QC活动提高设计标准信息化管理水平Word下载.docx
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设计标准纸质档未及时扫描归档
78
设计标准应信息化
2、可行性分析:
根据表2可以看出“设计标准电子档”253份,“设计标准纸质档未及时扫描归档”78份,设计标准应信息化372份,即达到331/372=88.98%可达成目标!
四、分析原因
在分析了目标可行性后,小组开展头脑风暴,集思广益,针对数据采集时间这个主要问题进行讨论,并绘制了鱼刺图,如图4所示。
图2原因分析鱼刺图
五、确定要因
小组成员对各种末端因素的确认方法和确认标准进行了分析,并据此制定了要因确认计划表,如表3所示。
表3要因确认计划表
序号
原因
原因分析
方法
标准
人员
结论
1
标准信息化重要性意识差
管理松懈,绩效奖罚不到位,工程标准重要性意识差
调查分析
教育,学习
xxX
主因
2
人员调动
由于生产任务过重,标准规范电子版管理员通常为主设人兼职
进行培训,每位员工达到考试合格
xx
非主因
3
采购标准不统一
标准采购不规范
按公司标准统一采购规范
4
信息化归档顺序不科学
管理粗放,不能对设计标准电子资料归档中的时间、环节进行科学计算
制订科学的资料归档顺序
5
缺乏相应的电脑软件
需要开发适用本单位设计标准归档资料的管理软件
现场认证
开发适用的内部软件
xxx
6
设计标准电子资料归档空间小
个人电脑硬盘在使用过程中缺乏专业人员细心管理
配备足够使用的移动硬盘
1.要因确认一:
确认依据:
管理松懈,绩效奖罚不到位,工程设计标准重要性意识差
确认方法:
确认情况:
20xx年4月1日至20xx年4月30日,小组成员xxX对设计标准电子版归档情况进行调研分析,生产部门管理松懈,绩效奖罚不到位,员工离职资料交接不完整。
表4部门内部设计标准电子版归档情况统计表
部门
BB部
SS部
已归档数
75
52
应归档数
92
70
归档率
81.5%
74%
从上表可知,各部门内部设计标准电子版归档率均小于目标值85%。
确认分析:
小组对设计标准归档情况开展了现场调查,统计发现生产部门因生产任务较重,设计标准归档管理制度不到位,绩效奖罚不分明,导致员工对工程标准资料重要性意识差。
综上,标准重要性意识因素对问题症结影响很大。
确认结果:
要因
2.要因确认二:
由于公司不断发展的需求,人才的紧缺,在领导的大力支持下,选拔优秀大学及青年职工担任生产部门设计标准管理工作。
现场调查
20xx年5月1日至20xx年5月30日,小组成员xx、xxx对生产部门进行调查发现,如表5所示。
表5生产部门设计标准管理员人数统计表
市场部
2019年设计标准管理员数量
2019年转岗的设计标准管理员数量
20xx年设计标准管理员数量
生产部门生产任务过重,以前兼职担任设计标准管理员的新员工已成长起来担任主设人等职务,但每年每个生产部门都有新入职的员工,部门主任安排新员工接替设计标准管理工作。
综上,人员调动因素对问题症结影响不大。
非要因
3.要因确认三:
XX公司要求按照公司采购管理办法进行采购设计标准。
20xx年5月1日至20xx年5月30日,小组成员xxX、xx在BB部、SS部,对采购标准进行了统计,如表6所示。
表6采购标准表格
采购电子版
20
18
采购纸质版
127
134
总标准数量
147
152
从上表可知,采购标准影响程度为85.6%,影响程度较小。
4.要因确认四:
设计标准归档顺序不科学
院要求设计人员熟悉xx院电子版归档制度,定期进行设计标准信息化。
20xx年6月1日至20xx年6月30日,小组成员xxX、xx在xx院,对设计院人员进行调研。
表8了解归档制度人员统计表
13
10
总人数
26
综上,了解设计标准电子版归档制度人数25人,占比25/51=49%<
85%,设计标准信息化管理制度因素对问题症结影响大。
5.要因确认五:
以往查询设计标准资料凭个人记忆进行翻阅,花费大量的时间,影响工作效率。
20xx年8月1日至20xx年8月30日,小组成员xxX、xx、xxx在xx院,对设计标准电子档归档进行了统计文档资料搜索时间,如表9所示。
表9设计标准搜索时间统计表
搜索时间总用时(s)
电脑等待时间用时(s)
614
2.90
590
2.78
595
2.81
604
2.85
608
2.87
613
2.89
7
591
2.79
8
594
2.80
9
598
2.82
605
11
593
12
612
小组对设计标准搜索时间开展了现场认证,统计发现12组数据中每人将近用10分钟于搜索中,浪费时间,影响工作进度。
综上,缺乏相应的电脑软件因素对问题症结影响大。
六.要因确认六:
院要求设计标准电子资料定期统一归档到院安质环部
20xx年4月1日至20xx年4月30日,小组成员xxX、xxx在xx院进行调查分析。
已进行电脑更新和购置大容量移动硬盘。
综上,设计标准电子资料归档空间小因素对问题症结影响小。
从表可知,造成“设计标准信息化率低”的主要原因包括:
1、设计标准归档重要性意识差;
2、设计标准归档顺序不科学;
3、缺乏相应的电脑软件。
六、制订对策
(一)对策方案优选
1、设计标准电子版归档重要性意识差
小组针对“资料重要性意识差”的问题展开了讨论,提出了两种不同的解决方案,即培训宣贯和制度制定,
通过制度宣贯,使设计人员产生设计标准资料归档重要性的意识。
结合院内实际,制定相关设计标准电子版归档制度,规范设计标准资料信息化管理。
2、设计标准电子版资料归档顺序不科学
小组针对“设计标准电子版归档顺序不科学”的问题展开了讨论,提出了解决方案,即设置设计标准信息化资料编号规则,整理设计标准文件夹。
3、缺乏相应的电脑软件
小组针对“缺乏相应的电脑软件”的问题展开了讨论,提出编辑excel设计标准目录,即将所有归档的设计标准电子版资料编号完成后录入excel表格中,通过excel表格查询,解决查询资料时间长的问题。
(二)制定对策实施表
小组通过方案选优确定立了相对应的解决方案后,随即编制了对策实施表,以指导后期改进工作的具体开展,具体如表10所示。
表10对策实施表
对策
目标
措施
负责人
完成时间
设计标准电子版归档重要性意识差
制度制定和培训宣贯
1、制定院内设计标准电子版管理制度
2、召开会议进行宣贯
20xx.04-
20xx.05
设计标准电子版资料归档顺序不科学
整理设计标准电子版文件夹
制订科学的设计标准电子版归档顺序
1、整理设计标准电子版文件夹
2、制定标准编号规则
20xx.05-
20xx.07
编辑excel设计标准目录
快速查询设计标准
1、编辑excel查询目录
20xx.08-
20xx.09
七、对策实施
对策实施一:
措施一:
制度制定
设计标准管理制度是本次活动开展的基础,需结合院内实际制定设计标准管理制度。
院内安质环部制定《工程电子成品归档管理办法》,保证设计标准的电子文件完整性,提高设计标准的检索速度。
措施二:
培训宣贯
由安质环部牵头,组织生产部门全体员工,邀请安质环部xxX主任开展设计标准管理宣传教育工作,宣贯《工程电子成品归档管理办法》,从思想上提高对设计标准电子版归档重要性的意识,要求每位归档员提交学习计划,制定工作日志,为增加归档员职业素质教育。
经过培训,新上岗人员已经基本可以编制的设计资料已满足归档要求。
QC小组成员发现,在此期间又出现了新的人事变动,针对新出现的问题,小组成员经过讨论研究决定,对新人发放培训资料现场举例讲解,并使用以老人带新人的“传、帮、带”方式,使新人能够迅速胜任本职工作,并对各设计标准归档负责人再次考核。
实施效果
20xx年7月1日至7月30日,小组成员xxX、xx对各部门设计标准电子版归档能力进行了考核,活动前,各部门资料编制人员考核平均分数刚刚合格,活动后各项目部人员均可以熟练掌握编制程序,考核成绩均为优秀。
如表11、图6所示。
表11新任职人员设计标准电子版归档能力考核平均分数表
平均数
考核分数(实施前)
67
71
68
69
考核分数(实施后)
91
94
93
图6考核成绩柱状图
由图中可见归档考核值在90分以上,达到对策目标。
对策实施二:
本小组为工程设计标准信息化创造条件,将规程规范分类摆放。
图7(a)改造前设计标准电子版文件夹
图7(b)改造后设计标准文件夹
对策实施三:
制定设计标准电子版编号规则
设计标准资料管理工作思路不清晰,导致它在收集、整理、移交、归档过程中责任人不明,极易出现设计人员查询不到设计标准,为结束这一状况,理顺工作环节,明确责任范围,对设计标准电子版进行编号:
设计标准电子版编号规则为
X.Y.Z,
X-类别;
Y-序号;
Z-设计标准名。
对策实施四:
在本小组活动的实时过程中,为了能够实现快速查找资料的需求,根据措施一中设置的设计标准电子档资料归档编号规则设计了excel设计标准查询目录,通过X迅速锁定资料所在设计标准柜,通过Y、Z迅速辨别文档位置,从而完成高效搜索文档的过程,为相关人员查询设计标准提供便利。
如图11所示。
图11excel设计标准查询目录
20xx年7月1日至7月30日,小组成员xxX、xxx进行了设计标准信息化率统计,并进行分析,如表12所示。
表12设计标准信息化率统计表
生产部门
91%
93%
95%
平均归档率
由图中可见设计标准信息化率为93%,达到对策目标。
八、效果检查
1.目标完成情况
为验证目标完成情况,小组对20xx年5月至7月份实施期、8月至10月巩固期的归档率进行检查,统计结果如表13、图13所示。
表13设计标准信息化率对比表
状态
活动前
目标值
活动后
设计标准信息化率
68%
85%
图13设计标准信息化率对比柱状图
由此,我们可以看出2019年至20xx年设计标准信息化率达到93%,达到活动预期目标。
2.经济效益
通过此次QC活动减少了设计人员查询设计标准的工作量。
每次每人节省10分钟,每年至少8次,每次至少派出2人,每年节省160分钟。
按每人每分钟产值100元来计算,减少人工成本:
160×
100=1.6万元
3.无形效益
(1)大大提升了工作效率:
简化了电子档归档流程,大大缩短了查询设计标准的时间,提高了工作效率。
(2)通过本次QC小组活动,规范了设计标准管理制度,建立了规范了设计标准电子版文件夹,结束了设计标准粗放管理状态。
(3)提升一线员工的积极性:
通过此次活动的参与,利用自身所长,解决现场实际问题,对员工提升工作积极性有了很大的帮助。
同时,在活动参与过程中,小组成员互相协作,提高了团队协助意识。
(4)推广应用
通过本次活动,小组将归档办法推广至BB部、SS部和市场部。
九、制定巩固措施
1.制定标准文件
小组在活动期间编写了相应的文档及配套的作业指导书如表15所示。
表15作业指导书统计表
文件名称
文件编号
标准内容
《工程电子成品归档管理办法》
Q_426-WH035-2019
1.1为了规范工程电子成品文件归档管理,提高设计成品的参考套用水平及模块化设计的应用水平,保证工程的电子文件完整性,提高成品文件的检索速度,制定工程电子成品文件归档管理办法。
1.2电子成品的归档范围包括勘测设计成品、技术协议、厂家资料、来往函件、科标信、专业会议等文件。
1.3归档人为各工程项目经理,由项目经理组织各专业主设人完成,经科室主任汇总后归档至安质环部。
1.4文件归档作为各工程结算考核重要依据,项目经理应根据工程完成情况,积极主动完成归档工作。
1.5归档的工程范围为2015年11月起所有完成的工程。
1.6本管理办法仅适用于的电子成品文件归档,由安质环部归口。
2.形成制度
为进一步完善培训机制,公司形成惯例:
定期召开学习大会,交流经验,提高员工对设计标准电子稿归档的学习热情;
对设计标准电子稿归档完成者在年度结算时给予一定经济奖励。
3.完善软件
继续加强信息化管理体系的建设,完善excel查询表格。
十、总结和下一步打算
1.总结
通过这次QC活动,小组成员大大缩短了设计标准资料查询时间,在实际生产运用中取得了较好的实际效果,提升了工作效率。
小组成员深受鼓舞,同时也坚定了继续开展QC活动以及提高现场作业整体质量水平的决心。
我们对自己在团队合作精神,质量意识,进取精神,工作热情干劲,解决问题能力方面分别对照活动前情况进行了自我评价,表16为自我评价表,图15雷达图:
表16自我评价表
评价项目
团队精神
81
质量意识
87
进取精神
84
95
工作热情
74
86
解决问题能力
90
图15雷达图
2.下一步打算
目前,本小组制定的设计资料设计标准管理制度主要用于设计标准归档中,有利于及时找寻工程资料、提高工作效率,但局限在于这些措施只是找寻。
下一阶段打算从设计图纸资料质量开始分析,根据设计图纸资料出现差错的根本原因进行分析,并进行分析和措施改进。
因此,接下来以提高设计成品合格率为研究对象,将《提高设计成品合格率》作为下一QC活动课题。
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- 关 键 词:
- QC 活动 提高 设计 标准 信息化 管理水平