合同管理办法.docx
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合同管理办法.docx
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合同管理办法
**单位合同管理实施细则
第一章总则
第一条为了维护**单位(以下简称“单位”或“单位”)的合法权益,防范经营风险,规范签约履约行为,促进依法治企工作的顺利开展,根据《中华人民共和国合同法》等规定,结合我单位实际情况,制定本办法。
第二条本办法适用于单位对外签订的有关设立、变更、终止民事权利义务关系的各类合同、协议(劳动合同除外)。
第三条本办法所称合同管理是指对合同的意向接触、资信审查、商务谈判、条款拟订、审查、授权、签字、履行、变更、终止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。
第四条单位订立、履行合同必须遵守《合同法》等法律法规,符合国家政策,尊重社会公德,贯彻平等互利、协商一致、等价有偿、诚实信用的原则,确保合同预期经济目的的实现。
任何单位和个人不得利用合同从事违法活动,扰乱社会经济秩序和公司生产经营管理秩序,损害国家利益、社会公共利益或单位利益。
第五条单位合同管理实行“统一管理、归口审查、各负其责”的原则。
(一)统一管理,即制定与集团公司、油田公司合同管理办法相一致的管理制度,保证上下管理统一;
(二)归口审查,即合同管理各部门按其工作职责,对合同内容进行审查;
(三)各负其责,即合同承办部门对合同订立、履行全面负责,归口审查部门对其审查内容负责。
第二章合同管理职责划分
第六条单位合同管理部门的分管领导为合同管理的总负责人。
合同管理实行合同主管部门、专业部门和承办部门管理相结合的原则。
企业管理科是合同的主管部门,计划、财务、审计及其他专业部门是合同管理的专业部门,合同的具体执行部门是承办部门。
单位企业管理科是单位合同主管部门,对合同全过程实施综合管理。
其职责是:
(一)负责起草、修订单位合同管理的实施细则、规定并组织实施;
(二)负责单位管理权限范围内合同的法律审查和合同争议纠纷的处理等事项;
(三)参加单位重要合同项目的调研立项,组织或参与单位重要合同项目的谈判、法律论证、法律审查;
(四)负责办理需呈报油田公司审批或授权签约的合同项目事宜;
(五)负责制定合同审查流程,建立合同管理台帐和合同文本档案;
(六)负责单位合同信息的汇总、编制、统计分析,并按规定向油田公司合同主管部门报送材料;
(七)负责编写单位常见合同规范文本,报油田公司合同主管部门核准后推广使用;
(八)负责单位合同管理信息系统的实施及各部门合同管理人员的培训。
(九)对单位管理权限范围内的合同履行情况进行定期或不定期检查;
(十)按制度管理使用单位合同印章;
(十一)完成油田公司合同主管部门和单位要求履行的其它职责。
第七条单位各部门的合同专业管理部门按照业务分工,负责有关合同的商务审查和技术审查,其职责是:
计划部门负责审核合同项目是否列入计划或是否已按规定获得批准,合同标的额是否超过计划金额或批准的总投资额或总金额。
财务部门负责审核合同资金来源与使用,资产权属、用途、使用方式以及资金结算、款项支付方式等财务资产事项。
审计部门负责审核合同价款、酬金等商务性条款的计算标准。
安全环保质检部门负责审核合同执行的质量标准、安全、环保条款。
招标管理部门负责审核合同项目是否应当招标,是否符合招投标和竞争性谈判的相关规定。
相关技术部门按本部门职责,负责对合同所涉及本部门业务范围的相关条款以及相关的技术协议的合法性、可靠性、可行性、是否符合相关标准及规定等问题提出审查意见。
第八条合同的具体执行部门是合同承办部门,其职责是:
(一)调查合同相对方主体资格、权限、资信情况、签约能力、履约能力以及担保人的相关资信情况,对合同相对方签约资格和履约能力负责;
(二)具体负责所承办合同的文本起草、谈判、签订等相关事宜,保证起草的合同具有可行性、完整性、可操作性;
(三)办理合同的申报、公(鉴)证、批准登记等有关手续;
(四)具体负责所签合同的全面履行,协调履行过程中的相关事宜,及时督促合同相对方履行合同,保存合同履行过程中的有关文书,对履行中出现的问题,应及时向单位领导及合同主管部门反映,并协调解决,遇有合同需要变更、解除等重大事项时,按照规定送审;
(五)负责合同会签过程中的协调工作;
(六)其他应由承办部门承担的职责。
第三章合同的基础管理
第九条单位合同主管部门须设立专职合同管理岗位。
专职合同管理岗位工作人员应当具备法律大专以上学历或相应专业法律知识,具有企业法律顾问执业资格、律师资格或执业资格的优先聘任。
第十条单位合同主管部门要推行《延长石油法律事务管理信息系统》,实行合同网上审查、签订制度。
合同的草拟、审批、签订、履行、结算、统计、归档必须在法务系统内进行。
各部门设立1名专兼职合同管理员。
第十一条单位合同主管部门必须建立合同档案、台帐、报表。
凡履行完毕的合同(包括随附资料),必须及时向档案管理部门归档保存。
第十二条单位合同主管部门要以文本和电子文档形式,每月向油田公司合同管理部门上报合同业务报表。
第四章合同的签订、审查权限
第十三条单位单位长是油田公司董事长授权的合法签约人,代表单位签署所有对外合同。
各部门无权以单位或部门名义对外签订任何合同、协议。
第十四条油田公司授权单位在其营业执照经营范围内负责管理和签订各类合同。
其中,建设工程勘察、设计合同标的金额在100万元人民币以上的(含100万元)的合同须报送油田公司审查审批后方可签订。
单位对发生外经济往来在1万元以下的不签订合同。
第十五条单位无权签订对外担保合同。
第五章合同的订立
第十六条订立合同必须有计划列项和洽谈的充分准备,必须履行必要的审查审批程序。
具备招标条件的合同项目,应当按照油田公司及单位招标管理细则进行招标。
第十七条对外发生经济、技术往来,除即时清结者外,必须事先订立书面合同。
应当订立书面合同而没有订立的,财务部门不予结算。
依法需要办理登记、公(鉴)证、审批等手续的,按法律和有关规定执行。
合同主管部门认为需要办理公(鉴)证的合同,依法办理相关手续。
第十八条以谈判方式订立合同一般程序为:
立项、资信调查、组织谈判、起草文本、审查审批、签字、盖章。
通过招标投标方式订立的合同,在确定中标单位后,由承办单位根据招标文件起草合同文本,办理审查审批手续后签订。
第十九条合同订立前,合同承办部门应对合同相对方的主体资格、资质、资信情况和履约能力等进行了解和调查,在《延长石油法律事务管理信息系统》上填写《合同相对方资质资信状况调查表》后按程序审查。
主要包括:
(一)具有经年检的营业执照及其他权利能力证明文件,且真实有效。
涉及专营许可或安全生产许可等要求的,具备相应的许可证明文件;涉及资质要求的,具备相应的资质(等级)证书。
(二)经营范围、注册资本等能够充分满足合同项目的需要。
(三)具有履约能力,必要时应索取其经审计的资产负债表、现金流量表,注册会计师签署的验资报告和审计报告等相关文件。
(四)具有履约信用,近三年重合同、守信用,无严重违约事实;在签署本合同前,未涉及可能影响本合同履行的重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。
(五)在签署本合同时,不存在任何司法机关、仲裁机构或行政机关做出的任何对履行本合同产生重大不利影响的判决、裁定、裁决或具体行政行为以及其他法律程序。
(六)对合同相对方合同承办人员、签约人资格进行审查,对于需提供担保的合同还应对担保人担保资格及担保能力进行审查。
(七)其他与合同签订、履行相关的事项。
对不符合前款规定的当事人,如果必须与其签订合同时,应由其提供合法、真实、有效的担保。
对于重大合同,承办部门可以委托中介机构进行尽职调查;必要时,可要求合同相对方出具银行保函。
第二十条合同承办部门和合同主管部门在授权范围内与合同相对方进行谈判;合同项目谈判,应当组成由财务、审计、计划等部门参加的谈判小组,按专业和职责分工归口把关,提出并优化谈判方案。
需要招标的,按招标程序进行。
对专业性强、技术内容复杂的合同,应有相关技术专家参与谈判,专家意见纳入合同归档资料。
第二十一条订立合同,一般应由我方起草合同文本。
订立合同应使用集团公司、油田公司或单位制定的规范合同文本,尚未制定规范合同文本的,可使用国家标准合同文本,若规范文本、标准文本均尚未制定时,所使用的合同文本应符合相关法律、法规的要求。
合同文本应当用中文书写,涉及境外业务合同的外方要求使用包括中文在内的两种以上语言书写时,一般应在合同中约定“不同语言文本不一致时,以中文文本为准”。
订立合同,在会议纪要签发或领导审签之日起5个工作日内,承办部门应启动合同审查程序。
进行招标的项目,自中标通知书签发之日起5个工作日内,承办部门应启动合同审查程序。
第二十二条合同项目需要招投标的,招标管理部门必须组织有关专业部门对招标文件进行严格审查,方可发出。
招标文件中必须具备合同主要条款等内容。
第二十三条合同文本内容一般包括下列条款:
(一)当事人的名称或者姓名和住所:
应包括合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人(负责人)或代理人姓名、职务、联系方式;
(二)标的:
动产应标明名称、型号、规格、品种、等级、花色等;不易确定的无形财产、劳务、工作成果等描述要准确、完整;不动产应注明名称和坐落地点;货币应注明币种;
(三)数量:
包括检测标准和方式,数量要准确,计量单位、计量方法和计量工具符合国家规定,国家有强制性标准的,应写明该标准的代号全称。
如有多种标准的,应约定与合同标的相适用的标准;
(四)质量:
写明质量标准、质量检验的方法、责任期限和条件、质量异议期限和条件等;
(五)价款或者报酬及支付方式:
合同中应明确规定价款或报酬数额、计算标准、结算方式和程序。
如果采用分期付款方式,我方首期预付款一般不超过合同总价款的30%;尾留的质保金一般不低于合同总价款的5%;
(六)履行期限、地点和方式:
履约期限、地点和方式要具体明确,地点应冠以省、市、县(区)名称,交付标的物方式、劳务提供方式和结算方式应具体;
(七)双方权利和义务:
应明确、具体。
对于涉及知识产权、商业秘密、质量健康安全环保(QHSE)的合同条款必须明确产权归属和双方的责任;
(八)违约责任:
合同中应明确规定违约责任或赔偿金的计算方法;
(九)解决争议的方法:
约定通过诉讼解决的,应写明约定的有管辖权法院的名称,通常应约定由我方住所地法院管辖,约定由仲裁机构裁决的,应写明具体的仲裁机构的名称;
(十)合同签订地:
一般应在我方住所地或主要办事机构所在地,并在合同中写明。
对于需要在我方住所地或主要办事机构所在地以外的地方签订合同的,应经合同主管部门书面同意(涉外合同除外)。
(十一)双方约定的其它条款。
第二十四条单位负责签订的合同应按以下程序进行:
(一)合同承办部门的承办人员登录延长石油法律事务信息系统,填写合同审查审批表,上传拟订的合同及有关附件(包括与合同有关的计划等批文、中标通知书或会议纪要、招标文件或预算、对方单位资质等),经本部门负责人同意后,报送合同主管部门审核受理。
(二)合同主管部门、相关专业部门和单位领导审查。
(相关专业部门由合同主管部门按油田公司相关制度或需要确定,合同主管部门认为必要时,可以召集相关专业部门会审)。
(三)经过审查的合同,由合同主管部门打印交乙方签字盖章,合同主管部门统一交送单位长在合同上签字,然后加盖合同专用章。
(四)须经政府有关部门批准、登记方能生效的合同,由合同承办单位(部门)办理相关手续后,报合同主管部门备案。
第二十五条单位需上报油田公司审查审批的合同,承办单位首先在延长石油法律事务信息系统中完成本单位合同审查审批程序后,将草拟的合同及有关材料(包括与合同有关的计划等批文、中标通知书或会议纪要、招标文件或预算、对方单位资质等)报送油田公司审查。
第二十六条实行合同内容、条款归口审查制度,各部门按照业务分工,负责有关合同文本的审查。
第二十七条各级领导、部门负责人应在审查或审批表中填写明确意见并署名,禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言。
各会签部门如有保留意见,应在合同审查审批表上注明。
合同文本经会签后不得随意更改,如有需要,应经会签部门同意并由合同主管部门做相应记载。
第二十八条签订合同应严格履行本办法规定的程序,一般不允许先履行合同后补签合同文本。
如遇特殊情况,须经单位主要领导批准并告知合同主管部门进行登记,且应按照本办法规定及时补办相关手续。
第二十九条合同相对方有下列情形之一的,不得与之签订合同:
(一)未依法登记、未经批准而成立的单位、组织;
(二)非独立单位或者单位内设机构、部门,且未经法人授权,或超越授权权限的;
(三)超越经营范围(包括超越经营方式)、超资质(未获行政许可,或者未达到相当级别、层次)经营的;
(四)无履约能力,或者履约能力差又无可靠担保的;
(五)信用、信誉不佳的;
(六)有巨额债务,存在潜在履约困难的;
(七)具体签约人无法提供有效的授权委托书,或者无法证实其法定代表人(负责人)身份的;
(八)因其违反法律、法规或规章,不宜与之签约的其他情形。
第三十条单位与集团内其他单位订立关联交易合同,应根据生产经营和投资计划及有关专项协议确定的定价原则、内容要求,按照“有序竞争、比质比价、同等优先”的原则,由双方协商签约。
第三十一条单位对外签订合同必须使用合同专用章,不得使用行政印章或其它印章代替(对等的除外)。
第三十二条各部门留存的生效合同文本不得少于四份,分别由合同主管部门、承办部门、财务部门或其它需要留存的部门保存。
第三十三条合同主管部门应当于次年3月31日前将本单位该年度签订的合同及相关资料送交本单位档案管理部门归档。
第六章合同履行
第三十四条合同正式生效前,不得实际履行合同。
合同生效后,合同承办部门应当全面履行合同约定,落实质量、数量、进度、变更、期限、验收、交接、付款等内容,同时应接受合同主管部门对履约情况的监督检查。
合同履行过程中如有与合同约定不符的情况,承办单位应当及时以书面形式通知合同主管部门。
第三十五条合同承办部门或承办人发现合同相对方不履行或不全面、不适当履行合同,或收到合同相对方对我方履行合同提出的异议时,应立即书面报告部门负责人和合同主管部门,并在法定或约定期限内,以法定或约定方式向合同相对方提出有针对性的异议或予以答复。
发出的异议文函或答复材料需经合同主管部门审核、备案。
第三十六条合同履行期间,合同承办部门应妥善保管与合同相关的双方函电、文书、传真、往来凭证等相关证明资料。
第三十七条因合同履行情况发生变化需变更合同条款,承办部门在征得单位主要领导同意并经合同主管部门审核、备案后,以书面形式向合同相对方提出变更合同的要求,并说明变更的原因、要求合同相对方答复的期限。
书面文件应以特快专递的方式邮寄合同相对方或亲自交合同相对方负责人或承办人签收,在未得到合同相对方书面答复前,除依法可以中止履行外,仍需按合同规定履行。
承办部门不得以合同相对方的口头(包括电话)答复作为合同变更的依据。
特快专递详情单应当注明文件名称,回执作为重要资料予以保存。
第三十八条合同相对方提出变更合同要求的,必须以书面形式提出,口头(包括电话)提出变更合同要求的,承办部门必须要求合同相对方提供书面文件,否则仍按原合同规定履行。
第三十九条因不可抗力致使合同无法履行或履行已无任何意义,必须在不可抗力发生时,合同的承办部门应及时向合同主管部门书面报告,并以书面形式告知合同相对方,再以电话通知,同时收集不可抗力发生的证据。
不可抗力消除之日起3日内,向合同主管部门提出处理意见。
需要解除合同的,须立即向合同相对方提出书面解除要求,并提供有关证明文件。
第四十条合同相对方因不可抗力致使合同无法履行或履行已无任何意义,提出书面解除合同要求时,应立即中止合同的履行,并要求合同相对方提供有关证明文件。
第四十一条合同承办部门在发现合同相对方经营状况严重恶化、转移财产、抽逃资金以逃避债务、丧失商业信誉以及有丧失或可能丧失履行能力的情形时,并掌握确切证据后,应及时向合同主管部门报告,由合同主管部门提出是否中止合同的意见和操作方案,报单单位主要领导审批后执行。
第四十二条合同相对方未能在合同规定的期限内履行义务,承办部门在发出书面文函催促履约后仍未能履行合同,则可以解除该合同,并追究合同相对方违约责任。
第四十三条变更或解除合同的通知或复函须在法定或约定期限内经合同主管部门审核、备案后发出。
第四十四条合同变更或者解除的审核程序与合同签订审核程序相同。
第四十五条下列情况应当签订补充合同,补充合同的审查审批部门和程序与主合同相同。
(一)工程类合同工程设计变更的;
(二)工程类合同结算金额在合同价款8%以内的,以结算单作为结算依据,累计超过合同价款8%的或超出原合同价款50万元人民币以上的,应签订补充合同,同时附工程结算单作为结算依据。
(三)其它类合同价款变动超出原合同价款3%的。
(四)其他应当签订补充合同的情形。
第四十六条合同结算工作由财务部门负责,应严格按合同约定条款执行。
未通过合同管理信息系统审查审批的合同,财务部门不得结算。
我方收取价款或报酬的应及时收取;合同相对方在完成阶段性工作或全部工作后,合同承办部门应按业务规定及时进行验收,验收合格后填写结算通知单,附验收记录或报告,随合同提交财务部门支付合同价款或报酬。
第四十七条合同履行过程中发生争议和纠纷,承办部门应及时向合同主管部门申报。
对纠纷的处理在保证企业利益的前提下应本着自愿合法的原则协商解决。
协商不成的,应依据合同约定的争议解决方式妥善处理。
第七章考核与奖惩
第四十八条合同管理对各部门考核内容:
(一)单位合同管理办法落实和执行情况;
(二)是否配备兼职合同管理工作人员;
(三)合同签订、履行情况;
(四)合同文本、台帐、档案是否健全。
第四十九条对在合同谈判、签约、审查、履行过程中严格把关,节约资金或避免风险和损失以及在处理合同纠纷中依法挽回经济损失的合同决策人员、承办人员和管理人员,给予表彰奖励。
第五十条在合同订立、履行中,凡具有下列情形之一并经合同主管部门会同有关部门认定,提出处理意见报单位党政会议批准后,对相关责任人视情节轻重分别给予相应的党纪、行政处分;对单位造成损失的,视其程度分别给予通报批评、责令赔偿损失、解除聘用合同等的处分。
触犯法律的,移交司法部门处理。
(一)应当签订书面合同而未签订的;
(二)XX私自以单位或部门名义对外签订合同或超越授权范围对外签订合同,单位未予追认的;
(三)擅自以单位名义为他人订立合同提供担保的;
(四)签订有重大缺陷或无效合同,给单位造成损失的;
(五)以分拆合同或其它方式规避相关部门审查的;
(六)事后合同,即不及时签订合同或合同未生效而实际开始履行的,给单位造成经济损失的。
(七)擅自同意或默许合同相对方转包、分包合同项目的;
(八)违反合同审查审批程序对外签订合同的;
(九)违反合同履行程序进行合同结算付款的;
(十)合同管理混乱、无章可循或有章不循、漏洞较多、隐患较大并已影响正常生产经营的;
(十一)不执行或消极执行合同主管部门、会签部门根据实际情况和法律规定提出的纠正意见或处理方案,给企业造成损失的;
(十二)在合同履行中应当追究合同相对方违约责任而擅自放弃的;
(十三)违反合同履行审查程序,擅自修改合同内容,或擅自变更、中止、解除、转让合同的;
(十四)违反合同印章管理规定的;
(十五)丢失、毁损合同资料或对合同文件资料未按期归档的;
(十六)对已建档合同因管理不善,造成遗失、被窃或损坏的;
(十七)其它违反合同管理规定的。
第五十一条对不能胜任岗位职责的合同管理或业务人员,应当调离原岗。
第八章附则
第五十二条本办法未规定的其它内容,按《集团公司合同管理办法》、《油田公司合同管理办法》规定执行;本办法如与《合同法》、《集团公司合同管理办法》、《油田公司合同管理办法》相抵触的,按《合同法》、《集团公司合同管理办法》《油田公司合同管理办法》规定执行。
第五十三条本办法由单位企业管理科负责解释。
第五十四条本办法自发布之日起施行,原《**单位制度汇编的合同管理办法》同时废止。
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