18CETC16目标业务流程方案应付管理中利腾晖破产清算材料文档格式.docx
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概述1
目标与参考1
参与人1
一、CETC16-AP:
应付管理2
二、应付管理基础定义3
三、CETC16-AP-01:
应付结算流程4
四、CETC16-AP-02:
请款与付款流程11
概述
目标与参考
具体目标
本目标业务解决方案是根据对中国电子科技集团第16所(以下简称“16所”)现行应付管理的业务调研及需求分析,在项目方案设计阶段为了满足16所应付管理业务的需求,结合U9系统标准功能和部分预定义的客户化解决方法编制设计的。
Ø
定义16所<
应付管理>
业务需求与改善控制
目标业务流程
报表需求
关键业务要点解决方案
根据方案结果指导系统配置、关键用户方案测试与实例演练,定义详细客户化开发需求
参考
本解决方案文档参考如下:
《CETC16_调研问卷_应付模块》等
《CETC16_业务现状报告_应付模块》等
《CETC16_应付管理差异匹配分析》
《CETC16_ERP项目实施主流程清单》应付管理部分
16所财务部门提供的书面或电子材料
用友顾问与相关部门沟通过程内容、会议纪要
参与人
本方案编制组
16所项目组:
李霞、潘群群
用友顾问组:
杨云飞
应付管理
总体流程图
管理概要
管理供应商发票业务属于采购领域流程,作为应付方案的整体纳入该方案。
供应商付款中的应付票据付款主要在票据管理模块,但是16所该结算模式较少,所以整体纳入应付方案中解决。
二、应付管理基础定义
应付管理的基础定义主要为应付立账条件、付款条件和结算方式的维护,一般而言设置应在上线时一次性设置好,不建议经常变动,否则将会影响系统运行方案,当然,依据特殊的业务需要可以新增或修改上述基础定义。
要点与分析项1:
应付立账条件
主要是立账日与到期日的确定。
立账日:
应付款的入账日期,决定入账的会计期间。
可以按照交易日(可自定义)立账,也可以自定义入账日期,比如固定日在每月25日,则26日开始就算到下个会计期的应付款了。
为合理、准确映入账情况,16所采购部与财务部根据采购合同确定,并在供应商基础数据维护时定义。
到期日:
主要为应付款的账期,什么时候需要付款。
在发票到期日前系统认为发票未到期,在发票到期日后系统开始计算帐龄,到期日是账龄计算的基础。
16所采购部与财务部可以共同设置到期日,对于合同付款建议依照合同中的付款日期设置到期日,对于非合同付款设置交易日即到期付款日。
举例:
以一个固定日期作为发票到期日,如:
2011年05月01日
在发票立账日期的固定天数后作为发票到期日,如:
30天后付款
帐龄从立账日开始算起,帐期预先设置(原则从立账日开始30天或者合同条款规定)
要点与分析项2:
付款条件
用于维护交易过程中所采用的结算方式和各结算方式下的支付比例,及延期付款的相关处罚信息。
16所目前的采购付款有严格的付款计划,未出现付款处罚相关的事宜。
要点与分析项3:
结算方式
结算方式即付款方式,16所目前的付款方式主要为电汇、支票、现金与汇票,汇票主要为银行承兑汇票和银行汇票,一般在大额清算时才会使用;
在系统中,应付票据的处理将用付款单形式处理。
应付结算流程
业务适用范围
适用于16所材料、固定资产、在建工程、服务项采购的发票结算管理,不适用于无采购合同的采购发票结算。
业务主要目的
完成采购收货与发票的匹配结算以及应付账款的确立。
流程边界
发生材料类采购、固定资产类采购、在建工程类采购、服务类采购收货完成,供应商开来发票后,启用此流程。
流程输入输出
输入:
供应商发票、收货单DATA-PM-80来源于采购收货流CETC16-PM-04-01、原始凭证;
输出:
应付单DATA-AP-10、记账凭证DATA-GL-10、借/贷项通知单DATA-AP-30、请款单DATA-AP-20.
业务流程
活动说明
步骤
部门
岗位
输出单据
方式
10
采购物流中心
采购员
供应商开来发票后,根据收货单拉式生成应付单,金额按照发票金额输入,此时系统即时完成应付与收货的匹配
应付单
系统内
20
采购物流中心
打印应付单并将入库单和发票等原始单据粘贴在一起,填写报销单并提请审批(系统外审批,审批过程按照16所现有流程)
30
财务部
应付会计
根据审批通过的报销单等原始单据对应付单进行立账操作,立账后系统自动生成请款单(未提交审核状态)
请款单
40
检查发票匹配情况,对于未自动匹配的发票进行发票匹配与发票结算
50
将应付单与结算单生成的交易分录转总账生成记账凭证
记账凭证
60
稽核会计
审核应付系统传来的记账凭证,不通过则驳回修改
70
如果后续发生应付账款的调整,根据采购员提供的经过审批(线下)的原始凭证针对相应的应付单录入借/贷项通知单
借/贷项通知单
80
借/贷项通知单生成的交易分录转总账生成记账凭证,提交稽核会计审核
要点分析
发票号:
在应付管理中,有2个发票号,即系统发票号与供应商发票号,系统发票号为ERP管理依据,供应商发票号有专栏字段录入。
16所需要打印应付单形成目前的应付帐款入账单,单据核心内容如下:
供应商名称、开户行、账号、合同金额、已付款金额、本次付款金额。
16所存在一张系统发票对应多张供应商发票的情况,在U9系统中,通过发票行体现,通过扩展字段记录供应商发票号。
项目开票:
16所目前发票并没有严格要求供应商按照项目开立,部分业务需要合并项目开票,通过发票的单头项目或行项目实现单项目发票和多项目发票。
发票税管理:
系统根据发票的金额自动计算进项税。
16所可根据自己的需要自定义增值税代码,每一税代码可指定相对应的税率,并通过AAI配置设置会计科目。
设置应交税金预设科目的影响因素为项目,配置AAI,不同的项目应交税金入账科目不同。
采购中的运费发票处理:
16所大部分运费是供应商签订合同时包含的,也存在我方承担的运费,该类运费需要单独入账。
采购员取得费用发票后,在系统中手工录入费用发票,并提交财务报账,财务对费用发票立账,并进行费用分摊。
(明确运费计入存货价格,其他分摊)
外协采购发票处理:
16所的外协采购主要包括两种形式:
供应商包工包料形式:
16所提供图纸,厂家按照图纸采购。
该外协实质上和外购一样处理,只是业务类型不同,因此在会计处理上应一致。
供应商包工不包料形式:
16所提供图纸和材料。
该外协的财务处理需要通过“工序委外”物料处理。
发票已到货未到:
发票已到货未到的情况,采购员与财务可以自行选择下面两种方式管理:
不录入,等待货到后一起录入。
不与入库单匹配建立发票,计入“在途物资”科目中,等到入库后,财务再手工与入库单匹配结算,转出在途物资,该种方式要确认发票提前入账时是否能计进项税。
最终确定按第一种方案执行
从一般情况看,建议尽量避免该业务的出现。
采购结算处理方式:
16所ERP系统使用的计价方式为加权平均,并且暂估冲回方式为“单到回冲”。
采购入库时:
借:
原材料
贷:
应付帐款-暂估款
发票立账时:
应交税金-进项税
贷:
应付帐款
发票结算时:
原材料(红字)
应付帐款-暂估款(红字)
固定资产采购发票:
16所的固定资产采购的建卡模式为采购分发,资产建卡时点为达到可使用状态,16所的建卡时点主要是发票取得之后建卡,因此不存在资产发票IPV差异。
资产会计开票要取得正式合同文本,技改的设备投资还需取得技改项目采购任务书。
在建工程采购发票:
16所的在建工程为外包工程,所以此类采购发票属于服务项采购,按照在建工程类别建立服务性料号,供应商开票会根据工程进度开票,资产会计取得监理方出具的支付意见和审计部审核意见后开票,如在合同中规定了开票节点,有多次开票,建议将开票次数作为采购申请单数量,上线时由财务根据最大开票次数建议最大数量。
在建工程合同100万。
采购订单:
数量10,单价100000,金额1000000。
(根据总额倒算单价,单价只做参考)
进度一(开票):
50万;
进度二(开票):
20万;
进度三(开票):
30万
则:
进度一50万发生时,收货单行数量5,单价100000,金额500000,开票匹配收货单,再对发票付款。
进度二30万发生时,收货单行数量3,单价100000,金额300000,开票匹配收货单,再对发票付款。
进度三20万发生时,收货单行数量2,单价100000,金额200000,开票匹配收货单,再对发票付款。
服务项采购发票:
16所的服务项采购包含设计费采购、加工、合作服务采购等等,采购属于项目的直接成本,U9系统的采购发票必须与收货匹配,服务项采购的立账分录如下:
费用类科目
发票结算:
发票结算完成后更新入库成本,因16所采用的是单到回冲的方式,系统会红冲原暂估凭证;
若在结算前发生了部分领料,则差异分摊在剩余库存;
若结算前全部领用且后续不再发生入库,则用生产成本调整单进行财务处理计入当期费用。
发票调整:
应付发票的调整包括对原先发票的增加和冲减,即发票的正调整和负调整。
通常情况下由于质量或价格原因,我方或供应商开出的承认调整发票应付金额的情况,是一种金额付款折扣,只是金额的调整,正调整使用贷项通知单,负调整使用借项通知单。
调整后影响发票应付金额和供应商应付余额。
退货发票:
因为16所的退换货业务(质检退换货和在库退换货)都是退货补货的形式,并不冲减应付账款,因此退货发票的立账与正常采购立账的流程类似,都是根据收货单立蓝字发票。
查询及报表需求
序号
类别
名称
描述
方案
1
查询
采购合同执行情况
采购合同财务执行情况,收货、立账、开票、付款情况
系统标准功能
方案反馈
反馈人
反馈说明
问题答复
2
3
4
请款与付款流程
适用于往来类采购的付款申请和付款,不包括现金银行模块管理的个人报销付款和非往来类付款业务。
业务主要目的
控制采购付款环节,安排付款计划,合理安排资金。
发票(系统名称为应付单)立账完成,启用此流程;
发生紧急付款业务时启用此流程;
发生预付款业务时,启用此流程。
请款单DATA-AP-20来源于应付结算流程CETC16-AP-01;
付款计划,请款单DATA-AP-20、请款确认单DATA-AP-40、付款单DATA-AP-50、应付核销单DATA-AP-60、记账凭证DATA-GL-10。
财务主任
非紧急付款的情况,月初根据未关闭的请款单安排付款计划并发放给采购部门
根据付款计划选择请款单进行提交(资产采购为资产管理部门管理员提交)
对于紧急付款,采购员直接提交请款单;
对于预付款,采购员直接填写、提交请款单(付款用途按实际情况选择)
预付款采购员填写借款单并提请审核(系统外审核,按16所现有流程)
采购业务员确认请款单
对通过确认的请款单确认付款(包括请款确认和付款两步操作);
对于审核通过的紧急付款或预付款由应付会计确认付款
请款确认单、付款单
核销应付账款
应付核销单
交易分录转总账生成记账凭证
90
审核记账凭证,不通过则驳回修改
100
打印审核通过的记账凭证
110
出纳
凭记账凭证付款
系统外
付款申请:
16所目前使用付款计划单与支付单作为付款控制的凭证,U9系统上线后,将用请款单来控制付款。
请款单是U9付款管理流程中非常重要的单据,是相关付款处理的来源。
16所可以根据付款用途控制是否走请款流程。
根据16所现有业务情形,U9的标准请款用途对应16所业务解决方案如下:
请款用途
16所业务对应
标准款
主要为发票付款控制,16所的采购发票、资产发票、在建工程发票、费用发票等,用自动请款实现财务立账时自动生成请款单,采购部门根据财务部的付款计划匹配提交审核。
预付款
主要为合同预付款,16所的材料采购合同、资产采购合同、在建工程采购合同等,采购员预付款请款时将请款总额分摊到每笔采购订单。
预付款启用请款到付款的控制流程
保证金
主要为付给供应商的保证金。
目前16所无该业务。
杂项
主要为客户、供应商的杂项付款,如不知道付款用途时,可以利用杂项付款手续,或紧急付款。
尽量减少不知用途的付款,加强内控,杂项付款流程应该严格控制。
供应商账号:
每个供应商在系统内可以拥有多个收款帐号,在系统内将供应商位置按照供应商银行帐号一一对应设置。
16所在供应商档案维护时,需要对供应商档案上的银行帐号维护。
采购员创建系统应付单时,可以选择并确认供应商位置即供应商收款帐号。
付款核销的账务处理:
标准的付款程序在付款处理结束后,会生成如下凭证:
未核销付款
银行存款
在付款结束后,自动核销,生成核销凭证。
贷:
在转总帐时,是合并产生凭证:
预付款账务处理:
预付款程序在付款处理结束后,会生成如下凭证:
预付帐款
应付发生时,会计应及时对应付进行核销,预付款冲销应付款,核销结束后,生成核销凭证。
应付账款
应付票据管理:
匹配16所当前业务情形和未来流程处理,主要描述银行承兑汇票的使用。
银行承兑汇票主要在票据管理模块使用,本方案不再另外出具票据管理方案,纳入到应付解决方案中。
目前16所大额支出都需要走请款控制流程,在会计进行请款确认时,在线输入应付票据信息,自动出票。
产生如下会计分录:
待核销付票据
应付票据
待核销付款
应付款核销时:
应付票据付款时:
待核销票据付款
退款:
目前16所没有退款业务,为满足16所未来需求,本方案中描述了U9的各种退款业务的处理方式:
U9系统退款业务前提:
已对外支付,并已经核销和转总帐处理。
1)由于供应商错误或供应商收款银行信息错误而发生的退款,款项实际支付并未成功,财务会计收到退款后确认退款原因,找到原付款单点击退款,生成收款单;
退款重汇时,采购员填写重汇申请,合格供方至质量部修改账号,经济类合同供方至财务部修改账号后,应付会计找到原付款请款单进行确认,重新付款。
2)由于供应商退货或其他原因,对实际已经支付到供应商处的款项进行退款。
如下两种情况:
预付款退款:
供应商发票送达时,由于先前的预付款多余,可能需要供应商退款。
退货退款:
向供应商付款后,由于供应商货物有缺陷,或发生退货业务,要求供应商退款(16所无此业务)。
财务处理:
预付款退款时,创建供应商收款单:
未核销收款
核销时:
预付账款
转总账:
李霞
请款单需要所领导审批,财务根据实际情况付款,付款单审批不需要所领导。
最终审批流未确认
清款单上标准紧急程度,紧急程度相同时按时间顺序。
在请款单上增加扩展字段
预付款必须与合同相关联
系统支持
应付票据在录入总账时可以必须录入票号,可以选择
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- 18 CETC16 目标 业务流程 方案 应付 管理 中利腾晖 破产 清算 材料