新系统电脑流程管理.docx
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新系统电脑流程管理.docx
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新系统电脑流程管理
红华HHIS系统功能和流程架构文档
[HongHuaInfoSupervise]
(Version1.0)
编制单位:
红华网络科技公司
编制部门:
软件开发中心
编制人:
张元慧
编制日期:
2002-6-13
目录
一、系统分类5
二、物理结构5
数据库分布结构5
数据传输处理6
网络结构7
相关企业机构设置:
8
二、商品管理8
商品结构8
基本信息10
商品价格结构10
商品的等级11
条码和批次11
商品权限控制12
商品管理流程13
商品换装及商品组合14
三、计划管理16
销售计划16
四、采购管理19
供应商19
采购流程19
采购合同20
采购订单21
入库验收单21
凭证处理22
采购发票管理23
付款管理24
采购退换货处理24
五、库存管理26
仓库的定义26
库位的设置27
库权限管理27
安全库存27
出入库管理28
库存的查询28
商品的盘点28
盘点财务处理29
商品损耗29
六、商品调拨31
内部平价调拨31
外部调拨32
七、销售管理33
本地库存的销售33
异地库存的销售35
先销后进37
欠款销售40
网络销售40
批发加盟销售41
八、销售退货44
销售给消费者、加盟店、批发商退货44
财务处理44
九、客户关系管理47
客户的定义:
47
会员客户47
分销客户48
连锁客户48
批发客户48
加盟客户48
零售客户48
投诉管理48
客户回访49
十、赠品管理50
十一、配送管理51
物流公司组织结构:
51
超市业务数据和物流公司数据传递51
总公司数据业务数据和物流公司数据传递52
配送订单打印52
调度管理52
到厂家提货配送53
配送结果确认53
十二、人事管理54
部门结构:
54
岗位:
54
权限表现:
54
员工:
55
考勤55
工资56
人才库56
十三、权限管理57
人事权限:
57
商品类57
仓库权限57
十四、办公系统58
文件管理58
公告牌58
信息管理58
日程安排59
工作流程管理59
名片管理:
60
十五、售后服务60
十六、财务系统60
设置会计期间60
会计科目60
凭证管理60
总帐61
固定资产61
费用管理61
十七、电子商务61
一、系统分类
(1)分类情况:
公司总部系统、配送中心系统、超市业务系统、前台POS系统、电子商务平台。
(2)系统关系图:
电子商务平台
总部
供应商
批发商
加盟商
目标会员
DialI-Up
DDN
ISDN
ADSL
光纤
A地区
B远程外地系统
门店1……..门店n
门店1……..门店n
二、物理结构
数据库分布结构
新系统采用分布式和集中式相结合架构形式,主要分类及特点有:
(1)主数据库:
使用对象:
总公司(企业集团的总部);
功能内容:
包括客户、进、销、存、财务、办公、人事、权限、售后、报表等功能;
(2)客户数据库:
使用对象:
分销商(财务进行独立核算的销售单位)、连锁店(财务不独立核算的销售单位)、配送中心(负责仓库管理和物流配送的管理单位)。
分销商:
包括进、销、存、帐务、办公、人事、报表;
连锁店:
包括进、销、存、帐务、办公、人事、报表;
配送中心:
包括配送信息、库存、办公、人事、报表等功能。
(3)传输特点:
数据增量传输。
(4)数据库类型:
SQLServer2000。
客户数据库1
(百大超市)
主数据库
(总公司)
客户数据库3
(遵义超市)
客户数据库2
(配送中心)
客户数据库4
(都匀超市等…..)
(5)硬件配置:
A、主数据库服务器:
专业数据库服务器,随着将来的发展,将会使用服务器群集技术,实现负载平衡,减少风险,减少投资,合理利用现有资源。
B、客户数据库服务器:
采用一般的服务器。
如果是很小的引导店,使用一般的台式办公用的计算机代替服务器。
C、终端:
普通台式办公用的电脑或POS机。
D、其他:
条码打印机、条码扫描设备。
数据传输处理
(6)主数据库和客户数据库的传输模式。
客户数据库更新
数据传输请求
主数据库
更新
数据流数据流
(7)传输要求:
A、网络要求:
光纤、ADSL、DDN、拨号上网等;对于信息要求较高的地区每超市需要一台服务器时时接入网络,对于地区超市,也可以象便利店一样,晚上接入网络进行数据传输。
B、主数据库:
人事、商品、库存、办公…需要数据同步。
其他的数据当日在本地处理后,到晚上自动传输到总公司。
C、客户数据库:
接受主数据库的人事、商品、办公信息。
业务数据在本地处理,在一定的时间内自动上传到主服务器。
网络结构
终端服务客户机
相关企业机构设置:
数据维护中心
系统管理部
商品维护部
数据维护中心职能:
管理数据服务器及相关设备的安全,监控数据的传输是否正常,其他数据的日常维护等工作。
系统管理部:
管理数据服务器及相关设备的安全。
下设系统管理员岗位,负责系统底层的初始化工作和数据库维护工作。
商品维护部:
管理商品的条码打印、分配及商品的基本信息维护,下设商品维护员。
因为对于公司来说,商品的种类,商品的价格,商品的搭配分析,对于公司的库存,销售有着重要的深刻的影响。
并且数据量很大,也是系统的基础数据来源。
二、商品管理
商品结构
商品的大类和子类组成商品主要结构,外加商品属性进行管理和分析。
基本统计数据以类别为主,如:
最大类分为:
家电、百货、食品、IT产品。
(1)家电类部分结构如下:
家电
小家电……
彩电
海信彩电……
暖风机……
饮水机
康佳彩电
海尔彩电
格力暖风机……
安吉尔饮水机
美的饮水机
(2)百货类部分结构如下:
百货
化妆品
服装
休闲装……
护肤品……
洗面奶
衬衫
西服
(3)食品类部分结构如下:
食品
方便面
饮料
统一方便面…
康师傅方便面
果汁饮料……
水饮料
碳酸饮料
(4)IT产品类部分结构如下:
IT产品
打印机
电脑
EPSON打印机
笔记本电脑…
联想打印机…
商用电脑
家用电脑
基本信息
商品店内码
商品条码
商品类
品牌
商品名称
规格型号
生产商
商品等级
商品的属性
进项税
销项税
是否有效期管理
是否使用
是否新品
是否上网
商品单拉
商品包装
商品价格结构
每个独立核算的单位可以控制本单位的价格。
包含价格名称:
参考进价(也可说是最高进价)、统一标价(销售标价)、调拨价、批发价、网络价、会员价、最低售价、特价;
特价管理:
支持限时限量特价管理
商品价格:
商品型号
销售单位
参考进价
统一标价
调拨价
批发价
网络价
会员价
最低售价
商品特价:
型号
销售单位
开始时间
结束时间
商品特价
商品的等级
(8)商品类等级管理(适用ABC管理法)
大类
子类
等级
彩
电
海尔彩电
A级
康佳彩电
B级
厦华彩电
C级
海信彩电
C级
(9)具体商品型号的等级管理(适用ABC管理法)
类名
型号
等级
海
尔
彩
电
海尔彩电21T3A-T
A级
海尔彩电29F8A-T
B级
海尔彩电29F9A-P
C级
海尔彩电21T6D-T
C级
条码和批次
使用原则和作用:
(1)对于家电使用店内码作为条码。
食品和百货本身有条码的使用原条码,没有或有误的使用店内码作为条码。
(2)对于家电统一进行批次管理,对于需要进行有效期管理的百货和食品也需要进行批次管理。
(10)用批次和条码对商品的进、调、销、退、换进行跟踪管理。
(11)满足商品一品多码的情况(两个供应商供同一种商品,但条码不同的情况下进行的处理),建议不要使用一码多品,一码多品的情况将使用店内码。
(12)使用流程:
A、条码的产生
店内码的组成=
(2)+商品类码+商品编码
进货商品是否为新品
否
是
延用原店内码
系统自动产生店内码
系统自动产生批次
店内码
商品条码=+
条码标签内容包括:
商品条码、商品名称(包括了品牌)。
条码打印地点:
仓库(配送中心)。
B、入库
打印条码和批次
粘贴到入库商品上
扫描枪扫描检测无误
库管确认入库
C、出库
扫描枪扫描条码
系统验证无误
库管确认出库
注:
对于家电,还需把条码粘贴标价牌上,利于销售时扫描其条码,因为销售的时候不知是哪一个批次,所以标价牌就是店内码,没有批次。
商品权限控制
具体权限控制区域:
在商品的基本信息管理、采购业务、调拨管理。
商品权限适用树结构表现,如果某人具有彩电类权限,那他具有所有彩电子类的权限。
如果具有家电类权限,那他具有所有所有家电类的权限。
如下:
海尔彩电
康佳彩电
员工1
张三人
美菱冰箱
员工1具有海尔彩电、康佳彩电、美菱冰箱类的业务管理权限,没有其他商品的业务管理权。
彩电
员工2
冰箱
员工2具有彩电所有子类、冰箱所有子类的业务管理权限,没有其他商品类的业务管理权。
商品管理流程
业务部请求信息
相关部门审批
提交到商品部
变更商品信息
业务部请求信息包括:
新品的添加及删除、商品价格的修改、特价处理,商品促销处理,商品搭配销售,商品陈列等。
商品部处理的信息包括:
业务部的请求、其他部门的请求、所有门店和配送中心条码的统一打印分配、商品分析、商品换装及组合处理。
商品换装及商品组合
(1)、商品换装:
指商品从一包分成多批进行管理.这方面最突出的就是日用品.在商品基本属性中记录了商品的一般包装.但是商品条码不变.
(2)、商品组合:
指几种商品组合加工成另外一种新的商品.新商品的条码和原商品的条码已经没有联系.
商品组合流程:
出库
三、计划管理
销售计划
(统一由公司制定,下传到各超市。
)
(1)年度计划
系统根据相关参数生成各中心建议计划,计划人员可根据实际情况作调整:
2002年度各中心大类销售计划
计划执行主体
计划商品类
计划销售数量
计划销售金额
计划销售利润
计划承担费用金额
冰箱中心
冰箱
彩电中心
彩电
空调中心
空调
洗衣机中心
洗衣机
影音中心
音响家庭影院
小家电
(1)
小家电
(1)
小家电
(2)
小家电
(2)
IT中心
IT产品系列
合计
2002年度冰箱中心超市销售计划
计划执行主体
计划商品类
计划销售数量
计划销售金额
计划销售利润
计划承担费用金额
展览管超市
冰箱
百大超市
冰箱
贵开超市
冰箱
商贸城超市
冰箱
网络超市
冰箱
凯里超市
冰箱
兴义超市
冰箱
水城超市
冰箱
遵义超市
冰箱
毕节超市
冰箱
怀化超市
冰箱
兴仁超市
冰箱
独山超市
冰箱
合计
2002年度冰箱中心末类销售计划
计划执行主体
计划商品类
计划销售数量
计划销售金额
计划销售利润
计划承担费用金额
展
览
管
超
市
海尔冰箱
美菱冰箱
长岭冰箱
伊莱克斯冰箱
百
大
超
市
海尔冰箱
美菱冰箱
长岭冰箱
伊莱克斯冰箱
合计
(2)季度计划
系统可自动平均分解年度成为建议月度计划,计划人员可根据实际情况作调整,系统自动检测其合理性,格式如下:
2002年1季度各中心大类销售计划
计划执行主体
计划商品类
计划销售数量
计划销售金额
计划销售利润
计划承担费用金额
冰箱中心
冰箱
彩电中心
彩电
空调中心
空调
洗衣机中心
洗衣机
影音中心
音响家庭影院
小家电
(1)
小家电
(1)
小家电
(2)
小家电
(2)
IT中心
IT产品系列
合计
(3)月度计划
系统可自动平均分解季度度成为建议月度计划,计划人员可根据实际情况作调整,系统自动检测其合理性,格式如下:
2002年1月份各中心大类销售计划
计划执行主体
计划商品类
计划销售数量
计划销售金额
计划销售利润
计划承担费用金额
冰箱中心
冰箱
彩电中心
彩电
空调中心
空调
洗衣机中心
洗衣机
影音中心
音响家庭影院
小家电
(1)
小家电
(1)
小家电
(2)
小家电
(2)
IT中心
IT产品系列
合计
(4)中心月度提成比例设置
中心名称
计划完成率
提成比例
冰箱中心
X>=100%
公司:
中心=45%:
55%
90%<=X<100%
公司:
中心=50%:
50%
X<90%
空调中心
X>=100%
公司:
中心=50%:
50%
90%<=X<100%
公司:
中心=45%:
55%
X<90%
小家电
(1)中心
X>=100%
公司:
中心=45%:
55%
90%<=X<100%
公司:
中心=50%:
50%
X<90%
四、采购管理
采购管理包括如下内容:
供应商、采购合同、采购订单、入库验收单、财务处理、采购发票等功能。
在相关单据商处理使用唯一单号管理。
供应商
供应商信息包括:
公司简介、经营领域、企业人数、注册资金、服务项目、法人、销售负责人、财务负责人、地址、所在区域、邮编、公司电话、传真、邮件、主页、信用等级、开户行、银行帐号,供应商供应的商品类管理,如下:
海尔彩电
海尔冰箱
供应商1
张三人
海尔冷柜
采购流程
采购合同
采购订单
是否配送?
配送中心
打印配送单
是
否
打印条码
验收入库
代销经销
借:
库存商品-仓库-具体商品型号
外部往来(应缴税金)-厂家
贷:
应付帐款-厂家
借:
受托代销商品-仓库-具体商品型号
贷:
代销商品款-厂家
采购合同
在业务过程中,采取合同管理所有业务的形式。
具体说:
任何采购和付款、结算行为,必须先有其合同存在。
合同内容:
合同主体、供货明细、赠品条款、扣点条款、反利条款、促销条款、合同文本条款、备注等内容。
(1)合同主体:
甲方、乙方、结算方式(先进先出、后进先出、低价先出等)、销售类型(代销、经销)、付款方式、有效期、合同签订人等。
(2)供货明细:
商品名称、数量、单价、生产厂家、计量单位、总额。
(3)赠品条款:
每进货,数量、将获赠品。
(4)扣点条款:
A、保底正常销售达到元,到扣%。
B、保底特价销售达到元,到扣%。
C、保底批发销售达到元,到扣%。
(5)促销条款:
A、销售量达到台,按每台元计算促销费(开箱费)。
(6)反利条款:
A、付款额度到达元,反利%作为广告费用。
(7)合同文本条款:
甲乙双方的权利和义务、其他补充条款等等。
(8)合同管理流程:
录入合同
合同审核
审核通过?
否
合同生效
合同过期?
执行合同
是
归档合同
(9)合同变更管理流程:
变更修改合同
合同审核
审核通过?
否
合同失效
合同生效
采购订单
进行商品采购时,向供应商发出的采购请求及商品明细。
(1)订单内容:
进货单位、供应商、到货时间、订单日期,到货地点、到货仓库、合同号,开单人;商品名称、单价(默认为合同定价)、数量、金额。
(2)采购订单管理流程:
录入订单
订单审核
审核通过?
否
发给厂家,并配送
入库
入库验收单
(1)入库单内容:
进货单位、供应商、类型(经销、代销)、入库时间、入库仓库、厂家大票号,入库人;商品名称、单价(采购订单上的单价)、入库量、金额。
等待入库
粘贴条码
条码枪扫描检测无误
库管确认入库
凭证处理
商品一旦入库,系统自动生成财务凭证,等待财务人员的审核,审核通过,进入财务系统。
验收入库
系统产生凭证
代销经销
借:
库存商品-仓库-具体商品型号外部往来-厂家
贷:
应付帐款-厂家
借:
受托代销商品-仓库-具体商品型号
贷:
代销商品款-厂家
财务审核
有效凭证
采购发票管理
(1)发票管理内容:
发票号、发票金额、供应商、进货单位。
(2)因为在实际工作中,发票和订单对应不起来,所以发票管理只管理到发票的数量。
(3)管理流程:
A:
经销:
录入发票
发票审核
有效发票
借:
应缴税金-应缴增值税-进项税
贷:
外部往来(欠税票)-厂家
B:
代销:
代销商品
销售
借:
银行存款
贷:
商品销售收入-销售单位-具体商品型号
应交税金-应交增值税(销项税)
代销商品
结算
冲销原采购重新采购
借:
受托代销商品-仓库-具体商品(红字)
贷:
代销商品款-厂家(红字)
借:
库存商品-其他一库-具体型号
应交税金-应交增值税-进项税
贷:
应付帐款-厂家
销售后
结转销售成本付款给供应商
借:
商品销售成本-销售单位-具体商品型号
贷:
库存商品-其他一库-具体型号
借:
应付帐款-厂家
贷:
银行存款-银行名称
付款管理
(1)付款管理内容:
收款单位、付款形式、开户行、帐号、付款金额、当日库存、样品库存、不良品库存、应付货款、发票数等信息进行管理。
(2)付款流程:
请款单
相关部门审核
付款
借:
应付帐款-厂家
贷:
银行存款-银行名称
采购退换货处理
(1)管理内容:
退货单位,供应商,所退商品,数量,金额,退货原因等内容。
(2)退货流程:
退货申请单
审核批准
打印退货单
出库
代销经销
借:
库存商品-仓库-具体商品型号(红字)
应缴税金-应交增值税(进项税)(红字)
贷:
应付帐款-厂家(红字)
借:
受托代销商品-仓库-具体商品型号(红字)
贷:
代销商品款-厂家(红字)
五、库存管理
仓库的定义
(1)定义内容:
仓库的名称、编号、属性(正品、样品、不良品、维修、虚拟)、所在地区、仓库所有者、是否为本地仓库、所属配送中心等信息。
(2)运作原理:
客户所在地区
找出本地区的仓库
仓库所有者是
销售单位?
所有者审批
不是
补采购流程
是
配送?
不
是
所在配送中心打印配送单
调度
出库
库位的设置
对于同一个仓库可以进行不同库位的管理,库存管理细到库位的商品库存数量。
如:
A库位(25台)
B库位(45台)
东站1号库(100台)
C库位(30台)
库权限管理
设置库管的权限,只有库管才有此商品库的出入库权。
东站1号库
库管1
东站2号库
安全库存
设置商品的安全库存,并对其上下限进行管理。
安全库存的参数:
存货最低天数、存货最高天数、销售参考天数、促销量增长率、商品的等级基数。
安全库存=日均销量×库存天数×促销量增长率;
库存下限=日均销量×库存最低天数×促销量增长率;
库存上限=日均销量×库存最高天数×促销量增长率;
当商品达到库存的下限时,系统自动产生其补货通知(采购订单),商品的库存不能超过其上限。
出入库管理
出入库商品信息传到仓库,库管用条码扫描设备进行出入库操作。
输入单号查询出单据
条码扫描
确认入库或出库
库存的查询
(1)日常查询:
包括实际库存、可用库存、库存的下限、库存上限、赠品库存等。
(2)库存结构查询:
各商品类或型号分布在不同的库中的实际库存数量及金额。
商品的盘点
(1)包括内容:
管理库存的冻结、盘点清单的生成、盘点清单的打印、盘点数量的录入、盘点商品的确认、盘点结束确认、盘点损益。
(2)操作流程:
库存冻结
生成盘点单
打印
录入盘点结果
审批确认
盘点结束,解冻库存
生成盘点损益表,并归档
盘盈盘亏
借:
待处理财产损益-仓库-具体型号
贷:
库存商品-仓库-具体型号
借:
库存商品-仓库-具体型号
贷:
待处理财产损益-仓库-具体型号
盘点财务处理
A:
盘盈:
借:
待处理财产损益-仓库-具体型号
贷:
营业外收入
B:
盘亏(作为费用)
借:
管理费用-部门
贷:
待处理财产损益-仓库-具体型号
C:
盘亏(作为赔偿)
借:
其他应收款-个人
贷:
待处理财产损益-仓库-具体型号
商品损耗
管理因为商品过期或损坏等原因引起的库存减少,主要信息有损耗仓库、损耗商品、数量、单价、原因等。
(1)具体操作流程如下:
损耗申请单
审批确认
出库
借:
待处理财产损益-仓库-具体型号
贷:
库存商品-仓库-具体型号
六、商品调拨
内部平价调拨
转库:
同一公司间仓仓相调、仓位相调),必须控制先出后入)
(1)同一公司间调拨叫内部调拨
调拨申请单
审批
打印配送单
是否配送?
是
否
调度
调出方出库
调入方入库
代销经销
借:
库存商品-仓库(入)-具体商品型号
贷:
库存商品-仓库(出)-具体商品型号
借:
受托代销商品-仓库(入)-具体商品型号
贷:
受托代销商品-仓库(出)-具体商品型号
外部调拨
销售:
(店与店之间的调拨),在财务上视同销售.
(2)非同一公司间调拨叫外部调拨:
调拨申请单
审批
打印配送单
是否配送?
是
否
调度
调出方出库
代销经销
借:
应收帐款-调入方
贷:
商品销售收入-销售单位-具体商品型号
外部往来(应缴税金)-调入方
借:
委托代销商品-调入方-具体商品型号
贷:
受托代销商品
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