差旅费制度新版文档格式.doc
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3.差旅费构成
列入本制度的差旅费是员工处理公务或公司外送学习培训、外出会议、考察等活动发生的费用,主要包括:
3.1长途交通费:
乘座飞机、轮船、火车、长途客车的费用。
3.2市内交通费:
乘座公共汽车、出租车、地铁、轻轨列车的费用。
3.3住宿费:
异地出差因过夜住宿发生的费用。
3.4膳食补贴:
按地区标准和出差期应就餐次数及补贴限额计发补助。
3.5其它费用:
公务发生的电传、邮寄、托费、公共服务等费用。
3.1费用标准
总体原则:
对出差人员的住宿费和市内交通费实行“奉行节约,超支不补”原则。
(1)住宿及出差补贴标准(金额单位:
元):
级别标准(天)
A类地区
B类地区
C类地区
D类地区
住宿费
误餐
补贴
公司总经理
实报实销
总监、经理级
260
60
200
50
180
120
40
主任、主管级
220
150
100
30
其他职员
160
80
25
地区分类标准为:
A类地区:
国家直辖市,经济特区;
B类地区:
全国省会城市(A类所列除外);
C类地区:
地级城市(A、B类所列除外);
D类地区:
除A、B、C类以外的其它地区(县级城市)。
(2)交通工具标准:
级别标准
飞机
火车
轮船
长途汽车
市内交通
实际报销
预申请
自选座型
自选舱型
硬卧、硬座
普通
其它职员
往返车站/机场
备注:
A.普通职员,市内交通费只报销公共交通工具乘坐费,含公共汽车、地铁、轨道列车等但不含出租车乘坐费。
B.往返车站、机场,原则上须乘公共交通工具。
C.两地距离1000公里以内,原则上不得乘飞机。
D.原则上出差须选择乘坐成本最低的交通工具。
4.报销办法
4.1住宿费报销办法
4.1.1出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法,按实际住宿的天数计算报销。
4.1.2出差人员住宿费报销标准原则上按规定标准执行,有新闻媒介采访、会见地方政府官员和知名人士或影响公司整体形象的特殊业务情况,在分管领导允许的前提下,可按实报销。
4.1.3住宿费审核以实际过夜天数和限额标准确定,并附与出差时间、出差地点一致的有效的住宿报销凭证,超过限额标准的部分自理。
4.1.4总监、经理级(含)以上管理人员出差,可住单人间。
其他同性员工两人一起出差的,应同住一间房,报销额不超过两人报销标准的合计额。
4.1.5如出差人员投亲靠友自行解决住宿的,则按标准的70%计发给个人;
如不足标准住宿的,按节约额的80%计发给个人,如超标准住宿的,超支部份一律由个人负担。
4.2出差期间有下列情况之一者,不予报销住宿费:
4.2.1由接待单位(含公司下属分公司及项目部)免费接待安置的;
4.2.2参加会议、学习、培训,其会议培训期间支付的会议费、培训费、资料服务费等综合性费用中已包括了住宿费的。
4.3伙食补助费报销办法
4.3.1中午12时前离开常驻地按全天补助;
中午12时后离开常驻地按半天补助;
中午12时前抵达常驻地按半天补助;
中午12时后返抵常驻地按全天补助。
4.3.2膳食补助费用报销额按出差期间应就餐天数计算确定。
不满一天的按应就餐次数计算确定。
各餐标准:
早餐占日限额标准的20%;
午晚餐各占日限额标准的40%。
4.3.3出差期间因公发生对外业务招待费的按公司业务招待管理办法执行。
但陪同招待就餐人员,按陪餐次数减发膳食补贴。
4.4出差期间有下列情况之一者,不计发膳食补贴:
4.4.1出差到集团下属公司、项目部,原则上在内部伙食团就餐,不计发膳食补贴。
4.4.2派驻外地工作人员回到家庭居住地办理公务期间;
4.4.3借出差之际绕道探亲、访友的期间;
4.4.4支付会务费、培训费、咨询服务费等综合性费用中已包括了膳食费的。
4.5交通费报销办法
4.5.1订票费、退票费原则上不予报销,如遇特殊情况需写书面汇报,报分管领导批准后,方可报销。
4.5.2出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船,不得绕行。
出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览,其绕线多支付的费用均由个人自理,期间按事假考勤。
遇有特殊情况的,如春运无法购票的,在请示主管领导同意后方可报销。
4.5.3旅途中符合乘卧(从晚八时至次日晨七时之间,在车上过夜6小时以上或连续乘车时间超过12小时)而未乘座卧铺,特快按票价40%,其它列车票价50%予以补助。
4.5.4出差乘坐飞机、火车、轮船或长途汽车应按不超过规定的等级执行,并凭出差地点、路线、时间一致的有效票据报销。
4.5.5经批准同意,个人或多个人一起同行出差自带(驾)私车,凭票报销与出差时间、出差地点一致的过路费。
燃油费按需要行程公里数与实际行驶公里数误差值在10%范围内报销,随同人员不再报销相关交通费。
4.5.6多人一起出差,同乘一辆计程车,其交通费只能由一个持票人代为报销,同行其他人员不得再报销。
4.5.7出差人员原则上不得乘座出租车,但下列情况除外:
(1)出差目的地偏远,没有公共交通工具的;
(2)携有巨款或重要文件须确保安全的;
(3)收、发货物笨重,搬运困难或时间紧迫的;
(4)任务紧急或陪同重要客人外出的;
(5)执行特殊业务或夜间办事不方便的。
以上情况须请示部门主管同意后方可报销。
4.6出差期间有下列情况之一者,不予报销交通费:
4.6.1未经同意,擅自乘坐超标准而发生的超支部分;
4.6.2借出差之际探亲、访友和旅游而发生的交通费增支部分;
4.6.3出差有公司商务车或售房车接送或搭乘公司员工车辆的;
4.6.4未经批准,自带私车发生费用超过乘坐公共交通工具费用的部分。
4.7出差期间杂费报销审核
4.7.1出差期间因业务所发生的电传费、邮递费、文件资料及公物托运费等,凭有效票据按实报销。
4.7.2员工因工作地点调动,随行行李托运费,凭有效凭证按实报销。
4.7.3除外出学习和驻厂人员外的出差人员,每天补助5元通讯费,特殊情况需经主管批准。
5.0差旅费报销审签程序
5.1出差人员回公司后,十个工作日内应按规定办理报销手续、结清借款。
对无故未报销者不予再次借款。
超过报销期,账面有个人出差借款的,财务部有权从当月工资中先行扣回。
5.2报销凭据先交由主管会计对单据有效性及费用标准符合性进行稽核,符合规定的,签名后交还出差人;
5.3按审批权限分别送部门主管、经理及分管领导和总经理签字批准;
5.4再送财务部门进行资金支付审批;
5.5审签手续完备后到出纳处报账或冲抵借款。
6.0差旅费报销违规与失职追究
6.1出差人员不得违反规定虚报差旅费;
不允许以非出差期间发生的费用票据或非正式票据虚列支出。
否则,财务部有权拒绝受理,情节严重的移交风险控制部调查处理。
6.2经查实为虚增报销者,责令退回虚报金额,并按虚报额处以三至五倍的罚款。
6.3各级审签人员因把关不严而失职,使弄虚作假的票据得以报销,后经查实已无法收回,由此给公司造成经济损失的,由各级审签人员承担相应的连带责任。
6.4部门负责人和分管领导如有故意包庇、纵容员工弄虚作假的违规行为,一经查实,按虚报额处以三至五倍的罚款,同时另视情节轻重给予行政处分。
6.5对第三次重犯的,无论金额大小,一律开除,并扣除所有在公司未结清的各项费用,并公司不予任何补偿。
7.0其他
7.1在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得分管领导同意,并经分管领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。
7.2出差人员应保留完整车(船)票时间、车次、住宿发票作为计算费用的依据,对于公司代为订票的,应保留复印件作为审核依据。
7.3出差不得报支加班费,但假日出差酌情予以计薪。
7.4出差途中除因病或遇意外灾害和因工作实际需要,应事先电话联系,请示批准延时外,不得因私事或借故延长出差时间,否则除不予报销旅差费外,并依情节轻重论处。
8.0附则
8.1公司行政人事部部负责本制度的制订、检查、解释及修订。
6.3附件1:
《差旅费明细表》
附件2:
《出差申请审批表》
附件3:
《出差报告单》
第9页共9页
差旅费明细表
出差人:
常驻地区:
报销月份:
填写日期:
日期
出差
起点
终点
地区
标准
天数
住宿费
市外
交通费
市内
补助
小计
备注
费用
酒店名称
联系电话
合计
出差申请审批表
填表日期:
年月日
申请人
所属部门
出差时间
出差期间工作交接人
往返交通工具
□飞机□火车□汽车□轮船
行程安排
出差目的地
同行人员
出差地所属消费区
[]一类[]二类[]三类
住宿饮食费用总预算
出差预支费用
审批意见
部门负责人意见
行政人事部意见
总经理意见
批注
出差报告单
报告人姓名
报告日期
时间段
工作内容及任务完成情况
实际总费用
超预算金额
超支说明:
部门主管审批
公司/部门经理审批
公司总经理核准
签字:
日期:
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