关于医疗设备资产管理的报告Word文档格式.docx
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设备部部长
4
设备管理涉及相关管理岗位
设备科长
采购论证
资质管理员
合同管理员
采购员
档案管理员
库管员
固资管理员
经核报销
成本核算员
质控安全管理
不良事件管理员
计量员
维修技师
报废管理
气体管理员
各科室
资产管理员
资产管理、资产质控和安全、计量。
成本核算
附件二、
人民医院医疗设备资产
申购、论证、固资管理环节节点说明
管理规范:
按照医院标准的流程设计,符合卫生部印发“医疗卫生机构医学装备管理办法”及医院规范管理要求。
管理范围:
医院医疗设备、高值(植入、介入)、低植耗材的全生命周期管理。
管理环节:
设备的计划、申请、购置论证、审批、谈判、审计、采购、验收、领用、固定资产管理、计量管理、质量与安全控制(不良事件)、维护、维修、效益分析、报废。
一、设备申购、论证管理(环节流程梳理)
1.医疗器械标准分类档案:
按卫生部标准医疗器械分类(支持45和68编码)建档。
2.年度医学装备计划、采购实施计划
年度采购计划制定,设备预算信息等表格内容可导入,表中执行进程栏可根据合同和付款内容自动生存进程信息,以便及时掌控购置节奏。
3.科室申请
科室在线联网B/S终端(通过IE访问)系统填写申请。
4.购置论证及采购审批
按实际审批论证流程进行管理,可支持有资金、功能等特殊要求的多级审批(不同金额审批级别不同,可自定义。
)
5、采购询价及谈判
在采购设备时,严格按照财政预算周期内限额进行采购,按照国家相关法律法规要求进行档案生成及管理,档案保存15年备查。
6、预算审批
财政限额以下院内采购产生预算审批表,并交由医院审计。
7、供应商协议或合同管理
按供应商分类管理,合同的标的内容分类记录。
政府采购合同按时上报财政公示及合同备案。
8、送货验收
通过验收单记录设备的详细信息。
9、科室领用
设备采购验收后,通过科室领用功能,产生科室领用单。
10、固定资产入帐
科室领用后,此设备固定资产自动入帐到此科室。
11、采购查询、统计
各类基本的出入库查询功能
12、合同模板和招标模板库
把医院现存合同和招标模板导入系统,建立耗材招标电子表,所有项目可导入,可排序、查找、汇总。
13、合同付款期短信提醒功能
设备质保金支付,可通过系统办理以及设备购买付款提示,系统具有合同电子档或扫描档存档功能并方便调阅,合同付款方式录入后,能自动提示付款时间,可打印付款凭证
14、应急预案启动对定点供应商自动短信通知
针对物资可在字典库中进行维护该物资是否为应急物资,应急储备物质能单独查询及打印列表,在启动应急预案时,可群发信息给供应商。
二、设备资产管理(环节流程梳理)
1、设备资产卡片管理
范围:
按医疗器械分类与代码标准(68码)对所有医疗设备建立分户电子档案,单价在5万元以上,各类档案齐全。
环节:
仓库完成出库入库后即生成资产卡片,后续的资产档案资料由资产办补充,除了包含基本信息外,还包含设备附属配件的管理。
2、设备条码管理
条码以资产编码产生,同时支持自定义条码打印功能(设备名称、使用科室、品牌、购置日期、原值等)
3、固定资产管理电子帐
用于查询固定资产的所有信息申购资料、技术资料、基础资料、图片、维修资料、维护记录、转科记录、合同记录、配件记录、报废记录等,并实现医疗设备档案与资产卡片进行同步对接。
4、设备折旧管理
设置设备的折旧年限及折旧方式,自动折旧计提。
5、固定资产转科管理
实现各个科室固定资产相互调拨
6、固定资产盘点、清理
固定资产盘点,接合手持终端完成,以系统帐目为准,逐一科室盘点,可区分在用、封存、报废中、外借的设备,并自动产生盈亏报表。
7、资产入库以及预备账户管理
对票据不齐但资产入库的固定资产进行登记,票据齐全时可点击确认自动入固定资产帐
8、灵活自由的资产查询
能按科室、设备类别、设备名称(模糊查询)金额范围、采购来源、使用状态等查询全院固定资产
9、固定资产报废管理
通过固定资产报废申请,然后审批。
如需要重新购置新的资产能方便采购查询到报废记录
10、应急设备,共享平台
针对医院设备,临床科室可通过共享平台查阅相关设备,可随时调用其他科室闲置设备,可通过借用来实现资源的共享,并保留借用记录
11、立固定资产预备账户
对票据不齐但资产入库的固定资产进行登记,票据齐全时可点击确认自动入固定资产帐,但仅做为预备电子帐,经审批入户后入正式帐。
12、数据备份,导入,导出功能
具备数据导入、导出功能,以及数据备份功能,生成的电子表格可以自定义表头等项目,特种设备、急救类、生命支持类、设备分类、可分科室有详细的资料
《人民医院设备管理验收流程图》
主管院长
(院领导)
物资采购
相关部门
输出文件
【组织验收】
否
是
是
人民医院固定资产验收
内部控制流程环节操作说明
编号
流程步骤
流程步骤描述
时限
01
提出验收申请
采购部采购员
采购部门采购员发起固定资产验收申请,通知资产管理部门、请购部门以及使用部门相关人员,组成验收小组。
1—3天
02
成立验收小组
各部门
采购员牵头,资产管理部门资产管理员、请购部门以及使用部门相关人员共同参与成立资产验收小组。
03
核对合同(订单)与交付的清单及附属资料
验收小组
[GZYS01]
1.验收小组成员核对采购合同(采购订单)与供应商送货清单、供应商交付的资产附属资料等资料是否一致,是否达到采购要求。
2.由采购员填写《开箱验收单》,验收小组成员分别在《开箱验收单》上签字确认,确认采购合同(采购订单)与交付的资产一致。
供货方代表在验收现场的,也必须在《开箱验收单》上签字确认其送交的资产与现场验收资产的一致性。
04
检测交付产品质量
[GZYS02]
1.验收小组成员依据合同条约及相关技术标准对开箱资产的质量进行检验,并由采购部门采购员依据检验结果填写《资产验收单》,验收小组成员分别在《资产验收单》上签字确认。
2.院方不具有验收、检测能力的特种设备,由设备部提出委外验收、检测申请,经主管领导批准后,交由具有特种设备验收、检测能力的外部单位(公司)进行验收、检测,在取得相关的“检验报告”后,填写完整、清楚《资产验收单》,并将“检验报告”附于《资产验收单》后作为验收依据。
21个工作日
05
是否通过验收
资产管理部资产管理员
[GZYS03]
资产管理员根据03步骤判断交付的固定资产是否通过资产验收程序;
如未通过验收转入05步骤,;
如通过验收转入06步骤。
1天
06
与供应商沟通、协商解决
[GZYS04]
采购部采购员将验收过程中发现的问题与供应商进行协商解决,采取要求降价、换货、维修、退货等方式来处理验收过程发现的问题。
若是选择继续购买此资产,转回GZYS03步骤。
1天—30天
07
建立固定资产台账、卡片
资产管理部资产管理员、各部门资产管理员
[GZYS05]
1.对于无需试使用验证、符合转固条件的资产,资产管理员建立固定资产台账,详细填写固定资产台账相关内容,明确固定资产已转固状态;
并填写清楚、完整《固定资产交接证》。
2.对于需试使用验证的固定资产,资产管理员也必须填写清楚固定资产台账的相关内容,标明资产的预转固状态。
待试使用验证结束,达到转固状态的固定资产按照“固定资产管理制度”进行相关转固工作;
待试使用验证结束,无法达到转固状态的资产,转至步骤GZYS05。
半年
08
资产管理部经理审核
资产管理部部长
[GZYS06]
1.资产管理部经理参考《开箱验收单》、《资产验收单》、《固定资产交接证》上填写的内容,对验收过程进行审核。
2.审核通过,转至步骤GZYS09;
审核未通过,转至步骤GZYS07。
09
主管院领导审核
主管院领导
[GZYS07]
1.主管院领导参考《固定资产交接证》上填写的内容对固定资产验收过程进行审核。
2.审核通过,转至步骤GZYS10;
10
接收固定资产,建立部门固定资产台账
各部门资产管理员
[GZYS08]
1.资产管理员将填写清楚、完整的《固定资产交接证》,连同《开箱验收单》、《资产验收单》移交一份给使用部门建立部门资产台账;
移交一份给财务部门做资产的财务处理。
2.资产管理员填制“固定资产卡片”,并将填制完整、清楚的“固定资产卡片”贴于固定资产实物上。
3.转至流程“固定资产运营维护”进行后续管理,本流程结束。
1—7天
11
风险表述:
各个环节和岗位
1、固定资产验收程序不规范,可能导致资产质量不符合要求、固定资产相关内容与固定资产实物不一致,进而影响资产运行,不便于后续实物与价值一体化管理。
2、未建立、健全相关的固定资产实物台账,不能准确反映固定资产持有状况,影响年终固定资产盘点财务报告的准确性
人民医院固定资产设备验收单
采购设备性质:
德贷设备()自购设备()计划(内)(外)其他:
供货单位
(乙方)
供货单位项目负责人
姓名:
电话:
安装人员
电话
授权书:
是否有供货单位授权:
身份证号
安装地点
老区()新区()科房
完工日期
验收组织科室
组织人:
验收设备清单:
包括产品主机、随机备品备件、专用工具的名称及数量(可附表,但验收人必须在附表签名)以及相关照片。
初
步
验
收
意
见
以上设备经乙方已安装调试完成,现经我单位按照合同的要求进行验收,意见如下:
设备的品牌、外观、规格数量、配件(是、否)正确,经安装调试后的设备运行(是、否)正常,技术资料(是、否)齐全,验收(是、否)合格。
使用科室验收人签名:
验收日期:
年月日
备注:
设备科相关人员验收意见:
签名:
日期:
院方验收
院方验收小组验收意见:
日期:
验收结论
人民医院(签章)
*设备属性:
资产编码:
*设备大类:
*设备小类:
设备产地:
*设备注册证号:
*设备名称:
*设备型号:
*设备厂家:
*设备序列号:
设备关键附件(配件)信息:
1.*名称:
型号:
数量:
序列号:
2.*名称:
3.*名称:
4.*名称:
5.*名称:
6.*名称:
设备附加信息:
*装机时间:
设备购买金额:
*所属科室(归属权):
*目前摆放地点:
*是否原厂在保:
是否*科室保管负责人:
科室保管负责人电话:
设备分管工程师:
相关常用耗材品名及型号:
1.型号:
2.型号:
3.型号:
4.型号:
维保信息:
厂家维保联系电话:
厂家其他联系方式:
当地厂家授权维保联系单位名称:
联系人电话:
联系人姓名:
设备购买时厂家及授权方维保承诺:
相关合同扫描件:
维修记录及承诺:
承诺要件扫描:
相关参数及运行状态需要附照片详见附件:
*信息采集人签字:
*审核人签字:
日期:
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