行政机关公文写作知识讲稿Word文件下载.docx
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上述文种是党政机关公文制发的依据,同时也成为企事业单位、社会团体等选择通用公文文种的依据。
一些专职机关,如军事、外交、法律等机构,另有一些专用公文。
我们除了应用党政机关公文之外,还经常用到一些常用文书,如计划、总结、讲话稿、信息、简报等。
今天,我们主要讲国家行政机关法定公文和常用文书。
五、公文的分类
从不同角度,依照不同标准,可以对公文进行不同的分类:
1、按照行文关系和行文方向,可分为上行文、平行文和下行文三种。
(1)上行文。
指下级机关向所属上级机关呈送的公文,主要有报告、请示等。
如:
《马蹄镇人民政府关于修建办公楼的请示》。
(2)平行文。
指向同级机关或不相隶属机关送交的公文,主要是相互商洽工作、通报情况、邀请参与、回复信息,主要有通报、函等。
《马蹄镇人民政府关于协商解决×
×
公路建设占地问题的函》。
(3)下行文。
指上级机关向下级机关发送的公文,主要有命令(令)、决定、指示、通告、通报、通知、批复等。
《马蹄镇人民政府关于切实抓好当前抗旱救灾工作的紧急通知》。
2、按照紧急程度,可分为紧急公文和普通公文。
紧急公文又分为“特急”和“急件”两类。
3、按照有无保密要求及机密等级,可分为普通文件和密级文件两类。
按照机密等级的不同,密级文件还可分为绝密文件、机密文件和秘密文件三种。
不论是那种密级的文件,其内容在保密期限内是绝对不能泄露的,否则将被严肃追究责任。
4、按照具体职能,可分为六种:
(1)法规性公文。
是用来颁布法令、法律或对有关问题作出规定的公文。
如条例、规定、办法、细则等。
(2)指挥性公文。
是直接体现上级机关的决策意图,因而对有关事项的处理、有关工作的进行起指令或指导作用的公文。
如命令、指示、决定、意见、批复、政策性通知等。
指挥性公文、法规性公文一般都是下行文。
(3)报请性公文。
是下级机关用以向上级机关汇报、请示工作的公文,这类公文是上行文。
如报告、请示等。
(4)知照性公文。
是用以向有关方面告知情况,关照事项的公文。
这类公文既有下行文,也有平行文。
如公告、知照性通知、通报等。
(5)联系性公文。
是用于各单位或各机关之间联系工作的公文。
如函等。
(6)实录性公文。
主要指真实地记录会议情况和议定事项的公文。
如会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志等。
此外,公文的分类方法还有一些,比如,按照传阅范围限定与否,把公文分为内部文件和公开发布的文件两种。
六、公文的体式
公文的体式主要是指公文的构成要素、格式及其印装规格。
(一)公文的构成要素
一份完整的公文,我们通常把它分为眉首、主体、版记三部分。
一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印制份数等部分组成。
这些项目有些是公文的必备要素,有些则是可以略去的。
置于公文首页红色反线(宽度同版心,即156mm)以上的各要素统称眉首;
置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;
置于主题词以下的各要素统称版记。
1、“眉首”部分
(1)秘密等级和保密期限
涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。
保密期限应视文件内容而定,如“机密★一年”、“绝密★三个月”不等。
其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
秘密等级用3号黑体字标注在文件首页版心右上角第一行;
份数序号用七位阿拉伯数码标注在文件首页版心左上角第一行,即“1”编为“0000001”。
不涉及保密内容的普通文件,则没有这个项目。
(2)紧急程度
紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
其中电报应当分别标明“特提”、“特级”、“加急”、“平急”。
紧急公文的紧急程度用3号黑体字标注在文件首页版心右上角第一行;
如需同时标注秘密等级、紧急程度,应先标紧急程度后标秘密等级。
(3)发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;
如“马蹄镇人民政府文件”。
对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。
发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。
对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
发文机关标识使用小标宋体字,用红色标识(所以称“红头文件”)。
字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但一般应小于22mm×
15mm(高×
宽)。
联合行文时,主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;
如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。
(4)发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;
年份、序号用阿拉伯数码标识;
年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;
序号不编虚位(即1不编为O01),不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
如县府办发〔2010〕2号,“县府办发”是发文机关代字,“2010”是发文年份,“2号”为发文序号,表明这份文件是县政府办公室在2010年度制发的第2号文件。
几个机关联合行文,只注明主办机关的发文字号即可。
(5)签发人
上报的公文(如请示、报告)需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;
签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第l行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
签发人标识仅在上报的公文中才出现。
2、“主体”部分
(1)公文标题
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。
《国务院关于严格控制财政支出和社会集团购买力过快增长的通知》,“国务院”是发文机关,“严格控制财政支出和社会集团购买力过快增长”是发文事由,也是对公文内容的高度概括,在事由之前加上介词“关于”,“通知”是文种。
也有由事由和公文种类两个要素构成的公文标题。
在冠有红色版头的文件中,这种标题还是比较常见的,如,在“国家教育部办公厅文件”的版头下,《关于印发教育类公文主题词表的通知》的公文标题,“印发教育类公文主题词表”是发文事由,“通知”则为文种。
也有由发文机关名称和公文种类两个要素构成的公文标题。
在公开发布的公文中,这类标题比较常见,如《国务院紧急通知》、《中华人民共和国全国人民代表大会公告》。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
在红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;
回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
(2)主送机关
主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
标题下空l行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;
最后一个主送机关名称后标全角冒号。
如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。
上行文一般只写一个主送机关,如果还有其他机关需要掌握有关情况,可以抄报的形式发送公文。
下行文有专发性的和普发性的两种,专发性的公文是专门向某一个机关下发的公文,这种公文的主送机关也只能有一个;
普发性的公文是指内容的涉及面较广,因而须向多个机关发文,这种公文的主送机关不止一个,在排列主送机关名称时,要确定一个合理的顺序。
有时,一份公文的主送机关有许多个,为使行文简洁,可用泛称泛指受文机关,甚至可以不写主送机关。
(3)公文正文
主送机关名称下l行,每自然段左空2字,回行顶格。
数字、年份不能回行。
正文是一份公文的核心部分。
在一份比较复杂的公文中,正文一般包括开头、主体、结尾三个部分。
(4)附件
公文如有附件,在正文下空1行,左空2字,用3号仿宋体字标注附件顺序和名称,附件名称不用书名号,附件之后不用标点符号。
附件一般应与主件装订在一起,附件首页左上角注明附件顺序号。
如附件与正文不能装订在一起,其附件首页版心左上角应注明正文的发文字号和附件的顺序号(形式为“×
〔2003〕×
号附件1”)。
(5)成文日期
成文日期是公文生效的时间,用汉字书写,即“大写”,不能用阿拉伯数字与汉字混用,同时年、月、日要齐全,“零”写为“○”(党的机关公文用阿拉伯数字)。
成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
电报以发出日期为准。
(6)公文生效标识
公文生效标识是证明公文效力的表现形式。
包括发文机关印章或签署人姓名。
公文生效标识有两种情况:
一种是单一发文印章标识,另一种是联合行文印章标识。
①单一发文印章:
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。
成文日期右空4字;
加盖印章应上距正文2mm—4mm,端正、居中下压成文时间,印章用红色。
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;
当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。
除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,都应当加盖印章(电报有发电专用章)。
联合上报的公文,由主办机关加盖印章;
联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。
②联合行文印章:
当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;
主办机关印章在前;
两个印章均压成文日期,印章用红色。
只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。
两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置,并使印章加盖或套印在其上。
主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;
最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;
印章之间互不相交或相切;
在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
③特殊情况:
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务必使印章与正文同处一面,一般不采取标识“此页无正文”的方法解决。
但现行公文中常用“此页无正文”的格式,即当正文之后的空白容不下印章位置时,需将印章加盖在下一空白页上,于是在该空白页第l行顶格标识“此页无正文”,并用圆括号括起。
(7)附注
公文如有附注(需要说明的其他事项),用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标注在成文日期下一行。
附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明,如“此件发至县团级”、“此件公开发布”等,不是对公文的内容作出解释或注释。
对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决。
3、“版记”部分
(1)主题词
上行文按照上级机关的《主题词表》标注主题词,下行文按本级机关的《主题词表》标注主题词(目前,我们使用的是《国务院公文主题词表》和《贵州省人民政府公文主题词表》(党的机关有专门的主题词表)。
主题词用3号黑体字,居左顶格标注,词目用3号小标宋体字,词目之间空1字,不用标点符号。
主题词的标引应先标类别词,再标类属词。
在标类属词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文件形式的词。
一个文件的主题词,除类别词外,最多不超过5个,最少不少于2个。
(2)抄送机关
公文如有抄送,在主题词下一行;
左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;
抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;
在最后一个抄送机关后标句号。
如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。
(3)印发机关和印发日期
位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;
用3号仿宋体字。
印发机关左空l字,印发日期右空1字。
印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。
印发机关不是指公文的发文机关,发文机关已有明显的“红头”标识或在公文标题中显示。
这里的印发机关是指公文的印制主管部门,一般应是各单位的办公室或文秘部门。
有的发文机关没有专门的办公室或文秘部门,也可标识发文机关。
(4)印制份数
在印发机关和印发日期下一行,用3号仿宋体字右空1字,不加反线。
(5)版记中的反线
版记各要素之下均加一条反线,宽度同版心。
(6)版记的位置
版记应置于公文最后一页,版记的最后一个要素置于最后一行。
4、页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。
单页码居右空l字,双页码居左空1字。
空白页和空白页以后的页不标识页码。
5、公文中的表格
公文如需附表,对横排A4型表格,应将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。
(二)公文的构成格式
1、公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为60g—80g的胶版印刷纸或复印纸。
纸张白度为85%—90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%。
2、公文用纸幅面及版面尺寸
公文用纸采用A4型纸张,其成品幅面尺寸为:
210mm×
297mm。
公文用纸天头(上白边)为:
37mm±
1mm,公文用纸订口(左白边)为:
28mm±
1mm版心尺寸为:
156mm×
225mm(不含页码)。
推荐使用的页面设置:
上37mm、下35mm、左28mm、右26mm。
张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
3、公文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
4、排版规格与印制装订要求
(1)排版规格
正文用3号仿宋字,一般每面排22行,每行排28个字。
(2)制版要求
版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。
(3)印刷要求
双面印刷;
页码套正,两面误差不得超过2mm。
印品着墨实、均匀;
字面不花、不白、无断划。
(4)装订要求
公文应左侧装订,不掉页。
两页页码之间误差不超过4mm。
骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。
平订钉锯与书脊间的距离为3mm—5mm;
无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;
后背不可散页明订。
裁切成品尺寸误差±
1mm,四角成90°
,无毛茬或缺损。
七、行文的规则
行文时应注意以下几点:
1、内设机构不得对外正式行文。
2、同级政府、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;
政府与同级党委机关可以联合行文。
联合行文应当明确主办部门。
3、属于主管部门职权范围内的问题,应当直接报送主管部门处理。
4、向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。
5、“请示”应当一文一事;
一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
6、除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“报告”和“意见”。
7、一般不得越级请示和报告。
因特殊情况必须越级请示的,应抄送被越过的上级机关。
第二部分
常用公文写作
一、公文写作的基本要求
不同种类的公文,有着不同的具体要求和写作方法。
但是,不论哪一种类的公文,都必须做到以下几点:
1、要符合党和国家的方针政策、法律法规和上级机关的有关规定。
2、要符合客观实际,符合工作规律。
3、要符合保密制度的要求。
4、要遵循行文规则和发文程序。
一是文种选用要正确。
二是行文关系要妥当。
三是制发程序要合理。
一份公文的制发过程,一般包括以下几个步骤:
(1)拟稿。
草拟公文应当做到:
①符合国家的法律、法规及其他有关规定。
②情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,字词规范,标点正确,篇幅简短。
③公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
④拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
⑤人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题,后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
⑥结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”。
⑦应当使用国家法定计量单位。
⑧文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
⑨公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
(2)核稿。
公文送负责人签发前,应当由办公室或文秘部门进行审核。
审核的重点是:
是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本细则的规定等。
(3)签发。
以本单位名义制发的上行文,由主要负责人或者主持工作的负责人签发;
以本单位名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
(4)编号。
文件在送印前,要为其编制发文字号。
(5)印校。
公文正式印制前,办公室或文秘部门应当进行复核,重点是:
审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,公文格式、文种使用、文字表述是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
(6)缮印。
在印好的文件落款处加盖发文机关印章后,文件即正式生效。
(7)登记、归档。
文书档案管理部门应对制发公文的文号、标题、签发领导、拟稿部门、密级、紧急时限、收文单位、件数、发出日期等内容进行登记,然后将公文原稿及2—3份公文正本立卷收存。
(8)分发或分送。
公文的撰写和修改必须及时、迅速,词章必须准确、严密、鲜明、生动。
一是条理要清楚。
公文内容要有主有次,层次分明,中心突出,一目了然。
二是文字要精炼,篇幅要简短。
三是遣词用句要准确。
公文要讲究提法、分寸,措词用语要准确地反映客观实际,做到文如其事,恰如其分。
四是论理要合符逻辑。
公文的观点要明确,概念要准确,切忌模棱两可,含糊其词,产生岐义,耽误工作。
五是造句要符合文法,通俗易懂,并注意修辞,不要随便生造一些难解其意的缩略语。
六是正确使用标点符号。
二、几种常用公文的写法
(一)常用的法定公文(8种)
1、决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位和人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
决定既可由领导机关制发,也可以由会议作出。
按其具体用途和内容的不同,可将决定分为两类,一类是对重要事项作出安排的决定,主要有表彰决定、惩处决定、机构设置决定、人事安排决定、授权决定等;
一类是对重大行动作出安排的决定,这是一种事先对某项重要工作的开展进行布署的决定,指挥性极强。
决定的标题,一般由作出决定的机关或通过决定的会议名称、决定的事由和文种名称组成。
如果是由会议通过的,还要在标题之下加上题注,说明这个决定是什么时间、在什么会议上通过的。
决定的正文通常包含两层意思,即通过或制发决定的缘由和决定的事项。
对重大行动作出安排的决定通常还有结尾部分,用以申明要求,发出号召。
撰写决定须注意两点:
一要作好调查研究;
二要做到观点鲜明。
2、通告
通告,适用于公布社会有关方面应遵守或者周知的事项。
通告的正文一般包括发布通告的目的或根据、通告事项及结语三个方面的内容。
撰写通告须注意三点:
一要写得通俗。
由于公告、通告的读者范围十分宽泛,读者对象常常是广大群众,因此在起草这类文件时,要特别讲究语言的简明和平易,要使用通俗易懂的语言把事项交代清楚。
二要写得具体。
公告、通告事项的说明,不能笼统、而要具体,要使人们易于了解行文意图,以此突出公告、通告的实用性。
三要写得清楚。
公告、通告往往采用分条列项的形式将事项写明,层次分明。
3、通知
适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
按其内容和功用的不同,可将通知分为批示性通知、指示性通知、告知性通知和任免通知等。
(1)批示性通知。
批示性通知有三种:
一为“颁发”、“发布”或“印发”型通知,二为“转发”型通知,三为“批转”型通知。
“颁发”、“发布”或“印发”型通知是指用来颁发行政法规和规章或印发有关文件的通知。
“转发”型通知,如《县人民政府办公室关于转发市人民政府办公室开展第二次全国人口普查工作通知的通知》。
“批转”型通知是批示转发下级机关发来的公文的通知,其写法与“转发”型通知基本相同。
(2)指示性通知。
上级机关宣布要求下级机关办理或执行的事项,但限于发文机关的权限,或因其内容不宜用命令(令)或指示的,可用指示性通知。
这类通知又称规定性通知或布置性通知。
《县人民政府办公室关于立即停止使用“三金”牌化肥的通知》。
(3)告知性通知。
告知某一具体事项,可用告知性通知,这类通知是机关日常工作经常会用到的公文文种。
(4)任免性通知。
主要用于任免人员。
4、通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要指示精神或者情况。
根据通报的具体用途的不同,可将通报分为三类,第一类是表彰先进的表彰性通报;
第二类是批评错误的批评性通报;
第三类是传达重要精神或情况的传达性通报。
5、报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
报告是下级机关呈送上级机关的上行文种。
报告种类很多,大致可以分为工作报告、情况报告、答复报告等。
6、请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
下级机关遇到各种无权处理或无力解决的问题,都可用向上级机关呈送请示的形式,请求上级机关予以批准或者给予指示。
请示的使用一般可分两种情况:
请求上级机关给予指示的请示,主要应在遇到现有的方针政策及法规法律规定所不曾涉及的新情况、新问题,或政策界限难以把握时使用;
请求上级机关予以批准的请示,主要应在遇到超越本机关的职权范围,或本机关人员对之看法、意见不是完全一致的问题时使用。
(1)请求指示的请示。
请求指示的请示是指针对工作中出现的具体问题,向上级机关申明情况,请求予以答复和下达处理意见的请示。
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