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资料来源:
中国人力资源网,
第一节 工作分析的含义和基本术语
人力资源管理的目的是将组织内部的人力资源潜能最大化地加以开发和利用,而组织所有的活动都体现在不同职位上的组织人员的工作,所以人力资源的基础工作就是对组织内部各个职位的工作活动进行充分的了解,使得人和职位的结合达到最好的效果。
而这个过程就是工作分析要达成的目标,工作分析是理解工作本身的最佳方法,工作分析在人力资源管理活动中发挥其独特的基础性作用。
在以人为本的竞争时代,人力资源管理工作尤为重要,而工作岗位的设置科学与否,又将直接影响一个企业的人力资源管理工作的有效性和科学性。
一、工作分析的含义
工作分析也叫职位分析或者岗位分析,它是利用科学的技术和手段,直接收集、比较、分析、综合职位相关的信息并以一种格式将之描述出来,为组织的发展战略和规划、人力资源管理及其他管理行为提供基本依据的管理活动。
而美国劳动部将之定义为通过观察和研究,确定关于某种特定职务性质的确切情报并报告的一种程序。
具体来说,工作分析就是为管理活动提供与职位相关的各种信息。
秦书华在其撰写的《如何做好职务分析》一书中系统地介绍了工作分析必须按照以下要素进行,通常我们将之称为“工作分析公式”,即“6W1H”模式。
Who:
谁从事此项工作,责任人是谁,对员工的学历及文化程度、专业知识与技能、经验以及职业化素质等有哪些职位要求。
What:
做什么,即本职工作或工作内容是什么,负什么责任。
Whom:
为谁做,即顾客是谁。
这里的顾客不仅指外部顾客,也指企业内部顾客,包括与从事该职务的人有直接关系的人——直接上级、下级、同事和客户。
Why:
为什么做,即职务对其从事者的意义所在。
When:
工作的时间要求。
Where:
工作的地点、环境等。
How:
如何从事此项工作,即工作的程序、规范以及为从事该职务所需要的权力。
然而工作分析作为一种管理活动,它也具备任何活动所具备的基本要素。
活动的主体是工作分析人员,客体是组织内部的各个职位,内容是与各个职位相关的信息,结果是工作说明书。
通过工作分析我们主要回答或者解决以下两个问题。
第一,“某一职位是做什么的?
”实际上就是工作描述。
这一问题与职位上的工作活动有关,包括职位的名称、职位职责、职位要求、工作环境以及工作条件等一系列内容。
第二,“什么样的人最适合这个职位?
”这是工作规范或者叫任职资格的内容,这一问题与任职者的资格有关,包括专业、年龄、必要的知识和能力、必需的证书、工作经历以及心理方面的要求。
二、工作分析的内容和基本术语
1.工作分析的内容
工作分析内容的确定是进行工作分析最重要和最基本的环节,也是工作分析人员进行工作分析的依据,只有明确了工作分析的内容后,工作分析人员才能有所侧重地搜集相关的信息并分析形成工作分析文件。
工作分析的内容取决于工作分析的目的和用途。
不同阶段、不同组织的工作分析的内容和侧重点是不一样的。
一般来说,工作分析包括两个方面的内容:
确定工作的具体特征;
找出工作对任职人员的各种要求。
前者称为工作描述,后者称为工作规范。
工作描述具体说明了工作的物质特点和环境特点,主要包括工作标识、工作编号、工作概要、工作关系、工作职责、工作条件和工作环境等。
工作规范又称职务要求,要求说明从事某项工作的人员必须具备的一般条件,主要包括工作经验、学历、能力、智力、体力等要求。
(1)工作标识。
工作标识又叫工作识别、工作认定,包括工作名称和工作身份。
工作名称,是一组在重要职责上相同的职位的总称,工作名称必须明确,使人看到工作名称就可以大致了解工作的内容,如财务总监、人力资源经理等。
工作身份一般在工作名称之后,包括所属部门、直接上级、工作等级、所辖人数、定员人数等。
(2)工作编号。
各项工作按照统一的代码体系编码,使工作代码既能反映出工作岗位所属部门,又能反映出工作岗位的上下级关系,如果能反映该岗位的工作性质和其在组织中的地位更好,目的在于方便人力资源的管理工作。
(3)工作概要。
它是指用简练的语言阐述工作的总体性质、中心任务和需要达到的目标。
(4)工作关系。
它指员工在工作中发生的人与人之间的关系,包括同事之间的关系、上下级之间的关系、与其他部门之间的关系、与外部单位之间的关系,其中还包括了监督关系和汇报关系。
(5)工作职责。
一般通过对不同任务简洁、明了和直观的描述来揭示,是工作分析的主要部分。
大体分为两类:
管理职责和非管理职责。
管理职责是影响他人的工作方式,或者对他们的工作进行帮助和指导。
非管理职责包括制作产品的责任,保证某些特定材料使其不受损害的责任,保护机器和设备的责任,与其他人员合作的责任,保护他人安全的责任。
(6)工作条件和工作环境。
工作条件包括两项,一是任职者应用的设备名称,二是任职者运用信息资料的形式。
工作环境是指工作所处的自然环境,包括工作场所、工作环境的危险性、职业病、工作时间、工作均衡性、工作环境的舒适度等。
(7)任职资格。
任职资格的内容主要有岗位人员的教育情况、必备知识、经验、素质要求等。
工作经验是指完成工作、解决相关问题的实践经验,是圆满完成任务所必需的。
学历要求:
从事不同的工作,需要员工具有不同的职业素养和能力水平,如一个人力资源助理一般企业需要本科学历。
智力和能力要求涉及头脑反应、注意力集中程度和计划水平等方面的要求以及直接影响活动顺利完成的个性心理特征。
体力要求指工作本身对任职者体力方面的要求,是与工作本身相联系的,不包括个人出于资源的表现,也不包括偶然的指派。
(8)其他相关信息。
例如,培训和非工作行为条件。
培训涉及培训的种类和数量,这对提高技能、圆满完成工作来说是重要的。
非工作行为条件不涉及工作的责任和质量,对招聘有很大帮助。
一般包括相关证书、年龄限制、婚姻、国籍、政治面貌等。
2.基本术语
工作分析需掌握的专业术语包括行动、工作任务、工作职责、工作职位、工作职务等。
由于工作分析与职位对应的工作活动是紧密联系在一起的,因此有必要澄清一些与之相关的基本概念。
(1)行动(action)。
行动也称工作要素,指工作活动中不便再继续分解的最小单位,是工作中不能再分解的最小动作。
如秘书接听电话前拿起电话就是个行动。
(2)任务(task)。
任务是指工作活动中为达到某一目的而由相关行动直接组成的集合,是对一个人从事的事情所作的具体描述。
它可以由一个或多个行动组成。
例如,打印一封英文信件,打字员必须能够系统地做到:
①熟悉每个英文单词;
②在电脑上拼出相应的单词;
③辨认与纠正语法错误;
④把已输入电脑的英文信件打印成纸质文件。
也就是说,打印英文信件是上述四个工作要素的集合。
在编写工作说明书时,我们一般需要将其岗位职责细化到任务。
需要注意的是,在描述一个任务时,动词的选用十分重要,我们要谨慎地使用。
(3)职责(responsibility)。
职责也称工作职责或者工作责任,是由任职者在某一方面承担的一项或者多项任务组成的相关任务集合,是任职者在岗位上需要完成的主要任务或者大部分任务,它可以由一个或多个任务组成。
例如,监控员工的满意度是人力资源经理的一项职责,这一职责由下列五项任务组成:
①设计满意度调查问卷;
②进行问卷调查;
③统计分析问卷调查的结果;
④向企业高层反馈调查结果;
⑤根据调查的结果采取相应的措施。
(4)职位(position)。
职位也称岗位,是由一个人完成的一项或者多项相关职责组成的集合。
例如,人力资源部经理这一职位,它所承担的职责包括员工的招聘录用、员工的培训开发、企业的薪酬管理、企业绩效管理、员工关系的管理等。
职位具有三个要素:
①职务,指规定担任的工作或为实现某一目的而从事的明确的工作行为;
②职权,依法赋予职位的某种权力,以保证履行职责,完成工作任务;
③责任,指担任一定职务的人对某一工作的同意或承诺。
(5)职务(headship)。
职务指主要职责在重要性和数量上相当的一组职位的统称。
例如,人力资源部设有两个副经理的职位,一个主要分管招聘录用和培训开发,另一个主要分管薪酬管理和绩效管理。
虽然这两个职位的工作职责并不完全相同,但是对整个人力资源部来说,这两个职位的职责重要性和数量比较一致,因此这两个职位可以统称为副总经理职务。
也就是说,职务是企业中工作责任的总分类,企业中每个职务是唯一的,但是可由一个或多个员工拥有该职务。
(6)职业(profession)。
职业是指个人在社会中所从事的作为主要生活费用来源的工作,它是由不同时间内不同组织中工作要求相似或职责相近的职位集合。
“工作”和“职业”的区别主要在于其范围不同。
前者的范围较窄,一般限于某一个组织内部,而后者是跨行业、跨部门的。
(7)工作(job)。
工作是指一个或一组职责类似的职位所形成的组合。
一项工作可能只涉及一个职位,也可能涉及多个职位。
(8)工作族(occupation)。
企业内部具有非常广泛的相似内容的相关工作群,又被称为职位族、工作群。
例如,企业内所有从事技术的职位组成技术类工作族,所有从事销售工作的职位组成销售类工作族。
3.基本术语之间的相互关系
图1-1展示了工作要素、任务、职责、职位、职务、职权、工作和职业之间的关系。
图1-1基本术语之间的关系
三、工作分析的特征
工作分析作为企业的一项基础性工作,为企业人力资源管理及企业管理提供基本依据和参考,具有以下几个主要特征。
1.工作分析以岗位为基本出发点
岗位是企业结构划分中最小的组成部分,它是企业的战略目标和组织结构决定的,有什么样的战略,就需要有什么样的岗位体系与之相匹配,就要求有相应的职责、权限、领导关系和任职资格与之相匹配。
工作分析就是以岗位为基本出发点,围绕岗位进行分析,最后确定出最适合本岗位要求的工作分析文件。
2.工作分析是一个系统的调查、分析、评价的过程
工作分析是一项基础性的工作,在这个过程中,需要通过系统、科学地调查、分析、评价的阶段,才能给工作分析打下坚实的基础。
在实施工作分析的过程中,要根据实际情况制定系统调整方案和方法。
在制定工作分析文件时也要从系统的角度出发,综合考虑各方面因素。
所以说工作分析是一个系统的调查、分析、评价的过程。
3.工作分析要求企业全员参加
工作分析不仅涉及面广,而且分析的全过程都要求企业全体员工能够积极参加和大力配合,保证工作分析顺利进行。
如果在工作分析的过程没有得到广大员工的参与和配合,工作分析结果的准确性以及工作分析过程的顺利程度都会受到不同程度的影响,甚至导致工作分析失败。
4.工作分析是一个动态过程
岗位在组织中处于一个相对稳定的状态——它通常是稳定的,但是组织的使命和目标发生改变时,岗位的职责、功能和价值也常常会发生相应的变化,因此工作分析应该是一个动态的过程。
尤其在当今面临瞬息万变的市场,企业更要根据市场的需要不断调整自己的战略目标,随之而来的就是岗位系统的变化或是岗位职责的变化,这就要求企业及时进行工作分析,将工作分析的基础工作做稳、做实。
第二节工作分析的目的和原则
工作分析是企业整个人力资源管理活动中必不可少的一个环节。
换言之,如果我们没有进行工作分析,那么岗位的评价、考核体系和薪酬体系等工作都无法实施下去。
我们进行工作分析具有一定的目的性和原则性。
一、工作分析的目的
任何一个岗位都是由工作、岗位主持人、职责和职权、环境、激励与约束机制五个要素构成的,工作分析对于岗位的五个要素都要涉及,并且都要进行深入的分析。
因此,工作分析的目的是收集人力资源管理人员所需要的一切有关员工及工作状况的详细资料,为企业有关的人力资源决策提供依据。
1.了解工作的五大特征
(1)工作的输出特征。
工作的输出特征也就是一项工作的最终成果表现形式,如工作分析的输出结果就是最终形成的工作说明书、任职资格书、员工的工作最终可能表现为的产品或服务等,通过这些来具体界定每一个工作岗位的工作职责和工作任务,并以此为前提来确定绩效考核的标准。
(2)工作的输入特征。
工作的输入特征是为了获得上述结果,应当输入什么内容,包括物质资源、人力资源、资金、信息、设备工具等,只有明确了解这些才能确定工作的来源和工作的条件。
(3)工作的转换特征。
工作的转换特征主要是指一项工作是如何从输入状态转化为输出状态,转化的程序、技术、方法是什么,在这个过程中员工的行为起到什么作用、发生哪些影响,这些是进行工作分析所必须了解的一项内容。
(4)工作的关联特征。
工作的关联特征是指每个岗位在企业中的位置是什么,工作的职责和权限是什么,该工作和企业中的哪些部门或岗位发生联系等,这些是工作分析中界定工作关系和任职资格的基础。
(5)工作的动态特征。
由于外部条件的变化,每个工作岗位的工作任务和职责都是不断变化的,这就是工作的动态性。
在实际的工作分析过程中,要考虑到的可变因素包括人员因素、时间因素和情景因素等。
2.相关调查和分析
将工作分析的目的具体阐述、展开,可以将工作分析的目的理解成解决七个问题和对四个方面的分析。
七个问题的调查是指6个W和1个H,主要包括:
①需要什么样的人完成此项工作(Who);
②需要完成什么样的工作(What);
③工作将在什么时候完成(When);
④工作将在哪里进行(Where);
⑤为什么要完成此项工作(Why);
⑥员工为谁工作(Forwhom);
⑦员工如何完成此项工作(How)。
四个方面的分析包括:
①工作名称分析,包括对工作特征与概述,工作名称的选择与表述的分析;
②工作规模分析,包括对工作分析任务责任、工作关系与工作强度的分析;
③工作环境分析,包括对工作的物理环境、安全环境与社会环境的分析;
④工作条件分析,包括从事该工作的员工所必备的知识、经验、操作技能和心理素质的分析。
二、工作分析的原则
为了提高工作分析研究的科学性、合理性,在企业中实施工作分析应注意遵循以下几个原则。
1.系统原则
任何一个组织都是相对独立的系统。
在对某一职务进行工作分析时,要注意该职务与其他职务的关系,以及该职务在整个组织中所处的地位,从总体上把握该工作的特征及对人员的要求。
2.动态原则
工作分析的结果不是一成不变的。
要根据战略意图、环境的变化、业务的调整,经常性地对工作分析的结果进行调整。
工作分析是一项常规性的工作,需要定期地予以修订。
3.目的性原则
工作分析是为了明确工作职责,那么分析的重点就在于工作范围、工作职能、工作任务的划分;
如果工作分析的目的在于选聘人才,那么工作重点就在于任职资格界定;
如果目的在于决定薪酬的标准,那么重点又在于对工作责任、工作量、工作环境、工作条件的界定等。
4.参与原则
工作分析尽管是人力资源部主持开展的工作,但它需要各级管理人员与员工的广泛参与,尤其是要高层管理者加以重视,业务部门大力配合才能取得成功。
5.经济原则
工作分析是一项费时、费力、费钱的事情,它涉及企业组织的各个方面。
这就要求企业根据工作分析的目的,采用合理的方法。
6.岗位原则
工作分析的出发点是从职位出发,分析职位的内容、性质、关系、环境以及人员胜任特征,即完成这个职位工作的从业人员需具备什么样的资格与条件,而不是分析在岗的人员如何。
否则,会产生社会赞许行为与防御心理等不利于工作分析结果的问题。
7.应用原则
应用原则是指工作分析的结果,即工作描述与工作规范,一旦形成工作说明书后,要用于公司管理的相关方面。
第三节工作分析的意义和作用
现在,越来越多的企业认识到了工作分析对企业管理的作用和意义。
从最初的仅仅为了工艺流程的设计和人员的招聘发展到了应用工作分析的结果进行绩效考核、培训、薪酬管理等,工作分析受到了越来越多企业的重视与欢迎。
一、工作分析的作用
在工作分析的过程中,需要对企业的整体运作、企业的职能设置以及各个岗位的职责、权限、要求等有一个充分的认识,而工作分析的结果是为人力资源管理工作服务,为人力资源管理体系中的各个部分提供运作的基础和前提。
图1-2是一个工作分析的作用图。
图1-2工作分析的作用
1.人力资源规划方面
人力资源计划对于企业的持续稳定发展是很重要的,而工作分析可以为企业人力资源计划的制订提供基本的信息,如组织中有哪些工作任务,多少个职位和岗位,组织中人员结构等。
如果没有进行明确的工作分析,就没有对企业人力资源现状的充分认知,也就不可能制定出适合企业发展的人力资源规划。
2.人员招聘与甄选方面
招聘人员不是对所有的工作都有充分的认识和了解,有些招聘人员对某些工作可能完全是外行。
工作分析可以提供职位的任职资格要求(工作规范),从而为人员招聘、甄选和录用决策提供依据,大幅度提高人员甄选技术的信度和效度,降低组织的用人风险,提高员工的整体素质与工作适应性。
没有工作分析基础的人员招聘和甄选是盲目的、缺乏标准的。
3.人力资源开发和培训方面
企业中所进行的任何活动都是有目的性的,培训的目的就是让员工学习到某种工作需要的技能和素质。
工作分析中明确说明了每个岗位任职者所需要的技能、知识和素质,这为有针对性地设计培训、开发计划提供了依据,从而有利于提高整个培训活动的效果和效率。
4.绩效考核方面
绩效考核实际上是将员工的实际工作业绩与要求达到的工作绩效标准进行比较。
工作说明书描述了工作职责、工作内容和任职资格要求等,可以帮助考核人员针对不同的职位设计考核指标,从而使绩效评价有据可依,大大减少了绩效评价的主观性和随意性,使其能用于员工的报酬决策和人员晋升、调派、奖惩。
并且绩效标准的明确还为任职者设立了一个标杆,使其能够有目的地改进自己的工作,提高工作绩效。
只有建立在工作分析基础上的考核指标体系才有可能全面、准确地对员工进行评价,达到激励员工的目的。
5.薪酬管理方面
薪酬通常都是同工作的复杂性、职责大小、工作本身的难度以及工作要求的任职资格等联系在一起的,而所有这些因素都必须通过工作分析才能确定。
通过工作分析,员工可以对工作的职责、技能要求、教育水平要求、工作环境等有明确的了解和认识,企业也可以根据这些因素判断一项工作对于企业的重要程度,从而形成工作的相对价值评价,并通过一定方法来确定每个岗位的报酬水平。
因此,工作分析是岗位评价的基础,也是建立薪酬体系的基础。
6.员工职业生涯规划和设计方面
员工职业生涯规划的设计也是企业吸引员工的一个重要方面。
工作分析可以摸清岗位之间在工作内容以及任职资格上的逻辑关系与内在差异,形成以职位为基础的职业生涯通道,以及职业生涯发展的路径、规范与标准,提高员工升迁的合理性。
二、工作分析的意义
工作分析的意义有两个方面,一个是组织层面上的,也就是对整个组织的意义或者说企业管理的意义,另一个是对于人力资源管理本身。
1.工作分析对组织或企业管理的意义
企业或者组织必须根据外部环境和自身的企业文化以及独特的竞争优势来确定自己清晰、持续的战略,然后坚决地执行,最后才能获得成功。
而战略的展开必须有相应的组织结构作为承载,而工作分析的过程实际上就是组织结构的设计和实施的过程。
展开来说就是:
一方面,工作分析必须以企业的战略为导向、与组织的变革相适应、与提高流程的速度与效率相配合,以此来推动职位描述和任职资格要求的合理化与适应性;
另一方面,工作设计的过程就是流程的速度和效率确定的过程,组织结构的展开和落实的过程。
归根结底,工作分析承担了战略实施的基础性工作,所以工作分析对于企业管理的意义重大。
同时工作分析还对企业的整体管理有其他方面的帮助。
通过工作分析,有助于员工本人发现和审查自己的工作内容和工作行为,以帮助员工主动地寻找工作中存在的问题并且圆满地实现职位对企业的贡献。
在工作分析的过程中,企业人力资源管理人员能够充分地了解企业经营的各个重要业务环节和业务流程,从而有助于公司的人力资源管理职能真正上升到战略地位。
借助工作分析,企业的最高经营管理层能够充分了解每一个工作岗位上的员工目前所做的工作,可以发现职位之间的职责交叉和职责空缺现象,从而及时调整职位,提高企业的协同效应。
2.工作分析为其他人力资源管理活动提供依据
工作分析为人力资源管理提供了一个平台,人力资源管理的其他所有职能活动应当说都是在此基础上进行的。
(1)工作分析为人力资源规划提供了必要的信息。
提供工作分析可以对企业内部各个职位的工作量进行科学的分析判断,从而为职位的增减提供必要的信息;
此外,工作分析对各个职位任职资格的要求也有助于企业进行人力资源的内部供给预测。
(2)工作分析为人员招聘录用提供了明确的标准。
由于工作分析对各个职位所必需的任职资格条件做了充分的分析,因此在招聘录用的过程中就有了明确的标准,减少了主观判断的成分,有利于提高招聘录用人员的质量。
(3)工作分析为人员的培训开发提供了明确的依据。
工作分析为每个职位的工作内容和工作资格都做出了明确的规定,因此可以据此对新员工进行岗前培训,让他们了解自己的工作;
还可以根据员工与职位任职资格要求的差距进行相应的培训,以提高员工与职位的匹配程度。
(4)工作分析为制定公平合理的薪酬政策奠定了基础。
按照前面所讲的公平理论的要求,企业在制定薪酬政策时必须保证公平合理,而工作分析对各个职位承担的责任、从事的活动、资格的要求等做出了具体的描述,这样企业就可以根据各个职位在企业内部相对重要性的大小给予不同的报酬,从而确保薪酬的内部公平性。
(5)工作分析还为科学的绩效管理提供了帮助。
提供工作分析,每一职位从事的工作以及所要达到的标准都有了明确的界定,这就为绩效考核提供了明确的标准,减少了评价的主观因素,提高了考核的科学性。
第四节工作分析的发展历程
任何事物都是经过不断的发展演变过来的。
工作分析的思想可以追溯到古希腊时期,经过一代又一代思想家、科学家以及普通的工人的研究和实践,才有了如今的工作分析。
由于工作分析在今天的社会实践中被广泛运用,工作分析也必将发展下去。
一、工作分析的早期发展
1.狄德罗与工作分析
“百科全书派”的精神领袖狄德罗(DenisDiderot)是18世纪法国的启蒙思想家。
在编写《百科全书》的过程中,他发现协会所提供的资料,特别是有关贸易、艺术以及手工方面的资料并不完整。
他经过慎重考虑,对贸易、工艺等方面的资料进行了重新调查。
他不仅了解工作的信息,还试着自己进行资料图片方面的机器绘制,绘制机器图版和说明书。
他通过简化工作流程中的环节,将收集到的信息系统化。
狄德罗的工作为以后的工作分析实践提供了直接的经验和参考。
2.泰勒的工作分析
19世纪后期的南北战争结束后,美国的资本主义生产得到迅速发展,随着生产技术的变革和企业规模的扩大,原有的凭借传统经验的管理方式与先进的生产力之间的矛盾越来越突
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