新华会务标准化手册.docx
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新华会务标准化手册.docx
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新华会务标准化手册
新华人寿保险股份有限公司广东分公司
营销部会务标准化手册
企划室发布
一、手册说明
为适应规范性的会务管理要求,掌握会议服务的各项流程,更好地为系统各级会议做好管理、服务保障工作,特编写了《营销部会务标准化手册》供大家参考,内容主要包含组织会议中(会前,会中,会后)各项标准化工作及相关注意事项。
二、适用范围
本手册适用于营销部会议。
三、会议类型及职责分工
(一)会议类型
一类会议:
定义为华南区域领导参加层面会议。
例如现场月度分析会、人代表彰会;
二类会议:
定义为分公司领导参加层面会议。
例如节点经营会、机构总工作沟通会等;
三类会议:
定义为外勤表彰大会会议。
例如人代会等;
四类会议:
定义为各四级负责人会议。
例如区经理工作沟通会等;
五类会议:
定义为各室召开视频会议等。
(二)职责分工
1、一类会议
(1)现场月度分析会
营销分管总会议主持人;
督导室为会议承办部门;
督导室为会议记录部门。
企划室为负责会议期间餐饮工作。
人管室为负责茶歇工作
2、二类会议
(1)节点经营会、机构总现场工作沟通会
营销部总经理或培训部总经理为会议主持人;
督导室为会议承办部门;
督导室为会议记录部门。
企划室为负责会议期间餐饮工作。
人管室为负责茶歇工作
3、三类会议
外勤表彰大会会议。
例如人代会
企划室室为会议承办部门;
督导室、人管室、机构室为会议协助部门。
4、四类会议
四级负责人会议
营销部副总经理为会议主持人;
机构室为会议承办部门;
督导室为会议记录部门。
机构室为负责会议期间餐饮工作。
5、五类会议
各室召开视频会议
各室经理为会议主持人;
四、会议组织标准化流程
(一)会前工作
1、会议场所的选定
(1)在公司召开的会议
原则:
在公司召开会议,如公司内部会议室能满足会
议各项需求的情况下。
要求:
由通知起草人于会前上周周四、五在公司会议系统预定,根据会议规模、参会人数及类型预定会议室,并及时与管理员(林云、国智)确认订单情况。
所有会议室规模及设备如下:
会议室名称
容纳
人数
硬件配置
可召开会议类型
一号大会议室
30
投影仪、幕布、无线麦克、视频会议
视频会议
三号大会议室
20
投影仪、幕布、无线麦克、视频会议
视频会议
十一楼视频会议室
50
投影仪、幕布、无线麦克、视频会议
视频会议
十一楼培训室
200
投影仪、幕布、无线麦克、视频会议
网络视频会议现场会议
(2)在(分公司)以外召开的会议
原则:
在满足会议需求的前提下,提前选择至少3家酒店进行简单比价。
同时参考如下几点:
——酒店地理位置适宜,不宜过于偏远;
——交通方便,距离中支、车站、高速路口30分钟内。
——酒店各项会议、住宿、餐饮各项设施齐备。
——所预定会议室布局能满足会议需求,如圆桌会议、分组会议等,且考虑光线明暗,灯光,音响,空调、视频等设备;
要求:
在会前至少十个工作日确定好会议地点及各项
费用标准。
3、会议通知的起草
(1)会议组织部门在会前一周确定本次会议的关键信息,通知应该包括以下几项内容:
会议地点:
会议地点应该明确标出,如果会议地点在公司外部,与会人员并不熟悉,会议通知中应附上会议地点具体地址及联系电话。
参会人员:
列出会议参会人、必参会人员、汇报人、主持人的名单;组织会议人员在确定与会人员时,应该在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会,哪些人可参加可不参加;努力做到既不因某些人的缺席而影响会议效果,也不因使与本次会议关系不大的人员原因参加此次会议而影响他们的正常工作,同时又给相关人员以学习、观摩的机会;
会议议程:
保证与会人员参加会议前能对会议内容有清晰的了解,需围绕会议目的列出会议议程,
——如会议以培训为主,则根据培训内容时间控制在30-60分钟。
——休息时间参考议程安排2小时一次。
——会议开始时间上午安排在8:
30-9:
30之间,下午安排在13:
30-14:
30之间。
(2)会议通知的发送
会议组织部门应该至少提前7个工作日发出会议通知,临时性会议至少提前3个工作日发出会议通知,以便与会人员能够事先安排行程及准备会议材料。
4、申报会议预算
预算项目包括会议室费用、住宿费用、餐饮费用、茶歇费(包括会议用矿泉水),交通费、相关会议用品费用及浮动费用。
参考原则如下:
(1)在公司内部会议室召开会议,根据参会人数及会议时间做矿泉水采购费用、餐饮费用即可;根据一、二类会议参会人数及会议时间做茶歇费用。
(2)在公司外部酒店召开会议,根据会议时间及参会人员数量,预算项目应包括会议室费用、住宿费用、餐饮费用、茶歇费(包括会议用矿泉水),其他相关会议用品费用及浮动费用。
5、参会人员确认及考勤制度
根据会议通知中所注明的参会人员名单确认是否参会,具体如下:
(1)参会人员由会议通知部门邮件、电话、微信确认是否参会;
(2)机构总如不能参会或委托他人代替参加会议,需向营销分管总请假说明;营销部经理及区经理如不能参会需向营销部总经理请假说明。
在会议召开前三天由通知部门与组织方最高负责人进行必参会人员的确认;
(3)参会人员如不能参会,需事先告知通知起草人。
6、会议设备准备
会议承办人需在会议开始前与设备管理员/酒店会议室服务人员就会议室各项设备进行检查与调试,确保各项设备可正常运行。
检查项目包括:
投影仪、视频会议、幕布、电脑、无线麦克、电源等。
同时需自备如下明细:
设备明细
数量
设备明细
数量
烧水壶
1个
插线板
至少2个
录音笔
1个
遥控笔
1个
桌卡
根据会议人数准备
白板(笔、擦)
至少1套
剪刀
1把
宽带透明胶
1个
纸杯
50个
A4复印纸
1包
果盘碟
6个
订书机
1个
照相机
1台
纸巾(盒)
5人/盒
茶叶(绿茶)
一包
茶叶(红茶)
一包
7、接待安排
安排公司领导接待工作、工作汇报、娱乐活动、住宿等工作。
工作人员提前半天到达酒店,准备接待工作
要及时提供相应房间的钥匙。
早、午、晚三餐提前安排房间,午餐、晚餐提前点菜。
在当晚要与总台设定好第二日的叫早时间。
8、参会资料的准备
(1)依据参会人员到会情况,按照规定格式在会议前两天制作并打印参会须知,内容包括会议议程、会务组联系方式、会议特殊要求等;
(2)涉及分组讨论的会议,需同时制作并打印人员分组信息表;
9、茶歇采买
原则如下:
月度例会不提供茶歇,只提供会议用水。
季度例会提供茶歇以点心为主、水果为辅,具体采购明细参考如下:
类别
明细
说明
点心
巧克力派、小面包、苏打饼干(美丹)
购买3种
水果
香蕉,葡萄、桔子、小西红柿、红提
购买3-4种
酒水
红酒、白酒
在酒店开会如安排圆桌餐,需采购白酒、红酒、饮料。
其他
咖啡、茶叶
/
以上品类供参考,购买数量根据会议时长及会议人数进行匹配。
10、会场布置
(1)会议室布置
——根据会议规模、召开方式、参会人数对参会人员座次进行排定,要求会场内座椅摆放整齐,布局合理;
——核实所有参会人员桌牌名字无误,并按照规定摆放整齐;
——重要会议根据会议主题,制定会场条幅,要求会悬挂整齐,标示粘贴牢固;
——会议场所布置指引标示、摆放指路牌,指明会议室及会务组的地点;
——会议用的资料(文件袋、笔、软皮本)检查无误后分发至桌上;
(2)会议设备调试
——会议服务人员应提前1小时进入会场,检查会场整体效果,确保各项准备工作到位,并备好茶水,打开音响。
播放音乐,如需使用空调,提前半小时开启。
——会议设备调试,涉及内容有:
投影仪及幕布调试、麦克风及音响调试、汇报用电脑和资料联机调试、场内灯光及空调开关位置及调制、电源及插板的连接;
——准备会议现场记录所需设备,包括记录用电脑、录音笔、照相机、摄像机等,并明确相关负责人员;
——汇报人员于会前5分钟就座并准备好汇报资料。
(2)会场服务用品布置
——会议用矿泉水要求在会议前30分钟摆放到位;
——会议用热水需在会前20分钟前准备,茶水需在会前10分钟开始冲泡;
——会议用水果、点心、休闲食品分装成盘,整齐合理;
——确定相关的准备工作,如纸杯、纸巾、食品碟、开水壶、等物品的充足,并在会议前30分钟准备好。
(二)会中工作
1.会议设备保障
(1)会议开始前30分钟,会务人员确定一下设备调试
——会场内投影仪及幕布调试无误;
——会场内所有麦克风、音响调试无误(保密会议不能用无线麦克风);
——会议汇报用电脑和资料联机调试无误;
——会场内灯光、开关、电源及插板的落实;
——会议现场录音设备或器材的落实,且调试无误;
——确定会场专用打印机和纸张,联机调试无误;
(2)会议过程中会务组安排专人随时对以下设备进行检查,并根据情况及时安排:
电脑、投影机、激光笔、屏幕、摄像设备(视频会议)、录音设备(会议记录)、空调设备、灯光设备、照相机;
(3)若会议过程中需代表发言,明确麦克风传递负责人,要求每次汇报、讨论开始前,确定麦克风电量及位置、音响音量及音质;
(4)查看会场中携带笔记本人数,是否需要充电器,网线等,协助进行准备。
2.会议报告拷贝
(1)会议开始前,确定会议用电脑调试无误后,由会议记录人告知相关汇报人员进行报告的拷贝,要求将所有汇报报告收集到桌面的同一新建文件夹中;
(2)汇报过程中,会议记录人需关注各个汇报材料更新情况,汇报前负责告知汇报人员材料所在位置,并协助其进行设备调试及报告的放映;
(3)会议结束后,记录人负责会议用电脑中汇报材料的删除工作,并将汇报报告存档保管。
3.会议记录
(1)会议纪要
——会议由发起部门派专人准备笔记本电脑进行会议纪要的撰写,会后三个工作日内完成纪要审批并发给相关与会者;
——准确写明会议名称(要写全称),开会时间、地点,会议性质;
——要求详细记下会议主持人、会议应到人数和实到人数,缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务,记录者姓名;
——会议讨论发言的内容是记录的重点,要求体现发言要点,重要的会议或重要领导的发言,需要记下全部内容;
——记录要求忠于事实,不能夹杂记录者的任何个人情感,更不允许有意增删发言内容。
(2)会议录音:
会议全程保证至少一支录音笔,由会务组提前准备,并随时关注录音笔电量及录音状态,会后由会议记录人将录音资料、纪要资料统一交由系统文件管理员进行存档。
(2)拍照摄影:
由企划专员负责会议的拍照摄像工作。
4.用餐安排
(1)公司会议
——结合会议的进程和人数,提前订餐准备情况(人数)及用餐时间;
——如果下午有会议议程,午餐应安排为工作快餐;
——会议结束前30分钟与就餐餐厅联系确认饭菜情况;
——会议结束前10分钟确认饭菜已到位;
——散会后引领参会人到餐厅就餐(普通餐标:
湘之园;领导餐标:
老湘楼、顺德菜馆)。
(2)酒店会议
——结合会议议程以及到会人数安排酒店用餐的预定,明确用餐日期、时间、地点、用餐形式、餐饮标准、用餐保证人数、餐厅的联络方式;
——会议前两天依照制定的用餐安排对酒店就餐地点、菜单进行核实,并在会议议程中注明用餐具体时间、地点、用餐形式;
——就餐客人座位、排序的落实;
——会议结束前30分钟与酒店联系确认饭菜准备情况;
——正餐开始前5分钟摆放完毕,酒水提前到位;
——安排人员引领参会人到指定用餐地点就餐;
5.茶歇供应
(1)茶歇提供标准:
月度现场会议供应茶水、点心、水果;茶歇台摆放在相对靠近、相对宽松的地点;
(2)饮水供应:
会议全程提供矿泉水、热水供应,会前每人桌上摆放瓶装水,可以提供白开水、茶水、咖啡等,由参会人按照个人需求自取饮用;
(3)点心、水果供应:
会议一般安排上下午茶歇各1次;
(4)茶歇开始前3,确定相关的准备工作,如纸杯、咖啡、纸巾、食品碟、开水壶、垃圾筒等物品的充足;
(5)下午会务人员随时对水果、点心、开水、物品进行检查,并根据情况及时安排补充:
1.公司人员、设备、资料和物品的情况;
2.会议用、礼品的购买、分装、整理情况;
3.会议用矿泉水的落实,并在会议前30分钟摆放到位;
4.会议用茶水、领导茶杯的落实,并在会议前准备好;
(三)会后工作
1、会场整理
(1)会务工作人员对会议桌上的资料进行整理并存档,若无存档价值,务必将其销毁后丢掉;对电脑中存有的报告进行清空处理。
(2)关闭所有运行中的会议设备(电脑、投影仪、摄像设备、空调、灯光设备等),为方便下次会议使用,将无线麦克、激光笔等设备物归原样。
对录音设备(照相机、录音笔等)妥善存放。
2、结帐
(1)会务工作人员对会议期间所发生的费用进行记账;
(2)会务工作人员与酒店餐厅经理核对用餐费用,并告知发票信息;
(3)审核票面并结清费用(合作酒店无需当时结算,在审核票面无误后将发票带回即可)。
3、费用报销
(1)发票信息
发票抬头:
新华人寿保险股份有限公司广东分公司
其中场地租赁费、餐费、住宿费、茶点、水果、矿泉水等费用均计入会务费;
(2)报销
会务工作人员在会后将各项费用的发票贴好,部门领导签字后交费用专员报销(合作酒店的费用直接打款到合同中约定的账户)。
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