01文件控制程序文档格式.docx
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负责对外来文件的收发和本公司文件的印发、登记、编号、归档和销毁;
同时对公司内各单位的文件控制负有指导、检查职责。
4.2安全质量管理科负责《管理手册》、《程序文件》等体系文件的管理和控制。
4.3有限公司各单位、各职能部门负责各业务范围内文件的制定、修改、管理和控制;
负责对有关法律、法规、规范、标准的有效性跟踪、收集,并及时向相关部门公布,以防误用。
5工作程序
5.1文件的分类。
文件按管理类型分三类。
5.1.1一类文件:
体系管理文件
包括:
《管理手册》、《程序文件》、《项目质量、环境与职业健康安全管理计划》及方案等。
5.1.2二类文件:
技术文件。
分为专用性和通用性技术文件。
专用性技术文件包括:
作业指导书、施工组织设计、设计施工图纸及会审记录、表单等。
通用性技术文件包括:
国家/行业标准、规范、规程等。
5.1.3三类文件:
管理性文件。
分为法规性和事务性文件。
法规性文件包括:
内部和外来与体系相关的法律、法规、规章和管理规定、管理办法、实施细则及合同文件等。
事务性文件包括:
与体系活动直接相关的管理性、事务性文件。
以图片、录像带、软盘、光盘等为载体的上述文件。
5.2文件的控制方法
5.2.1对体系文件和技术文件中的专用性技术文件,由主管部门编写唯一的受控号,并加盖“受控”章,形成唯一标识,相关部门对其进行控制。
5.2.2技术类中通用性文件,可采取在收、发文登记簿上签收的方式进行控制。
5.2.3管理性文件,由领导审定发放范围,办公室编拟发文号和文件顺序号形成文件的唯一标识,以收、发文登记签收的方式进行控制。
5.3文件的拟制、批准和发布
5.3.1《程序文件》由各相关部门负责编制,安全质量管理科审核,管理者代表批准发布。
5.3.2《项目质量、环境与职业健康安全管理计划》由分公司、项目部编写,安全质量管理科审核,管理者代表批准发布。
5.3.3其它管理性文件由各相关部门按《中铁十九局集团有限公司公文处理办法》文件规定编拟,部门负责人审核,公司领导批准发布。
5.4文件的编号与发放
5.4.1《管理手册》、《程序文件》由安全质量管理科负责编号与发放。
5.4.2《项目质量、环境与职业健康安全管理计划》由项目部负责编号与发放。
5.4.3管理性文件统一由有限公司办公室负责,文书人员在《收(发)文登记簿》上登记,注明编号、制文机关名称、标题、份数、承办单位(部门)并履行签字手续,收文单位(部门)收到文件后应及时在《收文登记簿》上做好相应登记。
5.5文件的传递
文件传递采用挂号、邮寄、面送等方式,需邮寄的文件由文书人员办理邮寄并做好登记。
5.6实施公布《有效文件清单》制度
5.6.1有限公司各相关部门依据本部门的有效文件版本,经本部门领导审核后,于每年三月底前向有限公司办公室报送《有效文件清单》,由办公室统一以文件形式下发实施。
5.6.2《有效文件清单》的内容包括:
管理手册、程序文件、规程、规范、验标、合同以及国家、行业、上级、业主、监理等部门发布的与体系运行有关的法律、法规文件。
5.6.3各分公司、项目部根据有限公司《有效文件清单》结合本单位实际制定本级《有效文件清单》。
5.6.4有限公司机关各相关部门除执行有限公司《有效文件清单》外,还要编制本部门的有效文件清单。
5.7文件复制
5.7.1复制受控文件由文件使用人员填写《文件复制审批单》,经本单位办公室领导批准后方可办理。
5.7.2复制后的文件按5.4.3条款进行管理。
5.8文件更改
5.8.1更改文件坚持谁编制谁更改的原则,并填写《文件更改申请单》,经主管领导签批后更改。
更改后的文件由文件管理人员填写《文件更改通知单》,发放到有关部门,文件持有人负责在相关处划改并做登记。
5.8.2管理体系文件的换版
当管理体系文件需要大幅度修改时,应进行换版,由安全质量管理科提出换版申请,经总经理和管理者代表批准后实施。
换版后原作废的体系文件按照5.9.2条款处理。
5.9文件的清退、销毁与留存
5.9.1文件的清退。
凡承办完毕的文件要定期进行清退,机关各部门应于每年三月底前,向文件的发放部门移交,并履行签章手续,发放部门按《中铁十九局集团有限公司公文处理办法》及《铁道部第十九工程局企业档案管理暂行细则》文件办理。
5.9.2文件销毁。
文件的发放部门对其作废文件应进行标识,加盖“作废”章,填写《文件销毁清单》,报请相关领导审核批准后即可销毁,销毁文件按照《中铁十九局集团有限公司公文处理办法》的有关规定执行。
5.9.3作废文件留存。
因工作需要留存与体系运行有关的文件,由文件的发放部门负责,加盖“作废文件留存”章,由有关部门自行留存,需销毁文件时按照5.9.2的有关规定执行。
5.10文件归档与借阅
5.10.1文件归档执行《铁道部第十九工程局企业档案管理暂行细则》(局办〔1999〕4号)文件。
5.10.2借阅文件按规定填写《档案借(查)阅和利用效果登记表》。
借阅者必须遵守借阅规定,重要文件须经有关领导批准方可借阅,不得将文件丢失或损坏,并按时归还。
6相关文件
6.1《中铁十九局集团有限公司公文处理办法》(公司办〔2002〕1号。
6.2《铁道部第十九工程局企业档案管理暂行细则》(局办〔1999〕4号)。
7记录
7.1《文件销毁清单》CX01-A4(01)
7.2《收文登记簿》CX01-A4(02)
7.3《发文登记簿》CX01-A4(03)
7.4《有效文件清单》CX01-A4(04)
7.5《文件复制审批单》CX01-A4(05)7.6《文件更改申请单》CX01-A4(06)7.7《文件更改通知单》CX01-A4(07)
7.8《文书档案借(查)阅和利用效果登记表》CX01-A4(08)
7.9《科技档案借(查)阅和利用效果登记表》CX01-A4(09)
文件销毁清单
承办单位:
CX01-A4(01)
序号
文件字号
文件标题
份数
销毁人
监销人
销毁方式
批准人:
年月日
收文登记簿
CX01-A4(02)
收文
日期
编号
原文
编号
秘
密
等
级
来文机关
内容标题
份
数
号
次
承办过程
处理结果
附注
承办
单位
收者
签名
(月日)
回收
注销
归档
卷号
销毁
批准人
监销人
销毁人
月
日
发文登记簿
CX01-A4(03)
发文号
制文机关
内容摘要
发往机关
收者签名
案
卷
接收
发出
监毁人
有效文件清单
单位:
年月日CX01-A4(04)
序
文件名称
文件字号及时间
备注
制表:
复核:
批准:
文件复制审批单
CX01-A4(05)
文件名称
文件编号
复制部门
复制页码
复制数量
份
页
复制内容:
复制人:
日期:
复制目的:
使用人:
批准人:
文件更改申请单
CX01-A4(06)
更改文件名称
文件编号
申请更改部门
申请更改原因
申请人:
年月日
更改前内容
更改后内容(可另附页)
更改人:
相关部门
意见
负责人会签:
更改部门
审查意见
负责人签字:
安全质量监察部
负责人签字:
审批意见
文件更改通知单
CX01-A4(07)
通知单位
更改页码
更改条款
更改内容:
文件持有人
更改日期
通知人
文书档案借(查)阅和利用效果登记表
CX01-A4(08)
单位
借阅日期
借阅内容
制文单位
文号
标题
借出档号
年代
保管期限
第卷
第份
共张
抄录
复印
借档人签字
归还日期
查档目的
利用效
果
备
注
经办人
科技档案借(查)阅和利用效果登记表
CX01-A4(09)
借阅
项目
名称
种类
案卷号
审批领导(证件)
借(查)阅人
张号
或图号
(份张)
查阅
兰图
底图
复制
查
档
目
的
及
内
容
利
用
效
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