掌握Word最实用最有效的处理 适用于WordWord文档下载推荐.docx
- 文档编号:5239030
- 上传时间:2023-05-04
- 格式:DOCX
- 页数:15
- 大小:27.08KB
掌握Word最实用最有效的处理 适用于WordWord文档下载推荐.docx
《掌握Word最实用最有效的处理 适用于WordWord文档下载推荐.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《掌握Word最实用最有效的处理 适用于WordWord文档下载推荐.docx(15页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
编辑方法同上。
2、正文
层次分明,平行层次格式一致,同一基层层次内格式相同。
表现出条理性。
完整的文件可以分为几个部分,每一部分又有可能再分为多个部分,这就需要处理好层次问题。
一个部分要有标志性,能够将自己与其它部分区别开来。
不同部分的区分一般采用强调或间隔,或两者配合的方式。
强调,即在本部分的起始处有本部分的概括标志,如标题或1、2、3等。
一般可以将这些标志突出显示,标题最好能突出显示,格式不要等同于本部分的内容。
方法有调节字体、调节字号、倾斜、下划线、着重符、加粗、间距、对齐方式、缩进等,甚至改变颜色或背景颜色。
可在“格式|字体”对话框或“格式|段落”对话框里设置,也可单击“显示格式”中的有关项目。
对于1、2、3这样用编号强调的,会出现输入“1、”及内容后回车时WORD自动将“1、”;
识别为编号并添加“2、”的现象,即WORD的“自动完成”功能。
注意最好不要使用,因为WORD在编号所属内容及编号的结束方面做得并不尽善尽美。
间隔,即使不同的部分之间有一定间隔。
最高级别的间隔为文件间隔,即不同的部分各自形成一个文件,不同文件之间通过目录或以附件的形式发生联系。
其次为分页间隔,即在一部分结束后,另一部分从下一页开始。
注意不要通过输入空段落(连续回车)的方式分页,这样做不但不规范、视觉效果差,而且对前一部分的改动会直接影响到后面其它部分的版式。
在“插入|分隔符”对话框中选“分页符”,即可插入分页符,将不同部分分在不同的页上。
再次为空行间隔或间线间隔,可通过在“格式|段落”对话框中控制段前行数或段后行数,在段前或段后留出一定空白。
空行间隔可调节性较强,但小规模的空行只有在文字密集区才会醒目。
相对而言间线间隔采用一条线线分割不同部分的方式,较为明显。
对于多层次的文件,在使用强调或间隔时注意,其强度应当从高层次到低层次层次依次减弱,合理体现文件的层次结构。
因此一般不提倡在较低的层次中使用改变颜色或加分隔线这种比较明显的方法。
对于平行的层次,其标题及内容的格式应当做到对应一致。
对于像是标题后是否有“:
”这种细节问题要注意,保持各部相同。
而对于同一部分中的内容,作为一个整体更要使用相同的格式。
可以借助格式刷来保证格式的一致。
3、落款
向右对齐。
落款要用全称“山东大学学生会”或“山东大学学生会调研权益中心”。
要加上个人姓名时,姓名与前面隔一个全角空格。
可以在第二行加上日期。
落款右对齐在“格式|段落”对话框中即可设置,也可以在“显示格式”中单击相关项目。
禁忌:
使用输入空格的方法将落款推到右边。
B、处理方法与技巧
1、“格式|字体”对话框(快捷键CTRL+D)、“格式|段落”对话框和“显示格式”窗格:
日常处理的大部分都可以在这两个对话框或这一个窗格中完成。
而后者的功能较为强大。
在“字体”对话框的“字体”选项卡中可以对字体、字形、字号、颜色、下划线、着重号进行设置,尤其注意的是在“效果”中可以完成添加删除线、设置上下标、字母大小写等一些特殊的功能。
这些功能平时不被注意,往往在使用时会不知如何处理,甚至因为不熟悉根本就不会想到使用这些功能。
“字符间距”与“文字效果”这两个选项卡使用较少,建议稍做了解。
类似地,在“段落”对话框中最常用的是“缩进和间距”选项卡,在这里可以设置段落的对齐方式、左右缩进、段行间距等,还可以对制表符(即按下TAB键,默认是2字符,我们常用来作为一段前的2字符空格)进行自定义。
对于“换行和分页”“中文版式”这两个选项卡稍做了解。
[注]选定文本的几种方式:
用鼠标直接拖动选定;
在文中单击、双击、三击或CTRL+单击;
在文左鼠标变反向时单击、双击、三击或CTRL+单击;
按住SHIFT移动光标;
将光标定位在起始处,按住SHIFT单击终止处可选定连续区域;
按住CTRL可分别选定不连续的区域;
按住ALT键可选定矩形区域(比较有意思的一个功能,但是低版本OFFICE不具备)。
[注]移动光标的几种方式:
上下左右箭头;
HOME;
END;
PGUP(PAGEUP);
PGDN(PAGEDOWN);
CTRL+HOME;
CTRL+END;
SHIFT+F5(在此前最后三次光标的位置之间来回切换,有时也很有用,在文档关闭后在另一台电脑上打开时也可以用这个定位到关闭前的位置)。
[注]基本的快捷键:
CTRL+Z(撤消),CTRL+Y(恢复,撤消的反操作),CTRL+X,CTRL+C,CTRL+V(剪切,复制,粘贴,都在左下角),CTRL+A(全选)。
[注]其它快捷键:
格式工具栏(没有的视图|工具栏|格式,如果里面没有以下讲到的工具或是只有一部分就是挤到隐藏了)里有加粗、倾斜、下划线,分别用加粗的B,倾斜的U,下划线的I表示。
这三种处理的快捷键分别是CTRL+B、CTRL+U、CTRL+I。
在调节字号时如果要调节一次看一次效果很麻烦,可以用CTRL+[或CTRL+]来减小或增大字号,优点是直观。
另外可以用CTRL+SHIFT+<
或CTRL+SHIFT+>
来减小或增大字号,这样速度慢一点(也就是说精确一点),但有的OFFICE不能用。
2、粘贴:
从其它文件复制过来的文本往往会带有自己的格式,比如网页上COPY下来的东西可能是有网格或背景色的,如果直接粘贴在本文件中会杂乱无章。
可以先粘贴到记事本当中,再粘贴到WORD中,就可以去除网格等格式,再全选,选择清除格式,居中再取消居中即可取消所有格式。
这种方法虽然巧妙,但比较麻烦。
在WORD中提供了“选择性粘贴”:
在“菜单|选择性粘贴”中选择“无格式文本”,也可以消除格式。
其实从“选择性粘贴”提供的可选择方式的列表中可以看出,“选择性粘贴”功能比较强大。
但实际上这不是解决这类问题的最好方法。
在完成“复制”“粘贴”操作后,在粘贴过来的文本后面会出现一个粘贴符号。
单击,即可在粘贴选项中选择保留源格式、匹配目标格式、无格式或选择已经在本文件中使用过的格式。
[注]探索:
没有谁能说自己掌握了电脑的所有常用技术,即使一个大家看起来简简单单的WORD,除非能看完所有源代码,否则未知还是存在。
有的东西要自己摸索。
自己发现的印象最深,因为既有思考又有实践。
比如在打“选择性粘贴”的时候就有了这样一个问题:
快捷键大多要SHIFT、CTRL、ALT的参与,而SHIFT的作用常常是“反向”。
那么在粘贴CTRL+V的基础上如果改用SHIFT+CTRL+V呢?
“反向”粘贴?
与粘贴无关的功能?
没有这个快捷键?
这是个我学电脑以来从没见过的问题,有兴趣的试试吧。
注意版本问题。
3、查找(CTRL+F)、替换(CTRL+H)与定位(CTRL+G或F5):
这三个是“查找和替换”对话框中的三个选项卡,启动任意一个都可以方便地切换到其它两个。
“查找”与“替换”的区别在于前者只能查找输入的字符,而后者还可以将输入的字符1替换为字符2。
其实在“替换”中有“查找下一项”这个按钮,因此除了“突出显示所有在该范围找到的项目”这个功能外,“替换”完全可以取代“查找”。
当然“查找”不是全无用处,比如“突出所有找到的项目”可以突出显示并告诉你找到了多少个,比较实用,但“替换”做不到;
比如在IE浏览网页时就不能用“替换”,毕竟是人家的地盘,不能随便让人改来改去的。
一般见到的“查找和替换”的对话框可以做一些简单的查找和替换,如果点击下方的“高级”,则可以进行一些更为有用的设置。
比如区分大小写,使用通配符(即以?
代表任意单个字符,以*代表任意多个字符),格式以及特殊字符。
格式设置从字体、段落到样式、语言,指定后只搜索本格式的。
而特殊字符可以输入一些对话框里一般无法输入的字符,如回车、任意、换行……特殊字符以^做前导的代码的形式显示,因此也可以自行输入,如回车是^P。
不过有一个代码在“特殊字符”里好像没有给出,单独记一下吧:
^C表示剪贴板中的内容,包括图片、表格等。
格式和特殊字符配合使用可以达到一些意想不到的效果,比如将一篇文章中所有的加下划线的部分变成红色二号字并在后面加一张图片等等。
然后是定位。
定位其实是一种特殊的查找,但它的依据不是输入的字符,而是页、行啊、书签、批注这些东西。
不过用的好像不多。
4、重复输入:
其实不光是“输入”,任何对文件的作用,除了选定内容与光标移动这些不会影响文件的,都可以重复最后一个操作。
快捷键是F4。
如果觉得有点远的话可以用ALT+ENTER。
在进行重复操作(如在表格中插入行,插入行,插入行,插入行,插入行……)时有用。
甚至可以部分取代格式刷的功能。
5、格式刷:
在常用工具栏里,如果工具栏过多挤占空间就有可能隐藏在右边的小三角箭头下。
单击格式刷,格式刷将当前光标所在位置或当前选定的文本的格式记录下来,用鼠标选定一块区域,则该区域内的文本格式被此格式同化。
格式刷使用一次后失效,如果需要多次使用格式刷,则双击而不是单击。
使用后再单击格式刷或按ESC即失效。
6、分隔线:
三个-,回车单横线;
三个=,回车双横线;
三个#,回车中粗三横线;
三个~,回车波浪线;
三个*,回车点线。
P.S.在这里用到的是==>
。
以上这些其实都是WORD“自动完成”的一部分,按CTRL+Z可以撤消。
7、自动更正:
WORD里有许多是可以自动完成的,但其中有一些对我们并没有多少用途,甚至可能起副作用(如不能输入直引号'
,输入时会自动变成弯引号’)。
下面了解一下“自动完成”的项目:
“工具|自动更正选项”对话框里提供了各种已经设定了的自动更正。
在这里可以删除或者添加一些自动更正的项目。
可以自设一些自己个性的自动更正,比如输入“校会”可自动更正为“山东大学学生会”。
8、调整大小写:
将光标定位在单词起始处,按SHIFT+F3,每按一次该单词就会在大写、小写、首字母大写之间转换;
用“替换”也可以完成这一任务,要注意在“高级”中选定“区分大小写”;
在“格式|更改大小写”中有更多控制选项,包括全角和半角(全半角切换可以在此进行),不过要注意先将待处理区域选定。
9、WORD自带词典:
“工具|语言|翻译”。
虽然不一定比金山词霸这种专业软件强,但对于一般的单词也可以解决了。
支持同义词查询和英文释义等。
10、图片:
有时文件中会有很多图片,但图片多了会影响打开与翻滚速度。
可以用如下方法:
在“工具|选项|视图”中的“显示”区域内将“图片框”选中,这样打开时图片只会显示框,要查看时稍作停留即可;
另一种方法是打开WORD时马上点“打印预览”然后再切换回正常模式。
11、表格:
对表格的操作大多通过“表格”菜单完成,如添/删表/行/列单元格、排序、样式等。
对其中几个命令解释如下:
“绘制表格”即手动绘制表格;
“表格自动套用格式”是套用WORD中带有的一些格式化的表格;
“拆分表格”是在当前行后面插入空行,使表格一分为二;
“标题行重复”主要用于跨页的表格,对于这样的表格在每一页都将第一行(标题行)重复一次,以提示每一列的内容。
12、微调:
WORD中,可以用鼠标调节标尺,以一字符为单位;
可以用鼠标改变图/表大小,以10像素为单位;
可以用鼠标或方向键移动图片,以10像素为单位。
但有时会觉得这样的调节太粗略,无法达到设想的最佳效果。
在使用鼠标或方向键的同时按住CTRL或ALT试试,这样调节的单位就变成1像素了,一般可以符合要求。
二、修饰部分
A、控制内容
1、页面设置
页面设置见“文件|页面设置”或“显示格式”窗格,可以设置页边距、纸张使用方式及类型、页面版式、文档网络等。
对于页边距而言,一般采用的是WORD的默认格式(上下2.54CM;
左右3.17CM)特别是在正式的文件中,如果发现页边距非标准格式,最好改回来。
另外,在“页眉和页脚”工具栏中也可以直接打开“页面设置”。
2、页眉和页脚
页眉和页脚的内容忌多忌杂,以干净利落为原则。
3、页码
在多页文件中要插入页码,使文件显得有序。
1、“页面设置|页边距”中可以设置页面的特殊格式,如书籍折页(即16开变成两页32开,像书的装订一样)等。
2、“页面设置|版式”中可以设置页眉和页脚是否首页不同或奇偶页不同。
3、“页面设置|文档网络”中除了设定网络之外,更为常用的是对每页分栏数与行数的设置。
4、页码可以是页眉和页脚的一部分,而且在“页眉和页脚”工具栏中也可以插入页码,但页码在“插入”菜单中,而页眉和页脚在“视图”菜单当中。
5、页眉和页脚也是文本,只是相对独立于正文。
因此也可以通过“字体”“段落”设置,包括像正文一样加入图片。
三、批量处理
1、多个文档合并:
插入|文件,可以选取一到多份文件,合并到当前文件中。
2、多个文档关闭:
如果要将当前所有打开的文档都关闭,则在“文件|关闭”时按住SHIFT。
要将当前所有打开的文档都保存同理。
注意,“文件|关闭”和“文件|退出”不同,前者只关闭文档而不退出WORD,后者要退出WORD。
如果只将当前的一部分文档做关闭处理,则按住CTRL在任务栏上依次单击这些文档。
这样它们自动成为一个组,右击出现的快捷菜单中的操作(如最小化、关闭等)对这个组全都适用。
3、多个文档重命名:
主要针对一个文件由多个文档组成,而其名称相近的情况。
选中所有要重命名的文档,按F2(重命名的快捷键)。
这时就可以对第一个文档重命名。
例如重命名为“文件.DOC”,那么其它的会自动成为“文件
(1).DOC”“文件
(2).DOC”“文件(3).DOC”“文件(4).DOC”……
四、打印
检查文件中是否有错误时,建议打印出来。
许多问题在打印出来之后更容易发现。
1、打印指定区域:
在某些时候,我们要打印的也许是文档中的某些特定内容,它们也许跨页或者跨节。
这时先在文档中选中这些内容(按住CTRL可以选择不连续内容),在“文件|打印”中,将打印范围设为“所选内容”。
2、打印指定页码:
“文件|打印”,打印范围如果设为“当前页”,就打印当前光标所在的页面;
如果设为“页码范围”,就可以随意指定打印页码。
如果打印页码连续,则在“页码范围”处输入起始和终止的页码,中间用“-”连接,如“3-7”;
如果打印页码不连续,就依次输入页码并用逗号间隔,如“2,5,8,10”;
这两种方法可以混用,如“1,3-5”可以打印第一页和第三页到第五页。
3、双面打印:
可以通过将打印范围设为“打印奇数页”或“打印偶数页”,如先打印奇数页,奇数页打印结束后,将纸反过来重新放到打印机上,再打印偶数页;
此外还有另一种方式,选“人工双面打印”,确定后会出现对话框提示“请将出纸器中已打印好的一面的纸取出并将其放回到送纸器中,然后‘确定’按键,继续打印”并开始打印奇数页,打完后按提示所说的操作,WORD就会自动再打印偶数页。
有问题有要放着,上网或问人,不明白的就要搞清楚——求知;
对不熟悉的选项考虑一下有什么作用——思考;
即使简单的工作,也动手做一下,熟能生巧——实践。
附:
国务院办公厅秘书局编的文件处理规范(只摘取最相关的一部分)
1、正文
正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28个字。
2、公文各要素
公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。
置于公文首页红色反线(宽度同版心,即156mm)以上的各要素统称眉首;
置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;
置于主题词以下的各要素统称版记。
2.1眉首
2.1.1公文份数序号
公文份数序号号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。
如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1号。
2.1.2秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;
如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用”★”隔开。
2.1.3紧急程度
如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;
如需同时标识秘密等级和紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
2.1.4发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加”文件”组成;
对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。
发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。
对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度,可在发文机关标识上空2行向下依次标识。
发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。
字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但一般应小于22mm×
15mm(高×
宽)。
联合行文时应使主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;
如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。
2.1.5发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;
年份、序号用阿拉伯数码标识;
年份应标全称,用六角“[]”括入;
序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。
发文机关之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
2.1.6签发人
上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;
签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签支人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
2.2主体
2.2.1公文标题
红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;
回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
2.2.2主送机关
标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;
最后一个主送机关名称后标全角冒号。
如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。
2.2.3公文正文
主送机关名称下l行,每自然段左空2字,回行顶格。
数字、年份不能回行。
2.2.4附件
公文如有附件,在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:
1.×
×
”);
附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第l行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;
附件的序号和名称前后标识应一致。
如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
2.2.5成文日期
用汉字将年、月、日标全;
“零”写为“O”;
成文日期的标识位置见2.2.6。
2.2.6公文生效标识
公文生效标识是证明公文效力的表现形式。
它包括发文机关印章或签署人姓名。
公文生效标识有以下两种情况,一种是单一发文机关如何标识公文生效标识,另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。
2.2.6.1单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。
成文日期右空4字;
加盖印章应上距正文l行之内,端正、居中下压成文时间,印章用红色。
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;
当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。
2.2.6.2联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;
主办机关印章在前;
两个印章均压成文日期,印章用红色。
只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。
两印章间互不相交或相切,相距不超过3MM。
当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置,并使印章加盖或套印在其上。
主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;
最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;
印章之间互不相交或相切;
在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
2.2.6.3特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
2.2.7附注
公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
2.3版记
2.3.1主题词
“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;
词目用3号小标宋体字;
词目之间空1字。
2.3.2抄送机关
公文如有抄送机关,在主题词下l行;
左右各空1字,用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;
抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;
在最后一个抄送机关后标句号。
如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。
2.3.3印发机关和印发日期
位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置;
用3号仿宋体字。
印发机关左空l字,印发日期右空1字。
印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。
2.3.4版记中的反线
版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心。
2.3.5版记的位置
版记应置于公文最后一面(封四),版记的最后一个要素置于最后一行。
3、页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。
单页码居右空l字,双页码居左空1字。
空白页和空白页以后的页不标识页码。
4、公文的特定格式
4.1信函式格式
发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐用小标宋体字,字号由发文机关酌定;
发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为170mm。
每行居中排28个字。
首页不显示页码。
发文机关名称及双线均印红色。
发文字号置于武文线下1行版心右边
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 掌握Word最实用最有效的处理 适用于Word 掌握 Word 实用 有效 处理 适用于