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第九章礼券申请标准
第一十章礼券申请规则
第一十一章礼券申请流程
第一十二章礼券发行仓管理
第一十三章礼券激活标准
第一十四章礼券激活规则
第一十五章礼券激活流程
第一十六章礼券作废标准规范
第四部分各级公司职能规范
第一十七章总公司职能规范
第一十八章省公司职能规范
第一十九章市公司职能规范
第四部分便利店礼券流通细则
第二十章便利店礼券配送标准
第二十一章便利店礼券实施规则
第五部分附则
第二十二章本<
管理规范>
注释
第二十三章本<
调整部分说明
第二十四章本<
涉及附件清单
第二十五章本<
实施时间及再次修订时间
第一条目的:
为了加强对每天惠礼券的管理,维护每天惠礼券的品牌和信誉,保护各合作伙伴及相关组织的利益,特制订本规范。
第二条礼券定义:
本规范所称礼券,仅指每天惠集团依法发行的具备兑换价值的功能券,包含纸质礼券和电子积分。
从事礼券的设计、生成、印刷、出入仓、发放、激活、作废、使用、结算的活动,应当遵循本规范。
第三条礼券设计:
礼券的样式由集团总部统一设计,其他组织单位对礼券样式有特殊需求的可向集团总部申请,由集团总部审核批复。
第四条礼券印刷:
纸质礼券由每天惠集团总部指定企业按照礼券管理制度印刷,非指定企业不得复制、伪造礼券。
各礼券管理单位须配合集团总部对礼券流通市场的督查监管工作。
第五条礼券出入仓须严格按照现金管理的方式,并以先进先出原则出入仓,即先入仓的礼券先出仓,同批礼券按照NO.号顺序出入仓,仓库中礼券应当按照NO.号顺序排列。
第六条礼券激活、作废动作权限仅在集团总部财务部,所有激活/作废动作均由集团总部财务部完成,并作废结算依据。
第七条所有礼券均需要结算,并登记到礼券对应公司或者个人,以激活/作废动作完成后作为结算依据和时间节点。
第八条礼券是在每天惠集团联盟业务范围内流通的,仅可用于每天惠兑换网站上充值后,依其账户礼券余额兑换对应价值内的产品。
第九条礼券原则上只发给消费者使用体验,各子公司、便利店不允许自行使用;
子公司或便利店可作为普通消费者使用少量礼券。
第一十条礼券的流通须严格遵循每天惠渠道层级结构,即区县子公司仅能向对应的市子公司申请/激活/作废礼券、市子公司仅能向对应的省子公司申请/激活/作废礼券、省子公司仅能向集团总部申请/激活/作废礼券,如无直接上属公司,则向同一行政区域内更高一级子公司对接操作。
第一十一条所有礼券管理单位须对发行礼券的流通渠道和流通状态进行追踪,各子公司须配合礼券的追踪事宜,对每批次的礼券流通的方向做详细的登记备案,集团总部对串货、作弊等行为进行监管和处理。
第一十二条子公司须认真学习完本规范,培训考核确认后,并签署承诺书,愿意承认并遵守《每天惠礼券管理规范》的所有内容才能开始启动礼券业务。
第一十三条各组织经营礼券业务须严格按照各子公司的授权行政区域划分和渠道层级结构所设定的业务区域范围实行。
第一十四条区县子公司仅能在授权代理的区县级行政区域内推广礼券业务。
第一十五条市子公司仅能在授权代理的市级行政区域内推广礼券业务;
如市子公司行政区域内成立区县子公司,则市子公司不能在已成立的区县子公司业务区域内推广礼券业务。
第一十六条省子公司仅能在授权代理的省级行政区域内推广礼券业务;
如省级子公司行政区域内成立市子公司,则省子公司不能在已成立的市级子公司业务区域内推广礼券业务。
第一十七条跨区域经营报备:
如子公司有资源在每天惠暂时没有成立子公司的区域内经营礼券业务,须报备集团总部审批后方可进行礼券市场活动;
如在经营礼券市场活动后,当地区域成立子公司,则自该子公司注册之日起业务立即停止;
财务结算完毕后与当地子公司交接业务,后续运营服务由当地子公司接手。
第一十八条连锁品牌经营报备:
如子公司有能力开发连锁品牌客户,且其连锁经营区域超出子公司自身行政区域,须报备有整个客户经营区域管辖权的上级公司,上级公司审批后进行礼券市场活动,报备成立后上级公司通告管辖区域内所有子公司此品牌客户的归属权;
如同一连锁品牌有多个子公司同时开发,如其开发的经营区域不同,且不存在经营区域交叉,则以多个独立的连锁客户处理;
如其开发的经营区域有交叉,则多个子公司自行协商处理或以最先签订意向合作书时间准划分此客户归属权。
第一十九条细分行业经营报备:
如子公司在某细分行业有能力开发全行业礼券业务,可报备集团总部审批后进行。
原则上细分行业资源仅限与B2B产业,礼券赠送不接触到终端消费者,仅限企业级客户。
第二十条本规范所有内容为每天惠公司内部机密,任何内容对每天惠体系外保密。
第二十一条本规范内部分内容为每天惠公司核心机密,主要关于礼券流通规范、礼券定价、结算、账期规范部分,此部分内容仅限集团总部管理层、子公司投资人、经办人员、财务人员知悉,对其他人员保密。
第二十二条本规范涉及须对外部分内容,主要关于礼券使用限制、便利店礼券流通细则部分,须转化为口头形式对外传播,且不以书面文字传播。
第四章礼券印刷包装规范
第二十三条礼券印刷样式须严格按照集团总部审核确认的样式印刷,样式标准见《每天惠礼券设计/印刷方案》20150427版。
第二十四条纸质礼券由集团总部指定企业按照本规范标准印刷,其他单位组织不得印刷、复制、伪造礼券。
第二十五条礼券印刷由礼券运营中心根据全国已有店数及下月计划开店数,在每月底向集团总裁办提交印刷申请,集团总裁办审批后,安排下月印刷量及印刷排期。
第二十六条纸质礼券以500张为单位包装为一个小盒,礼券叠放为自上而下顺序排列;
每小盒外有贴标签,内容为第N箱第M盒、面值、张数、礼券NO.号段。
第二十七条礼券包装小盒以28小盒为单位包装为一箱,并按照顺序排列;
每箱外有贴标签,内容为第N箱、面值、总张数、盒号号段。
第二十八条纸质礼券包含20、50、100、500、1000的五种面值,单位为礼券。
如其他组织对礼券面值有特殊需求的,可向集团总部申请,由集团总部审核批复。
第二十九条礼券动态部分包含礼券NO.号、序列号、密码、有效期、广告位五个部分,其中密码部分由银质涂层覆盖,刮开后可见。
第三十条礼券广告位由礼券运营中心招商确定,各子公司可以招商本地企业做礼券广告,并按照即时公布的广告价格支付广告费即可,各子公司招商广告须先与礼券运营中心沟通广告价格、数量及排期,以确保能按广告主需求安排。
第三十一条礼券有效期为礼券生成时设定,礼券在有效期截至前充值有效,超过有效期截至时间不能充值。
第三十二条礼券序列号及密码有系统自动生成,在网站充值时使用,使用后即无效。
第三十三条礼券NO.号由手工设定,编号为10位,由2个英文字母加8个阿拉伯数字组成,编号规则:
1.首位两字母:
以印刷礼券月份对应,对应关系如下:
一月
二月
三月
四月
五月
六月
七月
八月
九月
十月
十一月
十二月
JA
FE
MR
AP
MY
JU
LY
AG
SE
OC
VE
DC
如位数不够,可以按照英文字母排列顺序递进一个(比如6月位数不够,可调至JV、JW等)。
LQ、CS、NO,不做为正式礼券发行编号使用。
2.第三位:
当年年份最后一位数,如2014年,为4。
3.第四位为印刷礼券的面值表示:
20礼券表示为2,50礼券表示为5,100礼券表示为1;
500礼券为9;
1000礼券为8;
10面值为7。
如位数不够,可按数字排列递进一个。
(比如50礼券编号不够,可调至6、等。
)
4.后六位为流水号,设定起始号后系统自动生成。
第六章礼券系统状态设置
第三十四条纸质礼券分为四种状态(券面上不可见,仅在系统后台可见):
未激活、未使用、已使用、已作废,分别表示为礼券不可充值、可充值但未充值、已经充值、已经作废(此状态不可充值)。
礼券发向终端商户时须提前向集团总部申请激活礼券后才能发放使用。
第三十五条礼券四种状态操作顺序为:
未激活--未使用--已使用/已作废,状态变化顺序不能跳跃、不能反操作。
第三十六条礼券从系统生成到印刷、入仓、发放各子公司时,都处于未激活状态,即不能充值,如因其他原因导致礼券丢失、损坏,可申请该礼券作废。
第三十七条礼券仅在未使用状态时,可用于充值,即在配送便利店送给消费者前,须保持礼券的状态为未使用状态。
第三十八条礼券已充值或已作废即此礼券的状态完结,不能做其他操作。
第七章礼券充值兑换设置
第三十九条礼券充值设定规则:
20面值礼券每天每用户仅能充值50张以内,超出50张账号将锁定;
50礼券面值每天每用户仅能充值40张以内,超出40张账号将锁定;
100礼券面值每天每用户仅能充值30张以内,超出30张账号将锁定;
其他面值每天每用户仅能充值20张以内,超出20张账号将锁定;
不同面值间数量不累计、叠加,各规则间不冲突。
第四十条礼券账户余额达到2000礼券,则账户须绑定手机号后方可继续充值;
礼券账户累计充值总额达到10000礼券,则账户须绑定手机号后方可继续充值;
未绑定手机号不能充值,但不影响其他操作。
第四十一条同一用户或手机号、地址、收件人姓名等界定为一个用户的信息,在兑换时,有兑换限制,即同一个人兑换多个或者大量兑换,将被拉黑账户且不可恢复。
第四十二条界定便利店礼券自用量:
每月使用不超过配送礼券数量的10%,并且不超过1000礼券。
第四十三条界定子公司礼券自用量:
每月使用礼券不超过当月总激活礼券的1%,并且不超过10000礼券。
第四十四条便利店仅流通20面值礼券;
便利店周边联盟商家流通50、100面值礼券,可流通20面值礼券;
大客户/行业客户渠道流通500、1000面值礼券,可流通20、50、100面值礼券。
第四十五条为配合便利店开业活动使用,便利店可流通少量50、100面值礼券,少量的界定:
即50、100面值礼券的用量不超过总礼券用量的一半。
第四十六条礼券仅能在子公司授权行政辖区内流通,超出授权行政辖区流通礼券为串货行为(少量消费者带出辖区使用的除外)。
第四十七条礼券发行按照财务先进先出原则发行,同批次按照NO.号顺序发行。
第四十八条礼券对接人的约定:
1.省公司礼券对接人,须由省公司填写《子公司指定对接人报备表》报备集团总部,集团总部仅与报备的对接人对接礼券流通管理事项;
2.总公司默认报备的对接人与总公司对接时代表省公司的礼券行为,如因其工作失误或其他原因造成损失,由省公司承担;
3.如对接人因其他原因须更换,须提前或即时反馈总公司并重新报备礼券对接人,如因其斜街不当而造成损失,责任由省公司承担。
第四十九条礼券面值比例标准:
礼券申请面值主要为20、50、100礼券,且比例不超过5:
3:
2,即一次性申请礼券20面值礼券不低于50%,50面值占比不超过30%,100面值礼券不超过20%。
第五十条礼券配额标准核算标准:
1.子公司在开发到30家(含)便利店内,以每家便利店3W礼券/月的标准申请礼券;
2.子公司在开发到30家便利店后,申请礼券当月按照业务范围辖区内所有便利店上月礼券充值率计算平均数,以平均礼券充值率计算配额标准,具体规则如下:
a)礼券充值率为40%,则配送标准为3万礼券/便利店·
月;
b)礼券充值率每低于10%(绝对数),则礼券配送标准降低5000礼券/便利店·
月。
c)列举如下:
(充值率前一个数值为含,后一个数值不含)
礼券充值率
0-10%
10-20%
20-30%
30-40%
40-100%
配额标准
(/便利店·
月)
10000
15000
20000
25000
30000
第五十一条省公司成立启动市场时,可一次性申请10万礼券(面值不限)用于前期市场拓展用;
地市、区县公司成立启动市场时,可一次性申请5万礼券(面值不限)用于前期市场拓展用。
第五十二条每个店每月申请礼券,申请时可包含已开业、已签约及下月计划开店数量,申请数量公式为:
申请总额=(已签约店数+下月计划开店数)*礼券配额-剩余库存+¢,¢为浮动量,即为装整盒或整箱向上浮动的量。
第五十三条便利店资料标准:
申请前须将已签约店资料汇总完全,包含便利店签约合同扫描件、加盟前后门头/陈列照片、便利店营业执照扫描件、店东身份证扫描件,并按照资料提交要求提交。
第五十四条其他特殊使用礼券须另行报集团总裁办审批。
第五十五条所有礼券申请须填写《礼券申请函》、公司签字盖章后扫描,以公司企业邮箱发送为准,邮件标题约定为:
”XX省X月(数量)礼券申请函-日期”格式(例:
江西省5月900万礼券申请函-20150427),且需提前7个工作日申请。
第五十六条省公司礼券申请规则:
1.省公司每月申请一次礼券,须申请全省(包含所有地市区县公司)一个月的用量,仅需提交一张申请单;
2.省公司填写《省公司礼券申请函》须详细注明每个市公司其现有店数、下月计划开店数、申请礼券数量、面值比例,并做汇总。
3.省公司须收集各地市区县子公司的礼券申请,《市公司礼券申请函》仅作为省公司管理用,汇总数据计入《省公司礼券申请函》提交,不能直接转发《市公司礼券申请函》。
4.总公司对接省公司《省公司礼券申请函》时,将详细审核其申请函信息的准确性,包含各公司店数真实性、申请数量、面值比例,不符合规定的将退回。
第五十七条市公司礼券申请规则:
1.市公司申请周期由各省公司自行约定,申请时按照省公司约定周期提交《市公司礼券申请函》,须包含本区域内所有区县公司礼券用量,仅需提交一张申请单;
2.市公司填写《市公司礼券申请函》须详细注明本区域内每个区县公司现有店数、下月计划开店数、申请礼券数量、面值比例,并做汇总。
3.省公司对接市公司《市公司礼券申请函》时,须详细审核其申请函信息的准确性,包含店数真实性、数量是否符合规定,不符合规定的须退回重新调整。
第五十八条各子公司申请礼券,如须在配额外申请更多礼券,须另行申请并注明礼券用途。
第五十九条省公司礼券申请流程:
1.省公司根据全省现有便利店总数,开店进度预估下月开店数量,估算全省一个月礼券用量;
2.填写《省公司礼券申请函》,签字盖章后扫描,以邮件方式提交总公司对接人邮箱;
3.总公司礼券对接人接收《省公司礼券申请函》,审核便利店信息、申请礼券信息、剩余库存礼券信息,确认后提交集团总裁办审批,如信息有误,退回省公司重新填写;
4.集团总裁办审核礼券申请函后,交由仓库配送,并附带《礼券派发单》,表明详细的礼券发放数据,并邮件通知省公司礼券发放情况(包含发放数量、面值张数、礼券NO.号段、物流公司)。
5.反馈:
省公司收到礼券后,按照《礼券派发单》清点礼券数量,确认后签收扫描《礼券派发单》回传总公司礼券对接人,总公司将在收到《礼券派发单》文件后才能开始安排后续激活;
如礼券清点数量有异议,在1%范围内,清点出遗失礼券部分NO.号,申请作废;
如超过1%,省公司须配合总公司追查遗失原因。
第六十条市公司礼券申请流程:
1.市公司统计全市现有便利店数,下月计划开店数,填写《市公司礼券申请函》,签字盖章后以邮件形式发送省公司礼券对接人;
2.省公司接收《市公司礼券申请函》,审核信息,确认后,提交省公司负责人审批;
如信息有误,退回市公司重新填写;
3.省公司审核礼券申请函后,交由省仓库配送,并附带《礼券派发单》,表明详细的礼券发放数据。
4.反馈:
市公司收到礼券后,按照《礼券派发单》清点礼券数量,确认后签收扫描《礼券派发单》回传省公司礼券对接人;
如超过1%,市公司须配合省公司追查遗失原因。
第六十一条礼券派发运费约定:
总公司派发礼券将安排物流专线托运,须省公司到物流点提货,运费先由总公司垫付,省公司接收礼券后,对应礼券托运费打回总公司。
第一十二章礼券发行仓管理规范
第六十二条集团总部、省子公司均须设立发行仓,发行仓由财务人员监管。
总公司发行仓负责全国礼券的统一印刷管理和发行,省公司发行仓负责本省境内礼券的发行和管理。
第六十三条礼券出入库均须有财务人员监督下进行,并审核确认,登记详细的礼券出入库明细表。
第六十四条礼券入库前,须按照《礼券派发单》详细清点数量,确认数量的准确性,并按照盒号、箱号的顺序依次排列摆放,保证优先使用先入仓的礼券,同批礼券先使用编号小的礼券。
第六十五条礼券出库遵循先进先出原则,先入库礼券先出库,同批礼券按照编号顺序出库。
第六十六条礼券派发须有《礼券申请函》审批签字后,由财务人员监督下领取相应数量礼券并派发,并填写《礼券派发单》,财务审核确认。
第六十七条礼券发行仓每月盘点一次,对礼券库存损益情况报备并财务处理。
第六十八条礼券激活标准额度与礼券申请额度相同标准,严格按照标准配额、面值比例及资料标准激活。
第六十九条每月礼券配额不累计,到月底清零,月初按照配额标准重新计算。
第七十条所有礼券激活须填写《礼券激活申请函》,子公司签字盖章后扫描,以公司企业邮箱发送为准,邮件标题约定为:
”XX省礼券激活函-日期”格式(例:
江西省礼券激活函-20150427),且需提前1个工作日申请。
第七十一条每周二、周五为激活日,周一、周四提交激活申请,周二、周五统一激活。
第七十二条礼券激活仅能激活自有号段的礼券,提交激活函前须详细核对礼券NO.的准确性。
第七十三条礼券激活动作由总公司财务部统一操作,激活前将详细审核对应店铺数量准确性,如当月激活总额超出配额标准,须重新补充本月新增店铺资料(包含完整的便利店合作合同扫描件、加盟前后门头/陈列照片、便利店营业执照、店东身份证)。
第七十四条省公司礼券激活流程:
1.省公司统计汇总本省内所有市公司的《市公司礼券激活函》,审核信息准确性,包含店数的真实性、便利店资料完整性、面值比例、NO.号准确性,整理成《省公司礼券激活函》。
2.省公司填写《省公司礼券激活函》,签字盖章后扫描,以邮件形式提交总公司礼券对接人邮箱,如激活总额超过配额标准,须补充新增便利店资料。
3.总公司礼券对接人接收《省公司礼券激活函》,审核便利店数、激活面值比例、礼券派发回持,确认激活配额及激活范围,提交集团总裁办审批,如激活配额超出既定标准或非激活范围,返回重新申请,超出配额外的,须由集团总裁办审批或先回款;
如信息有误,退回重新修整提交。
4.集团总裁办审核《省公司礼券激活函》后,交由财务部统一激活,激活后,邮件回复省公司。
5.激活动作产生,即计入财务结算流程。
第七十五条市公司礼券激活流程:
1.市公司根据现有便利店数量及礼券配额计算标准,填写《市公司礼券激活函》,签字盖章后提交省公司;
2.省公司接收市公司提交的激活函,审核信息确认后,交由省公司负责人审批,确认后,汇总到《省公司礼券激活函》,提交总部激活。
3.省公司收到总公司的激活确认回复后,反馈市公司。
第七十六条所有礼券作废须填写《礼券作废申请函》,子公司签字盖章后扫描,以公司企业邮箱发送为准。
第七十七条礼券作废条件标准,以下情况礼券可作废:
1.礼券NO.号由系统生成后,印刷公司漏印刷部分;
2.礼券在运输过程中丢失、损坏部分;
3.礼券发往终端商户后,终止合作、形成坏账、无法结算款项情况。
第七十八条礼券作废审核项目标准,在礼券作废前,须审核的项目如下:
1.礼券的发往对象是否匹配,发往对象不匹配则不接受申请;
2.礼券状态是否为已充值状态,如已充值则不接受申请,可剔除已充值部分后申请作废;
3.作废礼券张数,如作废礼券张数超过1000张/月(含),则须按照0.1元/张结算礼券印刷流通费用再作废(礼券漏印刷、物流丢失部分除外)。
第七十九条礼券作废后,不计入结算项目,如已计入结算项目,在结算项目中做负数操作。
第八十条礼券作废流程:
1.申请:
子公司因礼券接收时缺失、丢失或发出后出现异常,填写《礼券作废函》签字盖章后扫描,以邮件形式提交总公司礼券对接人审批;
2.总公司礼券对接人审核礼券配送范围、是否已充值及作废张数,交由集团总裁办审批,审批后交流财务操作;
3.作废:
礼券作废动作统一由总公司财务操作,作废后以邮件形式反馈至子公司,并计入财务帐。
第四部分各公司职能规范
第八十一条礼券印刷:
寻找合适印刷企业,根据市场进度,估算礼券印刷量,并保证礼券数量足够及品质完好。
第八十二条礼券派发:
审核各省公司礼券申请函,按照既定量派发礼券,保证派发的时效性和准确性。
第八十三条礼券激活:
审核各省公司礼券激活函,按照既定规则激活礼券,保证礼券激活时效性和准确性,并做财务帐。
第八十四条礼券作废:
审核礼券作废函,作废礼券,保证各公司利益不受损。
第八十五条礼券使用率查询:
协助各公司查询礼券使用率,提供准确的礼券使用率数据。
第八十六条礼券流通管理:
制定礼券的相关管理规范,并按照规范管理对接各公司。
第八十七条礼券规则/使用培训:
培训各公司礼券相关人员礼券的规则、对接流程、使用策略等。
第八十八条礼券申请:
跟进本省市场进度,预估全省一个月的用量,申请礼券并发往各市公司。
第八十九条礼券激活:
协助各市公司整理礼券激活数据,提交总公司激活,并做财务帐。
第九十条礼券管理:
管理本省所有礼券的数据,包含申请、库存、激活、作废、使用率等数据。
第九十一条便利店数据整理审核:
协助各市公司整理便利店资料信息,以规范的形式提交总公司。
第九十二条礼券应用培训:
组织本省所有市公司相关人员,分享或培训礼券使用技巧及应用案例。
第九十三条礼券申请/激活:
根据本市市场进度和策略,申请/激活适量礼券用于便利店促销。
第九十四条便利店数据整理审核:
整理便利店的资料,按规范提交省公司并配合省公司审核。
第九十五条便利店礼券管理:
管理便利店礼券的使用,帮助其提升使用率并杜绝其自行使用礼券。
第九十六条礼券的教育:
培训便利店主使用礼券、教育礼券价值,宣传礼券。
第五部分便利店礼券流通规范
第九十七条每家便利店礼券配送额度每天不超过1000礼券,每月不超过3万礼券。
第九十八条便利店签约第一个月,配送3万礼券,其中开业活动1.5万,其后每天500礼券。
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