档案管理制度Word文档下载推荐.docx
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1、集团设立档案室,由总裁办、人力行政中心两部分组成,集团档案室隶属人力行政中心管理,为集团一级档案管理职能部门。
总裁办、人力行政中心各设置一名兼职档案管理员;
集团档案室职能:
负责全集团所有档案的汇总、归档、保管、查阅工作;
负责指导和监督下属公司的档案管理工作;
集团档案室收集档案内容、时限及流程,详见附件一:
《档案存档流程》;
2、下属公司档案管理工作,由行政部、各业务部门分别自行建档、管理,为集团二级档案管理职能部门,子公司各部门设置兼职档案员一名,负责本部门所有档案的收集、分类归档、上报集团档案室等工作;
各下属公司总经理、部门经理为本部门档案管理直接责任人;
3、集团及子公司各部门兼职档案员名单,详见附件二:
三、集团档案室需归档档案范围的确定:
1、集团各部门在生产经营、管理过程中产生的所有合同和文件,含纸版原件和电子版;
2、下属子公司生产经营、管理中所产生的所有合同和重要的过程文件,纸版原件和电子版;
四、下属公司档案立卷建档分类标准:
1、集团和各子公司建立统一行政类通用档案分类标准:
综
合
类
卷名
归档内容
**公司工商证照
企业法人营业执照正副本、税务登记证、股东会决议、组织机构代码证、开户许可证、股东会决议、公司章程、任职文件、企业名称变更核准通知书、转股协议等;
**公司资质文件
资质申报表、资质证书
集团通知
集团下发通知
集团会议纪要
集团下发纪要
集团规章制度
集团下发制度
集团任命
集团下发
**公司通知
本公司下发通知
**公司会议纪要
本公司召开的月度经营例会、重要的系统会议、专题会议纪要或记录等文件材料。
**公司固定资产台账
本公司固定资产台账
**公司车辆管理
本公司所有车辆的证照、保险、使用协议复印件,维修保养流水单
**公司经济合同
除工程、项目外的所有经济合同
**公司外部往来函件
政府红头文件、上报政府请示报告、外单位往来函件
**公司呈报
OA呈报审批、纸版呈报审批
**公司规章制度
制定的规章制度、岗位职责
**公司用印申请单
用印审批
**公司宣传
公司大事记、反映公司重要活动的报纸、声像资料、DVD、照片,公司编辑的出版物、编印的简报或期刊等宣传材料。
录音、录像、照片、光盘、奖杯、奖牌、荣誉证书、奖状等各种实物类资料。
**公司备忘
各公司年度,季、月度总结、计划管理工作方面的计划性文件;
各种统计报表、统计数据分析;
与集团签订的目标责任书;
人员工作交接清单;
办公用品月统计表;
收发文件记录。
**公司法律文件
**公司重要证照
土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉证书、达标证书和证明等证件性文书资料;
2、各子公司专业类档案分类标准:
涉及成本、工程、施工管理等专业档案目录,暂按福通顺、超越、鑫同现有存档档案目录内容执行;
五、档案的收集
1、所有应入档的档案文件,各业务部门应在文档形成后的第一时间,将纸版/电子版档案交本部门档案员存档备查,提交人在附件三《档案交接登记表》登记确认,档案员录入电子版《档案交接登记表》;
2、各部门按附件一内容和时限上交档案,各部门档案管理员上交集团档案室,并由双方签署《档案交接登记表》(附件三),避免出现档案丢失现象;
3、如有多份签署的原件,需要各部门各自存档一份。
如原件数量不够,除集团档案室保存原件外,其它部门可保存该档案复印件进行收录存档;
4、工作过程文件存档中,涉及请示、外部函件、工作总结和计划、会议纪要、工程质量安全进度文件、政府发函等文件,凡总裁办已存档的,人力行政中心不再重复存档;
5、集团人力行政中心每季度抽查集团各部门及子公司行政、业务档案的归档情况。
发现档案工作做得出色的部门或个人,在年末工作总结中予以表扬或奖励;
发现没有按本规定归档、上报集团档案行为的,按集团绩效考核相关规定对责任人进行处罚,或向下属公司总经理提出处罚建议;
六、档案的保管及等级
1、档案的归档范围及保管期限
类别
归档范围
保密等级
保管期限
经营业务管理类
1.集团及各子公司企业登记证、企业法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉证书、达标证书和证明等证件性文书资料。
二级
永久
2.集团及各公司的改革(如转制)、重大经营决策、企业联营、兼并形成的文件或会议记录等重大决策性文件材料。
一级
3.集团及各公司的发展规划(包括中长期发展规划)、方针、目标管理等政策性文件材料。
4.集团及各公司年度,季、月度总结、计划及全面计划管理工作方面的计划性文件材料。
5年
5.集团及各公司各种统计报表、统计数据分析以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料等汇报性文件材料。
6.各公司与集团签订的目标责任书。
10年
7.各公司业务(包括但不限于工程、销售等)合同、协议等原始记录和文本等凭证性文件材料。
8.集团及各公司的项目批文、批示等文件材料。
行政人事管理类
1.集团及各公司制定的各种规章管理制度、规定、标准等法规性文件。
三级
2.集团及各公司人员岗位职责说明书、劳动合同书及人事档案资料等人力资源材料。
3.集团及各公司请示、呈报及呈报回复等审批文件材料。
4.会议材料
4.1集团领导层会议纪要或记录等文件材料。
4.2集团及各公司召开的月度经营例会、重要的系统会议、专题会议纪要或记录等文件材料。
4.2.1请示、批复、通知、名单、日程等文件材料。
4.2.2会议讨论文件、典型材料、发言稿、会议简报等文件材料。
4.3集团及各公司内部召开的会议纪要、参考材料等材料。
5.集团大事记、反映企业重要活动的剪报、声像资料,企业编辑的出版物、编印的简报或期刊等宣传材料。
6.分司机构建立(含内设机构)、合并、撤销、更名、迁址、隶属关系变更、印章使用、人员编制等申请材料。
7.集团及各公司收发文件记录、电话记录等原始登记记录文件。
8.车辆登记证、车辆凭证等各种车辆管理相关档案文件。
9.员工考勤记录。
3年
10.固定资产采购合同、固定资产登记表、固定资产台账、固定资产盘点表、固定资产采购发票复印件及说明书等固定资产相关资料。
11.办公用品月统计表。
5年
12.集团文件交接清单。
13.集团及各公司月报、周报表以及集团下发至各公司的文件等材料。
特殊载体类
2、档案级别
2.1公司文件分为一级(绝密)、二级(机密)、三级(秘密)三个等级;
2.2一级,其查阅人仅限于公司总经理,高层管理人员及事件相关负责人;
3、二级,其查阅人仅限于公司总经理,高层管理人员,部门经理、副经理及事件相关负责人;
4、三级,其查阅人为公司内部所有员工;
3、归档案卷的质量要求
3.1档案质量总的要求是:
遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用;
3.2归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整;
3.3在归档的文件材料中,应将每份文件的正文与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不能分开,应放在一起统一归档;
3.4不同年度的文件一般不得放在一起立卷;
跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;
跨年度的会议文件放在会议开幕年;
3.5档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;
正文在前,附件在后;
印件在前,定稿在后;
其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
4、合同、协议等涉及到成本、财务等其它部门的档案原件,如有多份签署的原件,需要各部门各自存档一份。
如原件数量不够,除集团档案室保存原件外,其它部门可保存该档案复印件进行收录、编号存档。
七、档案的整理
1、档案管理与编号
1.1文件的分类:
(1)外来文件:
含国家政府,行业的各种法律法规、行业规定、通知图表等文件;
(2)内部文件:
管理制度、岗位职责、通知、决定、规定、会议纪要、总结汇报、合同、报告、申请、呈报等。
1.2文件的格式:
(1)文件纸张:
主要使用A4号纸;
(2)页眉左侧是集团LOGO和名称,右侧是档案编号。
1.3文件的编号:
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。
格式:
W-XXXX-XX-XXX
说明:
W代表外来文件
XXXX代表年度
XX代表月份
XXX代表文件流水号
投资集团:
RH-X-XXXX-XXX
建设集团有限公司:
RHFTS-X-XXXX-XXX
房地产开发有限公司:
RHXT-X-XXXX-XXX
建筑材料有限公司:
RHJC-X-XXXX-XXX
置业有限公司:
RHDR-X-XXXX-XXX
装饰工程有限公司:
RHZD-X-XXXX-XXX
以此类推。
。
首字母代表公司代码
X代表文件类别
XXX代表流水号
1.4文件类别分类表
A
管理制度
H
会议纪要
B
岗位职责
R
总结汇报
C
规定决定(红头文件)
J
合同
D
人事档案
K
申请请示(呈报)
E
通知
L
工程合同
F
业务合同
M
财务报表
G
财务凭证
N
其它
2、档案整理
2.1系统排列和编排目录,检查案卷质量,制订分类排列方案,进行案卷和全宗的系统排列以及案卷目录的加工,制作《档案名单》(附件二);
2.2局部调整。
对已接收但不完全符合整理要求的案卷,进行必要的部分加工整理;
对由于遭受损失、销毁与移出等各种原因致使整理体系发生重大变化的档案,进行新的系统化调整;
2.3全过程整理。
对必须接收和征集的零散档案,进行包括整理工作全部内容的系统化和编排目录。
八、档案的查/借阅
1、集团档案室所保存的文档,只有公司内部人员通过批准方可以查/借阅,查/借阅者都要填写《档案借阅审批单》(附件四)。
一般性文档,报部门负责人批准后,档案管理员方可办理查/借阅;
密级文档的查/借阅要由人力行政总监签字批准;
分公司查/阅集团档案室文档,需由分公司总经理签字、人力行政中心总监签字后,方可进行;
2、各分公司部门档案室所保存的文档,只有分公司内部人员通过批准方可以查/借阅,一般性文档,报部门负责人批准后,档案管理员方可办理查/借阅;
密级文档的查/借阅要由分公司总经理签字批准;
3、原则上查/借阅档案只限于本部门或本业务专业,跨公司、跨部门、跨专业者,一般不办理查/借阅文档手续。
特殊情况需要集团总裁批准;
4、各级档案室的档案借阅的最长期限为5个工作日;
对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报本级行政经理处理;
5、档案员将《档案借阅审批单》(附件四)第二联档案员标注在借阅档案资料此页以示标记;
九、档案的保密
1、档案管理人员,要树立保密的意识,任何场合不得随意谈论档案室材料的情况及内容,任何人未经办理严禁接触档案室保存的文档;
2、非档案管理人员未经允许,不能私自开启档案室、档案柜;
3、外借档案者,必须专人专用,不准转借;
4、两级档案室、档案箱柜应加装锁具,只有档案保管人员可以保管钥匙;
十、档案的销毁
1、集团、下属公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料;
2、集团档案室内,当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《档案销毁审批表》(附表五)交人力行政中心总监审核、批准后执行;
3、经批准销毁的公司档案必须要认真核对,将批准的《档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。
登记表永久保存;
4、在销毁集团档案资料时,必须由集团人力行政中心指定专人监督销毁;
5、各子公司档案室的档案销毁工作,参照集团档案室相关销毁审批程序,由人力行政总监审批后执行;
十一、附则
1、本制度由集团人力行政中心制定并负责解释。
2、本制度由总裁批准后施行,修改时亦同。
3、本制度自颁布之日起施行。
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