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清楚的,有效的商务写作不仅读起来顺畅,同时也能最大限度地传递信息,对你的事业也是大有好处的。
商务英语的主要特点如下:
一、把握国际商务英语的语气
国际商务英语写作中语气是很重要的,仓促而就的信函不会有效甚至还会惹恼对方而黄了一柱生意,所以我们必须从以下几个方面注意。
以读者为中心:
写作的时候,应该充分考虑你要写给的对象,要使对方感到你是体贴的,恭敬的,而且你非常在意对方兴趣和利益。
例如:
1、WehavereadyourarticleanalyzingtheworldmarkedtodayintheMayissueofyourChamber'
'
l,wewillneedacopyofthatarticle.
2、Weareconsidevingexpandingbusinessoverseasandneedtoestablishbusinessrelationswithyou.
尽管这两个例子都清楚地表达了意思,但是语气太直接,使对方感到不舒服。
所以是不成功的。
再看下面两个例子,内容完全一样,但效果完全不同。
1、WehavereadwithinterestyourarticleanalyzingtheworldmarkettodayintheMayissueofyourchamber'
sbulletin,Sinceourmarketingdivisionispreparingastudyoftheworldmarketaswell,,ourstudywillnotbecomplete.
2、Weareconsideringexpandingbusinessoverseasandwishtoestablishbusinesswithyousothatbusinesscouldbedevelopedtoourmutualbenefits.
很显然改后的信函语气更委婉,补充的词theinterest;
wewillappreciate等充分体现了对对方尊重。
语气要乐观:
乐观的语气有助于发展双方的友谊,双方的信任度,还有对合作的乐观。
给对方留下一个好的积极的印象是非常必要的。
要把这种积极合作的情绪传递给对方。
比如:
Weextendourthankstoyouforyourcooperationyouofourreadinesstoreciprocateatalltimes,这种乐观的语气有助于建立一种良好的生意伙伴关系。
语气要礼貌:
在国际商务信函中,礼貌的语气是非常重要的,它可以使信函中的交流理解起来更容易,也更易为对方接受,我们比较下面的两个例子:
1、Wearesorryyouhavemisunderstoodus.
2、Wearesorrysedidn'
tmakeourselvesclear.
两个例子说的是同样事件,但是第一个句子会使对方觉得造成误会的责任在他而心感不悦,而第二个句子强调了误会这一事实,并指出责任在我一方。
这样更易对方接受,更易建立更稳固的商业关系。
要多用第一人称和主动语态:
在商务写作当中,太多的被动语态和非私人性的语气会使对方觉得陌生,有可能会伤害彼此之间的关系,所以尽量多使用第一人称和主动语态。
这样会使信函显得更像在交谈,更直接,也更自然。
Theclientwillprovidethecapital.-Capitalwillbeprovidedbytheclient.
Ipreparedthebudget.比较起来主动语态更有动感,而一人称的使用也体现了一种自然的对话式的表达方式,留出了语言含义的最大空间。
虽然主动语态在很多情况下更有效,但有些上下文的需要要求使用被动结构。
比如在商业策略或法律条文中,不强调主语或动作的行为者时,多用被动结构。
如
Thecomputerroomwasleftopen.
Manyerrorsweremadeintheprogram.
二、6C原则
为了成功地进行商务信函交流,我们需要遵循如下几个规则:
1、Clearness:
不要让读者猜测你的意思,要清楚陈述,明确意思。
IneedtherecentE&
Oclaimsreportaslkmnl;
nk,soonaspossiblesoIhaveenoughtimetoreviewitbeforetheupcomingdepartmentmeeting.
Pleaseprovidemewiththe2004second-quarterreportonE&
OclaimsbySept,1,要清楚一个句子只表达一个含义,相关句子要注意期间的逻辑关系。
2、Conciseness:
要保证所有的词,句,段落一定要简洁,直接。
能够用一个词的地方不要用两个,能用短语的地方不要用句子,能用简单的句子不要用复杂的句子。
Forexample:
Using"
prefer"
insteadof"
expressapreferencefor"
;
Using“please”insteadof"
Willyoubekindenoughto"
Using“expect"
anticipate"
同时,在一个句子当中尽量不要重复同一个词。
如“Pleasequoteyourbestpriceforyourbestquality,Recommendedversion:
Pleasequoteyourlowestpriceforyourbestquality.
3、Correctness:
准确包括书写形式准确,语法准确,拼写准确,修辞和标点准确。
因此我们要注意你的信息的选用是否超出问题的范围;
所使用的陈述是否符合政策允许等等。
4、Concreteness在国际商务英语中,我们应该尽可能具体地表达我们的意思,避免含混和概括。
Ourapplesareexcellent.-Ourapplesarejuicy,-SmithsoncompanydidmorethanonemillionUSDworthofbusinesswithusin2002.句中的“极好”和“大的”意思笼统,不如具体的数字更能说明问题。
5、Consideration细致是指要从对方的立场来考虑整个事情。
比如你想推销自己的产品,那么你要在信中说明如果对方买了你的产品会得到什么样的益处,这样就很容易唤起对方的兴趣和购买欲望。
Acceptancndandbeofgreatbenefittoyourcompany.
6、Completeness:
完整有两方面的含义。
一是事实完整,而是说明完整。
要用最有效的办法提供所有必要的信息来实现你的目的,充分详实地回答对方提出的问题。
比如你要写一封信给供货商,告诉他货物没有及时运到,信中要包括以下几点
⑴提醒对方发货时间
⑵对方违约
⑶所造成的损失
⑷赔偿事宜
⑸希望不要再有此类事情发生
三、国际商务英语的文体特征
1、缩写词的作用:
在国际商务英语写作中,经常使用缩写词来节省空间和时间,这也非常符合商务信函简洁这一特征。
成本加运费CFR=costandfreight
货交乘运人价格FCA=freecarrier
金额Amt=amount
水渍险WPA=withparticularaverage
2、商业记号和密码的使用:
在国际商务英语信函中这已是一个独特的国际传统了,特别是在电报和电信中。
下面只是其中的几个例子。
@at,each单位
FF=Frenchfranc法国法郎
Us$=USdollar美元
Rs=rupees卢比
3、“/”的使用:
在商务信函中,“/”被用来分开可替换的两个东西,也可用来表达“每”的意思等等。
M/W=measurementorweight
L/C=letterofcredit
B/L=billoflading
D/P=documentsagainstpayment.
4、多用短而简单的动词:
很多人认为,短而简单的词比那些华丽的词更能给读者留下深刻的印象,像迷宫似的长单词会使读者误会或者干脆就不懂文中的含义。
Pleasespecifyyourrequirementbyreturnmail."
Specify"
isusedinsteadof"
Statedefinitely."
Pleaseexecutethecontractwithoutdelay.“Execute”isusedinsteadof“Carryout"
。
结论:
国际商务英语写作因其今天特殊的作用,会越来越受到人们的关注。
本文旨在简要介绍一些国际商务信函的特点,帮助读者更多地了解国际商务英语的写作知识,更好地为对外商业交流服务。
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