款日期。
供应商对应了商品信息。
如果在商品档案中指定了主供应商,则在供应商信息中自动显示它所对应的商品信息,并可以手动增加或删除商品信息。
新增供应商时,系统会根据供应商名称的汉语拼音缩写自动产生助记码,如“会昌自采
”的助记码为“HCZC”.助记码的作用是便于输入和查询。
助记码可以自动更新,更新有两种方式,一种为全部重新生成,另一种为仅助记码为空的重新生成。
2.2品类档案
商品类别体现商品组织结构,可分级分层管理。
系统缺省的类别方案为三级类别,每级二位编码,每个商品档案类别属于一个末级类别。
在“商品设置”-“商品分类”中可以设置类别级数,并定义每个商品档案类别是否只能选择末级类别编码,否则不能录入。
2.3商品档案
商品档案可按类别或供应商显示,包括了商品的编码、类别、价格、供应商、规格
等信息。
如图所示:
2.3.1快速查询
在“商品档案”中,可通过商品编码、名称、助记码对商品进行快速查询。
例如:
要查找所有带有“可乐”字样的商品。
可在输入框中键入助记码“KL”,并选中“模糊查询”,回车后系统会查出所有带有“可乐”字样的商品记录。
2.3.2改货号
在“商品档案”中,可删除或修改货号。
此操作将删除或修改系统中指定商品的所有数据。
下传时会自动删除或修改分部相同商品的所有数据。
2.3.3新品录入
新品录入前,为了方便录入时重复录入商品信息的相同部分,可以在“商品设置”-“新品默认值”中设置录入商品时的默认值信息。
设置后当增加新品时,系统自动填写默认的商品项(如图所示)
.选中“新增时复制上条记录”,增加时系统自动复制上一条记录。
.选中“新增时前自动保存”,增加时系统自动保存上一条记录并新增一条记录。
.系统提供了60万个商品的标准商品库,选中“输入货号时自动检索标准商品库”,增加时系统自动检索标准商品库中是否有此条码的商品,如有调出该商品,加快了录入速度。
.选中“新增商品价格为零时提示”,保存时如果商品价格为零会提示。
2.4商品属性
2.4.1商品编码
商品档案中有三个编码,分别是货号、自编码和助记码。
货号是商品的唯一标识,可用商品条码作为货号。
自编码是公司的内部编码,自编码较为灵活,可以不设或是按公司规则编码。
助记码是辅助查询码,根据品名的汉语拼音缩写由系统自动生成。
您可以根据公司的管理特点,合理使用这三种编码。
2.4.2供应商与经营方式
商品档案中可以有主供应商与其他供应商,其中购销与代销商品允许一品多供应商,联营商品只允许有一个供应商。
当选择了主供应商时,系统自动带出该供应商的经营方式。
.购销:
按采购金额结算货款。
一个商品可以有多个供应商。
可以管理库存,也可以不管理库存,对于不管理库存的商品,一个商品编码可代表多个单品,进货只记帐款不影响库存,销售不减库存,无成本毛利;
对于管理库存的商品,其库存成本用移动加权平均法计算。
.代销:
按销量与进价结算货款。
供应商按批次管理,一个商品可以有多个供应商。
必须准确管理库存,进货不产生账款。
.联营:
按销售金额分成。
一个商品只能有一个供应商。
商品不管理库存,同一扣率的一个商品编码可代表多个单品,不在电脑系统作进货,销售不减库存,成本由销售金额和扣率计算。
.扣率代销:
商品管理库存,进货不产生帐款。
此种经营方式相当于管理库存的联营。
2.4.3价格
商品价格包括进货价、批发价、零售价、会员价和最低价。
最低价为商品销售出库的最低价格,如价格低于此价,按最低价计算。
要调整商品价格时,可以通过调价单来调价,也可以在商品档案中直接修改价格,调价方式可以在“商品设置”中设置。
2.4.4其他属性
计价方式:
分普通、计重、计数三种。
联营扣率:
联营和扣率代销商品的扣率,用于计算成本。
管理库存:
自产部类商品、部分联营商品不管理库存。
商品类型:
分为普通商品、捆绑商品、制单组合、制单拆分、自动分解和自动组合
等。
采购状态:
分为正常和停购,状态为停购时,该商品不允许采购。
商品状态:
分为正常,停购/销售,采购/停售,停购/停售。
进项税与销项税:
可对每个商品的进项和销项税进行设定。
实现了对税务进行一般
处理的功能。
商品的税项在部分有关的单据和报表中有所体现。
采购范围:
分为总部购配、门店采购、不限、总订店收、自产等。
进货规格:
即装箱数。
主要用来处理商品出入库和调拨业务时的包装单位换算。
出入库单据中的“装箱数”和“散件数”之间可以自动换算,录入其中一个则自动算出另一个。
是否积分:
设定商品是否参与积分。
积分值:
如果按单品值积分,设定单品的积分数。
损耗率:
用于生鲜商品。
提成比例:
用于计算售货员的销售提成。
附加条码:
用于处理一品多码。
附加条码在业务进行时将自动转换为对货号的操作。
2.5调价
调价一般是通过调价单来实现(如图所示)
可以调整商品的进价、批发价、售价和会员价。
以单据的方式处理调价,规范了操作,可以跟踪以往的调价记录,可以实现提前调价和延期生效。
同时考虑到业务操作上的灵活性,也允许直接在商品档案中调整价格。
根据实际情况调整商品的进价、售价、批发价和会员价等
2.6批量调价
批量调价功能是为了提高系统的操作速度,批量修改商品的价格。
批量调价后不可恢复,也无修改记录。
建议一般情况下不要使用此功能。
2.7调价到期提醒
调价到期提醒将提示当天特价到期或明天调价生效的商品。
2.8调价历史查询
查询指定商品进货价、批发价、零售价、会员价等价格的调价历史。
2.9组合商品
商品档案中商品类型为捆绑商品、制单组合、制单拆分、自动转货和自动加工等都
称为组合商品。
组合商品需要维护其组成成分。
其中的捆绑商品若在“POS设置”设置“启用商品自动捆绑销售”,则在POS前台销售时,会根据输入的成分商品自动组合成捆绑商品进行销售。
2.10改包销售
改包销售有两种情况,一种以大单位作为库存单位和主销售单位,允许拆零销售,如烟。
另一种以小单位作为库存单位和主销售单位,允许按进货单位整包销售,如整箱牛奶。
2.11捆绑销售
用于打包销售的商品如礼篮。
在捆绑销售前,必须在“组合商品”指定该商品的成分商品。
捆绑销售商品不维护库存,不允许作采购入库,销售时,系统自动按数量比例冲减成份商品。
2.12加工品销售
用于卖场边加工,边销售的商品,如酱骨架。
商品类型为“自动加工”。
详细说明请参见第十四章“生鲜管理”中的“熟食加工”。
2.13商品异常查询
查询指定条件下的异常商品及商品的异常成本、异常毛利、负库存商品。
2.14淘汰商品
淘汰商品功能用于将某些暂不使用的商品淘汰,以便有效的管理商品基本信息,提
高运行效率。
待需要这些商品时,作商品恢复。
2.15分店仓库
分店仓库信息由总部维护。
分店代码为二位,00固定表示连锁总部。
分店下可设多仓库,支持店仓分离。
仓库代码四位,如0101,表示01店下属的01仓库。
2.16货架货位
货架货位定义了仓库的库存单位。
包括货位编号、货位名称、所属仓库、是否可用等信息。
货位编号为八位,前四位表示分店仓库,后四位表示货位号。
2.17商品陈列与存量指标
商品陈列与存量指标是管理商品在仓库中的存放位置,并设置仓库中各种商品的再
订货点与满库存量,存量指标可作为自动补货的条件。
当库存量小于再订货点时,系统可用满库存量作为补货条件,自动生成门店的补货单与采购订单。
2.18新品申请
“新品申请”功能只能在连锁版的分部使用。
分部不能增加新品,所以增加此功能向总部申请增加新品。
操作方式和商品档案基本一致。
数据传输时,可以将新品申请内容传输到总部。
2.19新品审核
“新品审核”功能只能在连锁版的总部使用。
连锁版的分部不能增加新品,所以增加新品申请功能向总部申请增加新品。
总部可以在新品审核窗口查看到分部申请的商品,可以进行审核,审核过程中可以修改新品的属性,审核后,该申请的商品直接转入商品档案中。
通过数据传输可以将新品传输到分部。
2.20基础代码
基础代码用于设置基础配置信息。
包括职称、民族、学历、企业类型、调整库存原
因、盘点差异、品牌、区域、前台退货原因等。
2.21编号修改与删除
编号修改与删除用于修改或删除录入错误的商品或供应商(客户)编号
注意:
1,该功能将修改或删除指定商品或供应商(客户)的所有数据,包括供应商和客户的账款信息,请确认后慎重执行。
删除或修改后某些单据、报表可能与原来打印的不一致,账款也可能与单据不一致。
2,对于连锁版用户,由总部统一删除或修改,分部传输时自动执行。
删除或修改之前一定要提前通知分部完成当日所有业务,绝不允许有未上传的断线销售,否则可能发生数据不一致。
3,该功能仅限于没有进行前后台业务时使用。
2.22助记码更新
助记码更新用于统一更新未录入或全部的商品(供应商、客户)的助记码。
2.23商品设置
商品设置包括业务设置、自动编码、新品默认值与商品分类。
2.24业务设置
业务设置可以设置和商品相关的一些选项:
.设置是否商品引进日期在一定天数内的为新品——天数设置;
.录入商品时,自动检验商品的PLU编码(位数分别为7、8、12和13位);
.录入新品时是否必须输入主供应商;
.设置是否在录入新品时零售价必须大于或等于进价。
.设置更新商品信息后是否立即刷新数据。
.是在商品档案中直接调价还是通过调价单调价。
2.25自动编码
为了提高商品录入速度,统一商品编码规则,系统提供了设置自动编码功能。
自动编码包括货号和自编码。
可设置编码位数、顺序号步长、前缀和前缀前位数。
2.26新品默认值
系统提供了设置录入新品时的默认值信息。
以减少重复录入商品的相同属性信息。
2.27商品分类
.设置类别级数,以及对特殊商品的类别标识。
.设置零售价计算方法。
2.28条码价签
条码价签功能是将商品条码通过条码打印机打印在标签上,以便在前台收银时自动扫描并读取商品信息。
此功能的前提条件是:
必须安装本软件系统所支持的条码打印机,如斑马、立象等品牌的条码打印机。
条码打印主要适用于那些没有条码的商品或生产厂家未提供商品编码的商品,如单件茶杯、碗等。
2.29价签打印
价签打印功能是用普通打印机打印商品价签,放在商品旁边标识商品价格或特价。
3采购管理
3.1采购退货
3.1.1采购退货流程
3.1.2业务说明
1.店铺根据商品的滞销情况,或是针对有质量问题的商品,制订退货计划;
2.与相应的供应商协商退货,同意后准备退货;
3.将商品撤架装箱,放入退货区;
4.供应商按实退品种、数量接收商品;
5.填制并审核“采购退货单”;
6.打印“采购退货单”一式两份,请供应商签字后,一份给供应商作结帐凭证,另一份留底备查。
3.1.3采购退货单
采购退货单在商品退货出库时创建,审核后商品库存减少。
退货单中包含供应商、仓库及退货的商品信息(如图所示)。
图采购退货单
采购退货单除了退货时使用外,还可以用来冲减错误的“采购收货单”,此类退货单如涉及帐款需要通知供应商。
可以约定对此类错误调整单据要求调用原有的“采购收货单”作为原始单据,并注明原因。
3.1.4补货分析
补货分析报表根据商品的库存量、送货周期、上周销售量、本周销售量、四周平均销售量、安全库存量自动生成可销售天数和建议订量,为业务员作采购订单时提供参考。
3.1.5业务查询
3.1.5.1采购查询
采购查询从不同角度对采购业务进行查询,并按供应商、商品、类别分类汇总、大类汇总、历史进价查询。
如图所示。
图采购查询
3.1.5.2供应商综合查询
可按编码或名称模糊查询供应商信息、无业务供应商、无商品供应商、供应商编号,删改记录等。
3.1.5.3供应商销售查询
查询指定供应商的销售汇总、每日单品销售及销售明细。
3.1.5.4供应商批次查询
查询供应商批次结存、批次进销存、未冲销数据及批次出库情况。
详见第九章“仓库管理”-“批次库存”。
3.1.6采购设置
采购设置包括以下设置:
.单据保存后,是否马上提示审核;
.是否单据只有审核后,才能打印;
.订单和要货单在有效期内商品重复时提示;
.单据与报表查询时的日期跨度;
.采购订单的有效天数;
.采购订单是否只允许入库一次;
.当供应商未设付款日/周期时,其付款日期是在业务发生后的天数;
.是否必须按订单采购和销售;
.是否必须按单退货;
.当进价高于加权平均价时提示;
.当退货价低于加权平均价时提示;
.进价高于商品档案进价时提示;
.进货单\退货单\订单中的进价要按供应商取最新进价;
.商品档案中保质期大于0时,采购入库必须输入生产日期;
.食品收货时剩余保质期小于总保持期的2/3时,是否禁止审核入库;
.采购入库单先输入数量、总价,商品单价自动计算;
.按采购订单收货商品实际入库数量不能大于订单数量;
.采购收货单审核后是否自动更新商品档案进货价;
.采购收货单审核后是否自动更新商品档案中主供应商;
.采购时,如果商品不存在,是否自动加入新品(请不要在连锁版的分店使用该“自动更新”功能;
.是否维护供应商-商品关系。
4零售管理
4.1零售流程
4.2业务说明
1.顾客到超市门店选购商品,选定商品后,到收银台付款。
2.收银员扫描商品条码,收款,打印小票,结束交易。
3.交易结束后系统自动扣减商品的库存,能实时查询当前商品的库存。
4.当天交易结束后,管理员执行日结操作。
5.日结后可产生进销存及毛利报表,供参考。
4.3管理操作
4.3.1POS设置
设置POS小票的样式,包括标题、明细、票尾内容。
设置前台销售的业务规则、班次设置等。
详细操作方法请参见第二十章“使用前设置”中的“其他后台设置”。
4.3.2POS功能预设
POS功能预设是对POS前台功能键进行设置。
详细的设置方法请参见第二十章“使用前设置”中的“预设前台POS功能键”。
4.3.3POS登记
POS登记设定前台POS机号及IP地址等。
4.3.4柜台营业员
定义柜台与营业员基本信息。
4.4卖场管理
4.4.1卖场监控
系统提供了客流量监控、销售量监控和POS机状态监控。
.客流量监控:
实时监控每台收银机的客流量。
.销售量监控:
实时监控每台收银机的销售额。
.POS机状态监控:
可以监控各个POS机当前的状态。
4.4.2流水查询
POS流水记录了前台销售的每一笔记录,包括商品销售记录、付款记录和部类销售记录。
可以按照时间段、收银员、收款机、柜台号、付款卡号、会员卡号以及流水号进行查询。
4.4.3商品销售查询
可按商品、类别、分部、大类、库位进行销售汇总查询。
4.4.4收银对帐
“POS收银对帐”功能可对收银款与商品销售额不一致的情况进行原因查找,最终把发生不一致的小票号找出。
不一致的原因可能由部类销售或抹零等原因造成。
4.4.5班次查询
可查询指定时间段、指定班次的班次销售汇总、班次-收银员汇总、班次销售商品明细。
4.5业务查询
4.5.1品牌销售汇总表
定义商品的品牌,并按时间段和品牌查询销售数量、销售金额、退货数量、退货金额、赠送数量、赠送金额。
4.6日结
日结是重要的日常管理操作,它完成以下的工作:
.对当天的销售数据作汇总后集中冲销库存。
.汇总进货、调拨等入库业务,按加权平均算法重新计算库存成本。
.计算商品销售成本和毛利。
.按先进先出算法管理批次库存,产生代销、联营数据。
.可以附带的执行一些数据维护操作,例如可以设置定期删除历史流水数据。
4.7销售分析
4.7.1时段销售分析
将指定营业周期内的销售按小时分段统计,分析营业高峰时段和低谷时段,为工作安排提供决策依据。
分析的主题可以是客单-时段和类别-时段。
4.7.2客单分析
将指定营业周期内的客流量进行统计分析,包括历史客单分析、客单范围分析、日客单分析。
4.7.3毛利分析
毛利在每天日结后产生,本系统中的毛利是销售业务产生的纯毛利。
毛利分析表中可以查询到每一单品和类别的毛利和毛利率。
购销、代销商品的毛利是由售价减成本价得到;
联营商品的毛利是该联营商的扣率金额。
5仓库管理
5.1盘点
盘点就是定期或不定期的对店内的商品进行全部或部分的清点,以确实掌握该期间内的实际损耗。
企业进行盘点操作时,由仓管员清点商品,同时制存货盘点单,录入商品的实盘数,然后交由经理审批。
系统自动根据审核后的商品差异调整库存商品数量。
损溢金额摊到库存商品的成本中。
本系统可以灵活选择盘点的范围,支持全场、类别、单品盘点,支持不停业盘点,盘点差异允许延期改库存,不影响业务,便于查找差异原因。
5.1.1盘点流程
5.1.2流程说明
1.定制盘点计划,确定盘点范围;
2.盘点前结束所有的业务单据、停止出入库并进行日结;
3.盘点号申请,生成新盘点批号、备份盘点库的库存并约定盘点的范围;
4.手工抄单盘点或用盘点机盘点;
5.盘点结束后,将盘点结果录入或导入“存货盘点单”中,存货盘点单保存后立即生效,结果可在盘点汇总报表中查询。
6.查看盘点汇总报表和盘点差异报表,查找差异原因,看是否有遗漏或错误,如果有,补存货盘点单;
如果没有,进行差异处理;
7.在盘点差异处理中对备份库存与实际盘点数量进行比较,得出盈亏数量及盈亏金额,并决定是否用盘点差异更新库存。
8.盘点差异处理单审核后,库存改变(若选择“修改库存”),盘点批号状态为关闭,不允许新的录入单选择这一批号,系统删除当前盘点批号对应的备份库存。
5.1.3盘点号申请
盘点号申请的目的是生成新盘点批号、备份盘点库的库存并约定盘点的范围。
图盘点号申请
5.1.4点货
手工盘点指手工清点仓库中各商品的实际数量,并将盘点结果记录下来,以便掌握与系统库存之间的差异,及时调整系统库存数量。
在商业中有几种常见的盘点方法:
1.预先打印或印刷盘点表,盘点时手工填表,填写完成交电脑员录入。
这是最常见的方法。
2.利用手持设备盘点,可以快速地把盘点结果录入系统。
3.利用前台POS机扫描条码盘点,结合条码价签记录盘点数量,速度快,效果好。
需要比较强的组织能力,适用于大卖场。
5.1.5存货盘点单
盘点结束后,应将盘点结果录入“存货盘点单”中,存货盘点单保存后立即生效,生成盘点报表。
图存货盘点单
5.1.6核对盘点差异
在“盘点报表”或“盘点差异处理”中对系统库存与实际盘点数量进行比较,
得出盈亏数量及盈亏金额,寻找判别盈亏较大的商品进行重盘复查。
一般情况下,对超级市场来说,盘损率应在4%以下,如超过这个盘损率就说明盘点作业结果存在异常情况,要么是盘点不实,要么是企业经营管理状况不佳,采取的对策是:
重新盘点或改善经营管理。
盘点不实的情况可以通过复盘再次确认实际库存数量,在“存货盘点单”中修改盘点数量,在保存后将自动修正盘点差异数量。
5.1.7盘点差异处理
在“盘点差异处理”中对系统库存与实际盘点数量进行比较,得出盈亏数量及盈亏金额,并决定是否用盘点差异更新库存。
进入“盘点差异处理”窗口后,系统默认打开最后一个盘点批号的内容,如图所示:
图盘点差异处理
在“盘点差异处理”中记录盘点差异原因可以起到总结作用,为改善经营管理提供依据。
原因代码在“基本档案”-“基础代码”的“盘点差异”项中可以进行维护。
盘点结果在确认后,在“盘点差异处理”可以设置是否用实际盘点差异来修改库存,用实盘结果更新账面库存。
盘点差异处理单审核后,库存改变(若选择“修改库存”),盘点批号状态为关闭,不允许新的录入单选择这一批号,系统删除当前盘点批号对应的备份库存。
5.2库存查询
可以按单品、类别、大类查询当前仓库的库存状况,以及库存明细帐。
对于使用前台POS销售商品的企业,由于POS在日结时才冲销库存,没有即时更新库存。
此时可以通过“实时库存”页来查询该时刻的实际库存。
图库存查询
5.3批次库存
批次库存管理是本系统的一大特色。
批次管理的设计为以下目的服务:
1.提供批次库存,管理每一笔进货的库存;
2.与供应商结算货款,支持批次进价不同的结算;
3.按先进先出等算法计算库存成本与商品销售成本。
图批次库存查询
批次在收货、库存调整等情况下形成,通过销售出库等手段被冲销。
冲销的方法为先进先出。
在连锁企业,批次库存会随配送在各个分部间转移。
批次管理是代销结算、供应商批次管理的基础
5.4库存调整
对于非正常进销调盘而影响库存变化的出入库,可以通过库存调整单调平库存。
库存调整以成本价出库或入库,改变库存量与库存金额,不影响成本单价。
允许录入调整原因。
原因代码在“基本档案”-“基础代码”的“调整库存原因”项中进行维护。
图库存调整单
5.5转仓单
本系统支持一店多仓。
如果一个店铺或配送中心有多个仓库时,可以用该功能在各仓库间调货。
该单据与直调单同属一个功能。
5.6库存设置
用于设置一些涉及库存管理的操作规则和参数。
设置商品出库时,当库存量不够时提示;
设置是否允许POS盘点,选择POS盘点批次与仓库。
在总部可设置“POS分部”类型门店的前台盘点批次与仓库;
设
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