某职业学院档案管理制度汇编.docx
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某职业学院档案管理制度汇编
某大学院校
档案管理制度汇编
综合档案室
二〇〇八年十月
某某职业学院档案管理办法
第一章总则
第一条为了加强某某职业学院(以下简称“学院”)档案管理,有效的保护和利用学院档案,维护学院历史真实面貌,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案管理实体分类法》、《高等学校档案工作规范》,结合学院实际,特制定本办法。
第二条本办法所称档案是指学院从事教学、科研、党政管理等活动直接形成的对学院和社会具有保存利用价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。
第三条档案工作是学院建设的一项重要基础工作,是检查和评估学院管理水平的重要指标,学院必须把档案工作纳入整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。
第二章领导体制、机构设置
第四条学院档案工作由主管院长办公室的院长分管,并成立学院档案工作小组,业务上接受广东省档案局、广东省教育厅办公室的指导、监督与检查。
第五条学院设置综合档案室,为正科级建制,由院长办公室领导,它既是永久保存和提供利用学院各类档案的管理机构,又是全院档案工作的职能管理部门。
第六条综合档案室的基本任务
(一)贯彻执行国家关于档案工作的法规和政策,负责规划、协调全院档案工作。
(二)制定学院档案工作的规章制度,并负责监督、指导和检查执行的情况
(三)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计和保管学院各类永久、长期保存的档案及有关资料,组织实施学院档案的信息化建设,负责学院电子文件归档和电子档案的规范化管理。
(四)开展档案开发利用,编辑档案参考资料、编制检索工具、积极开发档案信息资源,为学院各项工作做好服务工作。
(五)对学院各部门、单位的档案工作进行业务指导、监督和检查,对全院专兼职档案工作人员进行业务培训。
(六)参加档案业务、学术研究和交流、协作活动。
(七)开展档案宣传教育活动。
(八)完成学院领导交办的任务。
第七条各处(室)、系(部)等部门应有一名负责人分工管理该部门的档案工作,并确定合适的兼职档案员,负责本部门档案材料的收集、整理和移交工作。
第三章档案队伍建设
第八条学院专(兼)职档案员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法,具备档案专业知识和一定的科学文化知识。
第九条学院综合档案室专职档案员列入学院事业编制,档案队伍实行专、兼职人员与临时聘请人员相结合。
第十条学院专(兼)职档案员属档案专业技术人员,其职称和待遇按国家及广东省的有关规定执行。
第四章经费、库房和设备
第十一条学院档案事业所需经费,应单独立项,列入学院预算,由院长办公室统筹安排。
第十二条学院应充分考虑学院档案事业的发展规模,本着方便利用、安全保管、有利发展的原则,为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。
第十三条学院要有计划地为综合档案室配置适应档案现代化管理需要的设备,如:
计算机、复印机、录音机、照像机、扫描仪、除湿机等。
第五章文件材料的归档、移交与接收工作
第十四条学院档案工作要纳入学院和各部门发展规划和工作计划,纳入管理制度,纳入教学、科研和党政管理人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十五条学院对基建工程、教学科研成果和重要设备采购等项目验收、鉴定前,应由综合档案室对项目进行档案验收,未经档案验收或验收不合格的,不予以工程竣工、课题结题的验收、鉴定工作和报(评)奖。
第十六条学院严格实行文件材料形成部门、课题组立卷制度,学院各部门在教学、科研、党政管理等活动或个人在职务活动中形成的材料,由各部门按照综合档案室制定的档案整理规则加以系统整理组卷,编排页号或件号,填写卷内目录,经检查合格后定期向综合档案室移交。
综合档案室负责指导各立卷单位文件材料的立卷归档工作。
第十七条列入归档范围的档案,必须按照规定向综合档案室移交,集中管理,任何个人不得拒绝归档或据为己有;个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,综合档案室可通过征集、代管等形式进行管理;对于个人向综合档案室捐赠档案的,视珍贵程度,学院给予奖励。
第十八条文件材料形成部门立卷时间,原则上要求:
除教学档案按学年度立卷外,其余各类档案均按年度立卷,每年三至五月份为部门立卷时间;每学年形成的教学文件材料应于次学年度第三个月(即11月份)完成立卷工作。
第十九条各类文件材料的归档范围要求:
(一)党群类
主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录和纪要、工作计划、规划、方案、汇报、总结、规章制度、统计报表;上级机关与学院关于党务管理等方面的文件材料。
(二)行政类
主要包括院长办公会会议记录、会议纪要、学院大事记,以及人事、监察、审计、武装保卫、总务、图书、档案工作等相关材料;上级机关与学院关于行政管理等方面的文件材料。
(三)教学类
主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究活动形成的文件材料,按《高校教学文件材料归档范围》([87]教办字016号)执行。
(四)科研类
按《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[87]6号)执行。
(五)基本建设类
按《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[88]4号)执行。
(六)仪器设备类
主要包括各种仪器设备(特别是价值在十万元以上)的全套随机技术文件及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
(七)出版类
主要包括学院编辑出版的学报、校报、院刊等学术刊物及出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
(八)外事类
主要包括学院有关人员出席国际学术会议(含在国内、校内举行的)、出境考察、讲学、合作研究、进修、留学及学院聘请的外籍、港澳台专家、教师(含客座教师)在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料;授予中外学者、着名社会活动家名誉职务的有关材料等。
(九)财会类
按《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)执行。
(十)声像类
主要包括学院各项活动中直接形成的或院外单位形成的与学院有关的,有重要保存价值的声像载体材料,尤其是声像载体的原件,具体范围包括:
照片、录像带、录音带、幻灯片、磁盘、影视胶片、光盘等。
(十一)实物类
主要包括上级领导来视察、检查、指导工作和境内知名人士参观来访的题词、题字等手迹材料;学院和个人参加国际、国家、省、市级重大赛事获得的各类奖品(奖状、奖章、奖牌、奖杯、锦旗、证书等);有保存价值的赠品、礼品、纪念物品;学院着名教师在工作中产生的实物作品等。
第二十条归档的文件材料应质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。
第二十一条档案材料归档原则上按以下要求办理:
(一)归档时间
1.党政类和按自然年度归档的文件材料,于次年六月底前归档;
2.教学类和须按教学年度归档的文件材料,于次学年度寒假前归档;
3.科研、基建项目和专题性、成套性档案,应在项目完成并通过鉴定、验收后三个月内归档。
(二)档案移交接收手续
综合档案室接收档案时,应根据各部门提供的档案目录,与移交人共同清点,对机密、绝密档案要逐页清点,经核对无误,方可办理签收手续。
第二十二条凡学院与外单位协作完成的项目,由主办单位归档保存一整套档案,协作单位保存自己所承担任务中形成的档案复制件。
第六章档案的管理
第二十三条综合档案室集中统一管理学院的全部档案,以确保档案的完整、准确、系统和安全,利于开发利用。
第二十四条学院的全部档案实行全宗管理,同一个全宗的档案不能分散,不同全宗的档案不能混杂。
第二十五条根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》的要求,对档案进行分类、编号、排架和保管。
第二十六条综合档案室和有关部门组成鉴定小组,定期对库存保管期满的档案提出销毁或延长保管期限的意见,登记造册,报主管院领导批准,予以存毁。
第二十七条综合档案室负责学院的档案统计工作,按规定定期向上级业务主管部门报送档案工作情况统计表。
第二十八条严格执行档案库房管理制度,做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光措施,定期对库房档案作安全检查,研究和改进档案保护技术,对破坏和褪变色档案及时修补和复制,保证库存档案的安全。
第二十九条综合档案室应采用先进技术,逐步实现档案管理现代化。
第七章档案的利用与开放
第三十条档案的利用按照《某某职业学院档案利用制度》执行,综合档案室应严格审查借阅资格,并办理借阅手续。
第三十一条综合档案室专设档案阅览室,编制、提供开放档案的目录、全宗指南等,积极开展各种形式的档案信息咨询服务,充分发挥档案的社会效益和经济效益。
第三十二条综合档案室按照国家有关开放档案的规定和学院实际情况负责向社会开放所保管的档案,必要时应当征得档案形成部门或个人的同意,或者报请学院批准后开放,任何组织、个人不得擅自公布不属于自己所有的档案。
第三十三条向社会开放档案,不得损害国家、集体或者其他公民的利益,不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。
第三十四条综合档案室开放档案,必须遵循下列规定:
(一)教职工因教学、科研等工作需要查阅档案的,凭本人工作证,外单位或个人,须持有单位介绍信,在说明利用档案的目的和范围后,则可查阅利用已经开放的档案。
(二)利用者要求复印档案,须由综合档案室负责办理,并按规定收费。
(三)港澳台、海外侨胞要求利用档案,须经有关主管部门同意。
(四)外国机关和个人要求利用档案,应由有关主管部门介绍,并经综合档案室同意。
第三十五条库藏档案属下列情况之一者,不宜开放:
(一)涉及党和国家秘密的;
(二)涉及专利或技术秘密的;
(三)涉及个人隐私的;
(四)档案形成部门规定限制利用的。
第三十六条对要求查阅、摘录、复制属于尚未公开的档案,须经综合档案室主任或院长办公室主任同意方可查阅,必要时报请院领导审批。
第八章考核、奖励与处罚
第三十七条综合档案室应建立检查、考核和评估制度,明确岗位职责。
对优秀的专、兼职档案员和突出的服务成果、研究成果以及对档案事业建设有重大贡献者,由学院给予表彰和奖励。
第三十八条对违反《中华人民共和国档案法》的行为,由学院根据《中华人民共和国档案法实施办法》的规定予以处罚,并报省档案局和省教育厅办公室备案。
第九章附则
第三十九条本办法自公布之日起执行,由综合档案室负责解释。
某某职业学院档案实体分类方案
一、编制目的
为适应我院档案管理工作的需要,统一学院档案实体分类,实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,根据《高等学校档案实体分类法》,结合我院实际情况,制定本方案。
二、编制原则
(一)以我院全部档案为对象,按照档案形成的领域范畴,将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。
(二)在充分反映档案的形成规律、内容、特点的前提下,确定统一的实体分类体系,把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。
(三)类目设置必须有相对稳定性,不受偶然因素、短期行为的影响,在较长时期内不随意改变。
(四)类目排列、档号结构的确定严格按从总到分,从一般到具体的原则划分。
各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。
下位类目的外延之和,等于上位类目的外延。
同位类目之间界限清楚,不互相交叉和包容。
三、类目设置
(一)一级类目的设置与标识
一级类目是我院档案实体分类的最高层位,一级类目的标识,采用一级类目名称表征汉字的第一个拼音字母,例如:
行政(XingZheng)标识为“XZ”。
根据我院档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,确定为11个一级类目,其标识符号、名称和主要内容如下:
1.DQ党群类
主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料。
2.XZ行政类
主要包括学院行政职能部门(教务、科研、基建、设备、外事、财务等职能部门除外)工作中形成的文件材料。
3.JX教学类
主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
4.KY科学研究类
主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。
5.JJ基本建设类
主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
6.SB仪器设备类
主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节形成的文件材料。
7.CB出版类
主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。
8.WS外事类
主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。
9.CK财会类
主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
10.SX声像类
主要包括学校各项工作和重要活动中形成的声、像材料。
11.SW实物类
主要包括学院领导、校外名人等的题词、印章、字(书)画、礼(纪念)品,及奖状、奖杯等实物。
(二)二级类目、三级类目的设置与标识
二级类目是对一级类目的细分,三级类目是对二级类目的细分,细分的标准是根据该类档案形成的规律和特点,结合档案记述和反映内容性质进行设置。
二级类目及三级类目的标识,均采用“双位制”。
如综合“11”,其余二级类目依次层累为12、13……99,但10、20……等带“0”的数字不用。
(三)类目划分与标识
1.党群类
一级类目代号:
DQ
党务综合(党代会、党总支、直属支部材料入此)
纪检(党员奖惩材料入此)
组织
宣传教育
统战(民主党派材料入此)
工会
团委(学生社团材料入此)
2.行政类
一级类目代号:
XZ
行政综合(教代会材料、各系、部等部门综合材料入此)
人事(师资培养材料入此)
监察、审计
武装保卫
总务(卫生材料入此)
档案、图书
3.教学类
一级类目代号:
JX
二级类目代号:
11教学综合(学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此)
12学科与实训室建设(专业设置入此)
13招生
14学籍管理(学生奖惩材料入此)
三级类目代号:
11学籍管理工作规定等文件材料
14专科生学籍表、成绩表
15成人教育学生学籍表、成绩表
16学生学籍变更、奖惩材料及其它
15课堂教学与教学实践(体育材料入此)
17毕业生(毕业生信息反馈材料入此)
18教材
注:
学生层次按普通全日制专科、五年一贯制、成人教育先后排列。
4.科学研究类
一级类目代号:
KY
二级类目代号:
11综合(科研经费管理、学术活动材料入此)
[12]按学科或专业或项目(课题)设置类目代号
[]代表随机符号
注:
综合类用自然年度,项目用完成年度。
5.基本建设类
一级类目代号:
JJ
二级类目代号:
11综合
[12]单项工程(修缮工程入此)
[]代表随机符号。
注:
学院项目代号从“12”开始,每项工程给一个代号,依次为12、13、14……,但10、20……等带“0”的数字不用。
6.仪器设备类
一级类目代号:
SB
综合
仪器设备种类
7.出版类
一级类目代号:
CB
11综合
12报纸(校报材料入此)
13刊物(学报、各系、所、中心的学术刊物入此)
14书稿
15音像
8.外事类
一级类目代号:
WS
综合
出国(境)
来校(接待外宾登记表等材料入此)
国际合作与会议
9.财会类
一级类目代号:
CK
二级类目代号:
11综合
12会计报表
13会计帐薄
14会计凭证
15工资清册
10.声像类
一级类目代号:
SX
二级类目代号:
12照片(设三级类目)
13录音带
14录像带
19光盘
11.实物类
一级类目代号:
SW
二级类目代号:
12荣誉实物档案
13字画实物档案
14赠品、礼品实物档案
15印信实物档案
16其他实物档案
说明:
根据我院的实际情况,党群类、行政类、设备类、外事类档案只设一级类目,教学类、声像类档案扩展到三级类目,其余门类设置到二级类目。
四、档号的编制
档号是存取档案的代号和排架的依据,必须反映我院档案的分类体系和物理位置。
档号编制应遵循“唯一性、合理性、稳定、简明”的原则,即同一全宗内的档号不得重号和空号,不能随意变动,层次尽量少,能适应计算机辅助管理的要求,有利于发挥排架、检索的双向功能。
标识到案卷级的档案,其档号由全宗号、年度号、分类号、案卷号四个部分组成;标识到文件级的档案,其档号由全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号五个部分组成,档号采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制,各组成部分之间用连接符号“——”连结。
(一)我院档案包括三个全宗,“1”代表原广东外国语师范学校全宗,“2”代表原广东艺术师范学校全宗,“3”代表某某职业学院全宗。
(二)年度号由四位阿拉伯数字组成。
(三)分类号是档号的主体,我院档案的分类号一般由一、二级类目代号组成(党群类、行政类、外事类档案只设一级类目,教学类、声像类档案的分类号由一、二、三级类目代号组成)。
(四)档号模式
标识到案卷级的档案,其档号模式如下:
1995年原广东外国语师范学校教学工作会议文件归入教学类综合第13卷中,其档号为:
1——1995——JX11——13
案卷号
分类号
年度号
全宗号
标识到文件级的档案,其档号模式如下例:
2004年院长办公会议记录编定为行政类第2卷中的第10件,其档号为:
3——2004——XZ——2——10
件号
案卷号
分类号
年度号
全宗号
某某职业学院档案利用制度
为了规范档案的借阅管理,确保档案的使用安全,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》的有关规定制定本制度。
一、学院教职工原则上只能查借阅本部门形成的档案资料以及可公开的普发性文件,如确需利用学院其他部门形成的档案,应填写《某某职业学院档案利用审批单》,经档案形成部门负责人批准后方可查阅。
二、借阅科研课题(论文)档案,本研究课题人员(论文作者)可直接查阅;借阅他人的科研成果(论文)档案时,需征得该课题组长、论文作者同意,必要时要报请主管院领导审查批准。
三、凡调阅党委会议记录、院长办公会议记录、密级文件,需经主管院领导审批方可限定性查阅有关内容。
四、外单位及个人须持单位介绍信或个人有效证件,经院长办公室主管档案工作主任审批同意方可查阅档案,如需抄录或复制密级档案,介绍信上应写明需抄录或复制等字样。
五、阅档只限在阅档室内,不得带出阅档室,不得相互传阅,摘录档案应按原文照录,不得加注个人意见,并应注明档号或题名、摘录人姓名和摘录日期,经档案员复核并盖章。
六、查借阅档案要严守保密规定,不得擅自公开档案内容,违者按问题性质和情节,严肃处理,直至追究法律责任。
利用者必须对所利用档案的完整与安全负责,严禁在档案材料上增删、涂改、加注、转借所利用档案,不得拆散、损坏、污染档案。
如有损毁、丢失、伪造、倒卖属于国家所有的档案的行为者,将报请上级有关部门依照《中华人民共和国档案法》给予法律制裁。
七、利用者应按规定办理登记手续,认真填写《借阅档案登记簿》和《某某职业学院档案利用效果登记表》,以留综合档案室存查。
八、档案原件原则上不外借,确因工作需要,需报院长办公室主管档案工作主任审批,并严格办理登记手续,用毕按期归还,并保证其完好无损。
对归还档案,档案人员应仔细清点,核查无误方可签字注销,若发现问题应及时处理。
九、凡向综合档案室移交、捐赠、寄存档案的部门和个人,对其档案享有优先利用权,并可对档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见。
十、本制度自公布之日起实施,由综合档案室负责解释。
某某职业学院档案利用审批单
姓名
所属部门
申请时间
利用目的
利用对象
相关部门领导意见
相关课题组长、论文作者意见
院长办公室主任意见
主管院领导意见
说明:
1、学院教职工利用学院其他部门形成的档案,需相关部门负责人批准,否则,不予接待;
2、借阅他人的科研成果(论文)档案时,需征得该课题组长、论文作者同意;
3、调阅党委会议记录、院长办公会议记录、密级文件,需经主管院领导审批方可限定性查阅有关内容;
4、档案原件若要外借,需报院长办公室主管档案工作主任审批。
某某职业学院档案利用效果登记表
利用者
部门
职称(职务)
利用时间
联系电话
经办人
档案类型
□纸质档案□电子文件□声像档案□实物档案
档号或文件题名
资料
利
用目的
提供凭证
工作查考
学术研究
编史修志
经济建设
其它
复印份数
利用效果
综合档案室制
某某职业学院档案保密制度
为确保学院档案信息安全,防止泄密、失密,制定本制度。
一、档案工作人员应严守党和国家以及学院秘密,认真执行《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关法规,做好档案安全保密工作,开展档案安全保密工作的宣传、教育和检查。
二、档案利用应严格遵守《某某职业学院档案利用制度》的有关规定,认真办理审批、登记、签字、注销等手续。
三、严格执行《某某职业学院档案库房管理制度》,非档案室人员,未经许可不得进入档案库房。
四、凡属“秘密、机密、绝密”档案,编目时,必须在备注栏注明“秘密”、“机密”、“绝密”字样。
五、对不归档的重份涉秘文件材料及经档案鉴定小组鉴定需销毁的档案材料,必须登记造册,经主管档案工作院领导批准后,在指定监销人员监督下进行销毁。
六、未经批准,任何人员不得私自将库藏档案带出,不得随意复印、摘抄档案内容,更不得传播未开放的和涉密的档案内容。
七、档案人员要严守保密制度,不得向任何人随便谈论档案的内容,不得私自将涉密档案带出办公室给无关人员阅读,不得为个人需要摘引秘级以上档案内容。
八、不宜开放的库藏档案,不准擅自开放;学院档案属下列情况之一的,不对外开放:
(一)涉及党和国家及学院秘密的;
(二)涉及专利或技术秘密的;
(三)涉及个人隐私的;
(四)档案形成部门规定限制利用的。
九、对违反保密规定,故意或过失造成档案泄密的人员,按《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》的有关规定,提请学院给予处罚。
十、本制度自公布之日起实施,由综合档案室负责解释。
某某职业学院档案鉴定销毁制度
档案鉴定、销毁是优化库藏档案的一项重要工作,根据《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案工作规范》等有关规定,结合学院实际,制定本制度。
一、档案鉴定工作必须在分管档案工作院领导的领导下,由院长办公室主任、综合档案室主任会同有关档案材料形成部门组成档案鉴定小组共同进行,鉴定工作每3-5年进行一次。
二、档案鉴定小组应根据国家有关档案保管期限的规定,对保管期满的各种载体的档案材料进行鉴定。
三、档案鉴定小组对被鉴定的档案材料,要逐卷逐件地进行审查,认真审核综合档案室对这些档案材料提出的处理意见,从而准确地判定和做出销毁或延长保管期限的决定。
四、经鉴定确无保存价值的档案,要逐卷逐件地填写以全宗为单位编制的销毁清册。
五、档案鉴定小组每次鉴定工作结束后,须在销毁清册上签字,并将鉴定情况写成鉴定报告连同销毁清册一起呈报给主管院领导审批,鉴定报告经批准后生效。
六、经审批批准销毁的档案,由综合档案室再保存一至两年,确无价值才销毁。
七、档案鉴定小组指定两名以上监销人员,销毁人和监销人员应根据销毁清册认真复核清点拟销毁的档案,待确认无误后方可在指定地点销毁,并在档案销毁清册上注明销毁日期、签名,鉴定报告
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