如何专业回复买家查询有实例.docx
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如何专业回复买家查询有实例
一,了解买家的关注点
二,回复买家查询的五个原则
三,提升你的专业回复技巧
一,了解买家的处境-了解买家的关注点
买家问卷采访
MARKANTFAREAST,年销售额250亿欧元,
在亚洲超过150个供应商,公司总部位于深圳
在网上找到的供应商做生意前,买家最经常查看的是以下哪几项信息?
(问卷调查)
买家
供应商
公司注册号
3%
22%
财政状况
10%
1%
客户信贷信息
8%
20%
信誉度
20%
8%
出口经验
7%
10%
产品质量
51%
38%
其他
1%
1%
从以上表格,可以看出,买家比较关注的信息是
产品质量:
51%
信誉度:
20%
财政状况:
10%
我们在写回复的时候也要着重标注我们在产品质量方面的控制,我们的良好的信誉度,以及公司良好的财政状况。
关于买家的关注点,环球对买家访谈的回答如下:
问:
对于在网上找到的供应商,您通常是了解哪些信息后才会与他们展开进一步洽谈?
,您
答:
首先是要有最基本的信息,如公司名称,公司注册号,工厂图片,以及历史背景的介绍。
除此之外,我们还会关注他们的产能,技术能力,做我们产品的相关经验。
如果这些信息都有的话,我们就会比较感兴趣。
问:
在与中国供应商的沟通当中,您觉得最大的挑战是什么?
答:
他们总是很肯定地告诉我们“Sure,noproblem.”.但除了这些,他们没有做些事情让我们对他们所说的感到有信心,那就是我们需要知道的是你究竟能做什么,whatdoyoudonow,你们擅长做哪些产品或者是哪些方面,甚至你在哪些方面有问题,这是我们在沟通中遇到的最大问题。
问:
您每天收到多少邮件,如何决定先打开哪封?
答:
每天我和我的同事大概都会收到20-30封来自不同供应商的邮件。
数量相当多。
首先我会删除的是来自那些我不认识的发件人的邮件。
还有些邮件一看就是广告邮件,而不是单独发给我个人的。
遇到这种情况我会直接删除。
所以说,我们不要群发的原因就是这个。
而要一对一的。
最好在回复客人的第一封邮件的时候,我们要求在邮件的地址栏里写上,Attn.:
***就是这个原因。
你直接标明是给他的邮件,这样他至少不会把你的邮件当垃圾邮件删除。
然后邮件的地址栏里同时还要写上我们的公司名称,产品名称,这样即使第一次合作美玉哦成功,以后客人想要找到我们的时候,也会方便很多。
所以我们回复客人邮件的基本格式是:
RE:
NylonDogCollarsfromMoGoPet/Attn.:
David
二,回复买家查询的五个原则:
1.快速回复
1)良好的第一印象会使买家对你有信息。
关于时效性的一个例子:
NATASA端午节的时候发一封邮件说她接受不了附加的FOBLOCALCHARGE,如果那封邮件我回复了,单子她就会下给我们了。
但是当时我们在放假,估计有的公司没有放假,或者说放假期间也回复了客人的邮件。
NATASA就把那个单子下给那家供应商了。
这个例子就是说对现在的网络时代来说,时效性非常重要。
2)机会只有一次,买家不会等待你的答复而停止寻找其他供应商
例子:
MCP寻找一个训狗器,我们没有在第一时间寄去样品,客人就选择了另外一家贸易公司提供的样品。
这个例子一方面说明时效性很重要,另一方面,也说明我们要储存足够强大的供应商资源。
对我们贸易公司来说,足够强大的供应商后备非常重要。
供应商永远都不会多。
另一个例子:
GILLES去年春节前要做一批玩具,时间非常急。
当时有2家供应商的价格都很好。
但是一家工厂过年之前货太多,没办法赶到客人要的交货期。
这时候另一家备用的供应商就派上用场了。
他们刚好可以赶到客人需要的交货期。
如果他也赶不到的话,这个时候供应商就愈多愈好。
因为总有一家,会有时间的。
3)回复太吃。
失去商机
4)回复太迟,会使买家怀疑你的效率及能力
5)即使不能立即回复,也要告知回复的时间。
第一时间告诉他这个我需要跟我们工程师研究下,然后在什么时候回复你。
记住:
买家会时时刻刻将你和其他供应商对比
买家问答
问:
对于供应商的回复时间,你你在心里是否设有一个期限?
答:
我希望在收到我们询盘后能在24小时之内回复。
告诉我已经收到并开始着手处理了。
这样的方式我很喜欢,因为这让我知道他们在认真对待我们的询盘。
如果是一个有很多信息和设计图的复杂询盘,我希望他们的回复是:
“我们会开个技术会议,了解具体信息,然后会在多长范围内给您报价。
”这是我们最希望收到的回复。
问:
供应商回复的速度会影响你们对他的评估吗?
答:
这要看在一定时间内其他供应商对同一个项目的回复速度。
如果有三家供应商在两天之内回复了我,而另一家在3,4天内才给到回复。
这会影响我对他们的效率的评估。
2.提供完整信息
1)简洁的内容:
包括最基本的信息,如公司名称,公司注册号,工厂图片,以及历史背景的介绍;产能,技术能力,做相关产品的相关经验。
产品的详细描述,材质,规格,装箱资料;报价有效期,出货港口,付款方式,打样时间,大货时间。
2)机会只有一次,买家不会追尾他要的答案
3)买家通过对比哥哥细节来筛选供应商
4)忌啰嗦冗长
5)针对性的答复
记住:
买家会时刻将你与其他供应商进行对比
买家问答
问:
首次询盘你希望得到怎样的答复?
答:
如果是报价的话,传真或者邮件中决不能只含价格(25美金或者10欧元人民币等)。
因为信息不全,很难让我们做出明智的决定。
要知道我们会收到很多供应商的报价回复,所以如果供应商用比较简单直观的方式提供给我们最丰富的信息就最好不过了。
比如是FOB报价还是EXW报价?
出货港口是哪里?
印刷价格和包装价格是否有保函在内?
他们知道我们的设计要求吗?
如果一个供应商使用标准格式的报价表回复的话,我uhi觉得他们有专门的报价系统直接根据不同的要求产生报价,而且用这样的方式呈现给卖家也非常清晰。
这就是一家还行的工厂和一家非常好的工厂之间的差异。
3.专业回复
综合的能力,发问的技巧,沟通的技巧,报价的技巧
让买家觉得您是:
能胜任的,
经验丰富的,
服务意识好的
有自信的
注重形象的
4.提问
发问问题能够确保买家知道他寻找的产品是你能做的,是买家了解你是理解他的,知道他的需求;能确保两方之间的交流进行下去。
很多中国的供应商只知道回答买家的问题,不知道主动去问问题。
所以,一定要多问问题,才能充分挖掘买家的需求
确保订单是你能做的
展示你的一丝不苟
确保你明白各个细节
让买家觉得你们之间的沟通是非常清晰没有障碍的
针对有效的提问,采访买家
问:
对于新供应商,怎么样的首次回复才完美?
答:
对于新供应商来说,最完美的答复是提出与询盘相关的疑问并约我们面谈。
我不希望邮件中只是告诉我他们是否能做。
我的询盘只是保函了一些很基本的信息,所以我希望他们问一些更深入的问题,如:
Whatdoyoureallywant?
Whatarethedetails?
Whatcanwefindout?
Istheremoreinformationthatwecanget?
Whenshallwehaveatalk?
Etc.
那样的回复就很完美。
5.陈述独特卖点
再回复当中一定要突出我们公司的独特卖点。
比如我们声称是PetSmart,PetCo(北美市场),澳洲市场就告知是Rufus&CoCo的供应商;
比如我们有很好的质量控制体系,在每5000个产品中只有一个会有质量问题;
独特的(Unique)
有利益的(Benefit):
对买家有好处,让买家感兴趣,有吸引力
有支持的(Supported):
你所展示的利益有数字和事实支撑
采访买家
Summany总结
Productsandpricesareoftenverysimilar
YouradvantageisyourUSP
Lookgoodthefirsttime
Communicatefast,clearandspecific
Implementyourtotalstrategyeffectively
在这个经济日趋全球化和透明的时代,同类产品往往非常相似,价格也非常接近。
你特有的优势就是你的独特卖点。
让买家满意的表现,第一次与买家接触,就要给买家留下深刻的印象。
在给买家留下好的印象之后,记住:
你必须设法讲买家的期望变成现实。
在沟通过程中,快速,清晰和明确非常必要。
当你确定了实施此类举措的战略之后,就应该有效地实行这些战略。
Remember;
Ifyouareonly“asgoodas”yourcompetitor,theorderwillgotothelowestprice.
Ifyouarebetterthanyourcompetitor,youcouldgettheorder,evenatahigherprice.
记住:
如果你只是和你的竞争对手不相上下,那么订单就会属于给出最低价格的一方。
如果你比竞争对手强,能提供更多的价值,拥有更好的独特卖点,那么订单将会属于你,甚至以一个更高的价格成交。
所以说在报价之余,一定要强调自己公司的独特卖点,让买家知道你跟同行有说呢么区别,为什么买家要选择你,这样买家才会有更多的兴趣跟你沟通。
三,提升专业回复技巧
回应查询应包含哪些信息(供应商调查)
回家买家问题
95%
公司情况介绍
74.85%
公司的USP独特卖点
60.74%
公司的产品规格表
56.44%
对买家公司情况的询问
44.79%
公司其他的海外合作客户
19.02%
公司海外办事处的联络方法
4.81%
专业查询例子:
供应商回复例子:
不专业
供应商如何提高邮件回复技巧。
应包括如下8个要素:
1.专业的格式
2.明确的主题:
Attn谁谁谁,增加回复率
3.感谢查询
4.简洁的公司卖点介绍
5.回答买家感兴趣的问题
6.提出专业问题评估客户
7.报价
8.详细的联络方式
1.专业的格式
---统一的格式,颜色
---邮件正文两端对齐
---字号(10号或者12号)
---不要全篇小写或者全篇大写字母,这样不礼貌
---利用拼写工具检查语法和拼写,至少检查3遍以上
如果细心的买家发现你邮件中有很多错别字,他会联想到你以后的订单中处理也会这么粗心,就没信息跟我们合作。
2.明确的主题比如:
PetBedsquotationfromMoGoPet,Attn.:
Frank
---标题当中提及客户名字,独特卖点等---避免被列为SPAM(垃圾邮件)
---很多的邮件是没有收到
3.感谢查询
---Thankyouforyourkindinquiry.
---Thankyouforyoure-mailregarding…
4.简洁的公司卖点介绍
---网站链接
---关联产品卖点介绍(关联产品的网站链接)
---精品展厅链接
5.回答买家感兴趣的问题
---要用专业的语言,技巧性地恢复
---不要急于报价回复
---询问客人据图的产品
我们产品有12个系列,500多个型号。
我们不知道你需要的产品的具体需求是哪些,做促销还是在零售店卖的,对产品的包装有什么需求,请告知我们,以便我们详细评估贵司的需求,在第一时间给予答复。
SIZE
MATERIAL
PACKAGING
6.提出专业问题评估客户
---产品你的规格,技术参数
---希望接受的价位,打算订购的数量
---用专业的问题吸引专业的买家
7.报价,最好以表格或者PDF格式来呈现
8详细的联络方式
---您的姓名,电子邮件/MSN及网页
---地址电话传真,办公室地址,工作时间
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