付款管理制度.docx
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付款管理制度.docx
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付款管理制度
付款管理制度
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AManagementWorking
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MWI-FA-001-A核人/日期:
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1.0目的
为了明确公司付款流程,规范公司付款管理。
2.0范围
有采购订单或有购买合同、委托加工合同等的应付帐款的管理。
3.0权责
3.1采购部门必须对采购部门所属订单部所下订单进行审核。
审核的内容包括订单是否有采购中
心副总裁(或采购总监)审批签字;该定单的付款方式,该原材料或成品(以下简称物料)
的进价如何等。
付款方式分为预付、现付(货到付款)、月结三种(月结的供应商由采购部
门与对方签定月结合同)月结的时间具体参照合同。
付款方式为预付或现付的订单需副总裁
特别核准,并将副总裁核准付款方式后的订单及核准单立即报财务部备案。
凡未经副总裁核
准预付、现付方式的订单一律采用月结货款的方式。
3.2所有采购物料和外发加工的报价单必须由采购总监审核、采购中心副总裁审批。
凡未经采购
总监审核、副总裁审批的报价单而购进的物料,财务部门有权进行拒付货款(加工费)。
采
购部门应将审批后的报价单报财务部门备案,作为财务部门付款的依据。
3.3货仓收货必须以采购订单为依据,超过订单数量送货(备品除外)或未到交货期的送货货仓
一律不予接受;财务一律不予付款。
物料入库单必须有品管部、仓库主管签字确认方能生效。
财务在支付货款时,必须凭采购订单部所下订单、副总裁审批后的报价单、品管部、仓库主
管签字确认后的物料入库单、供货商提供的送货单及发票五单齐全才能付款,缺其中一单,
财务部门有权进行拒付。
3.4仓库管理员必须妥善保管物料入库单,凡属月结的物料入库单,必须当天录入系统,次日交
财务部门入帐;凡属现付的物料入库单,必须当时交财务部门便于结算。
每张物料入库单必
须附有对应的送货单。
3.5当月送货经品管部检验品质不良,品管部判定退货的物料必须当月退货,或将物料存放退货
区,同时填制退货单。
退货单一式四联,仓库一联;品管部一联;财务部一联;供应商一联。
交财务部门的一联次日上交财务部门。
退货单上必须有品管部及仓库主管签字确认,并请注
明退货原因,同时附上品质报告。
3.6财务部门结算时所需单据(采购订单、报价单、送货单、物料入库单、购货发票、如产生退
货另需退货单)必须由各有关部门在规定的时间按供应商整理归集后送至财务部。
具体规定
如下:
采购订单、报价单,由采购部按供应商整理归集后送至财务部;物料入库单、退货单、
送货单,由仓库管理员按供应商整理归集后送至财务部;购货发票由财务部直接向供货商索
取。
有预付款或现付款的物料,各部门应在副总裁审批后的当日将以上单据交财务部;凡属
月结的单据,各部门应于购进物料的次日将以上单据交财务部,以便财务部门根据当月的物
料采购情况作出资金安排。
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3.7各部门对于有关合同的签定必须有律师的鉴定,经采购总监签字、采购中心副总裁审批后,
将合同副本报财务部备案,作为财务部门结算时的依据。
如无购货合同的供应商财务部有权
拒绝付款。
3.8如供应商要求于合同约定的付款日之前支付货款的,需采购中心副总裁审批后,提前10日报
财务部,便于财务部合理安排资金。
财务部不接受临时付款。
4.0作业内容
4.1对账
4.1.1.我司财务部门每月卡账时间为20号,凡属月结的供应商须每月21号-25号,根据我司
的送货回单编制对账单送至我司。
4.1.2.我司财务部根据各部门提供的有关单据核对该供应商的物料数量、单价无误后,会在次
月的1-10号回签供方的对帐单。
4.1.3.对账确认无误后,供方应根据此金额、数量开具上月20日之前的全部送货发票,送至
我司财务部。
4.1.4(对帐过程中如发现我司的帐务与供方有误差,财务部门应通知对方携带我司仓库管理员
开出的入库单第二联(送货联)、送货单留底联前来我司与财务进行对帐。
对帐过程中
如发现是我司的单据传递环节失误而造单据遗失,应由我司负责补齐单据;如果是供方
的失误,造成帐务不符,我司概不负责,一律以我司的帐务为准。
4.2付款
4.2.1.财务部门应每天负责整理当天收到的所有采购订单、外发加工费的报价单、购货发票、送
货单、物料入库单、退货单。
并认真审查其完整性、合法性。
包括凭据是否齐全、报价单
是否有副总裁审批签字、物料入库单是否有采购总监及品管部质检员签字等。
如有单据不
全或审批手续不全现象,财务部门有权拒收。
财务部门经过认真审核、将核对无误的送货
单、入库单和发票配比后,方能作为应付账款入帐。
4.2.2.每月25号-30号为上报预计付款审批时间,财务部门按与供应商约定的付款周期及时编
制预计付款表并报上层领导批示。
4.2.3.月结供应商的结算期为每月1-5号,由财务部应付账款人员按照批示后的预计付款表填
写付款单,交由相关领导。
相关领导收到财务填写的付款单,应及时审核签字并交与出
纳人员,出纳人员会按照付款单的金额,款项的重要性等,合理有序地在结算期内安排
付款,在此期间,供应商、采购部不得催促财务部付款。
4.2.4若有预付款或者货到付款的供应商,除付款单据齐全外,还需申请部门拟定预(现)付
款申请书连同订单交由采购中心副总裁特别核准。
否则财务部门视同月结付款处理。
(申
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4.2.5.财务部门应妥善保管每笔付款单据,付款后作为付款凭证的附件,按月装订成册备查。
备注:
随同商品出售但不单独计价的包装物。
这部分包装物一般作为企业促销的手段并给顾客
提供方便的包装物。
因此这类包装物的价值应转化为企业的一项“销售费用”来处理。
凭证处理:
借:
销售费用
应交税金-应交增值税-进项税
贷:
应付账款
5.0相关记录
5.1《预付款及现付申请书》
6.0流程图
6.1《采购订单付款审批流程图》(适用于月结)
6.2《其他合约付款审批流程图》
6.3《财务部门对账付款流程图》
6.4《采购订单付款审批流程图》(适用于货到付款/预付款)
6.1采购订单审批付款流程图(月结)
采购部门财务部门品质/仓管部门总经理、董事长
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采购订单部收到物料
需求计划,下采购订单
合同副本一份备采购总监审核订单对合同、订单案。
(内容包括单价、付进行核准并签款方式)字,时间为一审核时间为一天周。
传真订单给供应商,
约定送货期。
并将经仓管部门依采购总监签字的订单据订单数量交财务、仓库各一份收货
品管部门检
验
仓管部门将检收集各部门付款的
验合格物料按单据(已批核订单、
收货数量填制入库单、送货单、退
物料入库单(退货单、报价单)。
货单)
审批付款。
时
间为一周。
网上操作
银行转账
或付现。
6.2其他合约付款审批流程图
需求部门财务部总经理、董事长
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拟定合约或向供应
商索取合约版本
将合约交律师提出建议或修改意
见
将副本交财务一将修改后合同呈报份备案批准、正式签订修改后的合约一份
交采购中心副总裁
审批;一份交财务备案。
按照合同订立的付
款方式和付款金额及合同完成状况及
及验收单据提出付
对付款进行审批款申请
网上操作或银
行转账
设备管理人员沟
通安排维修作业
6.3,财务部门对账付款流程图(月结)
供应商财务部总经理、董事长
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每月25-30日,根据根据仓库及品管部的单物料验收单编制对据核对物料数量;根据已
账单。
审批采购订单或报价单将合约交律师提
核对单价;并审查是否有出建议或修改意
见副总裁审批签字。
次月1-10日与
供应商对账,
修改合约确认开票金签收发票、整理归集付每月25日-30日上额,索要发票。
款单据、配比发票,入报预计付款。
将副本交财务一
账。
份备案
按审批预计付款
表,填写付款单,
安排付款。
网上操作或银设备管理人员沟行转账通安排维修作业
财务部门按月将
付款凭证及付款
单据装订成册保
管备查。
6.4,采购订单付款审批流程图(货到付款/预付款)
采购部门财务部总经理、董事长
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收到物料需求计划
后,下采购订单。
签订购货合同、填制预付款申请书。
批准采购合同、订采购总监签字,并单、报价单及预付、将合同、预付款申现付款申请书请书、报价单、定单交采购中心副总裁审批,订货合同购货合同副本副本交财务一份一份备案按照合同订立的
付款方式和付款
凭副总裁审批签字金额及合同完成
的预付、现付订单、状况提出付款申报价单及入库单、请
送货单购货发票付
款,付款凭证及付
款单据按月装订成
册保管备案备查。
设备管理人员沟
通安排维修作业
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