原始凭证汇总粘贴方法Word格式.doc
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原始凭证汇总粘贴方法Word格式.doc
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凡需汇总粘贴原始凭证并在学校计财处报销的,均应使用学校财务部门统一提供的各类粘贴单,报销人员可随时到学校计财处领取。
2.报销人持有较少(一张或两张)原始凭证的,无需使用粘贴单,相关人员可直接在原始凭证背面等有效位置签字,即可报销;
持有超过两张以上原始凭证的,均应使用粘贴单,按规范的粘贴方法分类汇总粘贴。
3.粘贴原始凭证一般一次使用两张粘贴单,一张用于粘贴原始凭证,另一张为封面,填写报销日期、报销内容、大小写金额等相关内容,并履行相应签字手续等(见图3);
如原始凭证张数较少,且规格一致,可一次使用一张,将原始凭证正面朝上,左边直接贴于粘贴单后面(见图4)。
以下仅就使用两张粘贴单的情况做一具体说明。
二、粘贴方法及具体要求
1.原始凭证粘贴一般要求达到“四边齐、表面平、无凹凸、书本型”的标准,即表面平整,左边和中间无凹凸现象,上下左右各成平面;
凭证内部分类清晰、位置到位、排列美观、数量易记,不得随意、无序粘贴。
2.粘贴前,要对各类原始凭证进行分类整理,如原始凭证较多,可按经费项目(如部门办公经费、创收经费、科研经费等)和经济内容(如办公用品费、印刷费、资料费、材料费等)进行分类;
如原始凭证较少,也可将相同项目、不同内容的原始凭证粘贴在一起,但需在封面分别注明相应的经济内容及金额等。
3.个别规格参差不齐的原始凭证,可先裁边整理,但不得因此影响其内容的完整性;
对于过宽过大的原始凭证,应以粘贴单边界为限,进行纵向和横向的折叠,齐左折右或齐下折上,右折和上折位置要留有余地,以免日后凭证磨损(见图5和图6);
同时,对褶皱的凭证要摊开压平,对破损的凭证要进行修补等。
4.粘贴时,应从空白粘贴单的装订线(粘贴单左侧2厘米位置)开始,原始凭证正面朝上,按照“由下而上,从左至右,呈阶梯状,依次均匀地排开粘贴”,即下贴一张,上贴一张,可分成两行多列(见图7),或三行多列,但一张粘贴单粘贴最多不应超过30张,票据较多时,可分开多张使用粘贴单。
5.粘贴原始凭证应使用优质胶水,胶水应涂抹在原始凭证背面左侧一条,不需将背面全部贴实,也不得将一张票据粘在另一张票据上;
同时,要注意不要将原始凭证集中在粘贴单中间或过于密集,也不能超出粘贴单的边界。
(见图8)
6.出差凭证(如车船票、住宿费等),除票据较少,规格相同,可直接贴于“出差旅费报销单”背面外,其他均应使用“出差旅费报销单”做封面,然后将出差凭证按规范要求粘贴在“粘贴单”上,上面加贴“出差旅费报销单”。
出差的原始凭证应一事一单,车票等应按时间顺序粘贴。
(见图9和图10)
三、其他说明
1.所有单据的填写必须使用蓝黑墨水或者碳素墨水书写,不得使用圆珠笔或铅笔等书写。
2.粘贴单中不得夹有订书钉、大头针、回形针等金属物品或使用透明胶,双面胶(特殊修补除外)。
3.各类自制原始凭证的制作应尽可能参照记账凭证规格,并在左边留出2厘米的装订位置,以符合会计凭证装订要求,需要汇总粘贴时同样应按上述方法进行处理。
图2
图1
图4
图3
图6
图5
图8
图7
图10
图9
4
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