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对整个单位而言,秘书与领导的和谐沟通,能够在办公室形成良好的沟通氛围,有助于改善其他员工的工作面貌,减少员工之间的摩擦,这样不仅提升了整个单位的形象,也有助于单位的稳定而长久的发展。
而目前,根据我搜集的一些资料可以看出,很多单位对沟通还未引起足够的重视,只一味的强调秘书的专业技能,办公室秘书自身更是缺乏与领导主动沟通的意识,往往只是被动接受,很少主动去沟通,更缺乏较好的沟通能力。
因此了解办公室沟通的意义及与领导沟通的一般原则,具备相关的素养,学会一定的沟通技巧,掌握沟通这门艺术对秘书、领导等都相当重要。
二、本课题研究的过程和方法
(一)研究的过程
该课题主要研究的是秘书与领导办公室沟通的一般原则、秘书与领导办公室沟通应具备的素养和秘书与领导办公室沟通的具体技巧。
在准备《秘书与领导的办公室沟通艺术》这一课题的过程中,我在图书馆翻阅了大量的书籍和期刊杂志,在网络上查看了许多相关文献资料,在实习工作的过程中多加揣摩,向单位领导请教,尽量获取第一手资料。
同时作为一名文秘专业的学生,专业课的学习也为我研究该课题打下了一定的理论基础,具备了一定的语言组织和分析问题的能力,我也认真学习了关于论文写作方面的知识,对论文的写作格式及相关的注意点有了初步的了解。
加之在论文导师的理论指导下,论文的基本框架也基本成熟,需要阐述的课题也有可挖掘之处,可深入之处。
本论文的基本内容包括如下几点:
1.分析秘书掌握办公室沟通技巧的意义;
2.秘书与领导办公室沟通的一般原则;
3.浅谈秘书与领导办公室沟通应具备的素养;
4.秘书与领导办公室沟通的具体技巧。
在该课题的完成过程中,对秘书与领导办公室沟通的一般原则和具体技巧是论文完成的难点和重点,这也是该课题研究的目的与意义所在。
(二)研究的方法
在准备《论秘书与领导的办公室沟通艺术》这一课题的过程中,我综合运用了多种研究方法,以全面了解与该课题相关的内容,我主要应用了以下一些研究方法:
1.文献研究法。
通过阅读大量相关的参考文献和资料,包括各类书籍和期刊文献等,同时也通过互联网收集一部分数据资料,并对相关内容进行归纳和分析,有了一定量的文献储备。
2.归纳比较研究法。
在准备这一课题的过程中,我针对所搜集到的文献资料进行了系统、反复的分析,特别是对大量同类资料的不同观点进行了详细的比较,通过比较再归纳、提炼,形成自己独特的观点,将归纳和比较两种研究方法相结合。
3.社会实践法。
通过实习期间的认真揣摩,将秘书与领导的办公室沟通技巧运用到每天的实习工作中,让实践来检验,获得亲身体会,并及时的观察,收集反馈信息,获取第一手资料。
4.调查研究法。
我根据所研究的课题,做了一定的调查研究,主要是对网上发布的招聘信息和在招聘会上看到的招聘信息进行分析研究。
特别是询问了身边秘书专业的同学在找工作时的感受和遇到的困难,以及目前用人单位在招聘秘书人才时的具体要求等来分析、证明秘书与领导办公室沟通的重要性,以更好地论证论文观点。
5.实例分析法。
本课题在研究的过程中将用许多正反实例来论证说明论点,充实文章内容。
通过以上研究方法,对搜集的相关资料进行归纳整理,提炼出自己的观点和思路,解决课题提出的问题。
三、对已有资料的分析
近些年,已有不少前人对秘书需了解的沟通能力、技巧等相关方面做过一些研究。
很多研究者在各类书籍、期刊和文献中都提出了自己的见解。
这些观点、见解为我研究这一课题带来了极大的帮助,是很好的资料来源。
与该课题相关的主要研究内容如下:
(一)对办公室秘书与领导沟通的意义方面的研究:
在我收集的很多资料中,有大部分是从秘书与领导的关系角度来谈与领导沟通的重要性的。
比如:
1.段秋月在《谈秘书的沟通协调艺术》(河南机电高等专科学校学报,2009年第5期,第39页)中认为,沟通协调是秘书工作中的一个重要部分,文秘人员利用沟通协调艺术可以使社会组织的相关公众达成协调,并通过具体的协调行为使双方进入协调状态。
秘书做好与领导的沟通协调工作,可以使工作达到最佳状态。
2.王敏在《试论领导与秘书的沟通》(办公室业务,2005年第5期,第16页)中谈到,领导跟秘书的沟通十分重要。
有道是:
秘书是领导的影子。
秘书跟领导朝夕相处,形影不离,领导的思维、情绪常融于秘书的笔端,而秘书的进谏、直言又对领导的决策起着积极的作用。
秘书与领导的沟通主要是思想、工作、信息和情感方面的沟通。
3.郝懿的《试谈秘书与领导沟通的艺术》(消费导刊,2009年第8期,第251页)中这样阐述到,良好的人际关系是做好工作的前提,作为在领导身边辅助领导决策、帮助领导办文、办会和处理日常事务的办公室秘书人员其沟通能力的大小对处好与领导的关系,构建和谐主辅关系尤为重要。
对秘书而言,沟通已不仅是一种职业技能,更是一种生存方式。
4.陈宣,魏媛在《浅谈办公室有效沟通》(广西民族大学学报,2009年6月人文社会科学专辑,第107页)中认为,办公室作为联络其他单位或部门的一个场所,人与人之间打交道的机会是非常多的。
通过沟通,人与人之间交流了思想,传达了意见和情感,达到相互了解和统一并因此能够鼓舞士气,改善工作面貌和状态,增加单位与单位之间、部门与部门之间的了解与信任等。
从这个意义上说,沟通在办公室管理工作中是一项行之有效的管理手段,因此,办公室的沟通是非常有必要的。
(二)在秘书与领导办公室沟通原则方面的研究:
1.常正海在《秘书与领导相处“六忌”》(领导科学,2007年第19期,第53页)中阐述了秘书的主要职责之一就是为领导服务。
在与领导沟通的过程中服务意识相当重要,在为领导服务的前提下与领导保持良好的沟通,有助于与领导和睦相处,保持融洽的关系,也能使秘书工作产生事半功倍的效果。
这也是秘书与领导沟通的重要原则。
文中对于服务领导时的注意点主要从六个方面来讲的,概括起来是:
一忌区别对待讲“等级”;
二忌越位乱谋无礼貌;
三忌目无领导讲条件;
四忌乱议是非泄秘密;
五忌遇批则怒不冷静;
六忌轻重不分无“距离”。
2.胡祥鸿在《秘书应与领导保持“等距”交往》(办公室业务,2007年第03期,第11页)中认为秘书与领导沟通过程中应从工作出发,对各领导人态度中立,一视同仁,密疏有度,保持等距,建立和发展与领导的良好人际关系。
不应从个人目的和私利出发,对自己的某些领导亲密过度,而对另一些领导疏远过分。
那种有亲有疏,有热有冷,处于远近不一的“非常距”状态,无论对增进团结,还是开展工作和个人的发展,都是有害的。
3.王玉萍的《从领导和秘书的关系看秘书的沟通协调》(理论与研究,2008年第8期,第59页)中提到,秘书的职能表现为辅助决策、处理信息、协调关系和办理事务,处于为领导服务的从属地位,秘书活动的最大特点是辅助性,它虽然是领导权的延伸,但不具备领导权,如果秘书强行用权,一来造成越权,违犯组织分工,二是工作碰壁,无法取得别人的理解和支持,从而不能完成任务,影响领导工作的部署。
办公室秘书与领导沟通协调应讲究从属性、间接性、服务性和主动性的特点。
4.段柄仁的《浅谈秘书工作中的沟通艺术》(秘书工作,2007年第2期,第11~12页)中概括了秘书工作者在做协调沟通工作时,应摆正位置,把握分寸,谨慎从事,特别要注意以下几点:
一、把握好角色,不越权越位;
二、把握好方法,不以权压人;
三,把握好分寸,不把简单的问题复杂化;
四、把握好火候,既不失时机也不急于求成。
5.徐曼在《秘书与领导应亲密有度情感有节》(秘书,2005年第5期,第24页)中讲到秘书与领导沟通要做到工作上尽职尽责,关系上服从领导、感情上尊重领导、空间上保持距离、利益上公私分明、心态上积极健康、人品上明白做人。
6.赵锁龙编著的《管理秘书实务》(中国人民大学出版社,2008:
第88页)中阐述了秘书想要与领导进行有效的沟通必须了解领导的性格特征和管理风格。
作为领导“左右手”的秘书,如果不能了解领导的性格特征就很难开展工作,重点讲了与自信型性格的领导、粗犷型性格的领导、实干型性格的领导如何沟通。
(三)在秘书与领导沟通应具备的素养方面的研究:
1.高毅的《浅谈办公室秘书的基本素养》(陕西国防工业职业技术学院学报,2006年9月第2期,第47~48页)中认为现代秘书岗位是一项综合性工作岗位,对从事秘书工作者的素质要求愈来愈高。
要做一名合格的辅助领导工作的办公室秘书,必须具备扎实的文字功底,敏锐的政治头脑,刻苦的学习态度,较强的交际能力,熟练的协调技术,务实的工作作风。
2.陈洪在《浅谈办公室如何做好沟通协调工作》(西安金融,2001年第5期,第57~58页)中认为办公室要顺利开展工作,需要秘书人员具备良好的自身素质。
不断提高自身修养,这是做好协调沟通工作的前提和保证。
一要注重马克思主义和邓小平理论的学习和运用,用辨证的方法分析问题,认识问题,解决问题;
二要掌握和学习国家的相关政策、制度和法规,只有这样才能在与领导的协调工作中有准绳、有尺度,才能做到协调有理有据,使协调工作高效率、快节奏;
三要有重点、有针对性地认真学习市场经济理论,学习掌握本单位本部门的经营管理技术和业务知识,并将这些知识、技能和理论自觉地运用到沟通协调工作中,不说外行话。
这样就容易与领导沟通情感,拉近距离,达到协调的目的;
四要学习掌握公关学、心理学、逻辑学、哲学等有关的科学知识和理论,并能达到综合运用。
3.陆瑜芳编著的《秘书学概论》(复旦大学出版社,2008:
第265~266页)中提到办公室秘书与领导沟通要克服沟通障碍,提高心理素质。
每个秘书人员都应具有一定的普通心理学知识,进而学习社会学和管理心理学。
这不仅为秘书人员做好沟通协调工作所必须,也是做好一切其他工作所不可缺少的成功因素。
(四)对办公室秘书人员与领导沟通时的具体技巧方面的研究
1.钟小安的《秘书说话的艺术》(秘书之友,2004年第8期,第10页)中讲到办公室秘书人员说话要有分寸,要讲究表达艺术。
说出来要让人听着顺耳并乐于接受,特别在说明重要问题的时候需要格外注意措辞,“触龙说赵太后”是很典型的事例。
此外,说话还得看准时机。
如果秘书与领导沟通交谈中发生争执,秘书不可“火上浇油”,应抑制感情,“冷却降温”。
2.陈英奉的《秘书沟通协调的特点及方法》(秘书之友,1998年第1期,第23页)中谈到秘书的沟通协调职能有其自身的特点,这些特点包括非权力支配性、非职责限定性、地位的非确定性。
正是由于秘书沟通协调具有以上三个特性所以在与领导沟通协调过程中,秘书一般不能用直接的强制手段而应该采用信息沟通、感情沟通的方式加以疏导,使有关各方达成共识,消除分歧。
3.陆瑜芳在《秘书与上司沟通的技巧》(秘书,2008年第11期,第17页)中阐述了进言是指秘书主动对上司提出意见、建议等。
进言的方法和要求是:
适事、适时、适地、适度。
还提到进言不是单向交流,而是双向交流,所以要随时做好自己的意见被否决的心理准备。
应乐于在与上司互相交流、切磋时接受正确的意见,服从真理。
4.井立红在《秘书的沟通技巧浅析》(现代企业教育,2008年07月下期,第48页)里也说到办公室秘书与领导沟通时要认清自己的身份,学会未雨绸缪,平时在与领导的接触中要针对不同性格的领导采取不同的沟通方法。
5.连晶晶在《浅谈秘书工作中的进谏艺术》(井冈山师范学院学报,2003年12月第24卷,增刊,第33~34页)中通过列举、分析古代进谏的成功案例,提出“直谏、暗示、制造悬念、喻谏、引经据典、反复”等八种进谏方式来谈秘书如何向领导建言献策,并提出向领导进谏既关系到建议是否被采纳,又关系到领导对自己的评价和看法,因此一定要慎重对待,周密准备,力求达到言而有功,劳而有成的效果。
6.陆群和的《精妙沟通技巧》(上海文化出版社,2005:
第127页)中谈到秘书向领导提建议时,不要急于否定领导原来的想法,要懂得尊重领导的意见,不能当面顶撞领导。
目前关于研究办公室秘书与领导的沟通艺术方面的文献还有由(美)马修·
麦凯,玛莎·
戴维斯,帕特里克·
范宁编写,郑乐平,刘汶蓉译的《人际沟通技巧》(上海社会科学院出版社,2005:
第12页),其中对秘书与领导的沟通技巧进行了专门阐述,强调秘书与领导沟通要善于倾听,在领导面前当一个聆听者也是提高沟通能力的重要方面;
由(美)梅里尔·
卢尼昂编写,罗汉,陈善其,喻国平译的《沟通的力量》(上海人民出版社,2006:
第110~117页)中通过沟通时的强力词汇说明秘书沟通的重要性;
苏伟伦在《卓有成效的沟通》(电子工业出版社,2006)中谈了8类50中沟通方法,并通过实践来证明这些方法卓有成效,其中涉及到很多秘书与领导沟通方面的技巧。
另外还有一些秘书学著作和报刊杂志中也提到秘书与领导沟通方面的技巧,但这些现有的资料中的很多涉及秘书与领导沟通方面的观点研究面较广,很少具体论述办公室秘书与领导的沟通艺术。
本文将从秘书掌握办公室沟通技巧的意义出发,具体探讨办公室秘书人员与领导沟通的一般原则,以及应具备的素养和具体技巧,希望对办公室秘书人员的工作带来一定的帮助和启示。
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