部门职能及岗位职责汇总文档格式.doc
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10、负责办公设备使用、维修和耗材采购工作。
(三)内勤岗位职责
1、在办公室主任的领导下,负责公司来宾的接等和来电接转工作;
2、负责接待和安排来访或公司领导约见的客人;
3、负责公司电话总面的接转、并做好记录;
4、协助行政主管做好公司各部门的报刊、邮件的收发和文印工作;
5、协助人力资源主管做好应骋人员的登记和接待工作;
6、及时准确地记录、汇总、报送本部门员工的考勤;
7、完成上级领导交办的其它工作。
(四)驾驶员岗位职责
1、在办公室主任的领导下,负责公司的公务用车;
2、服从调度安排,严格根据派车指令,执行出车任务;
3、负责车辆的日常维护和保养,注意保持车辆整洁;
4、努力钻研业务技术,熟悉车辆性能,保证车辆随时处于良好状态之中,发现不安全的因素;
及时排除;
5、加强安全意识,自觉地遵守交通规则,保证行车安全;
6、配合调度做好车辆的维修保养和年审工作;
7、严格执行车辆管理规定,节约用油耗;
8、下班后按指定地点停放车辆;
9、注意仪容仪表、礼貌用语、敬业守业、尽职守时;
10、不得公车私用,不准把公车交给他人使用;
11、完成上级交办的其它工作。
三、部门管理工作规程
(一)主任管理工作规程
每日:
1、提前到岗,整理自己仪容、仪表和办公室卫生,进入工作状态;
2、检查本部门员工到岗情况和仪容仪表情况;
3、协调各分公司、各部门之间的工作关系;
4、接待和处理外来客人的意见和要求;
5、布置本部门工作并督促检查进展和完成情况;
6、负责公司下发公文的起草与发文前的审核工作;
7、初审有关请示和报告;
8、完成上级交办的其他工作;
9、填写个人工作日志。
每周:
1、通知召开公司领导班子会议和参加公司周六总经理办公例会,汇报一周来的主要工作完成情况及下一周安排,并认真做好会议记录;
2、星期一上午写出经理办公例会会议记录并下发;
3、周一上午召开本部门工作例会传达会议精神,布置本部门工作;
4、每周至少检查一次车辆使用情况;
5、掌握各单位和各部门的工作计划进度;
6、配合企管部对两分公司进行每周的纪查工作。
每月:
1、审签部门员工考勤表;
2、制定本部门月工作计划;
3、收集汇总分公司、各部门月工作计划,结合公司的实际,拟定公司月工作计划草案,报公司领导班子会议审核通过后,整理下发。
4、组织召开本部门月工作总结会,肯定成绩、找准问题,布置下月工作重点;
5、根据员工的岗位情况,每月分别进行一次有针对性的培训;
6、组织对本部门的员工的考核工作;
7、组织分析当月车辆维修的能源消耗情况,制定节能降耗措施和下月耗油计划;
8、根据三部门和公司实际,制订本部门费用支出计划;
9、收集两经营单位和公司各职能部门每月资金收、支度划,报公司财务部。
每季:
1、协助企管部进行客户满意度调查和分析客户满意度的有关情况,为落实整改措施提出建议;
2、参与企管部组织的消防安全、设备设施的检查工作,对存在的问题提出建议;
3、组织本部门有关人员购买车辆养路费;
4、汇总办公和通讯费用使用情况,为季度考核提供依据;
5、根据公司的实际情况,写出公司季度工作总结。
每年:
1、起草年度工作总结、报告;
2、筹备召开公司年终工作总结暨表彰大会;
3、办理车辆年检及保险的有关事宜;
4、做好公司的营业执照、外汇登记证、批准证书和组织机构代码证等的年审工作;
5、会同企管部做好中秋节、春节员工福利计划和采购工作。
(二)主管管理工作规程
1、提前到岗,整理办公室卫生和本人仪容仪表,进入工作状态;
2、检查自己下属人员的到岗情况和仪容仪表情况;
3、协助主任协调各分公司和部门之间的工作关系;
4、按车辆管理有关规定和要求合理调度车辆;
5、完成当天的打印复印工作,做好纸张等文具用量记录;
6、接待外来人员的来访来电有关事务;
7、填写三部门员工考勤表;
8、记录个人的工作情况;
9、完成上级领导交办的其他工作;
10、下班前整理个人办公用品,保持办公桌的整洁。
1、通知各分公司、各部门有关人员参加公司的周例会和其他会议;
2、参加公司周例会,认真做好会议记录;
3、草拟公司周例会会议纪要;
4、负责公司行文的下发、登记工作;
5、每周查看一次车辆使用情况;
6、负责公司宴请的订餐工作。
1、汇总本部门员工考勤情况,经主任审核签字后报公司;
2、按时收集各分公司、各部门资金收、支计划,并报给财务部
3、按时收集各分公司、各部门月工作计划安排计划,报主任;
4、汇总各分公司、各部门打印、复印所用纸张数量,核算后转给内勤;
5、负责对办公、通讯设备账目的管理工作和记载工作;
负责联系所属设备的维护,员工调动时,负责通讯、办公设备的移交工作;
6、负责办公用品的小型采购与分发;
7、参与办公室轮流值班;
8、检查本部门员工对制度的落实情况;
9、参与公司组织的对下属各种检查工作;
10、整理当月收发文件资料,按存档要求分类保管。
1、实施客户满意工程,根据本部门的实际,及时向主任提出整改意见;
2、负责对各分公司、各部门办公用品、通讯费用的汇总,为公民事考核提供依据;
3、协助主任收集各分公司、各部门季度工作情况,为主任草拟公司季度工作小结提供材料。
1、负责公司各类营业执照、外汇登记证、批准证书、组织机构代码证的变更及年检工作;
2、根据公司安排,负责员工福利事宜的联络、采购、分发;
3、协助主任筹备召开公司年终总结暨表彰大会;
4、协助主任办理车辆年检及保险事宜。
(三)内勤管理工作规程
2、负责各分公司及部门的合同(协议)法律的审核传递和其用章的申报;
3、负责各分公司、各部门的请示、报告、报销单据的登记及传递;
4、协助车辆调度员调度车辆;
5、负责车辆行驶记录;
6、做好个人的工作记录;
7、下班前检查办公区各办公室,会议室门窗关锁和电源开关情况;
8、完成上级领导交办的其它工作;
9、下班前整理个人办公用品,保持办公桌面的整洁。
1、协助主管通知各分公司、部门有关人员参加公司的周例会和其他会议;
2、主管不在时参加公司周例会认真做好记录,根据记录草拟周例会纪要;
3、协助主管做好公司来宾的食宿预订工作;
4、协助主管办理公司行文的下发工作。
1、负责公司有关人员的手机费、固定电话费的交纳并编制费用支出报表;
2、汇总编制办公用品分发费用明细报表;
3、负责车辆用油的计划编制和购买油卡;
4、负责公司烟、酒的采购、保管,根据领导批示发放;
5、参与处理公司对外法律纠纷事宜。
1、协助主管编制通讯、办公费用汇总报表,为公司考核提供依据;
2、做好车辆养路费的购买计划;
3、收集汇总各分公司和各部门办公用品申报,编制季度办公用品开支计虹,待领导审批后,协助材料部购买力并发放。
1、汇总一年来办公室车辆用油数量、维修及费用支出报表;
2、汇总一年来办公通讯费用的支付报表;
3、汇总一年来招待费用支付和招待用烟酒采购报表;
4、协助主管办理员工的福利事宜;
5、协助主任筹备召开公司年终总结暨表彰大会。
医院
(四)驾驶员工作规程
1、提前到岗,负责车辆的日常维护和保养,保证车辆随时处于良好状态之中,发现不安全因素,及时排除;
2、在办公室等候,保证公司的公务用车;
3、严格执行车辆管理规定,节约用油除低能量消耗;
4、下班后按指定地点停放车辆;
5、完成上级领导交办的其它工作。
配合调度做好车辆的维修保养和年审工作。
财务部
一、部门职能
负责公司财务工作的计划、组织、核算、控制和管理、指导和监督业务部门进行资金运行和管理,增加经营收入,节约费用开支。
(一)经理岗位职责
1、负责公司财务日常管理工作;
2、负责编制财务年度计划,并组织实施;
3、审核公司各部门与各分公司的费用支出;
4、负责各项资金的运作,调剂各业务部门所需资金,保证各项经营活动的正常运行;
5、参与重要经济合同协议方案的研究、审定和管理;
6、定期向总经理提供财务管理情况和财务分析资料;
7、完成上级领导交办的其它工作。
(二)经理助理岗位职责
1、负责统筹财务账目的设计,合理避税;
2、负责配合融资工作,编制银行报表;
3、负责编制会计报表,填制各项纳税申报表;
4、负责向税务机关进行纳税申报;
5、负责对经营部门的考核;
6、定期编制财务报表;
7、完成上级交办的其它工作。
(三)会计主管岗位职责
1、按照会计制度与会计核算原则处理账务;
根据会计规定设置账目;
2、按照适用的会计核算方式记账;
3、负责发票的购买、核销;
4、办理各税务事项;
5、编制半年财务报表,编制银行报表;
6、负责审核经营部门考核报表;
7、负责公司债权债务的清算;
8、完成上级领导交办的其它工作。
(四)出纳主管岗位职责
1、在部门经理的领导下,主管银行出纳工作;
2、办理日常银行结算业务,配合经理做好资金的周转调度;
3、负责公司银行账户的年检、审核、开发、销户资料,确保账户的可靠性、安全性;
4、负责发票的保管和核销;
5、测算贷款财务费用,配合经理保障利息的正常偿还;
6、做好本部门日常考勤的记录工作;
(五)出纳岗位职责
1、在部门经理的领导下,主管财务出纳工作;
2、严格执行现金管理和银行账户管理制度;
3、严格报销制度,认真审核原始凭证;
4、登记现金银行日记账,日清月结;
5、办理银行支票的交换与收缴;
6、完成上级交办的其它工作。
(一)经理管理工作规程
1、提前到岗、整理自己的仪容、仪表和办公室卫生,进入工作状态;
2、检查本部门员工的到岗情况和仪容仪表情况;
3、组织日常会计核算;
4、审核处理日常报销;
5、审核合同付款;
6、掌握客户租房情况、供汽收费及其应收款情况;
7、协调财务与各部门的工作关系;
8、接待处理政府有关部门和其它组织的关系;
9、完成上级领导交办的其它工作。
1、参加公司周六经理例会,汇报财务本周工作及下周主要工作安排;
2、召开本部门工作例会,传达公司例会精神,布置本部门的主要工作;
3、编制每周资金使收支情况明细表;
4、掌握和监督资金的合理使用,资金的回笼。
每月:
2、制定本部门工作计划和办公费用支出计划;
3、编制各部门、各分公司下一月份资金使用计划,报公共卫生司领导班子批准后实施,对当月执行情况简要总结汇报;
4、负责资金平衡,按时还贷付息;
5、组织对本部门员工的考核工作;
6、对合同动态管理;
7、按时报表及纳税。
每季:
1、写出季度财务分析报告;
2、参加经营单位召开的经营活动分析会;
3、参加考核物资资金定额执行情况;
4、参与对各经营单位的考评工作;
5、参与公司废旧物资的处理工作。
每年:
1、做出全年部门工作总结;
2、做出年度财务分析报告;
3、协调与税务部门的关系;
4、配合办公室对各类执照、证书]登记证的年检工作;
5、结合公司要求,制定下一年度工作计划和培训计划。
(二)经理助理管理工作规程
每日:
1、提前到岗,整理自己的仪容、仪表和办公室卫生,进入工作状态;
2、组织日常会计核算;
3、配合有关部门,对房地产开发单位遗留账目进行核对;
4、掌握客户租房情况,及其应收款情况,
5、完成上级领导交办的其他工作。
1、对合同动态管理;
2、按时报表及纳税;
3、负责配合融资工作,编制银行报表;
4、负责对经营部门的考核。
1、参加经营单位召开的经营活动分析会;
2、参与考核物资资金定额执行情况;
3、对与对各类经营单位的考评工作。
每半年:
编制半年财务报表。
1、编制年末财务报表;
2、对账目进行处结和封账工作;
3、负责统筹账目的设计,建立下一个年度的账目;
4、协调与税务部门的关系,办理企业的税务年检;
5、配合办公室对各类执照、证书、登记证的年检工作。
(三)会计主管管理工作规程
1、提前到岗,整理自己的仪容仪表,进入工作状态;
2、阅读公司文件,学习公司的各项规章制度;
3、按照审核无误的凭证登记明细分类账;
4、根据审批支付凭证需要转账凭证;
5、办理税务机关的日常业务;
6、完成上级交办的其它工作;
7、下班整理个人办公用品,保持桌面的整洁。
1、学习公司例会精神和指示,安排本周重点工作;
2、整理公司签订的各项合同。
1、按照会计制度核算原则审核各种原始凭证;
2、编制外部记账凭证;
3、登记外部日记分类账、明细分类账;
4、汇总记账凭证登记总分类账;
5、填报纳税财务报表;
6、报送税务局报表,办理税务其它事项;
7、审验发票,购买发票;
8、整理各种合同;
9、核对内部往来;
10、核对库存商品;
编制银行报表;
11、装订会计凭证。
1、编制半年和全年财务报表;
2、结转本年账目;
3、建立下一年度新账;
4、企业所得税汇算清缴;
5、配合企业工商年检,办理企业税务年检工作;
6、债权债务核对;
7、盘点企业库存物资;
8、审核库存资金定额执行情况和周转次数。
管理制度
一、办公管理制度
办公管理规定
为了加强、规范公司办公管理,确保公司办公工作顺利进行,特制定公司办公制度,请各部门遵照执行。
一、办公室文员工作管理要求:
1、严格遵守公司考勤管理规定,按照工作时间上、下班,做到不迟到、不早退或中途离岗、串岗;
上班签到,不能签到者说明原因,不得委托别人或代别人签到。
2、上班须提前到达工作岗位并整理办公室内务,下班前要整理好办公桌面,保持室内清洁。
3、尽职尽责坚守岗位,及时并准确地完成上级交办的各项工作,当班时间不准做任何与工作无关的事情;
不准拨打和接听私人电话、私自会客、干私事;
看与业务无关的书、报,或在工作岗位上吃东西。
4、保守公司秘密,不准乱翻、乱看上级或同事的文件、资料。
5、办公区域内不准大声喧哗、嬉笑;
保持办公环境的清洁卫生,不准随地吐痰、丢烟头、纸屑、杂物等。
6、办公设施要整齐放置,办公室不准张贴、悬挂、放置任何与工作无关的照片、图画或其它物品。
不得随意变动办公区域内的各种公用设施,如有特殊情况需作变动的,必须报部门经理批准。
7、礼貌、热情、快捷、耐心地接听来电和接待来客,不与来客谈及与工作无关的话题。
8、节约办公用品,爱护办公设备设施;
节约水、电,下班前关闭所有电源、门窗,做好安全防范工作。
9、办公室文员在试用期满期前,中文打字速度要达到50字/分,英文打字速度必须达到15分钟打满3页A4型纸。
二、公文版面设置:
1、纸张:
采用国际标准A4型(210mm×
297mm)
2、页边间距:
全部设置为2厘米。
3、标题:
字体采用宋体加粗小三号字。
位置置中。
字符是距,如标题长度超过或达到正文的一半,采用“标准”格式;
如未达到正文的一半长度,则字符间距可加宽;
如标题一行不能打印完,则可分两行打印,但分行时不能破坏句子的意群;
如需加上文号或副标题,采用宋体字,字体比正文小一号,居中,放标题的正下方。
4、正文:
字体采用宋体,小四号字,行间距用1.5倍行距;
字符间采用“标准”格式;
段首空两个汉字格(即四个西文字符),文中的年月日、百分数等数字统一用阿拉伯数字;
文中的事项排序数字层次按以下顺序使用(如层次较少,可直接使用带括号的)一、二、三……
(一)、
(二)、(三)……1、2、3……
(1)、
(2)、(3)……①、②、③……。
5、落款:
在版面的右下方,格式同正文。
6、发文日期:
在版面右下方,落款的下一行,用中文数字,大小同正文,不能简写。
7、表格间距设定为25磅。
三、各类公文的格式:
1、请示:
是上行文,要求一事一文,并需明确提出本部的具体意见,以供上级领导参考,请示的写法如下:
(1)标题:
简明扼要地写明请示事项。
(2)正文分三部分:
第一:
开头:
点明受文者;
第二:
主体:
明确请示缘由和请示事项;
第三:
结尾:
采用请示语,如“以上妥否,请批示”,“妥否,请审批”等等。
(3)落款:
包括具名和日期,日期要写完整,不能简写(下同)。
2、报告:
报告也是上行文,以陈述为主,实事求是的反映工作的真实情况,既要汇报工作,又要分析,以观点带材料,报告写法一般如下:
(1)开头:
称呼:
写明报告对象;
简要的概括报告的内容,开头段结束时用,“现将……情况报告如下:
”。
(2)主体:
可包括工作情况,经验教训、存在问题,所采取的措施等内容,要求层次分明,合乎逻辑。
结束语:
一般写上“特此报告,”“以上报告,请审阅”等。
要求同上。
3、通知:
(1)会议通知:
一般会议通知不用发文编号。
标题:
一般只写“通知”。
内容:
召开会的原因、名称、时间、地点、出席人员、有关事项等。
落款:
(2)工作通知、指示通知、任免通知等:
这类通知要求编发文号,存档,发文字号的格式(下同),由发文部门代号,年度(应全写、加括号)、顺序号组成。
落款要求同上。
(3)发布有关规章制度的通知:
需编发问号,通知要说明指定有关规章制度的目的和要求,要求写得简短明了,排在有关规章制度的前面。
4、计划(包括方案、规划、设想、意见等):
计划以叙述为主,其写法一般如下:
写明时间界限,计划内容等,如需讨论修改的,应在标题后用括号注明“草案”、“讨论稿”等字样。
(2)正文包括:
计划依据、计划目标和具体措施等。
5、总结:
总结是叙议结合,以叙为主,间有议论,将所叙事实上升到理论高度分析,一般写法如下:
视总结的内容有所区别,还可加上副标题。
基本情况、主要做法、经验教训、存在问题及今后的努力方向等。
(3)署名:
可署在标题下面,也可写在文末。
6、会议纪要:
会议纪要的格式如下:
可直接写“会议纪要字样,也可写明会议名称。
(2)正文:
分三部分:
开头,概括会议基本情况,包括会议时间、地点、与会人员、人数、会议主持人、记录人、会议目的和要求、指导思想、议程等;
主体,介绍会议主要精神。
包括议论问题、结论、决议和任务等;
抄报、抄送领导或部门。
7、函:
函适用范围较广,分公函和便函两种,公函是正式公文,包括:
标题、发文字号、文头、印章等;
便函,行文比较简便,可不加标题,不编发文字号。
一般写法如下:
函的语言要求准确、严谨、结束语有以下几种:
如不要求答复,结束语用“特此函告”;
如要求答复,可用“即请函复”,“特此函达,并希见复”;
如是答复对方的函,则可用“特此函复”,“此复”等。
便函的结束语多用“此致敬礼”。
8、合同:
合同的格式可参考国家有关合同的规范文本的格式,一般包括以下四个部分:
提示合同的性质;
订立合同者的名称和简称;
(2)合同条款,是合同的最重要部分,除写明附件的名称、份数、页数等,并附在合同后面。
(3)尾部,包括落款、日期和附项。
四、行文收发文规定:
1、部门各类公文,如报告、请示、合同、计划、总结等,由承办人拟稿,部门经理核稿,由部门内勤登记编号后才能送公司办公室,报请总经理批示。
2、部门发文应按公文格式书写文稿,并由部门经理签发、内勤盖章后才能发出。
公司内指令性文件须由总经理批准后,以公司办公室名义发文。
3、部门因工作需要,请求有关部门协助工作的,须报请总经理批准后,再转发文。
4、各部门上呈的文件除财务部经办的批文外,由部门内勤在每年的二月底前将上一年上呈的文件收集、整理送公司档案室存档备查。
5、部门内勤接到总经理批复文后须立即报给部门经理阅示,并按部门经理要求承办或转办。
6、凡部门安排外出参加会议带回来的文件、资料,应及时送回部
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