综合部管理文件汇编.docx
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综合部管理文件汇编
一、档案管理制度
1、目的:
确保山东拓博化工集团公司档案资料的完整,提高档案的科学化和规范化管理水平,加强公司档案管理,发挥档案在公司管理中的作用。
2、适用范围:
集团公司所有部门及员工。
3、执行主体:
集团公司相关职能部门
4、档案管理职责:
4.1宣传、贯彻执行国家关于档案工作的政策法规,规划全公司档案工作;
4.2集团公司综合部档案室负责规划和协调全公司档案工作,并对本公司各部门档案工作进行监督、指导和检查。
4.3集团公司综合部档案室制定和组织实施本公司有关档案工作的规章制度,加强档案工作的规范化、标准化建设,提高档案的综合管理水平。
4.4集团公司综合部档案室做好文书、声像档案的收集、整理、鉴定、统计、借阅工作。
4.5对应销毁的档案及时清理、造册,按保密制度进行销毁,做好善后工作。
4.6负责接收、整理、分类、鉴定、统计和保管全公司各类永久、长期保存的档案及有关资料,努力丰富档案资料及档案的修复、复制工作。
4.7严格执行本公司相关规章制度,组织做好档案的鉴定和密级调整工作,对已超过保管或保密期限的档案,提出存毁和解密、降密处理意见。
4.8开展档案开放和利用工作,办理档案的借与阅;编制检索工具,编制档案参考资料。
汇编档案文献,提供利用档案信息资源为公司各项工作服务。
4.9做好档案的安全防范、修复、复制和保护工作,维护档案的完整与安全。
4.10组织全公司专、兼职档案工作人员业务学习与培训。
4.11定期维护、清查,做好防鼠、防虫、防潮、防水、防盗等措施,遵守保密制度。
4.12积极参加档案工作协作、学术研究和交流活动;
4.13督促、协助、指导各有关部门档案的收集、整理、归档工作并开展档案宣传工作和综合利用工作;
4.14忠于职守,钻研业务,严守本公司的秘密,熟悉库存档案,在调阅档案时努力做好热情接待、准确迅速;
4.15做好档案交接工作,及时向科长通报文书档案工作情况。
4.16搞好档案的开发、利用,服务态度好,并做好各项统计工作。
4.17完成领导交办的其它任务。
5.档案管理制度:
5.1公司在行政、业务以及财务、人事等工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料均应立卷和归档。
销售部负责业务文件立卷和定期向综合部归档;财务部负责财务档案的立卷和定期向综合部档案室归档;其余所需立卷和归档的文件材料均由综合部直接处理,综合部主任和综合部档案员应对本公司各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查。
5.2档案的立卷和归档要求:
5.2.1应归档的文件材料齐全、完整;
5.2.2文件和电报按其内容的联系,合并整理、立卷;
5.2.3归档的文件材料,保持它们之间的历史联系,区分保存价值,分类整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。
5.3有关人事管理、工资、职称、编制等方面的文件材料的立卷及工作人员的员工档案,由综合部档案室统一管理。
5.4有立卷和归档职能的部门应在第二年上半年向综合部移交档案,综合部档案员和各部门移交人根据移交目录,清点核对,并履行签字手续。
财务档案、销售业务档案从立卷之日起可在本部门保管一年,但应指定由专人保管,超过一年须按时移交综合部档案室,并办理相关移交手续。
5.5综合部负责档案管理的专、兼职人员,根据工作需要,编制必要的目录、卡片、索引等工具,编辑档案文件汇集和各种参考资料,积极主动地开展档案的利用工作,为本公司各项工作服务,并注意掌握档案的利用效果。
5.6归档范围、保管期限和档案销毁
5.6.1归档的文件材料的范围:
凡是反映本公司各项工作具有查考价值的文件材料均属归档范围。
5.6.1.1上级部门或生产主管部门的文件材料:
5.6.1.1.1上级召开的需要贯彻执行会议的主要文件材料;
5.6.1.1.2上级颁发的关于本公司主管生产并要执行的文件,以及下发的非本公司主管生产但需要贯彻执行的法规性文件;
5.6.1.1.3上级领导等视察、检查本公司时的重要指示、讲话、贺词、照片和有特殊保存价值的录音,录像等材料;
5.6.1.1.4代各个领导草拟并被采用的文件的最后草稿和印本;
5.6.1.1.5代各个领导转发本单位的文件(包括报纸、刊物转载)。
5.6.2.本单位的文件材料:
5.6.2.1本公司组织召开的生产技术会议,生产技术会议的全套文件材料以及各种声像材料;
5.6.2.2本公司各部门联席会议材料;
5.6.2.3本公司颁发的(包括转发及与其他部门联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿,重要文件的修改稿;
5.6.2.4各部门的请示与上级领导的批复文件;
5.6.2.5本公司及其内部职能部门生产运行中形成的工作计划、总结、报告、年度目标管理考核实施方案和考核评比结果等;
5.6.2.6反映生产运行和制度规范化管理的文件材料;
5.6.2.7反映生产运行的原始资料和基础数据资料(重要基数)、信息化处理(上传和下载)、工作记录等;
5.6.2.8对生产部门检查、调查研究形成的重要文件材料;
5.6.2.9统计原始台帐、统计报表、汇总的统计报表和统计分析资料(备份的计算机盘片等);
5.6.2.10本公司形成的凭证、帐薄、财务报表、其他财务资料和汇总的财务报表(备份的计算机盘片等);
5.6.2.11审计工作中形成的审计通知书、审计调查通知书、审计工作底稿、审计报告、审计意见书和审计决定等;
5.6.2.12本公司购建办公楼、重大修缮项目、征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料、信息化管理系统的开发建设等文件材料等;
5.6.2.13本公司制定的条例、准则、章程和各项管理制度等文件材料;
5.6.2.14本公司的历史沿革、大事记,反映重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书等文件材料;
5.6.2.15本公司(包括上报、下批)员工任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务申报、考试和评定、考核聘任,员工名册、报表,以及工作人员的考试、考核、考勤、评聘、录用、转正、定级、调资、退职等工作及员工评优奖惩等文件材料;
5.6.2.16财产物资、档案等的交接凭证、清册。
5.6.2.17本公司的企业文化宣传的定稿和印本,编印的情况反映、简报、宣传册等刊物的定稿和印本,编辑出版物的定稿,样本;
5.6.2.18本公司与外公司签订的各种合同、协议等文件材料;
5.6.2.19其他按有关规定应予归档的文件材料。
5.6.2.20政府相关部门对本公司工作检查形成的重要文件;
6.各生产基地的文件材料:
各生产基地报送的重要工作计划、报告、总结、典型材料统计报
表、财务预算、决算报表等文件;
7.保管期限
档案的保管期限由档案的保存价值确定,根据国家档案局的有关规定,档案的保管期限定为永久,长期和短期3种,长期为16-50年左右,短期为15年以下,专门档案另有保管期限和销毁规定的按有关规定执行。
山东拓博化工集团档案的保管期限除会计档案另作规定外,其他档案均列为永久、长期和短期保存。
7.1永久保存的档案:
本公司制定的属于决策性的文件;处理重要问题形成的文件、材料;召开的重要会议的重要文件材料;重要的请示、报告、总结;会计决算报表、综合统计报表;集团演变、公司领导人任免的文件材料;上级部门颁发的关于各生产基地生产并要贯彻执行的重要文件材料。
7.2属于长期和短期保存的档案由综合部会同应立卷和归档的同各部门共同制定保管期限,报主管或分管领导批准后执行;属于文件档案的由综合部根据有关规定制定保管期限,报主管领导或分管领导批准后执行。
8.档案销毁管理
按保管期限已经到期的档案和已无存查价值的档案可定期鉴定和销毁。
属于生产或专业档案的由综合部主任和相关部门经理,鉴定确认;属文书档案的由档案员和综合部主任共同确认。
销毁前由档案员登记造册,综合部主任和有关部门经理共同签字,报公司领导批准后,由两人在指定地监销,并在销毁清册上签字。
9.会计档案的管理
9.1会计档案实现集中统一管理。
财务部应将保管超过一年的会计档案移交综合部档案室统一管理;
9.2按年度形式分类法,档案员应将会计档案分成四类,即凭
证、帐薄、报表和其他分别组成保管单位。
9.3会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。
会
计档案的保管期限为永久、定期两种,山东拓博化工集团会计
档案的保管期限明确为:
9.3.1.会计凭证:
15年。
9.3.2会计帐薄:
现金日记帐、银行存款帐为25年,其他15年。
9.3.3会计报表:
预算报表5年、年度决算报表永久,其他报表15年。
9.3.4其他15年。
9.3.5固定资产清理报废、清理后5年。
9.3.6会计档案移交清册15年。
9.3.7会计档案保管清册25年。
9.3.8会计档案销毁清册25年。
9.4.档案员应对会计档案分虽不同的类,按保管期限的长短依次排
列案卷,做到科学管理,妥善保管,存放有序,查找方便,同是时严格执行安全和保管制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。
9.5档案员应汇同财务部的有关人员共同编制完整的会计档案目录,以利查找、提供、利用。
10.档案保管制度
10.1存放档案必须有专门库房,并设有专柜、架,排架、排柜要科
学和便于查找,做到科学管理,排列整齐,并健全检索工具。
10.2微缩胶片、照片、磁带、光盘、磁盘的保管要符合规定要求。
备份的磁盘、光盘等重要业务数据资料要做到异地存放和保管。
10.3要定期进行库藏档案的清理核对工作,做到帐、物相符。
10.4库房要经常通风,做到整洁卫生。
库房内不准吸烟,以免发生火灾,并做到七防:
防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光,以确保安全和延长档案寿命。
10.5接收、借阅档案必须认真验收,并办理交接和借阅手续。
10.6要经常检查永久性档案和会计档案的安全及保管情况,发现问题及时处理。
11.档案借阅制度
11.1借阅档案一律履行借阅手续,借阅人有借阅档案和归还档案时应签名并注明日期。
11.2借阅的档案不得中途转借他人。
11.3会计档案只能由公司领导批准后,财务部按手续外借,其他部门和人员一律不予借阅。
11.4所有档案要注意保管、保密,不得弄脏和乱划、涂抹、剪裁和拆毁。
11.5借阅的档案未经批准,不得复制、拍照。
借阅档案的时限为7天,用完后应及时归还,如期满未用完时,应续办借阅手续。
12.档案管理处罚条例:
12.1应归档的文件材料要齐全、完整,如果出现紧急情况下,而发现档案材料不齐全的现象,处罚管理员100元。
12.2移交档案时要进行清点、核对并履行签字手续,没有按规定进行处罚管理员50元。
12.3库房要经常通风,做到整洁卫生,库房内不准吸烟,发现有吸烟迹象,处罚当事人25元,管理员25元。
12.4档案室要注意保管、保密,在查询、借阅档案时不得弄脏、乱划、涂抹、剪裁和拆毁,一经发现处罚当事人100元,而管理员在验收时没有认真检查,一经发现有以上现象处罚管理员150元。
12.5接收借阅档案时必须进行认真验收,并且办理接收和借阅手续,如果没按规定办理而造成档案材料丢失时,处罚管理员500元,未办理借阅手续而档案管理人员却给予借阅时,处罚管理员250元。
12.6要经常检查永久性档案和会计档案的安全及保管情况发现问题未及时处理时,处罚管理人员100元。
12.7借阅档案时未经批准不得复印、拍照,一经发现处罚当事人300元。
元档案管理人员未加以制止罚款500元。
12.8借阅档案时限7天,用完后应及时归还,如期满未用完时,应续办借阅手续,如果没有办理第一次给予口头教育,第二次罚款100元。
12.9保密文件不许外借,由于管理人员疏忽而造成机密泄露并对公司带来严重的损失者追究其法律责任,并予以开除。
13、附则
13.1本制度未尽事宜,随时以命令、决定等补充或修正。
13.2本制度的最终解释权归集团公司综合部。
13.3本制度经董事长核准后试行,试行时间两个月,试行期间其他与本规定相抵触的相关文件暂行废止。
二、考勤制度
1、总则
1.1为加强员工工作纪律和劳动秩序,提高工作效率提升企业形象,确保公司日常经营活动正常有序的进行,强化全体职工的纪律观念,根据《中华人民共和国劳动法》及国家有关规定,结合公司实际情况,制定本制度。
1.2考勤制度是加强公司劳动纪律,维护正常的生产秩序和工作秩序,提高劳动生产效率,搞好企业管理的一项重要工作。
全体员工要提高认识,自觉地、认真地执行。
1.3公司的考勤管理由公司综合部负责实施。
1.4各部门经理、主管对本部门人电的老茧的=工作负有监督的义务。
1.5适用范围:
本制度适用于拓博公司综合办公楼内全体员工。
2、考勤纪律
2.1公司员工必须自觉遵守劳动纪律,按时上下班,不迟到,不早退。
2.2工作时间禁止打牌、下棋、串岗聊天等做与工作无关的事情。
2.3出满勤、干满点,爱岗敬业,精益求精,团结奉献,廉洁奉公。
3、考勤时间安排
3.1本公司执行以下的工作时间(如有调整,以新公布的工作时间为准):
3.1.1行政人员工作时间:
每天工作八小时,每周休息一天,周六、周日各部门应安排人员轮流上班。
经部门负责人同意后可调整每月的休假。
3.1.2每日上班时间为
上午8:
00—12:
00,下午13:
00—17:
00(十一期间调整)
上午8:
00—12:
00,下午13:
30—17:
30(五一期间调整)
3.1.3公司实行严格的考勤制度,考勤次数为每日四次,公司指纹考勤机允许考勤的时间段为7:
00—20:
00。
相邻两次考勤时间必须间隔10分钟以上。
3.2特殊情况考勤
3.2.1请(休)假人员需为理由本部门负责人签字的请休假条。
3.2.2因公务外出或出差人员需为理由本部门负责人签字的外出单和出差单。
3.2.3各门每月底前将本月请(休)假条、外出单、出差单交公司综合部,由其月底汇总进行考勤。
3.2.4保安人员的考勤由保卫科负责,月底做好考勤记录交给公司综合部。
4、违规及处罚条例
4.1违规类别及处罚标准
4.1.1迟到和早退
4.1.1.1上班迟到30分钟(含)以内的,下早退30分钟(含)以内的均记一次,并罚款10元;
4.1.1.2上班迟到或早退30分钟以上,均按旷工半日处理;
4.1.1.3一个月累计迟到、早退三次者给予通报批评,并罚款30元;累计迟到、早退五次(含)以上者,给予警告处分并罚款100元。
4.1.2旷工
4.1.2.1旷工半日,一次罚款30元,并取消当月出勤奖;
4.1.2.2旷工一天(含)以上,按每天罚款50元,并取消当月出勤奖;
4.1.2.3连续旷工三天(含)以上者,罚款300元,并取消当月出勤奖;
4.1.2.4连续旷工七天(含)或一年内累计旷工达到30天(含)的,上报公司予以除名。
4.1.3其他违纪现象
4.1.3.1工作时间睡觉或擅离岗位者,一经发现给予通报批评,并罚款10元;
4.1.3.2捏造事实骗取休假者,一经发现给予警告批评,并罚款100元;
4.1.3.3工作时间睡觉或擅离职守导致公司蒙受损失者,给予严重警告处分,并按实际损失额的20%—50%予以罚款。
4.1.3.4工作时间玩电脑游戏者,一经发现给予记过处分,并罚款30。
4.1.4凡公司主管以上领导违纪加倍处罚。
4.1.5董事长和公司综合部发现违纪行为的,可以直接对员工的直接主管和部门经理进行处罚,给予与受罚员工相同的处罚。
4.1.6凡部门主管(车间主任)及以上领导对违纪员工包庇、开脱的,经公司综合部调查属实报董事长批准,对其给予受罚员工两倍或两倍以上处罚。
4.2按规定时间严格考勤
4.2.1员工正常上班期间要实行严格的考勤规定,每日考勤四次,不得无故缺勤或考勤异常。
4.2.1.1若员工因公务外出或请假不能正常考勤的,月底前将由部门负责人签字的请假单、外出单、出差单交由公司综合部。
月底综合部依照考勤机现有记录,并结合相关单据进行综合考勤;
4.2.1.2凡工作期间未经批准擅自离开公司(含无考勤记录和未提交请假单、外出单、出差单两种情况)的,每次扣20元。
若在此期间耽误工作或发生责任事故的,必须追究当事人的责任。
5、假期安排执行标准
5.1严格请、销假制度:
员工因私事请假的,必须填写请假单,请假单应一式三份,其中,本部门负责人、公司综合部、门卫各留一份。
请假1天以内的(含1天),由部门负责人批准;3天以内的(含3天),由综合部批准;3天以上的,报副总经理批准。
副总经理和部门负责人(先报分管副总经理同意)请假,一律由董事长批准,同时安排好工作。
请假员工事毕须向批准人销假。
5.2病假:
员工因病须治疗或休养者可请病假,销假时必须出示医院的有效医疗证明。
请假在三日(含)之内的可由部癯负责人批准,三天以上的报综合部批准。
副总经理和部门负责人(先报分管副总经理同意)请病假,一律由董事长批准,同时安排好工作。
请假员工事毕须向批准人销假。
5.3婚假、丧假、产假等请假事宜按照公司相关规定执行。
6、附则
6.1本制度经董事长核准后试行,试行期间凡与本制度相抵触的规定皆以本制度为准。
6.2本制度最终解释权归公司综合部。
三、员工调动、调配制度
1、目的:
为深化企业内部分配制度,加强竞争激励机制,充分调动各级员工的工作积极性,体现动态管理,以工作需要为调配、调动分配原则。
2、适用范围:
本公司全体员工。
3、管理职责:
3.1公司综合部根据各部门、基地的工作需要,报董事长审批后,有对本公司各部门、基地员工调配、调动的权力。
3.2各部门、基地也可根据本部门、基地的工作需要,提出员工调配、调动的书面申请,报公司综合部审核。
3.3公司综合部负责审核各部门、基地提出员工调配、调动的申请,提报董事长审批后,进行调配、调动及办理有关手续。
4、部门、基地员工调配、调动:
4.1根据企业发展的需要,本着以人为本,因时因事制宜的原则。
4.2员工调动必须经综合部办理调动手续,并做好工作交接(包括工作内容、工具保管、物资及资料等)。
交接手续由部门、基地负责人或部门、基地负责人指定员工负责监督执行。
4.3一线工人转为行政员工,由用人单位提出申请,原用人单位同意后,报综合部审核,董事长审批后方可实行;行政员工转为一线工人,亦参照以上流程。
4.4部门之间、基地之间、部门和基地之间调动员工,由用人单位提出申请,报综合部审核,董事长审批后方可实行。
4.5基地管理人员转为集团公司职能部门管理人员;集团公司职能部门管理人员转为基地管理人员之流程,亦参照4.3、4.4进行。
4.6各部门、基地内部一线员工调动,原则上由部门、基地自行掌握,报综合部备案,但不能任意换岗或频繁变动,如有上述情况公司综合部有权干涉。
4.7综合部核定员工在新岗位上的工资和福利。
4.8拟订调出、调入的员工应是:
4.8.1专业不对口或专业积压;
4.8.2所在的部门、基地定编、定员存在不合理现象;
4.8.3不能适应本公司或原岗位工作的;
4.8.4严重违反劳动纪律或企业规章制度的;
4.8.5严重失职,营私舞弊,给企业利益造成重大损害的;
4.8.6变更工作岗位后,专业对口或更能发挥个人的才能和才干的;
4.8.7有利于更好地开展今后工作的。
4.9奉调员工接到调任通知后,主管级别员工应于3日内;其他员工应于2日内办妥移交手续就任新职。
前项奉调员工由于所管事务特别繁杂,无法如期办妥移交手续时,可酌情予以延长,最长以5日为限。
4.10奉调员工离开原职时,应办妥移交手续才能赴新职单位报到,不能按时办理完移交手续者应呈准延期办理移交手续,否则,以移交不清论处。
4.11调任员工在新任者未到职前,其所遗留的职务可由其直属主管暂时代理。
4.12对未办理调动手续的各种变动,公司一概不予承认,并追究有关员工责任。
5、借调
5.1借调人员一般待遇不变,长期调动人员一般按照新的岗位工资福利标准进行调整;
5.2临时借调期满后,一般情况下员工应回到原岗位工作,特殊情况需要继续借调或转为长期调动的,由综合部、调入部门负责人和原部门负责人一起协商,并报董事长批准。
6、流程图:
6.1公司员工调动流程
综合部审核
用人部门填写《调配人员申请表》
综合部签发《调令》
董事长批示
通知本人交接工作
7、流程说明:
7.1公司各部门、基地需要调动其他部门、基地员工到本部门、基地工作,需填写《员工调配(调动)审批表》(见附件1),上报综合部审核。
7.2综合部审核批准后,呈报董事长审批。
7.3审批后,由综合部签发《调令》(见附件2),并通知本人交接工作。
8、管理规定:
8.1各部门、基地依其管辖内所属员工的个性、学识和能力,力求人尽其才以达到人与事相互配合。
8.2凡需要增减员工或调配、调动的部门、基地,须以书面申请的形式,由公司综合部负责审核并提报公司董事长审批。
8.3奉调员工离开原职时应办妥移交手续,才能赴新职部门、基地报到。
8.4调任员工在新任者未到职前,其所遗职务可由部门、基地负责人指定员工暂时代理。
7.5被调配、调动的员工应无条件的服从公司的决议和安排,对无理取闹,故意不服从调配、调动分配的,视情节轻重给给予相应处罚。
9、附件:
9.1附件1《员工调动(调配)申请表》
9.2附件2《调令》。
附件一:
员工调动(调配)审批表
表格编号:
TB-ZB-001
申请部门、基地
申请
岗位
申请从何部
门、基地调入
申请岗位
编制
(拟增人数)
现岗位
人数
申请何部门、基地何人调入
姓名
本人特长:
性别
出生年月
申请理由:
现工作
岗位
调入部门、基地意见:
调出部门、基地意见:
总裁办意见:
董事长:
附件2:
拓博化工集团公司调令
调出单位
表格编号:
TB-ZB-002
部(基地):
因工作需要,经公司研究决定,调你部门(基地)名员工于年月日到部报到,请做好工作交接。
总裁办
年月日
拓博化工集团公司调令
调入单位
表格编号:
TB-ZB-002
部(基地):
因工作需要,经公司研究决定,部门(基地)名员工于年月日到你部报到,请接洽。
总裁办
年月日
四、公章管理制度
1、目的:
保证公章使用的合法性、严肃性和可靠性,杜绝违法行为,维护公司利益,特制订本管理制度。
2、适用范围:
本制度适用于公司章、公司业务专用章的管理。
3、管理职责:
3.1总裁办负责公司章、总裁办章的保管、使用、改制、废止等事项;
3.2财务部负责财务专用章、法人章的保管、使用等事项;
3.3其他部门负责本部门专用章的保管、使用等事项。
4、公司可以对外使用的公章使用范围
4.1公司章使用范围
4.1.1以公司名义向上级国家机关,以及各省、自治区、直辖市党政机关发出的重要公函和文件。
4.1.2以公司名义与有关同级单位的业务往来、公函文件和联合发文等。
4.1.3以公司名义向公司内部发出的相关文件等。
4.2公司业务专用章使用范围
4.2.1总裁办章:
以总裁办名义向公司内、外发出的公函和其他文件、联系工作介绍信、刻制印章证明、人事、劳资等方面业务代表公司用章。
4.2.2财务部章:
就有关计划、财务等方面业务代表公司用章。
4.2.3对外合作部章:
就有关对外交往、业务联系、接待计划、组织会议等方面业务代表公司用章。
4.2.4合同专用章:
以公司名义签订的协议、合同等。
5、公章的刻制、启用
5.1公
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